公文写作的技巧与艺术.doc

杭州精英在线系列课件 公文写作的技巧与艺术兼谈提升公文写作能力的几个关键要素张学栋中国行政管理学会副秘书长全国县级行政管理研究分会副理事长兼秘书长九三学社中央委员各位同学，大家好！我是中国行政管理学会的副秘书长张学栋。今天我和大家共享交流的是公文写作的技巧与艺术兼谈一下提升公文写作能力的几个关键要素。大概从这么几个部分：上半部分主要讲讲公文的概述，公文写作的属性、基本功和一般的技巧。下半部分讲一下公文写作的几个“台阶”以及公文处理的五个具体技巧。然后再讲一下：公文写作需要修炼的“硬功夫”以及表达艺术的培养。最后对提升公文写作能力几个关键要素加以归纳。一、公文概述现在我们就讲公文概述，首先进行释义。所谓公文就是公务文书的简称，是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书。2000年8月24日，国务院国发200023号发布国家行政机关公文处理办法，在其第一章总则的第二条有如下表述，行政机关的公文（包括电报），是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。公文的种类，党的公文有14种：决议、指示、公报、条例、规定、请示、报告、批复函、通知、通报、意见、决定和会议纪要。政府机关的公文有13种：政府机关的公文有13种：命令（令）、公告、通告、议案、请示、报告、批复、函、通知、通报、意见、决定和会议纪要。其中两种公文中有9种公文是相同的。另外，还有事务性文书，如经济科技文书、规章类文书、会议类文书、报告类文书、计划类文书等非法定文书。规章类的文书包括，规则、规定、细则、守则、办法、制度、章程、规程。经济类的文书包括，合同与可行性研究报告。科技文书包括，论文、报告、情报等。公文使用的范围可分为通用公文和专用公文两大类。专用公文：是由具有专门职能的机关，根据特殊需要而使用的具有特定内容和格式的公文。如外交领域使用的国书、照会、备忘录、条约等；司法机关使用的起诉书、判决书、调解书等。它们只能在一定领域和范围内使用。总而言之，行政机关的公文（包括电子公文、电报），它是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具，它是传达党和国家的方针、政策，发布行政规章、法规和行政措施，请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况和交流经验的重要工具。它是一种工具，这种工具具有法定的效率和规范的体系，因此各级国家行政机关必须认真做好公文处理工作，为中国特色的现代化建设事业服务。二、公文写作的属性、基本功及一般技巧现在我们就讲讲公文写作的属性、基本功及一般的技巧。在科学技术蓬勃发展、经济全球化日趋加剧、人类社会大踏步迈入知识时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务以及在政府决策、执行、监督的不同环节和不同阶段与进程中，公文发挥着越来越重要的作用，公文的写作必须从传统的模式中解放出来，逐步走向科学化、信息化、规范化和制度化。（一）公文的六个属性公文有哪些属性呢？我们粗粗归纳了一下有这么几种：1、公文的政策性。因为公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关、行政机关制发的公文，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分权威性的文体，这就要求必须在制作公文的时候有一个有严肃的、认真的态度。这就是公文的政策性。2、公文的实用性。公文是用来处理公务的文书，所以它总是根据现实需要，针对实际问题而制发，有着明确的写作目的。国务院办公厅在国家行政机关公文处理办法中，对此提出的是“各级行政机关要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义行文要少而精，注重效用。”3、公文的可靠性。公文涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须真实可靠，不能杜撰、不得有任何虚假和错漏。内容要真实、准确，这是公文写作最基本的原则。一般的文章可以虚构，可以用各种艺术的手法，但是在公文中不能随便使用；合理想象、添枝加叶、移花接木的方法同样也不能使用。因此，公文一定要核准事实、精确数据、确保材料的可靠性。4、公文的定向性。公文都是由某一个特定机关制发的，并且大部分都是写给特定对象阅读的，作者与读者之间有具体、明确的对应关系。公文的这种特定的定向特性使得写作有着很强、极强的针对性，必须锁定看的人，对着需要读的人。5、公文的时间性。公文所针对的问题，总是存在于特定的时间范围之内，一旦时过境迁，公文的实用价值也会随之丧失。所以，公文的写作、传递和办理一定要迅速及时。6、公文的规范性。为了更方便、更有效地办理事务，公文形成了自己特有的办理程序和写作格式。中央办公厅和国务院办公厅对公文的种类、用途、文面都作了统一的规定。另外，多数常用的文种在结构、用语方面也有着约定俗成的方式。（二）写作公文的基本功与一般技巧第二、写作公文的基本功与一般技巧。