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文档简介
中国医疗设备 2015年第30卷 09期 vol.30 no.09 144 科学管理scientific management 0 前言 我院自 2008 年以来,通过企业资源计划(enterprise resource planning,erp)管理平台建立了医用耗材的标准化 流程和运作规范,实现了医用耗材规范化管理和大宗医用耗 材“零库存”管理 1-2,但由于医疗行业的特殊性,库存管 理仍然需要不断地改进和提高。库存的管理水平往往体现着 企业整体运营效率和收益 3。本文通过仓库盘点,发现库存 管理中存在的问题,运用目标管理、鱼骨图、pdca 等管理 工具,在降低库存成本与保障供应之间寻求合理和平衡。 1 库存现状及改进目标 通过对现有库存的检查及相关数据的收集和分析发现 存在库存物资账实不符、少数库备物资长期积压、库存金 额偏大等问题。为此设置了改进目标 : 进一步规范库房管 理操作流程 ; 满足临床需求的同时降低库存量,库存金额 下降到 50 万元以下,库房账实相符达到 99% 以上,账物 相符信息包括品种、规格、数量、批次和效期。 2 绘制鱼骨图进行根因分析 (1)库存医用耗材账务不符。库存医用耗材账务不符 影响因素的鱼骨图,见图 1。 (2)库存医用耗材金额偏大。库存医用耗材金额偏大 影响因素的鱼骨图,见图 2。 pdca在医用耗材库存管理中的应用 application of pdca in medical consumables inventory management 摘 要 本文通过库存盘点,分析医用耗材库房管理中存在的问题,运用目标管理、鱼骨图、折线 图、pdca循环等管理工具,在降低库存成本与保障供应之间寻求合理和平衡,并提出优化管理 的措施,以保证医疗服务质量的提高。 关键词 医用耗材;库管房理;pdca循环;企业资源计划 abstract: the problems of medical consumable warehouse management were analyzed through stock inventory. with adoption of multiple management tools such as target management, fishbone diagram, line chart and pdca (plandocheckact) cycle, reasonability and balance between the reduced inventory cost and guaranteed supply were realized. moreover, optimal management measures were provided so as to ensure the improvement of medical service quality. key words: medical consumables; inventory management; plandocheckact cycle; enterprise resource planning 中图分类号 r197.39 文献标志码 c doi:10.3969/j.issn.1674-1633.2015.08.046 文章编号 1674-1633(2015)08-0144-03 李鑫a,王水b,赵奕华c 南京医科大学第一附属医院 江苏省 人民医院 a.采购供应中心;b. 院办; c. 分院院办,江苏 南京 210029 li xina, wang shuib, zhao yi-huac a.purchase and supply center; b. management office; c.management office of branch hospital, the first affiliated hospital of nanjing medical university, jiangsu province hospital, nanjing jiangsu 210029, china 收稿日期:2015-05-13 修回日期:2015-05-21 基金项目:江苏现代医院管理研究中心2014年度立项课题(jsy- 2014-103)。 通讯作者:赵奕华,分院副院长,主任护师。 