北斗星协同工作平台V工作流管理操作手册.doc

北斗星协同工作平台北斗星协同工作平台 V3.0 版版 工作流管理系统工作流管理系统 操操 作作 手手 册册 深圳市北斗星科技有限公司深圳市北斗星科技有限公司 二二八年八月八年八月 版版 本本 历历 史史 版本/状态作者参与者起止日期备注 V1.0石明华2008-7-92008-7-9 目目 录录 1流程设计.4 1.1如何创建流程模型.4 1.2流程设计.7 1.2.1环节.8 1.2.2环节属性.10 1.2.3连线.17 1.2.4流程属性.18 1.3流程的建立和管理.19 2流程模型的类型.23 2.1流程模型的分类.23 2.2协同流程的设置.23 2.3审批流程的设置.24 2.3.1流程属性设置.24 2.3.2环节属性设置.25 2.4注意事项.27 3工作流的应用.27 3.1功能简介.27 3.2应用案例.28 3.2.1事务发起.28 3.2.2领导签批.32 1流程设计流程设计 流程的定义：业务流程的全部或部分自动化，在此过程中，文档、信息或任务按照一 定的过程规则流转，实现组织成员间的协调工作以达到业务的整体目标。 流程是由一系列处理环节和流转路径组成的有机集合，用于完成某项任务而设计的； 每个环节由相应的一个或多个人员来执行；每个人员根据具体情况，采取不同的处理动作， 如审核、批示等等。 1.1如何创建流程模型如何创建流程模型 流程模型是建立在应用分类下的实体，在系统后台的流程处理都将按照流程模型所设 定的规则进行流转。下面介绍如何在应用生成器中创建、修改、删除启用和停用流程模型 打开应用生成器主界面后，单击“文件”下的“流程设计” ，系统将打开流程设计的主 界面窗口。如下图。 在主界面的左边展示的是应用分组和应用分类，单击某一应用分类，在界面的右边将 可以看到该应用分类下的流程列表。 I.新增流程 若要在系统中新增一个流程，请做如下操作。 进入到流程设计器主界面，选中流程所在的应用分类； 单击“文件”下的“新增流程” ，系统将打开流程设计窗口，如下图。 在该窗口中进行设计流程，关于流程的详细设计请参见后面的章节； 单击“保存”按钮，流程将被创建成功。 II. 修改流程 在分类结构树中选中流程所在的分类； 在右边的列表中找到该流程，并选中它； 右击鼠标，在弹出菜单中单击“修改流程” ，此时将打开该流程的设计窗口， 可以在该窗口中进行修改流程信息。 注意：流程必须是处于停用状态才可以修改。 III.删除流程 在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类， 在右边的列表中选中所要删除的流程， 右击鼠标，单击弹出菜单中的“删除流程” 。 注意：流程必须是处于停用状态才可以删除。 IV. 浏览流程 若要查看流程中的信息，可以执行浏览流程操作，在浏览时不能对流程的属性进行修 改。 在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类， 在右边的列表中选择要删除的流程， 右击鼠标，单击“浏览流程” 。 V.启用停用流程 若要在 web 系统中使用流程进行事务处理，必须先将其启用，启用流程操作步骤如下 所述。 在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类， 在流程列表中选择要启用的流程， 右击鼠标，单击弹出菜单中的“启用流程” ，此时弹出一个校验流程窗口，如 下图； 单击“校验”按钮，流程将被进行校验； 校验通过后，单击“结束”按钮。 若是要在系统中停用该流程，请首先在流程列表中选中该流程，然后单击右键，在弹 出的菜单中点击“停用流程” 。 1.2流程设计流程设计 设计流程的基本要素是环节、连线、环节属性、连线属性和流程属性；这五个要素的 有机结合就形成了流程图，用来描述某项任务从开始处理结束的有序过程。 1.2.1 环节环节 在流程中所对应的是具体的部门或者人员，环节表示工作的一个阶段。