弄清楚为什么要写这篇公文？写给谁？写这篇公文究竟是要做什么事？只有明确了这三个问题，才能下笔行文。这三个问题恰恰就是行文目的和公文主旨的具体内涵。如果主旨含糊、目标不明确就仓促行文，结果不是写不下去就是“下笔千言，离题万里”，欲速而不达。因为公文的写作大多都是上级领导的授意，工作写作人员、文秘人员执笔，领导的意图是形成公文主旨的原创因素。因此“明确行文的目的，确立公文的主旨”，就要善于领会领导的意意图、善于领会提出者的意图、受益者的意图。领导在布置写作任务时，要认真聆听，最好能边听边记，有不明确的问题一定要当场请教，善于领会和把握重点、要点，把上级领导想要表达的重点、要点牢记在心，以便顺理成章地形成文章的主旨。此外，确立公文主旨还要结合实际情况和需要，迅速摸清这项工作或活动的背景、内容、要求和重点，以及它与现阶段中心工作的关系等相关情况，对工作的全局要做到心中有数。这样，吃透上下两头，在领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子，确立的主旨才会有较强的针对性和实用性。1、公文写作的基本功。明确行文目的，确立公文的主旨，吃透上下两头，在领会领导意图和实际工作需要的结合点上动脑子，这一点就是基本功。基本功确定重要的有这么几个方面，一个是行文目的，一个是行文主旨，一个是吃透上下两边，了解领导的意图和实际工作，找结合点，这样确立的组织才会有针对性和实用性。拿笔杆是实行领导的主要方法，这是邓小平先生的话。他说：经过写，思想就提炼了，就能比较周密。平时积累好就能周密，就能细密，思想就能提炼。那么积累什么呢？就是要积累我们了解公文写作的整体基本路径和基本素材以及公文写作的规律。但是光有理论的了解是不够的，还要吃得苦、钻进去、静下心。这里最重要的是静下心，在纷繁复杂的事物背后找到决定影响事物发展演变的规律，决定规律后面的关键要素，然后认真深入地加以研究，钻进去搞清楚里头的来龙去脉，找清楚里面的描橇，这就需要付出辛苦，因此吃得苦、钻得进、静下心，这是最重要的。公文写作时是尽量少用专业术语、少用复杂的推理、少生新造的名词、少用模糊的语言。专业术语为专业人士掌握，而公文为普通的人阅读，如果用得太多，使人不易理解，产生歧异。如果用复杂的推理，容易使人产生了模糊、误导。而新造的名词很容易使人产生一种生僻感，进而产生对意识理解的偏差。模糊的语言指导工作没有力度，因此尽量避免，所以一篇好的公文应该体现思想的力量、逻辑的力量、语言的力量和情感的力量。2、公文写作的一般技巧。一般公文写作教科书将其概括为：缘由、事项、要求(或结语)，这就是公文内容的逻辑结构模式。它是对各公文文种结构特点的概括和总结，篇章结构模式也称“公文结构的体式布局”、“公文结构的外在体式”，它是深层逻辑结构的要素变化在篇章文字层面的反映。它的任务是对公文的材料、段落、文字进行排列组合，寻求最佳的表现形式。常见的公文篇章结构有：篇段合一式、撮要分条式、分列小标题式、分块式、主附件式、条项贯通式、章断条连式、并列式等等。适用于许多文种的写作，可作为公文结构和基础的范本加以借鉴和参考。我这里有一本公文写作的大全，它是实用的公文写作大全，里面包含了很丰富的这方面的案例和知识，可以参考。有的研究者指出，一篇好的公文有5个重要的步骤，这个步骤也叫技巧，它就是要“多看、强记、勤思、精练和硬磨”。好的公文首先“多看”，就是要学会看上级的会议材料，以精确领会上级的精神；多看报刊评论文章，以学习写作技巧；多看领导的日常讲话，以了解领导的习惯。“强记”，就是要记好的文章体例，像一些比较出彩的二级标题；好记的句子，排比、有思想的语句等；记好的例子可以在公文中列举出来，旁征博引。第三“勤思”，有三个过程必须思：边看边思考、边记边思考、边写边思考。孔夫子也说过“学而不思则罔”，可见勤思的重要。“精练”，平时要多练笔，多修改自己写出的东西，必要的时候要拿得出东西“不要荒乱”，应急时刻要赶得出东西，“不抓瞎”。“硬磨”：所谓“好文章是改出来的”，是硬功夫、不是花架子。古代就有“推敲”的说法，由此可见“硬磨”的重要性。“多看”开眼界；“强记”把脑子里边乱的东西梳理好了；勤思就是提炼的意思，把所有的素材反复地磨炼、提炼；精炼就是聚合的意思，把磨炼好的东西聚合成模块；硬磨就是要把模块精炼化，所以看、记、思、炼、磨就是写好公文的基本功。写一篇好的公文，必须讲究针对性，是为谁写的？谁来看？要清清楚楚的，要把握场合，把握对象，是在什么场合用这个公文，要分清层次，了解领导的习惯，要做到材料真实、主旨鲜明，数据精准、语言简要，这样公文的基本功、基本框子就出来了，就是在材料中组织不断鲜明中、数据的精确提炼中以及语言的简明表达中显示一个公文写作者的技巧、艺术、功力。不同的人在处理材料、明确主旨，选用数据和善于驾驭语言方面完全不一样，所以功夫在诗外，功夫在平时。当然，写公文的时候也要做好谋篇布局，这个和写小说、写其他文章一样也差不多，都是爱某前布局，谋篇布局的时候要分析材料、取索材料、明确主题，更重要的是要做好架构，只有合理的架构才能清晰地把主题表示出来，经过集思广益，一篇文章出来以后，要听不同的人从不同的角度加以指点。听别人的意见反复修改，最后形成最终的公共文稿。