行政专员工作流程

行政专员工作流程前台接待 （一）日常接待工作规范迎接客人（1）认识的客人来访：热情、亲切的招呼客人；（2）陌生客人的接待：热情招待客人并问清其姓名及公司或单位名称。接待客人 接待客人要注意以下几点。 （1）若客人要找的负责人不在时，要明确告诉对方负责人到何处去了，以及何时回本单位。请客人留下电话、地址，明确是由客人再次来单位，还是我方负责人到对方单位去。 （2）客人到来时，我方负责人由于种种原因不能马上接见，要向客人说明等待理由与等待时间，若客人愿意等待，应该向客人提供饮料、杂志。（不能让客人在公司内部随意走动，特别是办公区域，告知客人在接待区等待。 （3）及时给客人奉茶水。（二）不速之客的接待 有客人未预约来访时，不要直接回答要找的人在或不在。而要告诉对方：“让我看看他是否在。”同时婉转地询问对方来意：“请问您找他有什么事？”如果对方没有通报姓名则必须问明，尽量从客人的回答中，充分判断能否让他与同事见面。如果客人要找的人是公司的领导，就更应该谨慎处理。 （ 三）电话接听流程（1）电话接听目的：当我们接听电话时应该热情，因为我们代表着公司的形象。 左手持听筒、右手拿笔 。电话铃声响过三声之内接起电话。说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。 你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢。” 接听电话过程中应该始终保持正确的姿势。 电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。 向他们道谢和祝福。让客户先收线。当你正在通电话，又碰上客人来访时，原则上应先招待来访客人，此时应尽快和通话对方致歉，得到许可后挂断电话。不过，电话内容很重要而不能马上挂断时，应告知来访的客人稍等，然后继续通话。 （2）电话转接接到外线电话时使用以下语句：“您好，*。” 问清来电者要找的人，然后帮助其转接分机号，若找的是公司领导，则应询问其领导是否接听，再帮助转接。如果来电者要找的人不在办公室，则询问是否有什么事情需要转告并做记录，切记不要在未授权的情况下说出指定受话人的行踪或将受话人的手机号码或家庭电话号码告诉来电者。 如果来电者不希望和具体某个人或者不确定和谁通话时，通过与他的对话了解来电者的目的。若是投诉电话，应仔细聆，帮助找到可以帮助的人，但不能将电话直接转到公司领导那里。如果是一般性的推销电话，则应婉转的拒绝。如果来电者拨错了号码，应礼貌的告知对方。如果一次通话占用了较长时间又有其他电话进来时，你必须说：“对不起先生，您能稍等一会，让我接听另外一个电话吗？”在转接电话的时候，如果你知道的话，告诉领导或同事来电者的姓名。 3、电话拨打打电话应该选择合适的时间；在拨打电话前应认真整理好需要告之对方的相关信息，待电话拨通后首先自报公司名、部门名、身份并说明致电来意；确认对方身份后简单向对方问好，进入正题向对方准确传递信息，对于重要信息必须再次确认对方是否清楚，留下相关联系方式，以方便对方及时联系；对于对方不能及时给予回复的问题应礼貌询问或约定回复时间，不能催促、追问对方；简单向对方致谢，确认对方收线后挂断电话。 （四）公司内部的礼仪和秩序 离座和外出 前台接待人员一般不能超过10分钟。如果是因为特殊原因需要外出时，应该先找妥代办人，并交待清楚接听电话的方法等。 2、严守工作时间 前台接待人员应该严格遵守作息时间。3、闲谈与交谈 应该区分闲谈与交谈。前台人员应该尽量避免长时间的私人电话占线。更不应该出现在前台与其他同事闲谈的场地。库存管理（一） 库存盘点每月末，清理库存（新铁皮柜库存、库房库存、工作服类库存管理），并记录好库存的最新数据。库房库存管理流程1)将库房所有物品分类装箱，并将箱子编号；2)将对应编号箱内物品登记、存档，并贴在箱子上；3)将不宜装入箱内的物品，放在一起，记录存档，归为其他类；4)所有箱子及箱内物品的摆放应有序、整洁；5)如箱内物品有变化，则应及时更新库存，除更改存档，应及时更改编号箱上的物品内容记录;6)库房的所有物品只能由综合管理部相关负责人取出或放入，其余人员未经许可不得随意进入库房，否则后果自负。