环节共分为六 种： 开始环节：表示流程的起点；一个流程有且仅有一个开始环节，从开始环节只能 引出一条连线； 起草环节：是开始环节引出的连线必须指向的环节；一个流程有且仅有一个起草 环节，起草环节是一个流程真正的起点，需要进行属性设置； 普通环节：代表流程等待用户处理的阶段，从该环节可以选择多个主办人员处理， 需要进行属性设置； 外部环节：与普通环节类似，但是该环节的人员必须选择外部组织的人员； 结束环节：表示流程的终点。一个流程中必须有一个结束环节，需要进行属性设 置；流程在动态流转过程中，遇到结束环节时，则表明此流程已经结束，不能再 对其作任何处理了； 注意：开始环节，分流环节，合流环节和结束环节没有属性设置。 关于环节的操作关于环节的操作： 添加环节 在初始状态，系统默认的添加了开始环节、起草环节和结束环节，若要添加普通环节， 请点击“操作”“普通环节” ，若需要添加外部环节，请单击。 复制环节 若要将环节进行复制，请先选中要复制的环节，再单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中 点击“复制” 。复制的环节的属性与被复制的环节属性相同。 删除环节 若要将环节删除，请先选中要删除的环节，在单击鼠标右键，在弹出的菜单栏中点击 “删除” ，此时弹出提示对话框，点击“是” 。 关于环节图标的操作关于环节图标的操作： 移动环节 点击环节图标，按住鼠标左键不放拖动鼠标，将环节拖动到指定的位置。 锁定环节 在流程设计过程中，为避免操作使环节移动，可以对指定的环节进行锁定，将此环节 位置固定，不会产生环节错位的情况。 步骤：选定一个或多个环节，单击工具栏上的锁定按钮。如想取消锁定，直接单击此 按钮。 图标对齐 流程设计过程中，为了清晰的显示流程图，可以将流程包含的各环节进行排列，主要 排列方式有：左对齐、右对齐、上对齐和下对齐。 操作方法： 1.选中两个或多个环节图标； 2.点击菜单栏中的“格式”“对齐方式”下的命令。 1.2.2 环节属性环节属性 起草环节、普通环节和外部环节的属性设置有相同之处，也有不相同之处，下面将分 别介绍这三种环节如何进行属性设置。 1.2.2.1起草环节起草环节 对于起草环节，系统支持动作设置、原件权限设置和字段设置。下面将分别介绍如何 进行设置。 1.2.2.1.1基本属性基本属性 环节名称及环节类型设置 设置环节的名称及类型，如拟稿、审核及审批等。 设置环节处理方式 该环节的处理方式是单人、队列还是多人并行。 a)单人：该环节只允许有一个人处理； b)队列：该环节可以有多个人收到流程消息，一旦有一个人先处理该消息，那么其 他接收人将不能再对该消息进行处理。 c)多人并行：该环节有多个人收到流程消息，必须所有人都处理完毕，下一环节的 接收人才能够继续进行处理。 窗体设置 若要设置本环节要展示的窗体，请在“基本属性”选项卡中点击“设置”按钮，在弹 出的窗口中选择窗体。 动作设置 动作就是流程的活动，动作有发送、回收、跳转、中止、暂停、修改时限、抄送、转 发、代办、暂存、调用嵌套子流和调用衔接子流。 发送：本环节处理完毕后，可以按照适当的路线发送给下一个环节处理； 回收：上一环节发送给下一环节后，在下一环节未处理前，可以收回该文件； 跳转：当前环节人员可以不按规定的路径进行处理，直接把该文件送至流程中的任一 环节人员进行处理； 中止：当前环节人员可以中止该流程； 暂停：当前环节人员可以暂停该流程； 修改时限：当前环节人员可以修改流程的处理时限； 抄送：当前环节人员可以把文件抄送给组织中的其他人进行阅办； 转发：当前环节人员可以把文件转发给组织中的某个人进行办理，办理完毕后必须返 还给当前环节人员。 代办：当前环节人员可以指定人员来代办流程事务处理； 暂存：当前环节人员可以在流程处理过程中进行保存，然后再发送给下一环节进行处 理； 调用嵌套子流：当前环节人员可以嵌套一个新流程； 调用衔接子流：当前环节人员可以衔接一个新流程； 若要增加动作，请按照以下所述进行操作。 1.选中起草环节； 2.