因此写公文的人多数都是有心人，善于写公文的人不仅有心，而且有思想，写公文最高层次的人是不仅要善于谋篇布局、善于架构，还善于倾听各种好的意见和建议，能够反复地修改，最后形成最终的高质量的公文。当然可以抄一点别人的，这是有心人，别人好的东西加以借鉴，好公文收藏起来为自己所用；做一个细心人，自己补充一点妙语、补充一点有典型价值的案例，这样有点自己的；最后做一个创新人，做一个能创新的人，搞一点独特的。独特的很重要，有三个意思，材料独特一点、数据巧妙一点、语言精妙一点，语言的精炼、简洁、精妙是三个层次，精炼的语言是用成语、短语、俗语，大家一看就懂的语言。巧语就使人们一看就记得住的语言。妙语使他记住不忘的语言。有心人把公文形成了公文歌，公文歌我在讲的过程中给大家穿插一点。公文歌有这么几个，第一个核文公文歌，核文就是看别人的公文审核别人的公文，审核有这么四个技巧或者说艺术性。第一，一核政策符不符，它就是说公文一来你要看它符合不符合党和国家的政策，如果这个东西不符合的话，我觉得公文基本就不符合，所以第一看就是要写公文自己看、别人看、领导看首先要和政策相符合。第二行文对不对，有规定的格式。如果格式不对不是符合了特定的格式也不合格，我们说它是长期公文、所以公文有公文的规则，这些规则又有明明确确的要求，这些具体的要求就是一个核的人要清晰地掌握这些要求。第三，格式确不确，每个格式都有特定的点线面位，所以要确定。确定明确清晰。第四，核文美不美，文字精炼不精炼，美不美非常得重要，好的文字一看就让人记住，让人不忘。另外行文关系有一个歌，这个歌讲到了这么几个东西，第一，行文千万不能越级，领导个人慎重报，公文不能报告给领导个人，上报给领导个人，请示和报告要分开，文种的错误不可要，文种的错误是绝对不可以的，什么样的对象用什么样的方式写什么样格式的公文有特定的要求，我们一定要尊崇那个要求。三、公文写作的五个“台阶”与公文处理的五个技巧（一）公文写作的五个“台阶”（步骤与方法）现在我们介绍公文写作的能力建设中的五个“台阶”与公文处理的五个技巧。第一公文写作的五个“台阶”。实际上五个“台阶”就是从步骤和方法的角度讲讲公文，一、公文的五个“台阶”。公文的拟写步骤与方法大体同一般文章的写作方式差不多，但是由于公文在性质、作用及其写作要求上的不同，拟写时需要一些特别注意的问题。一般而言有这么五个方面：“台阶1”：明确发文主旨。任何一份公文都是根据工作中的实际需要来拟写的。因此，在动笔之前，首先要弄清楚发文的主旨，即发文的主题与目的，稍微解析一下，它包括这么几个方面的内容：1、文件的中心内容是什么？比如相关工作的改善，主要是提出目前情况怎样？存在问题在哪个地方，解决方式、需要协调的事项在哪里；再如请求事项，拟请上级机关答复和解决问题等等。文件的中心内容，分析现状的目的是发现背后的问题，发现了问题要找到解决的办法，需要上级领导怎么协调都要写出来。要请示解决的事项就要让上级机关有什么方式需要解决什么问题。2、根据文件的内容采取什么样的文种？比如，汇报工作情况，是写专题报告还是写情况的简报；是针对下级的来文所反映的问题，写一个指示或复函，还是带一些规性的通知等都要把文种先定清楚，就选文种，中心不明确文种选了也没用，但是光有中心内容文种错了也不行。3、要明确文件发送范围和阅读对象。比如，向上级汇报工作，还是向有关单位推广、介绍经验；是给领导和有关部门人员阅读，还是向全体人员传达都是不一样的。因此发送的范围要非常的清晰而具体，阅读的对象也是要明确的。明确发文的具体要求。例如，是要求对方了解还是要求对方答复，是供收文机关贯彻执行，还是参照执行、还是研究参考、还是征求意见呢。坚决地贯彻，研究参考、征求意见强度不同，要求的层次不同，在拟公文的时候要使人非常清晰地了解发文必须明确采取什么方式，主要阐述哪些问题，要达到什么目的，只有对这些问题做到心中有数，才能够落笔起草。心中无数不，这个“台阶”上不去，文章没办法起草，所以这是公文写作的第一个“台阶”，它包括四个要点。第二个“台阶”，有了第一个“台阶”以后，第二个“台阶”就显得非常重要了，就是收集有关资料，进行调查研究。当我们发文的目的和主题明确以后，就可以围绕这个主题搜集积料进行一些调查研究。当然了，这也要根据具体的情况，并不是每一份公文都要进行这一步工作。例如我们写一份简短的通知、公告，一般来说就不需要专门做搜集材料和调查研究的工作，在明确发文主旨以后，稍稍地考虑一下就可以提笔写作了。但是对于问题较为复杂，还要进行具体分析归纳；或者是拟订一篇幅较长的文件，工作的计划、工作总结、起草规章、条例、工作指示等，往往都搜集有关材料和进行进一步调查研究工作。实际上就是讲的只要知道了情况，掌握一手的资料，才能心中有数、才能写出有实用价值、有意义的东西。那么怎么拟写公文搜集材料和调查研究呢？一是收集有关书面的的文字材料，过去别人怎么做的，历史上有什么经验一定要收集出来；二是到实际当中搜集材料。例如说，要写本部门的年度工作计划，首先要查阅去年的工作计划及工作总结，以及参考有关先进同类企业、政府机关工作的计划，还要研究本部门所面临的形势、中心任务以及上级的要求等等。总之，收集材料和调查研究，它是一个酝酿的过程，酝酿的过程是为了掌握全面的、大量的、现实的和深深的素材，了解问题的各个方面，为下一步的经过分析和思考认识的飞跃提供重要的准备。