办公用品库存管理流程1)办公用品库存应每月整理，并及时疏理出需要购买的办公用品；2)办公用品应分类存放管理，做好电脑存档工作；3)办公用品购买，应向上级申请，并及时购买，放入库存，更新存档； 4)办公用品发放及领用后，应及时更新电脑存档；5)所有办公用品应有购买单价记录，每月底疏理各部门领用情况；6)办公用品库管、发放、领取由综合管理部相关负责人管理，其余人员不得私自动用办公用品，否则后果自负。工作服类库存管理1)所有工作服分类存放，录入电脑存档；2)每次使用工作服后则需清洗干净才可放入库存；3)领用工作服需到综合管理部申请并签领用表，由综合管理部相关负责人发放；4)每月整理工作服类的库存，及时更新电脑存档。(2)将最新的数据及时录入电脑库存中，保证库存数据准确清晰。（3）信息录入完毕后，将其发给行政部门主管。（4）若库存中的物品即将用完，应及时提醒行政主管购买。（二） 办公用品的申请（1）每月2530日（若遇节假日顺延），提醒各部门内勤人员统计本部门下月所需要领取的办公用品，并填好办公用品领取申请单并由该部门负责人签字。（2）审核各部门所需领用的办公用品并做好记录。（3）统计各部门的办公用品需求，若库存已用完或者没有的商品应及时向行政主管申请购买。注：各类物品、表格、活动用品领用流程相同。（三）办公用品的发放（1）每月初13日（如遇节假日顺延），根据各部门提交的办公用品领用申请单，发放办公用品。（2）各部门的办公用品发放至各部门内勤人员处，并提醒各部门内勤人员发放办公用品时让领取人签字。（3）物品发放后，及时准确的更新库存数量。重点工作的督促1、每月月底，提醒公司全体员工整理下月月度本人重点工作内容。2、公司原则上于每月1号召开月度重点工作会议（如遇节假日，会议顺延，以本月第一天上班时间为准，特殊情况除外）。3、会议召开时，做好会议记录，会议记录时，应明确每位员工的重点工作事项、内容及计划完成时间。4、会议召开三天内，将会议记录的重点工作内容梳理清楚，填写至圈层文化重点工作督促表内。5、将做好的重点工作督促表，上传至群共享，通知每位员工确认，确认无误后，方可用A4的纸打印出来，由责任人签字后，张贴至会议室月度重点工作表的KT版上。6、若月中有临时增加的重点工作事项，可直接在重点工作表上添加。7、重点工作的提醒，于每周例会结束后，对应每人上周工作内容和下周工作安排予以提醒，并及时更新重点工作事项的完成度。8、每月月底，将本月的重点工作完成时间和完成度上交至公司领导，作为工作考评依据之一。9、若公司召开了重点会议，应做好会议纪要，明确重点会议涉及到的部门及人员。10、填写会议纪要时，需按照会议纪要的表格认真、仔细填写。11、将做好的会议纪要交给负责该项事宜的责任人签字，并存档，作为工作评定的依据之一。12、每月月底，应将上月的重点工作表格存档。 四、人事工作（一）人员招聘1、各部门根据的工作需要，可向人事部提出人员招聘需求。2、招聘需求通过后，应明确所需招聘职位的名称、人数、岗位职责、岗位要求等。3、在公司招聘网上（*，会员名：*；用户名：*；密 码：*）按照公司所缺职位发布招聘信息并每天刷新招聘职位。4、筛选应聘者的初步合格简历，筛选合格后，需先电话面试，判断应聘者简历信息是否属实。电话面试流程为：1）你好，请问你是*吗？我是*公司人事部的，你现在方便接听电话吗？（如果回答方便可开始下一步。）2）我们在*网站上收到你投递的简历，投递的职位是*，请问你投递我们公司的职位是你所期望从事的工作岗位吗？3）你现在是离职还是在职？如果面试通过，最快什么时候能上岗？4）你现在住在哪里的?(如果住址较远可补充你的住址和公司的距离较远，你是怎么看待这个问题的呢？）5）如果你面试成功，需要回学校处理的事情还多吗？什么时候能拿毕业证书？（针对实习生） 。你的大概情况我已有一定的了解，公司的面试时间稍后通知你。5、电话面试通过后，将该应聘人员的简历发给部门负责人审核，审核通过后方可安排面试。6、安排面试时间应和人力资源负责人、所需招聘的部门负责人协商决定，决定后打电话通知应聘者参加面试的时间、需带证件及路线。（地址：*，可乘坐*）7、若面试通过，需通知入职时间和入职时需要带的个人资料（身份证复印件、毕业证复印件、1张寸照、职业资格证复印件、其余证件复印件、上份工作的辞职证明等）。