[医药]档案管理.doc

天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案管理各级职责编 码smp-da0100101页 数21制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：建立各级人员在档案管理中的职责适应范围：厂办、主管厂长及厂内各有关部门。责 任：档案兼管人员、部门领导及主管领导负责。内 容：1.主管厂长：1.1. 统一领导厂档案工作,负责贯彻有关档案工作的方针,政策,主持制订档案工作规划及有关规章制度。1.2. 将本厂档案工作列入领导议事日程，研究解决档案工作中存在的问题。1.3. 主持召开企业档案工作会议，负责借阅机密档案的审批及档案的鉴定，销毁等审批工作。1.4. 审批档案装具及设备的购置，负责档案管理（兼管）员的人员调配工作。2厂长办公室主任：2.1. 在厂长的领导下，贯彻执行上级关于档案工作的法规文件，组织领导企业档案专（兼）职人员档案法规学习及工作监督管理。2.2. 拟定档案工作的各项制度，编制工作规划、计划并检查实施情况。2.3. 负责组织档案专（兼）职人员的业务培训及学习，档案工作绩效考评。2.4. 定期组织召开工作会议,研讨工作中存在的问题和解决办法,总结布置工作3部门负责人：3.1. 掌握上级及本厂档案工作规定、制度和计划，组织领导本部门完成归档工 作。3.2. 负责本部门形成的档案审核、鉴定，确保档案完整。4.档案专（兼）职管理人员：4.1. 认真执行上级有关档案工作的规定要求，严格实施上级下达的有关工作条列、管理办法。4.2. 认真作好本部门文件材料的形成、收集整理立卷及归档工作。天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案管理各级职责编 码smp-da0100101页 数224.3. 负责本岗位工程、技改、设备资料收集、整理、鉴定、保管、提供查找利用、按有关规定进行的销毁处理工作。4.4. 负责档案的保密，防火、防潮、防盗、防虫、防鼠、防尘工作，维护档案的完整与安全。4.5. 负责档案装具、设备专用工具等设施的购置计划。4.6. 熟悉本部门各阶段工作文件、材料的形成情况,作好文件材料的收集、整理、并完成平时立卷工作。4.7. 对暂时保存在部门的档案、文件材料作好提供利用及安全保护工作。4.8. 按企业档案管理有关规定，及时进行修改、补充已归档的档案、图纸资料。 天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案立卷、归档制度编 码smp-da0100102页 数11制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：明确立卷及归档要求。适应范围：厂办、动力设备部及厂内各有关部门责 任：档案专（兼）职管理人员、部门领导对本标准负责。厂办主任负责监督管理。内 容：1 凡在工作活动中形成的具有保存价值的文件材料，均由档案专（兼）职管理人员进行整理立卷，部门领导及承办人员办理完毕的文件、技术资料应及时交还档案专（兼）职管理人员保管。2 项目工程、设备管理等技术文件资料，在任务完成一阶段时，要将应归档的文件资料进行鉴定、分类、立卷，由项目负责人审定后向档案专（兼）职管理人员移交保管。3 归档要求：3.1.应归档的文件材料应齐全、完整、分类准确。3.2.归档的文件材料应保持它们之间的历史联系，区分保存价值，分别整理立卷，案卷标题简明确切、没有标题（题名）的要自命标题，文字不能超过48个字，页号不能漏编或重编错编。3.3.归档时交接双方根据移交目录清点核对,并在移交目录上签字,一式二份分别保管。天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案分类及鉴定制度编 码smp-da0100103页 数21制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：明确档案类别，实行有序管理。适应范围：动力设备部档案专（兼）职管理人员。责 任：档案专（兼）职管理人员、部门领导对本标准负责。厂办主任负责监督管理。内 容：1 本企业按照天津市医药集团有限公司2001年颁发的天津医药集团有限公司企业档案分类试行规则，依据本企业档案管理内容进行以下分类，a、生产技术类、b、基本建设类、c、设备仪器类。2 本厂档案二级及二级以下类目设置如下。2 1生产技术、设备仪器类二级以下类目一般以车间设备及性质设置22基本建设类的二级以下类目按建筑工程性质或独立的基建工程项目档案为单位设置。3 声像、照片、磁盘等非纸载体的档案必须按要求归档，此类档案不单独设置类目，可分别按其载体形式的不同组建案卷目录，分别保管存放，并可视特征同纸质档案对应编互见号。