明确了主旨、精心调查研究这种基本功对公文写作者至关重要。有了上述两条就好象搞建筑的设计一样先有了建筑的材料、心中有了建筑的蓝图还要符合规划的要求，这个时候一位建筑师就要在他的思维当中，他的大脑中对所要建设的蓝图进行一个架构、一个规划。搞出来是什么样的试样有什么特色、有什么风格，要表达什么都是在这个阶段不断地酝酿、提炼、提升。第三个“台阶”有了第一个第二个坚实的基础之后，第二个“台阶”就是拟出提纲，安排结构。这个就是要画草图、搞设计的时候要有草图、要有一个架构、要有一个基本风格的选择，也就是基本格式的选择，是医院、是别墅、是幼儿园还是一个学校，还是个商店，先要找到它对应的体现功能的形式、格式。在收集材料的基础上，草拟出一个写作提纲。而拟写提纲确是一个很重要的构思过程，文件的基本观点的形成就在这个阶段，这个时候可以召集相关的人员进行集体讨论和修改，使这个提纲日趋完善。因此资料全不全、方向明不明是写好提纲的关键。你写提纲的时候主笔人一定要静下心来找到最关键的因素，沉思考，沉思，沉下心来静静地思考里头的来龙去脉，要点、难点、节点，这个时候抓住要点，攻克了难点，就能够把提纲写好，进而实现了初步的观点。召集有关人员的讨论，积极讨论的意义在于不同的角度、不同的层次上、在不同经验背景和知识背景下，加以丰富和完善、修改和提炼。这里面最重要的提炼在于抛弃那些没用的材料。没用的材料再好、这个材料再形象、再生动，但是在针对性不强的时候也是要放弃掉，为以后所用。这个第三个“台阶”就是提纲日益完善，完善的提纲已经是一个很好的架构，这个骨架的好归日后，为日后重选新的血液、新的材料提供了条件。“台阶4”：落笔起草、拟写正文。这里有几个简单的要点。第一个观点要鲜明，用材要得当。观点鲜明就是说什么，清晰明白地表达出来，所用的材料支撑它的材料要得当。第二个要点是语句要简练，要交代清楚。“台阶5”，反复检查，认真修改，这个修改实际上就是一篇好的公文磨出来，这个磨的过程有这么5点，第一个主题的修改。看你主题是否明确，主题的论述是否集中，主题的挖掘是否深刻。明确集中深刻是修改的基本尺度。我记得以前讲过，看一篇文章的好坏，好文章有5个层次，这个层次叫明、新、深、通、化也是一个道理，就是要明白，明白了有新意、有深度，深度体现在主题论述的集中度上，深度在主题挖掘的深刻中体现，但是光有明新深还是不够的，还是需要通，通就是把各种素材融会贯通，划者创新也，就是要形成有创新思想的观点。所以主题的修改下头就是观点的修改，修改公文要考虑到关键是不是正确，符合不符合党和国家的政策。符合不符合法律合规，考虑的似乎正确、观点的似乎正确，这种正确的观点似乎正确地表达出来。第三，材料的修改。材料是文件的基础，有了正确的观点还要通过适当的材料表达出来。第四，结构的修改。修改文件的结构，包括文件的整体结构的修正，使全文更加严谨。结构的修整是最大的修整，否则就是一个残缺的公文。第五关于语言的精练。主要是修改不通顺的语句，不符合规范的字及标点符号。所以这个第五个“台阶”看起来是修饰实际上是提炼提升，叫反复检查，认真修改，这五个方面是五把尺子，五根钥匙，观点主题结构材料语言、认真修改是态度，修改的时候一定要静下心来，看看主题对不对，观点清楚不清楚，材料真实、准确、精确不精确，结构是不是有残缺性，语言是不是精炼。所以有的学者归纳说一篇好的公文是准确性好，主题鲜明、语言生动、文字简练、文风平实、整体庄重，所以准确、鲜明、生动、简练、平实、庄重”12个字道出公文语言的特点，也许可以成为好公文的一种标尺。（二）公文处理的五个技巧有了一篇好的公文在它的处理过程中我们把它归纳有这么几个技巧，有5个技巧，叫公文处理的五个技巧：1、处理联合行文的技巧。它包括这么几个方面：1、行政机关联合行文，这个时候要把主办机关排列在前，原则上文头、文号都用主办机关的，落款时几家单位都要落款的地方写上自己单位的名字并盖印（上行文可只盖主办机关的印）。2、行政机关与同级相应的党的机关、军队机关、人民团体联合行文的时候，要按照党、政、军、群的顺序排列。3、联合行文一般用主办单位的文头和文号，一般不用几家单位作文头、字号为联发字号格式。4、会签，由主办单位首先签署意见，协办单位依次会签，一般不用复印件会签。2、处理部门和内设机构行文的技巧。政府各部门（包括议事协调机构），除以函的形式商洽工作、答复询问之外，一般不得向下级政府正式行文，如确需行文，有两种处理方式：一种是经领导同意，由“两办”发文 ；二是部门自行行文，可以用通知等文种，但必须在正文前冠上“经某某政府同意”这句话；三是有关议事工作机构（各种领导组、工作委员会）要向部门行文，一般不能以办公室名义印发，要印发食品安全方面的文件，应以“食安委”的文头印发；要印发灾区卫生防疫方面的文件，应以爱国卫生运动委员会的文头印发，不要以“爱卫办”的文头印发；四是部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关行文，要与相应部门商洽工作，必须以函的形式，要安排内设机构的专项工作须以主管部门文件行文。3、处理数字和数值范围规范表述的技巧。1、百分数与分数应用阿拉伯数字表述：如20%不应写为汉字表述的“百分之二十”，“3/4”不能写成汉字的“四分之三”。