（二）人才库的管理将条件优异的面试人员加入公司人才库中；面试表现、态度等极差的人员加入公司黑名单；公司的新进人员加入公司的在职员工中；离职人员将该工作人员从在职员工移至离职员工中，并填写离职原因；人才库管理应做到及时更新，根据每位员工的情况认真仔细填写个人信息，必须做到真实、准确、无误。（三）员工入职、离职的办理（1）员工入职1）协助行政主管办理好员工入职事项，打印员工的入职手续单、试用期合同等。2）发放必须办公用品（黑色签字笔1只，草稿本1本，软抄本1本）和马克杯并签字确认。3）指纹的录入指纹录入步骤：点击指纹机的MENU（菜单键）注册用户OK用户ok新注册指纹注册Ok 一般每位员工注册2个指纹，再将录入好的指纹记录在指纹本上。4）将该员工加入公司人才库中的在职员工内。（2）员工离职1）员工离职，协助行政主管打印离职相应资料2）做好离职交接工作，检查所需要归还的公司物品、钥匙、名片夹等公司财产是否归还完全，检查电脑、电话等硬件设施是否有损坏等。3）将该员工从人才库的在职员工移至公司离职员工内。（四）其它（1）记录员工的奖惩情况，真实、仔细填写奖励、处罚原由，每月月底交给会计。（2）管理请假单，换休确认单、外勤登记表等，每月月末将该月的请假单、换休确认单交给会计汇总。（3）提供员工调整、申请表格，并协助办理相关手续。五、行政工作（一） 档案管理 对公司各类文件、公司规章制度、资料进行归集、整理、入档，并负责日常借阅及管理。（二） 固定资产管理管理好公司的固定资产（电脑、冰箱、洗衣机、微波炉等），做到不丢失，不损坏。（三）会议管理（1）公司例会于每周周一（特殊情况需提前发布通知）在会议室召开，每周主讲人依次是*、*（特殊情况可更换），例会前5分钟提醒各位员工参加会议，确定例会的到位率；例会过程中做好会议记录。（2）部门例会、特别会议、培训会议，应提前1周发布会议通知，做好会议前准备，会议中记录，会议后的完善工作。（四）公司电话管理1、熟悉公司各部门人员及通讯电话，随时更新公司人员通讯录，负责公司外来电话的接听和转移。（公司总机： *），总机转*或者*，传真转*，拨打外线电话需加拨* ）。2、电话接听流程（1）电话接听的礼仪 接听电话时应该热情，因为我们代表着公司的形象。 电话铃声响过三声之内接起电话。 说话必须清晰，正对着话筒，发音准确。通电话时，不能大吼也不能喃喃细语，而应该用你正常的声音并尽量用热情和友好的语气。 你还应该调整好你的表情。你的微笑可以通过电话传递。使用礼貌用语如“谢谢您”，“请问有什么可以帮忙的吗？”“不用谢。” 电话接听完毕之前，不要忘记复诵一遍来电的要点，防止记录错误或者偏差而带来的误会，使整个工作的效率更高。向他们道谢和祝福。让客户先收线。 2、电话接听的流程“您好，欢迎致电*，请问有什么可以帮您?” “请问小姐/先生贵姓？”“您反映的问题/你想了解的信息，稍后我会让负责人与您联系，联系电话是本机吗?”“请问还有其他问题吗？” “感谢您的来电，祝您生活愉快，谢谢!”周报的管理（1）每周日提醒员工填写本周报完成，发至“*”的QQ邮箱里。（2）每周一（例会前），将员工的周报整理在一起，并发给本次会议负责人。（3）会议结束后，将周报上传至公司共享文件夹，为绩效评估提供依据。（六）考勤的整理（1）每周周五上午，将考勤机连接在电脑上，并下载考勤数据。考勤数据下载流程：打开电脑C盘，双击，欢迎进入考勤系统密码是321数据采集连接下载考勤数据下载员工信息即可。（2）根据考勤机上的数据显示，记录员工的出勤情况（3）将员工的考勤信息真实的填写在考勤表上。（5）外勤表、请/休假单的登记，督促员工认真填写，并保存好单据。并于每月月底交至部门领导或者会计处。（七）值日的安排（1）将公司成员每两个分为1组，并做好分组记录。（2）每周周五安排好下周的值日人员，并将人员名单公布在办公室的小白板上，提醒下周所需值日的员工。（3）每组值日时间为1天/次。（4）每天检查好公司内外环境，保证办公环境干净、舒适，若发现有异物，应及时清理干净。（5）检查会议桌、员工办公桌上是否有垃圾（已吃完的零食袋、矿泉水等），若有应及时处理，并做好记录予以一定的处罚。（八）其它每个工作日上午10点至物业一楼*号信箱取公司信件及报纸（华西都市报、成都商报），并将报纸放在办公室的报纸搁置区。每天登录“*”QQ号，及时更新公司信息，及时回复留言。4、“*”微博的管理，时常更新公司的微博信息，增加微博粉丝量，尽量和粉丝进行互粉。六、后勤工作（一）电话费的查询、缴纳 需要查询缴纳的电