作者邮箱:514027428 图2 库存医用耗材金额偏大影响因素的鱼骨图 图1 库存医用耗材账务不符影响因素的鱼骨图 中国医疗设备 2015年第30卷 09期 vol.30 no.09145 科学管理scientific management 3 找出存在问题的主要原因 (1)库存医用耗材账实不符的主要原因 : 库管员 缺乏与使用科室的有效沟通,发出的货物有时无法满足 临床需求,临床要求换货时,对同品牌同价格不同型号 产品间的换货,未及时在账上做调整 ; 医材库管员为 新任岗位,对临床不了解,系统培训欠缺,师傅带徒弟 的经验式带教,缺乏科学性 ;责任心不强,发货时缺少 核对环节, 下送后临床又未仔细核对或不验收, 造成错发、 多发、少发。 (2)库存金额偏大的主要原因 : 突发事件中如汶川 地震、禽流感订购的应急物资临床一般不使用 ; 按常规 备货后临床因理念发生变化或产品更新,旧产品淘汰致库 备物资长期积压,无科室领用 ; 库存物资储备缺少计划 性,库管员缺乏节约意识,备货量远远超过临床需求量 ; 库备缺少计划性,未合理预见节假日期间临床需求,面 临 2 月和 9 月底的节日备货,未探寻科学的订货计划,出 现了订货量超过科室领用需求的现象,另一方面,采购员 和中心主任对库存量的审核也不够重视,导致了积压。 4 运用pdca管理方法解决存在问题 pdca 循环又叫质量环,是管理学中的一个通用模型, 用于持续改善产品质量 4-5。 4.1 计划(plan) (1)中心主任早会上针对盘点存在的问题,阐述安全 库存的理念,减少物资积压、盘活医院资金的重要性,库 房科学管理的必要性及等级医院评审要求的 pdca 循环管 理的具体做法,要求库管员强化库存账物相符意识,做到 品规管理精细化。 (2)针对春节和国庆期间库存数量波动现状,统计 2013年13月、 79月每周各品规医材科室领用量和订货量, 摸索出规律,合理制定订货计划 ; 对临床非常规量的申领 需求,加强沟通,避免货物积压 ; 对节假日前的库存计划, 采购员和中心主任要严格把关。 (3)完善库房管理流程和下送制度,加强库管发放核 对环节,减少人为差错导致的账物不符。 (4)要求供货商货票同行,库管员在验收货物入库后 及时入账 ; 库管员对临床申请数量及品种进行修改删除时 务必慎重,并做好记录,不清楚时及时沟通、请示。不可 随意删除,导致临床断货。确有特殊需要时可启动临时 急补货。 (5)采购员需熟悉库备物资的品种,在受理科室购买 申请时,对库房储备的物资不再单独购买。 (6)中心将盘点梳理出的因各种原因导致的长期积压、 无人领用的部分物资有针对性地与有需求的潜在使用科室 联系,确无科室领用的或过期物资按相关程序进行报废处 理。 4.2 实施(do) (1) 中心修订了库房管理流程和下送制度, 库管员发货、 变更都要及时在 erp 系统中做出相应调整, 做到账实相符。 (2)库管员连续 3 个月统计每周申领库存物资的数量, 分析库存物资安全库存范围,作为制定合理订货计划的 参考。 (3)再次通知供应商做到货票同行,对不能做到货票 同行的供应商实行缓付货款 1 个月,连续 2 次不能货票同 行的缓付货款 3 个月,连续 3 次的实行“关停并转” ,方便 库管员及时入账,保障临床领用需求。 (4)采购员与库管员一起对照库存物资清单,对有库 存的物资不得再单独提出购买计划。 (5)库管员核查长期积压、无人领用的物资是否可 用。对在有效期内、包装完好的物资,在 oa 网通知或 直接联系有需求的科室申领 ;对过期、破损的物资做报 废处理。 (6)召开中心相关人员会议,分析月库存量偏大原因, 库管员在制定节假日备货计划前,在 oa 网告知各科室节 前物资申领的截止时间和下送安排,并向其征集物资储备 的申领需求,根据库存参照各科室反馈的汇总信息,合理 制定备货计划。 4.3 检查(check) (1)库管员库存管理意识增强,责任心增强,减少了 人为差错引起的账实不符。 (2)库管员加强了与使用科室的有效沟通,采购员加 强了与库管员的沟通,订货数量趋于合理,避免了重复采 购造成的积压。 (3)盘点清理出的积压物资,大部分已发给有需求的 科室。 4.4 巩固措施(action) (1)库房连续 6 个月每月盘点 1 次。 (2)对库管员定期培训、考核,增强库管员的责任心 和安全库存的意识。 (3)进一步增进库管员与采购员、库管员与使用科室 的交流和配合,及时了解并准确满足临床申领需求。 5 结果 经过连续 9 个月的持续质量改进,医用耗材库存金额 和账物相符率都达到了设定的目标(图 3) ,且完全保证了 临床使用。