单击右键，在弹出的菜单中点击“属性” ，此时将弹出环节属性窗口， 3.在“基本属性”选项卡中点击“增加”按钮，此时弹出一个添加动作窗口； 4.在该窗口中选择动作并输入动作名称、动作值和附加值，然后单击“确定”按钮。 若要修改动作，请在“基本属性”选项卡中双击该动作名称，此时将弹出动作编辑窗 口。 若要删除动作，请在“基本属性”选项卡中选中该动作，点击“删除”按钮。 1.2.2.1.2原件权限设置原件权限设置 系统可以流程中的附件进行权限控制，若要设置本环节人员所具有的权限，请做如下 操作。 1.选中起草环节； 2.单击右键，在弹出的菜单中点击“属性” ； 3.在弹出的环节属性窗口中点击“原件权限”选项卡； 4.钩上要增加的权限名称前的复选框。 1.2.2.1.3字段设置字段设置 系统可以对展示的字段内容进行权限设置。若要进行设置，请执行以下操作。 1.选中起草环节； 2.单击右键，在弹出的菜单中点击“属性” ； 3.在弹出的环节属性窗口中点击“字段设置”选项卡，将打开如下界面； 4.若要让本环节人员看到该字段内容，请钩上该字段在“显示”列上的方框，若要 让本环节人员能够修改该字段内容，请钩上该字段在“修改”列上的方框，若要 给某个字段初始值，请钩上“初始化”方框，并双击该列。 1.2.2.2普通环节普通环节 普通环节和起草环节类似，除了具有动作设置、窗体设置、字段设置和原件权限之外， 还可以设置环节参与人员、抄送人员和预警报警。 1.2.2.2.1基本属性基本属性 详细的设置操作和起草环节相同，请参阅上面的内容。 1.2.2.2.2主送人员和原件权限主送人员和原件权限 对于该环节的参与人员，系统可以增加人员、部门、角色和流程相关人员四种，并且 有三种选择环节人员的方式。 若要增加参与人员，请做如下操作。 1.选中要设置的普通环节； 2.单击右键，在弹出的菜单中点击“属性” ，此时弹出环节属性窗口，如下图； 3.单击“增加”按钮，此时会弹出菜单，用户可以选择增加人员、部门、角色或者 流程相关人员。 1.2.2.2.3字段设置字段设置 详细的设置操作和起草环节相同，请参阅上面的内容。 1.2.2.2.4报警设置报警设置 对报警设置后，系统可以对流程中的某一环节参与人员进行预警或报警，当某一环节 的处理时限快要超过时，系统将自动进行预警，当某一环节的处理时限超过预定的时限， 系统将自动进行报警。 若要设置预警和报警，请按照以下所述进行操作。 1.选中要设置的普通环节； 2.单击右键，在弹出的菜单中点击“属性” ，此时弹出环节属性窗口； 3.单击“报警设置”选项卡，将出现如下界面； 4.钩上“有处理时限” ，输入处理时限； 5.钩上“是否报警” ，就可以进行报警设置了，报警方式可以是发邮件或者手机短信。 6.钩上“是否预警” ，将可以进行预警设置，预警的方式是发邮件或者手机短信。 1.2.2.2.5抄送人员抄送人员 若需要设置此环节的抄送人员，请单击“抄送人员”选项卡，并点击“增加”按钮，在 弹出的菜单中选择抄送人员的类型。 1.2.3 连线连线 连线是各个环节之间的流转路径。 连线属性主要是设置流程的流转方向，通过指定环节的处理动作或者条件设置，使流 程按照预先设置好的路径进行流转。 连线属性的基本信息有： 连线名称：连线的标识； 连线描述：连线的功能描述； 处理动作：连线的出口动作； 若要查看或编辑连线的属性，请单击连线，点击鼠标右键，在弹出的菜单中点击“属 性” ，将打开连线属性窗口，如下图。 若要改变连线的形状，请单击连线，点击鼠标右键，在弹出的菜单中点击相应的命令。 1.2.4 流程属性流程属性 流程属性包括基本信息、流程启动人员、流程管理人员、主题字段和报警设置五个大 类。 基本信息：包括设定流程名称、流程描述、流程类型、附加值和使用窗体， 流程启动人员：指具有启动该流程权限的人员，可以增加人员、角色或者部门， 流程管理人员：指可以对该流程进行暂停或者终止操作，该人员可以看到流程的办理 状态，但不能进行处理。 主题字段：指在后台页面的数据列表中主题列所展示的内容，可以是多个字读的组合。 