2、数值范围表述：数值范围就是百分之几到百分之几的数值比较，百分比不能大于1，只能小于或等于1。如表述“3%-8%”，不能写成“38%”，不能省略3后的百分号；用分数和整数表述数字范围，也同理不能省略第一个数字后面的单位，5万-10万人不能写成5-10万人。表述时间时段，一般不要表述为去年、今年、明年等，应表述出具体的年份，如2007年、2008年、2009年。4、处理规范用字用词的技巧。在公文写作中，有许多字、词被混用，造成不统一、不规范的问题，要加强甄别和规范。如截止（到现在告一段落）和截至（事情还在继续发展）这两个字的使用；在表述“其它”、“通讯”时，应为“其他”、“通”1949年10月以来的时段，不能用“建国以来”，应为“新中国成立以来”；制定与制订的准确使用，制订是突出拟订、草拟、创制，对象多为方案、计划等，注重的是过程，制定突出确定下来、正式实施，多指路线、方针政策、法令、规章等，它注重的是结果；做出与作出，前为口语，强调具体的事，后者多为书面语；急待和亟待，前者是指时间上的紧迫性，后者表示意义上的紧迫性，表明问题已经严重到极点。规范表达是一个长期学习和积累的过程，要在工作中时时地加以留心和总结。5、处理重要紧急公文的技巧。如何界定重要公文：凡上级机关（党中央、国务院、省委、省政府、市委、市政府及其部门）来文中标注“特级”、“急件”字样和涉及重大事项的公文，各级领导的批示件，各级各部门上报的重大突发性事件的请示件，都界定为重要公文，根据紧急程度，规定办结时间办理。分类：按紧急程度分为特急件、急件和普通件三类，特急件要在24小时内办理完毕（如特急电报），急件在日内办结，普通件在其要求的时间内办理完毕。四、公文写作的“硬功”培养下面我们讲讲公文写作的“硬功夫”的培养。一、公文写作的“硬功”培养，我们谈几个细节问题。1、确定公文写作标题的功夫，有了前面的“台阶”，有了前面的技巧，还要加细节，细节是点睛之笔，能产生精妙性，一、确定公文写作标题的功夫，标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。2、凝练公文核心观点的功夫。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点，是写不出好的公文。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政的理论和相关的专业知识，深刻领会上级的政策，经常调查研究了解当地的实际，多上下结合深入思考来提升自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但从领导的角度来思考问题。3、公文写作中数据、图表应用的功夫。在公文写作中，数据的应用是一种普遍性、经常性的事情，它是事物的量化，发挥着重要作用：数据、图表的作用决定了其来源、取舍、必须坚持一定的标准，注意以下几点：一是来源的权威性，一般来讲，数据应以统计局为主，其中税收数据以国税、地税的为主，没有统计局的，有部门的、乡镇的数据以部门的为主。个人拿不准的，要和领导集体商量定夺。二是数据应用要统一。不同材料里面，如党委、政府的材料数据要一致。同一材料不能出现前后矛盾、不一致。三是数据分析要科学。特别是在没有权威数据可以参照的情况下，必须经过科学的分析才能应用，单个数据的应用加减不能超过和、差的数据。四是图表的应用一定要规范，经过专业人员验证其正确性，方可使用。4、资料、语言取舍的功夫。对于初稿，一定要进行修改，经过缜密的思考，公文的性质进行语言锤炼看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪些表达方式更为精妙符合领导语言风格。对引用的材料，关键是把握一点。拿来主义以“有用”为原则，吸收其精华，去除其糟粕。简单的引用，无疑是一件单色衣服上补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真地改造，不是不可以引用，不是不可以借用，但是一定要消化吸收，一定要把它改得符合主题的要求。根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的语言和材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构、语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。5、适应“无纸化”公文的写作的功夫，这就是电子化、信息化电子化公文。这个方面需要认真地提高，运用电脑运用电脑的处理公文的能力，这个基本功是要专门地学、深入地研究、仔细地思考，它是一种新的东西，它对传统的公文是一种可以说是革命性的工具，因为它的规章、归法、它的流转方式、它的程序、它的流程会更加科学、更加合理、更加严谨、更加地能够记下所有的流程，因为这种新的方式在公文写作中要下很大的功夫。回顾一下我们上半部分讲了这么几个部分。我们讲了公文的基本情况、公文的写作属性、公文基本功和一般技巧、公文写作的五个“台阶”以及公文处理的技巧，包括公文硬功夫的培养以及表达的艺术。