会议筹备.ppt

会议专题组织,目录,一、会前筹备1会议准备资料2会议通知3会议议程安排4会场布置5现场安排二、会中进行和管理1会议记录2会议服务3会议控制4其他三、会后整理,会议的组织和管理会前准备-成立TEAM组,组织落实，成立工作团队组,会议机构的分工要分工明确、责任到人、各司其责、加强协调、经常汇报,会议目的与形态列出选择会议场地的需求清单，确定会议场地会议资料准备确认会议地点签订书面合同,一、会议筹备(一）会议基础,选择会址的要求,（1）交通便利：方便上司和与会者前往。（2）会场的大小与会议内容、规模、主题相符。（3）尽量避开闹市区，保证不受干扰。（4）应考虑有无停车场。（5）场地租借的成本必须合理。,六会场检查,1、会议准备是否充分：会期？规模？与会人员名额？2、会议期间能否排除各种干扰：手机？3、环境条件与用品准备4、文件材料准备5、会场布置情况6、会议安保工作（设备线路、消防、防盗设施、入场人员身份等）7、其他,见会议检查表（EXCEL）,会议检查表,（二）会议通知,会议通知分为口头通知和书面通知，其中口头通知只适用于参会人员较少的非正式会议，书面会议通知需注意以下几点：1、电话通知：做好电话接电话的时间、对方姓氏记录，下通知必须设立记录本，及时记录、查阅。2、正式的书面会议通知应包含：简要的会议议程说明、参会人员、会议时间、会议地点等。3、书面会议通知应通过正式途径发送给参会人员，如OA系统、电子邮箱、网站公布等，如有必要可另行电话通知参会人员。,（三）、会议议程安排,1、正式会议开始时一般需要解释会议整体流程，将会议分为几项内容，如工作汇报阶段、讨论阶段、工作安排阶段等。会议流程介绍需要整理成正式文档作为会议主持的资料装订好，一般情况下没有会议主持人的情况下可有会议组织人员介绍会议流程。2、安排会议议程时应考虑到会议时间，尽量将会议时段安排在正常工作时段内，如9：00-11:00或者15:00-17:00，如果是跨天的会议或者占用中晚餐时间的会议需要考虑是否安排餐宿问题。,（四）会场布置,1、应考虑会议的性质及与会人数的多少。例如在提供信息的会议里，倘若人数众多，则以不设桌子的戏院式安排或是设桌子的教室式安排较为理想。在解决问题的会议里，假如人数不多，则是让每一位与会者均环绕桌子而坐，这样可方便每一个人跟其他的人进行多项沟通。再如在培训会议里，如人数不多，则可令与会者坐在马蹄型的桌子的外圈，这样不但便于与会者与主席之间的沟通，而且也便于与会者跟与会者之间的交流。但若人数众多，则最好是将与会者分成若干小组，每一小组各聚在同一桌子周围。这种安排的好处在于方便分组讨论及综合讨论。2、正式会议一般需要安排好参会人员的坐席并准备好参会人员的铭牌，在会议开始前排好坐席及铭牌。3、对于安排好坐席的会场，应将会议资料袋在会议前摆放在坐席上。4、需要用到视频放映或者开视频会议时，要调试好会场的投影仪、调音台、幕布、麦克风等器械。5、注意各项会场的环境因素，例如温度、灯光等，按照实际情况调整好。,主席台座次的要求,关于会议主席台座次的安排（1）主席台必须排座次、放名签，以便领导同志对号入座，避免上台之后互相谦让。（2）主席台座次排列，领导为单数时，主要领导居中，2号领导在1号领导左手位置，3号领导在1号领导右手位置；领导为偶数时，1、2号领导同时居中，2号领导依然在1号领导左手位置，3号领导依然在1号领导右手位置。,会议台形的布置中小形会议座次,根据会议的类型，安排选择会议的台形：,会议台形选择较大型会场,大、小方型台型适合：大型代表会议、纪念性会议、布置工作会议,1、会议组织人员应准备好各项会议记录工具，如相机、摄像机、录音笔等，以便于在会后做好会议总结工作。2、除非是较长的会议(超过一个半小时的会议)，否则尽量不要提供茶点，以防与会者分心。3、会（徽）标：（必须要体现出本次会议的内容）。4、横幅（会议的题目、大小、大约提前3-5天制作）。5、讲师的行李包（或笔记本包）注意要放在椅子或其他上面，应避免直接放置在地上，这能反映出服务细节的水平。,（五）现场安排（人员入场）,1、会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？坐到什么地方？例如：竞岗的人坐在那里？旁听的人坐那里？2、会议资料较少时可在参会人员签到时分发给参会人员。3、讲演稿（不做保密的可以为与会代表每人一份）4、会议日程安排表5、铅笔和纸（或是其他本笔，这些可以和礼物等一同给与会代表）6、空调的温度问题，如果在高楼层，因为温度会往上走，导致原空调失效，这些必须在会议前进行安排，可以提前进行降温或升温！7、出入口的门窗注意关闭，安排人员全程负责,二、会议中,（一）会议记录1、安排好专职的会议记录员，对参会人员的发言进行记录（特别是讨论性质的会议），记录内容会后留底。2、安排专人摄影（摄像、录音），会后留底。,（二）会议服务1、安排专人（会议组织人员或物业人员）负责茶水服务。2、举办大型会议或视频会议时，安排专人负责操作麦克风、调音台、投影仪、视频设备等。3、着装（因为除讲话人之外，服务人员是唯一走动的人，唯一关注的人，所以一定要注意着装）如：女性的皮鞋，走动时注意不能发出声响；动作要轻、慢、柔、避免快、重！4、主持人也要避免少走动，如有特急的事情，可以通过写纸条的形式来传递。,（三）倒茶1、外面的领导来你们单位，那外面的领导就是客人，倒茶的时候要先给客人倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给领导冲。2、倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。3、切记一点，倒茶不能倒满，这个是很忌讳的，倒满了有驱客的嫌疑。4、冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。5、冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。6、要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。,左上角是会议记录图片右下角是茶水服务图片,（四）其他,1、参会人员就坐后提醒全部参会人员关闭手机或调成静音。2、会议时间较长时，可适当安排中途休息时间。,三、会议后（一）感谢方方面面对会议的帮助和支持,1感谢与会者的参会在会议闭幕时，就要集中对与会者表示感谢；在与会者离去后，还应通过一定的方式再次对他们表示感谢，欢迎他们参加以后的会议(如果是系列会议的话)。2感谢会议嘉宾、主持人、发言人、演讲者的与会会议嘉宾、会议主持人、会议发言人、会议演讲者是会议的卖点，他们的发言、演讲、讲话是会议产品的重要组成部分。所以，应该对他们表示深深的谢意。3感谢政府有关部门的支持一次成功的会议离不开政府有关部门的支持，包括精神上的支持(例如公开表态对会议的申办、举办的支持)和物质(例如对会议进行财政补助)、政策(例如对会议的境外与会者给予签证绿色通道待遇)和行动上(例如为会议提供安全保障)的支持。所以，在会议结束时应对政府有关部门和有关人员表示感谢。4感谢协办单位、赞助单位的支持协办单位为会议举办提供某些方面的帮助和支持，赞助单位为会议的举办提供财力或物力上的支持，他们的帮助和支持使会议能够顺利地进行。所以，也应对他们表示衷心地感谢。5感谢其他单位或其他个人的支持所有对会议的举办提供支持和帮助的单位都不能被忘记，都应表示感谢。6感谢的方式（1）打电话（2）发E-mail（3）寄信（4）赠送礼品、纪念品7.感谢会议工作