出版企业涉外合同管理研究论文.doc

出版企业涉外合同管理研究论文 一、现阶段存在的主要问题 由于国际版权贸易在我国起步较晚我国出版企业直到上世纪90年代初期才开始接触涉外合同涉外合同无论在数量上还是规模上都难以同本版书合同相匹敌因而涉外合同的管理工作始终没有得到足够的关注管理方式上颇为简单粗放导致各种违规、违约现象时有发生问题集中表现在以下两个阶段 1.合同订立阶段 涉外合同的逐级审核制度流于形式无法发挥应有的作用合同签署不按规定流程办有的业务部门为了图省事将按规定必须由企业法定代表人本人签署或授权签署的涉外合同随便请没有获得授权的分管领导一签了事还有个别业务部门无视涉外合同管理规定的存在习惯于绕过合同管理部门直接找领导“特批”干扰了合同管理部门管理工作的正常进行 2.合同履行阶段 严格按照合同履约意识不强特别是版权引进合同做过版权登记支付完预付金之后便被束之高阁了忘记了对履约全过程的监控使得下面这些现象时有发生例如引进版图书的封面不合外方要求遗漏版权声明出版前未按合同规定提请外方出版社审核译文未经许可擅自删除索引、图标超过或不足约定印数图书出版后不及时告知外方并寄送样书每年年底不主动提交版税报告外方来信催要亦置之不理；不按约定时间结算版税合同约定的库存销售期限结束后照常销售等等以上种种对管理制度和合同约定的无视与怠慢也许短期内不会引起不良后果但是长此以往会给出版企业的国际品牌形象造成很坏的影响在国外出版商中形成不好的口碑甚至进入黑名单给企业今后与国外出版商的长期合作设置了障碍 二、出版企业涉外合同管理存在问题的主要原因 涉外合同风险管理意识缺乏一些出版企业中从企业管理层到员工对涉外合同的风险管理意识普遍较为淡薄对市场与合同、合同与合同管理之间关系缺乏正确认识认为国外出版商远在国外一旦违约也不易被发现；即使发现图书标的小国外出版商也不至于远渡重洋来追究于是乎守约的诚信度大大降低直接造成了涉外合同订立阶段和履行阶段的管理难以到位涉外合同管理制度不完善且执行不力近年来随着出版社转企现代企业经营管理制度逐步引入出版企业出版企业的涉外合同管理制度也从无到有开始有了一些成文的简单规定但是由于不够系统不够完善尚未形成一套完备的、切实可行的涉外合同管理制度体系无法保证涉外合同管理工作走上制度化、规范化管理的轨道在实际工作中即使是一些简单的管理规定也很难获得上下一致的遵守常常有章不循使得规定难以落实涉外合同管理工作还尚未被当作一项必不可少的企业管理工作来抓涉外合同管理人员缺乏必备的素质和必要的培训涉外合同管理是专业性要求较高的岗位涉外合同管理员业务素质的高低直接关系到涉外合同的管理质量涉外合同管理是对涉外合同全过程、全方位的管理管理工作应当渗透到合同的谈判、草拟、审查、签订、履行、纠纷处理的所有过程、环节和细节当中无论合同处于种状态、运作到个阶段合同管理工作都必须跟上不能掉以轻心高度的责任心是做好工作的首要条件涉外合同大多是英文合同忠实、准确地翻译英文合同是每个涉外合同管理员必备的基本功审核英文合同及时指出合同中存在的法律问题及缺陷并提出修改、增删建议以及督促合同的履行是涉外合同管理员的职责此外一定的涉外合同管理经验和技巧也是合同管理工作顺利开展的保证再好的制度设置、流程设计如果涉外合同管理员不同时具备以上四个条件涉外合同管理工作也是无法顺利开展的 三、解决涉外合同管理存在问题的具体措施 杜绝涉外合同管理问题的产生要从细节入手关键是把好两道关一、是合同签订关二、是合同履行关 1.把好合同签订关 涉外合同逐级审核制度和涉外合同会签制度是把好合同签订关的制度保证业务部门、财务部门、涉外合同管理部门各司其职、分工合作严格落实这两项制度可以从纵向和横向两个维度将合同风险防患于未然涉外合同中涉及预付金、后续版税的支付、付款的币种、扣税、银行手续费的承担以及银行信息的完整性部分可以请财务部门进行专项审核并提出意见一般情况下版税支付手续由涉外合同管理人员而非编辑办理因此虽然从编辑到业务部门的领导对预付金、版税率等这些涉及成本和费用的问题十分敏感特别关注但普遍对于财务方面的事情不是很清楚往往会忽略涉外合同中一些看似不太重要的“小事”以致这些问题在合同履行阶段才会逐一暴露出来使得版税无法按时顺利支付比如说涉