分类标准如下：一级类目名称及代码二级类目名称及代码基本范围a生产技术类01能源管理能源消耗定额管理、节能降耗工作实施02基建管理基建发展规划、项目审批03设备管理设备发展规划、管理制度、重大技改措施实施04环保管理环境保护检测与控制、污染治理05仪表、计量仪器、仪表计量检测、标准化管理工作06图书、情报档案管理设备样本、技术数据资料、情报信息管理存档工作天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案分类及签定制度编 码smp-da0100103页 数22一级类目名称及代码二级类目名称及代码基本范围b基本建设类01总体规划同一工程项目内、包含工程的报建、勘测、测绘。工程决算、结算。工程设计、施工、竣工验收和工程创优全过程所形成的文件材料。02生产性建筑03居住性建筑04行政机关建筑05公共文化建筑06科学教育建筑07其他建筑一级类目名称及代码二级类目名称及代码基本范围c设备仪器类01原料药设备:1.反应罐 2.非定型设备3.定型设备4.压力容器设备每台设备、仪器内，含设备购置合同、开箱单、随机资料、安装调试、运行、维护修理等全过程形成的文件材料。02制剂药设备03中药设备04制药机械（能源动力）设备05仪器仪表设备 （化试验设备）2005 01 a1 010001盒 号二级类目一级类目 目录号年 度 天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称科技档案归档范围编 码smp-da0100104页 数21制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：划分归档文件范围，提高案卷质量。适应范围：生产技术部、质检部、动力设备部。责 任: 动力设备部兼职档案管理人员及部门领导，对本标准负责并负责监督管理执行。内 容：1 项目档案：11 项目准备阶段： 项目立项报告及上级的批复、（预）可行性报告、项目计划书、规划方案设计、建设规划许可证、项目评估论证、设计院计划任务书、设计委托书、地质勘探资料、地质报告、施工执照、规划图、施工许可证。 设计计算书、项目资金管理、概预算、图纸会审纪要。12 招投标文件： 招标书、投标书 开标议程、开标会签、招标登记、中标通知书、投标报价书、评标记录。13 工程监理文件： 合同、协议、日志、备忘录14 施工文件： 承发包合同、承发包协议、开工报告、施工组织设计、原材料及构件出场证明、质量鉴定、建筑材料试验报告、施工进度记录、隐蔽工程验收记录、工程质量检查、工程质量评定、焊接试验记录、探伤记录、施工合同及协议、安装合同及协议。1 5项目竣工文件：工程竣工报告、工程竣工验收报告、项目竣工图（建筑图、结构图、暖通图、给排水图、电气图）图纸变更及说明、项目工程编制结算审查报告、结算书、项目环境影响验收、项目消防安全验收。2 项目工程验收资料：21 电气交工记录、交工验收记录。22 制药设备： 设备采购合同、开箱记录、出厂证明、装箱单、合格证、产品说明书、随机图纸、试运行记录、运行记录、大修记录。天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称科技档案归档范围编 码smp-da0100104页 数22 23 生产动力设备： 设备采购合同、开箱记录、出厂证明、装箱单、合格证、产品说明书、随机图纸、安装组织设计、试运行记录、设备检测评定、运行记录、大修记录。24 精密仪器、仪表： 设备采购合同、开箱记录、出厂证明、装箱单、合格证、产品说明书、随机图纸、维修记录。天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案借阅制度编 码smp-da0100105页 数11制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：加强档案的借阅管理。适应范围：厂内各有关部门。责 任: 动力设备部兼职档案管理人员及有关借阅部门，对本标准负责。内 容：1 查借阅档案要严格履行档案查借阅手续、认真填写查阅申请单，由部门负责人签字，厂领导批准后方可登记、借阅。2 未经批准严禁对档案、再次复制、转抄、转让，严禁在档案上涂改、勾画、抽页、调换页。3 查借阅档案人员应保持卷内整洁，严格遵守保密制度、不得擅自转借它人和对外泄漏档案内容。4 查借阅档案和借出档案不得长期不归还，确因工作需要的，要办理相关手续。5 档案归还时，档案管理人员要进行档案的检查核对，如未发现问题应立即注销借阅登记，如发现有丢失损坏现象，责成借阅人填写档案借阅损坏记录并报告主管领导。天 津 市 儿 童 药 厂管理标准档案管理文件名称档案销毁制度编 码smp-da0100106页 数11制 订 人审 核 人批 准 人制订日期审核日期批准日期制订部门动力设备部执行日期分发部门厂内各有关部门目 的：建立档案销毁制度，加强档案的安全保护工作。适应范围：。动力设备部兼职档案管理人员