由图 3 可以看出,库存金额连续 4 个月稳定在 50 万元以下,账务相符率达到 99.41%。 中国医疗设备 2015年第30卷 09期 vol.30 no.09 146 科学管理scientific management 6 总结 (1)医用耗材库存管理是一个完整的有机系统,涉及 各个方面,包括计划、采购、供应商按时交货、科室有计 划申领等,运行有其固有的规律,制定科学、合理的医用 耗材库存管理方法和工作流程,同时完善信息管理系统, 以提升工作效率,有效降低差错率。 (2)提高相关人员的工作责任心和业务素质 6。定期 对相关人员进行严格的医用耗材质量与安全知识的培训, 利用目标管理,进行必要的绩效考核并与奖金挂钩,调动 工作积极性和主动性,更好地提高库存管理的水平。 (3)改进库房盘点工作,加强安全库存管理 7。通过 定期盘点,适时调整安全库存量,在确保医疗安全和质量 同时,减少医院资金占用。 (4)合理选择物流配送商 8。医用耗材为买方市场, 医院与物流配送商合作建立信息技术平台,分享信息,共 同协作解决问题,物流配送商可采用“即时配送”和“准 时配送”的方法向医院配送物资。 参考文献 1 黄湘民,薛莲.现代医院物流系统及管理探析j.中国医院管 理,2006,26(6):18-20. 2 李鑫,赵奕华,王水,等.应用erp管理系统对医用耗材进行管 理的实践与体会j.医疗卫生装备,2010,(2):85-87. 3 董鹏,郭丽美,荆一帆.突破库存管理瓶颈j.企业管理,2013,(2): 100-103. 4 马仁杰,王荣科,左雪梅.管理学原理m.北京:人民邮电出版社, 2013. 5 姚雨露,戴建荣.pdca理论在我院医学装备管理中的应用j. 中国医疗设备,2014,29(9):105-106,151. 6 党伟.医疗耗材库存与采购控制管理j.中国医院管理,2011, 31(9):73-74. 7 于靜,高小坤,丁佳萍,等.医用耗材库房规范化管理探讨j.重 庆医学,2014,(23):3104-3105. 8 苏彩.供应链视角下企业物流库存管理的优化j.物流技术,2014, 33(8):141-141,195. c 图3 医用耗材库存月末盘点金额和账物相符率图 查整理高值医用耗材库存,核对剩余库存去向,可以直接 掌握临床科室的高值医用耗材的使用及库存情况,避免了 大量堆压及超期使用的问题,同时也杜绝了串货、错用和 假冒伪劣产品流入医院。通过全流程的公开、透明及条形 码的有效跟踪,实现阳光物流,大大地提高了廉洁的透 明度。 3 探讨 目前,我院信息部及医工部正在探讨在一线临床介入 室、手术室设置高值医用耗材管理系统的二级库分站点, 用于非正常上班时间应急使用医用高值耗材的条码生成和 分发 7-8。通过设备仓库管理员对一线临床手术室的权限分 配,可以实现临床一线在非正常上班时间进行数据采录及 登记,系统自动分配的条形码号可以实时传输至高值医用 耗材仓库管理系统,如此设备仓库可以进行事后补充监管 并及时完成相关追踪溯源的流程操作。 参考文献 1 赵亦华,李鑫,王水.医院手术用高值耗材条形码管理模式的 应用j.中华医院管理杂志,2010,26(10):777-778. 2 钟国强,孙延芬.二维条形码在医用高值耗材管理中的应用j. 中外健康文摘,2013,10(8):108-109. 3 邓新征,刘学红,巢自莲,等.运用信息化技术提高手术室医用 高值耗材管理的成效j.按摩与康复医学,2013,4(6):202-203. 4 丁度吉,林宇腾.医用高值耗材二级库条形码应用j.医疗装 备,2014,27(11):66-68. 5 吕明,郝昱文,高云.关于条形码技术在高值医用耗材管理上的 应用研究j.医疗卫生装备,2012,33(8):119-121. 6 梁敏.医用高值耗材条形码信息化管理探讨j.江苏卫生事业 管理,2013,24(6):235-236. 7 廉维,商弘,殷树宏,等.医用高值耗材二级库条形码的管理办 法与效果j.中国医院管理,2013,33(2):64-65. 8 梁洁银.探讨医用耗材管理系统核心模块的升级和应用j.中 国医疗设备,2014,29(4):79-80,47. c 上接第 138 页 pdca在医用耗材库存管理中的应用pdca在医用耗材库存管理中的应用 作者:李鑫, 王水, 赵奕华, li xin, wang shui,
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