外合同中外方提供的银行信息经常不完整财务真正想要的信息找不到只好中止付款请编辑再次联系代理方或外方出版社要求补充信息有时就像币种这样的小问题也会因考虑不到而造成麻烦涉外合同条款的法律审核由涉外合同管理部门负责出版企业常见的涉外合同一般以版权使用许可合同为主授权人的签约资格、授权性质、授权内容、授权地域、授权有效期、授权费用、违约责任等条款都是涉外合同管理部门审核的重点除了这些常规性条款外一些特殊性条款也不容忽视需要特别加以留心例如笔者曾和国外一家出版社洽谈引进一本图文书前期进行得非常顺利很快对方发来了合同审核合同时才发现这家国外出版社并不拥有该作品全部内容的版权书中许多图片的版权是属于第三方需要再次清理版权如果继续引进这本书要么由国外这家出版社负责为我们再次清理版权并收取费用；要么由国外出版社提供图片版权所有人的联系方式我们自行清理版权可见图文书中的图片可能涉及较多的权利人再次清理版权的成本是相当高的而且无论从时间上还是费用上都有不可控的风险遇到类似的问题涉外合同管理部门有义务提醒业务部门请业务部门权衡利弊后作出决定一份涉外合同经过三个部门分别从三个不同的角度层层把关最后放到企业法定代表人的案头最后进行拍板签章时已经最大限度上规避了合同签署的盲目性把决策风险降到了最低 2.把好合同履行关 顺利签订合同只是一个良好的开始合同的履行才是真正重要的环节它既是出版社利益实现的过程也是最容易出现问题的阶段一位有责任心、耐心和细心的涉外合同管理员和较为完善、切实可行的制度是把好合同履行关缺一不可的两个要素涉外合同的有效期通常是5年如果合同期满后仍有库存那么还将会有一个继续销售期所以说涉外合同履行是一个较为漫长的过程从管理难度和复杂度上讲都远远大于合同的签订涉外合同一旦签署涉外合同管理人员办理完版权登记手续支付过预付金后将合同归档看似合同管理人员的工作完成了剩下的工作都是编辑的事了其实不然涉外合同管理人员有责任自始至终地关注每份合同的进展与编辑耐心沟通密切配合协助编辑严格落实合同条款担负起合同履行支持和监督的职能然而在实践中涉外合同管理人员对合同履行的有效管理其实是受到很大限制的如有的出版企业涉外合同文本由涉外合同管理人员审核出现纠纷要涉外合同管理部门全权处理但是涉外合同的履行却没有涉外合同管理人员介入以至于合同履行出现问题时涉外合同管理人员才被动处理严重影响了其合同管理职能的发挥特别是引进版图书从引进、翻译到出版历时较长在此期间如果涉外合同管理员和编辑之间缺乏有效沟通的话涉外合同管理员根本无从知道这本书在编辑过程中是否出现了与合同约定不符的漏洞甚至这本书出版了没有什么时候出版的出版后是否告知了外方版税报告按时提交了没有往往是书已经出版了不该发生的事情已经发生了涉外合同管理部门收到了国外出版商或代理机构发来的信函要求告知进展并提供版税报告时才开始介入联系编辑督促履行约定涉外合同管理人员此时所为已经属于事后补救行为难免会给合作方留下诚信度不够、管理不到位的印象要想防止这些漏洞发生企业内部必须建立引进版图书定期检查制度和信息提供、反馈制度以保证涉外合同管理部门参与涉外合同履行阶段的管理有效发挥其管理职能引进版图书定期检查既包括编辑自查也包括涉外合同管理人员的监督检查一般情况下涉外合同中除去权利部分剩下的关于出版方的义务的约定就是我们合同履行过程中的关键点外方出版社通常在合同中都对出版时间、封面设计、版权声明、译文审核等方面有严格规定在图书出版之前要将涉外合同中外方出版社对我们出版方提出的各项出版要求逐一对照检查发现不符及时做出纠正既可保证图书质量、防止事故发生又可避免图书出版后可能会造成的难以预料的损失图书出版后按照合同要求每年年末由涉外合同管理部门牵头集中督促检查引进版图书的样书寄送情况、版税报告情况和后续版税支付情况协助编辑全面、适当履行合同义务信息提供和反馈主要是针对图书编辑与涉外合同管理员之间由于信息不通畅而造成的管理脱节保证编辑和涉外合同管理人员之间保持有效的沟通与合作编辑遵守社内规定及时告知涉外合同管理人员图书进展情况和合同义务履行情况涉外合同管理人员根据编辑提供的信息做好完备的涉外合同管理工作档案详细记录每一份合同的履行情况一旦出现问题及时提出反馈意见和建议督促编辑照约办事只有编辑