报警设置：对整个流程设置处理时限，并设定预警和报警的时限和报警方式。 若要对设置流程属性，请在未选中环节和连线的情况下，单击“文件”“流程环 节属性” ；此时弹出流程属性窗口，如下图； 1.3流程流程的建立和管理的建立和管理 打开应用生成器主界面后，单击“文件”下的“流程设计” ，系统将打开流程设计的主 界面窗口。如下图。 在主界面的左边展示的是应用分组和应用分类，单击某一应用分类，在界面的右边将 可以看到该应用分类下的流程列表。 新增流程 若要在系统中新增一个流程，请做如下操作。 1.进入到流程设计器主界面，选中流程所在的应用分类； 2.单击“文件”下的“新增流程” ，系统将打开流程设计窗口，如下图。 3.在该窗口中进行设计流程； 4.单击“保存”按钮，该流程将被保存在数据库中。 修改流程 若要修改流程中的信息，请做如下操作。 1.在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类； 2.在边的流程列表中选择要修改的流程； 3.右击鼠标，在弹出菜单中单击“修改流程” ，此时将打开该流程的设计窗口，可以 在该窗口中进行修改流程信息。 删除流程 若要将流程从当前的分类中删除，请做如下操作。 1.在流程设计器主界面中，单击流程所在的的应用分类， 2.在右框中选择要删除的流程， 3.右击鼠标，单击弹出菜单中的“删除流程” 。 浏览流程 若要查看流程中的信息，可以执行浏览流程操作，在浏览时不能对流程的属性进行修 改，操作方法。 1.在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类， 2.在右框中选择要删除的流程， 3.右击鼠标，单击弹出菜单中的“浏览流程” 。 启用停用流程 在新增一个流程后，若要在 web 系统中可以使用该流程，必须先将其启用，启用流程 操作步骤如下所述。 1.在流程设计器主界面中，单击流程所在的应用分类， 2.在流程列表中选择要启用的流程， 3.右击鼠标，单击弹出菜单中的“启用流程” ，此时弹出一个校验流程窗口，如下图； 4.单击“校验”按钮，流程将被进行校验； 5.校验通过后，单击“结束”按钮。 若是要在系统中停用该流程，请首先在流程列表中选中该流程，然后单击右键，在弹出的 菜单中点击“停用流程” 。流程在启用状态下不能进行修改，但可以浏览流程。 2流程模型的类型流程模型的类型 2.1流程模型的分类流程模型的分类 目前的流程类型包括协同和审批两种类别。 协同：包括办件、阅件、办公事务等各种子类别； 审批：包括即办件、承诺件、联办件、报批件、告知承诺件、绿色通道件六 种类别。 每个流程类型使用每个流程类型使用“”“”区分，若包括多个附加值，直接附加即可。如区分，若包括多个附加值，直接附加即可。如“承诺件承诺件 阅件阅件” 。 办件，如果设置了流程的类型为办件，该流程产生的各种消息都展示在待办文件夹 中，当前环节办理完毕后将转移到办理中文件夹中进行保存，流程的所有环节都办理完毕 后，该流程将转移到办结文件夹中进行保存。在桌面上的办公事务栏目中，该流程的主题 信息前面以“（办） ”的方式展示，提示用户有办件需要办理。 阅件，如果设置了流程的类型是为阅件，该流程产生的各种消息都展示在待阅文件 中，当前环节办理完毕后将转移到已阅文件中进行保存。 办公事务：政府的日常事务包括办文、办会与办事。事务处理也通常以流程的形式 进行，对于事务处理流程，设置其流程类型为办公事务，在桌面的办公事务栏目中，该流 程的主题信息前面将加上“（事） ”的提示，提示用户该流程是属于事务处理流程。办公事 务也展示在待办栏目中。 2.2协同流程的设置协同流程的设置 为了区分流程是行政审批类还是协同办公类，目前的流程引擎在定义流程模型时设 置流程类型的附加值。 没有设置任何值称之为标准流程。即不作任何特殊需求处理的流程，按正常设置执 行完该流程即可。 