现在我们稍做回忆的话，实际上对这种公务文书的了解我们就初步形成了，它就是行政机关、企事业单位、人民团体在行使管理职能过程中形成的具有法律效益和规范格式的文件。法律的效力、规范的格式是一个要点，它是依法行政和行政公务活动的重要工具。它是传达党和国家方针政策、发布行政法规规章的重要手段和措施。因此，我们必须认真地熟悉掌握公文的一般属性和它的基本功，和它的一般技巧。写作公文的基本功，我们回顾一下就是这么几个要点，一是明确行文的目的、确立行文的主旨、吃透领导的意图和实际工作相结合，这样好的公文就有了针对性和实用性。还是小平的话：拿起笔杆子写的时候这是经过思考、提炼的就是你的思想比较周密了。你能吃得苦，你能钻得进去、静下心来，你好的公文就有了思想的力量，逻辑的力量，语言的力量和情感的力量。而看、记、思、精、磨，多看、强记、勤思、精练、硬磨就是我们最主要的基本功。我有只有在边学习、边思考、边写作的过程中，才能不断地提升我们公文的写作水平。写了好公文，做好了谋篇布局、架构合理、集思广益、反复修改，就能形成一篇良好的公文。各位学员，上半部分我们讲了公文的概述、公文的写作属性、公文的基本功和一般的技巧以及公文写作的五个“台阶”、公文处理的一些技巧，包括公文写作的硬功夫的培养。下半部分我们主要讲两个方面，一个是公文的表达艺术实际是公文的科学表达和艺术表达。再讲讲提升公文写作能力的一些关键因素。最后我们讲讲公文处理中一些常见的毛病、问题如何把握、克服，如何抓住这些毛病问题加以改进。最后我们再讲讲公文歌。一、公文的表达艺术下面我开始讲公文的表达艺术。公文的表达艺术总的要求是庄重典雅、含蓄明快、节奏鲜明、浓缩精粹。而恰恰一份完整的公文是由文头、庄重严谨，又称版头，位于公文第一页的上端，约占页面的1/3。这是一个公文基本功的显现，如果没有问头这样的公文是残缺的，就好象是没有脑袋一样。文头后有一条红线间隔。文头必备的项目有四个：发文机关、发文字号、发文的份数和签发人。所谓发文的份数是统一文稿印出若干份的时候，每一份公文的编号简称份号，用阿拉伯数字不得少于两位数，比如01，份号应标注在公文左上角的第一格顶格，签发人标在发文文号的右侧。第二个内文，内文有三个要求：简明、完整、准确。1、标题。一般由“发文机关关于事由文种”构成。除书名号外不能有标点符号。如省人民政府关于任免等工作人员职务的通知。2、主送机关。公文的收文机关和送达机关，它负责对文件的办理。必须标在标题之下，顶格，用冒号启下。请示、报告只能一个主送机关。上级机关下发的文件，如收文机关为同一类型，可使用统称。如“各院校”、“各省、自治区、直辖市人民政府”。直接面向基层和广大群众的普发性文件，则不必标出主送机关。3、正文。一般包括提出问题、分析问题、解决问题三部分。公文中的年份、具有统计意义的数字用阿拉伯数字，书写时不能转行。层次的标识法为：第一层：一二三四第二层：（一）（二）（三）（四）第三层：.第四层：（）（）（）（）4、附件。附属于正文的文件或材料。标注在正文之后。标法如：附件： 5、署印，即加盖发文机关的印章。应盖在正文的右下角，上不压正文，下要骑年月。6、成文时间。指公文开始生效的时间。要用方块汉字写明全称。第三，文尾，要求是清晰、全面。附注：指对公文的发放范围以及使用时应注意的事项的说明。如“此件发至省部级”、“此件发至县团级”、“此件可见报”。主题词：采用规范化的词语对公文的内容和归属类别的概括，它便于对公文的阅读和检索、查询。标注方法：根据主题词的含义由大到小，先标出反映公文内容的（词），再标出公文使用种类的词。应置于文尾抄送机关之上。一般27个。抄送机关：有些机关不是公文的主办单位，对公文不负责，但需了解公文的内容，以便于工作中沟通和协调，用抄送。发机关和日期：引发机关不是指公文的发文机关，而是指文件的印刷主管部门，通常是指机关的办公室和文秘部门。印发日期以公文付印的时间为准，它与公文的生效日期是不同的，用阿拉伯数字书写。印发机关和日期只能占一行。这些都是艺术技巧，但是这些艺术技巧是不能变的，是必须心细的、周密的，按照规则和要求来做的。二、提升公文写作能力的几个关键要素下面我们再谈谈升公文写作能力的几个关键的要素。不同的公文类型有不同的要求，相同的公文类型有特殊的注意的事项。公文写作的要求很高，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式，并有行文规则和办理办法尤其是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要有较好的语言表述能力。公文语言总的要求是庄重、平实、概括、简练。公文语言功夫的核心是选词。选词一定要根据所反映的客观实际需要；符合明晰、确切、简练的标准；要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语， 用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。 三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。标题：1、规范式。三部分，即：发文机关事由文种；用于重要、庄重的公务。2、灵活式。二部分：一是发文机关文种、二是事由文种、三是“转发+始发机关及原通知标题”；一部分：只有文种。常是不大重要的公务，带周知性。带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。正文主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，可以不写；注意工作实际中组织关系）公文的用语要求庄重、平实、概括，这样，有了准确的选词和精确明晰的表达，在特定的环境下用特定的语言，给特定的阅读对象，用书面的语言、少用形象的语言表达出来，这需要平时的凝练、修炼和精炼。在凝练、修炼、精炼的过程中，形成公文写作的基本能力和基本要素。三、公文写作中常见的问题（一）公文标题常见病例分析下面，我再与大家分享一下公文写作中常见的一些问题，也就是在公文处理中、公文写作中常见的一些毛病，有这么几个部分：一、标题常见的毛病。标题是行政公文的重要组成部分，它要求主旨鲜明、重点突出、文字简洁、格式规范，是拟写案卷标题和编制档案检索工具的唯一依据。据此，须精心制作。但是，有相当一部分公文标题存在病句，最常见的有两大类：一类是语句不合语法规范，二是请示、函、报告三者混淆使用。结合具体病例做一些分析的话，比如什么什么部、什么什么部优先提高有突出贡献的中青年科学技术管理专家生活待遇的通知。例1的介词“关于”应用未用。以标题中四个机关联合发文，其办公意图应是面向全国各单位的，但也可理解为只是面向本系统，易产生歧义，其原因是在于发文机关与理由之间缺少了介词，应加以补上。例二，*高校关于进一步搞活校产办集体企业有关政策的试行办法。“例2”动宾搭配不当。此标题中心词为“试行办法”，其限定部分为“关于”引导的介词词组，“进一步搞活校产办集体企业有关政策”，“搞活”的宾语应是“企业”而不能是“有关政策”，“有关政策”紧接宾语之后，则需要另有一个动词与之搭配，因为“政策”只能贯彻执行，而不能是“试行”，“试行”的只能是“办法”而不能是“政策”。应加以改掉。再一个就是请示、函、报告三者混淆。*关于元旦文艺联欢会所需经费的报告。“例3”的标题显然是学院下属单位向上级主管部门请示解决经费的问题。办法中规定，向上级机关请求指示和批准应该用“请示”。此文是属于请示性公文，“报告”两字应改为“请示”。（二）公文写作中文种、格式的问题再一个问题，公文写作中文种、格式的问题。1、文种使用不当。有的公文作者不了解或不会正确运用文种，以致长期只使用通知、决定等二三个公文，其余文种一概不用；有的公告、通告、通报分不清，望文生义、主观臆断地应用；有的不知公文中报告与请示是两种不同的文种，经常混淆不清，张冠李戴，干脆写成“请示报告”；有的不知有命令（令）、批示函、会议纪要等公文，遇到该使用这些公文的场合都用通知代替。2、格式不规范。公文格式上存在的问题，主要有以下6个表现：（一）公文的文头不规范；（二）标题冗长、混乱、残缺不全；（三）主送机关排列混乱；（四）结构层次序数混乱；（五）附件不符；（六）主送、抄送单位不正确。3、行文规则混乱。越级行文、多头行文、请示里边本应是一文一事，结果是一文多事，第四，党政不分。4、提法不当。有的公文提出一些未经仔细推敲的方针、口号、任务，而这些方针、口号、任务又往往与党和国家在某一时期的工作方针相违背，容易形成误导，造成了一定的混乱。5、名称表述混乱，公文中的人名、地名、单位的混乱主要有：同一名词在一篇公文中数次出现时表述不一致。排名混乱，随意使用简称。6、时间表述含糊。（一）用时间代名词而不用具体日期。（二）随意把年份省略。（三）年份不使用公元纪年。7、用词不当。（一）词义误用。（二）生造词语。（三）词语使用不当。（四）滥用模糊语言。8、不符合语法。不少公文存在不合语法的现象，以致于造成理解上的歧义或错误。如成分残缺、成分多余、搭配不当、语序不当，这些例子在日常生活中和公文的现实写作中常常会出现。有心人的话可以在我们过去所做的公文中一直在互联网和教科书上可以仔细观察，从这8个方面加以仔细地梳理，就会发现哪些错误是我们容易犯的，哪些错误是我们注意了，还容易忽视的常犯的错误，哪些是根本就不允许不能犯的错误，这些都需要在平时当中加以积累、加以审视、加以研究、加以改进。最后还有一个毛病就是数字使用不统一，公文使用的数字概念模糊，书写形式杂乱不准确，主要有以下几种情况（一）是数字概念不清楚。（二）是数字概念不准确。（三）是数字书写形式不统一。（四）是空虚的，毫无真实可言。这些都是我们在公文写作中，应该特殊地注意、特殊避免的。四、讲话稿等公文写作的几个规律多年以来，有心人对公文中的讲话稿形成了一个简单的规律，这些规律可以结合我们书写公文的时候加以思考、加以借鉴，我把它稍做梳理，它是这么讲的“三分之一定律”：一篇好的讲话稿，应该是“上级精神，领导的思想、写作人员的思想各占三分之一”，所以一篇好的公文在写作时，特别是讲话稿写作时，上级精神占了三分之一，必须准确、全面、系统地了解上级的精神，深入的、直接的、面对面的、毫无遗漏地了解领导的思想，另外写作工作者、写的人也要把自己的思想清理清楚，这个也是各占三分之一。“二八定律”在每篇讲话稿当中80%是继承，20%是创新。这个是有些绝对，但是基层的部分，换句话说框架结构、大的原则、大的格式、大的陋俗是不能变的，是一以贯之的。20%的创新是包括两个方面：第一个方面就是，对现有材料的结合实际的深入加工提炼。第二，是对领导意图的领导思想的深入表达、深入挖掘精髓的提炼。这两个定律都说明我们要善于地积累，积累好了，我们就能够把讲话稿乃至公文写作好。在遣词用句的地方，有人也做了一些归纳，这些归纳看起来显淡，但是用起来很有效，我略做梳理。（一）戒生僻词，一篇好的公文在平实中见水平，而不是用谁也不懂的、没有见过的，生的、偏僻、生冷怪僻的词语要戒掉。（二）戒重复出现，一句话重复五六遍、重复出现。（三）戒称谓混乱。（四）戒主从多变。如：“要满腔热情地给领导提意见，走群众路线” ，主从多变。（五）戒多附加。（六）戒绕口。（七） 戒迷路句。（八）戒谓宾失配。（九） 戒半文不白。（十）戒歧义。十戒就是能够使我们在公文写作中注意的事项加以深刻的领会，然后写作的时候注意它的运用。今天我们讲了公文写作的技巧与艺术，分两部分讲的，讲了公文的基本概括、写作的属性、基本功和一般技巧，公文写作的几个“台阶”以及公文处理的技巧，公文写作的表达艺术以及提升写作能力的关键要素，公文写作中常见的问题，这些角度都是从写作的角度来思考的。但是一个完整的公文的写作技巧，它的艺术还有另一个角度就是审核的角度。我们写成公文歌，用歌的方式来表达如何来审公文，它审好了才是完整的公文，才是对外看的公文。五、公文歌公文审核（一）核文内容歌所以我们现在开始讲讲公文的公文歌，这个公文歌主要是针对公文的审核而言，对于公文的审核，在有经验的领导那里、处长那里，有很多规律与技巧，这些对公文的审核就能是一篇公文出去以后大多很高、很有效的一个层次和水平。我刚刚讲过公文歌，现在我就从公文审核的角度对公文歌进行一些解释和梳理。公文审核，核什么？主要核的内容是什么？怎么核？这是我们应该注意的问题。那么公文审核，它是指发稿正式付印前，由文秘部门授权对其内容、格式作全面地审查核对和修改工作。这是第三只眼睛，是写作者之外的一只眼睛。写作者以为不错了、讨论者以为不错了，但是要给边看是要审核。审核有四个关键的字，重在“审”、“核”、“究”、“改”。所谓“审”，就是对文稿的用转程序、新闻的标性和会签的情况进行审核。所谓“核”，就是对公文的主旨、事实、数据措施进行核实或论证。所谓“究”，是探究、考究的意思，是对公文的结构、格式、语言进行仔细地推敲。所谓“改”，就是要改错。公文审核把关的作用主要体现在下列两个方面，一方面公文审核它保证了公文的质量。审核人员按照公文处理的有关规定，对文稿内容和办文程序严格把关，起到提高公文质量，精简文件数量的作用。另一方面，公文审核可以发挥文秘部门的参谋助手作用，使领导把时间和精力用在主要的决策活动上，提高单位的工作效率。公文审核不好后果非常严重，失误的例子很多，在这里就不多举了。它的重点是什么呢？公文审核应该把握的主要是这么几个重点，一个是行文关系、一个是政策法规、一个是协商会签、一个是语言文字、一个是体例格式。具体包括：第一，是否需行文，是否符合本单位职责定位，行文方式是否恰当。是否符合党和国家的路线、方针、政策；提出的政策建议和新出台的政策规定，是否与现行的政策规定相统一、相衔接，是否切实可行。涉及其他部门职责范围的事项，是否经过协商并取得一致意见，会签部门是否齐全；经协商部门之间仍有意见分歧的，是否在文中予以说明等。语言表述是否规范，包括字、词、标点、语句是否准确；计量单位是否符合有关标准；数字、层次序数等是否规范；逻辑结构是否合理，重点是否突出等。体例格式是否符合公文处理的有关规定，文种使用是否恰当，各要素标识是否正确等。对核文的内容和要点、重点，有一个顺口溜，这个顺口溜希望大家记住，铭记于心，你今天是写文者，明天可能成为审核者，你自己审核好了，那领导、别人可以少操一点心。所以这个内容的核歌、内容歌有这么一个。一核政策符不符，二核行文对不对；三核格式确不确，四核文字美不美。所以简而言之，就是行文格式、政策法规、文字。（二）行文关系歌二、行文的关系，是指在行文时要正确反映处理发文单位与受文单位之间的关系。目前这种关系主要有三种：上下级关系（领导与被领导关系）；指导与被指导关系；不相隶属的平行关系。公文的行文必须依据上述不同的关系，采取不同的方式与文种，以保证公文的畅通无阻，理顺各种关系，提高工作效率。公文的性质，一个是上行的，即下级机关向上级机关的行文，这种上行文的基本行文方式，一般选择请示、报告和意见。下行文的方式是上级机关向下级机关的行文，一般选择命令、决定、通知、通报、批复和意见。三是平行关系，即平级不相隶属的机关之间的行文。凡没有隶属关系，没有指导关系的平级单位之间行文均是平行文的性质。平性一般选择“函”、“通知”、“通报”、“意见”。它的行文规则是，中心基本规则表述为“确有必要，注重效用”，也是行文的出发点。确定行文时，首先要明确行文的目的和作用，有针对性，才能有效地控制公文的数量。同时也要纠正“发文越多、文件的规格越高，工作就越重视”的误区，根据实际需要确定是否行文。如制定请示性公文，要研究请示的事项是否属于上级单位的职责范围；同时还要研究解决问题的可行性。制发平行文件，要注意明确职权，防止推诿扯皮，搞公文旅行。对下行文，一定要符合实际，有针对性。避免照抄照