对于协同办公类的流程，其附加值有SWCL:1、PORTAL、FREEFLOW、明传 电报、电子期刊审批流程，系统默认的流程是协同办公类流程； SWCL:1表示这是要在协同列表里展示里，此属性可以不设置，系统默认属性是事务 处理流程。 PORTAL表示这是一个门户签批流程，在门户网站上进行签批后发送时系统自动将 启动该流程作为处理流程。 FREEFLOW表示这是一个自由流，自由流不展示出流程图。 明传电报表示这是一个内部明电流程，适用于明传电报的处理，以此属性标识的待 办信息展示在桌面的明传电报栏目中。 电子期刊审批流程表示这是一个电子期刊专用流程。 2.3审批流程的设置审批流程的设置 2.3.1 流程属性设置流程属性设置 对于审批类流程，其流程的相关设置如下： 流程属性的附加值是XZSP:1或XZSP:2。对于具体审批事项流程，其流程附加 值是XZSP:1，对于绿色通道通知发送流程，其流程附加值是XZSP:2。 流程类型为即办件、承诺件、报批件、告知承诺件、联办件或绿色通道件中一种， 请正确输入； 流程附加值包括所在部门、是否统计及服务编号三项； 区分行政审批流程还是协同办公系统流程 在流程属性附加值中健入XZSP:1,标识该流程是审批系统中窗口部门的收件办 件流程. 流程所在部门 在附加值中键入SZBM:所在部门的名字，在 SZBM 后面键入该审批事项的所 属部门+窗口二字。如属于民政局的审批事项，则录入SZBM:民政局窗口。 注意，部门名称一定要统一。设置了流程所在部门后，在统计是就可以把该办 件计入到其所在的部门中去。各个部门的规范名称详见附件 2。 由于审批中心各窗口部门办理的业务并不是该单位的全部业务，因此，统计时 展示的方式是部门名称+窗口比较合理科学。 是否参与统计 在附加值中键入SFTJ:1。如果键入了SFTJ:1，系统就认定该审批事项参与统 计，如果不设置该附加值，系统在进行了办件统计时，将不统计该审批事项。 流程的服务编号 在附加值中键入FWBH:正确的服务编号值，在 FWBH 后面键入审批事项规范 表中每个审批事项的服务编号。 联办件的设置问题 联办件分为有承诺和无承诺的两种。对于有承诺的联办件，需要在附加值中设 置属性：PROMISE，大小写不区分。但为了统一方便起见，建议采用大写。 2.3.2 环节属性设置环节属性设置 1 1、窗口收件环节：、窗口收件环节： 补办动作设置：从动作列表中选择“暂停”动作，命名为“补办” ，并在动作附加值中 增加BB和PRINT标识。前者标识出该动作在审批中为补办，并且在执行补办动作时可以 打印补办件通知书。 退回动作设置；从动作列表中选择“发送”动作，命名为“退回” ，并在动作附加值中 增加TH和PRINT标识。前者标识出该动作在审批中为退回，并且在执行退回操作时系统 自动打印通知书。 送签批设置：从动作列表中选择“发送”动作，命名为“送审批”或“送审核” ，并且 在动作附加值中增加PRINT标识，在系统中标识出执行该动作时自动打印相应的通知收。 2 2、窗口办结环节：、窗口办结环节： 办结和办结扫描设置：从动作列表中选择“发送”动作，命名为“办结” ，在动作附加 值中增加BJ和SCAN标识。在系统中标识出执行该动作时审批流程办结以及必须执行扫 描动作才能够办结。 如果是报批件的窗口办结环节，还需要选择“逻辑结束”属性。如下图所示： 目前部门上报的报批件流程一般是窗口收件科长审核领导签批窗口办结 上级部门审批。在窗口办结环节，在设置发送给上级部门审批的动作中，需要选中逻 辑结束属性，这样在窗口办结扫描后，系统即认为该事项已经逻辑结束，不再有办理时限 的要求。 3 3、签批环节：、签批环节： 为了批量签批功能，在该部门的流程设置中，在领导签批环节的附加值中需要设置批 量签批属性，即PLQP:1。那么在流程办理中，签批领导可以一次签批多个审批事项。 2.4注意事项注意事项 1、 以上的各附加值，如果是字母形式表示的，均区分大小写。 2、 公文流转设置注意事项：在系统初始化的流程设置中，无论是客户的收文还是发 文流程，环节处理人员大部分是以其职务作为能够处理该环节事务人员的必要条 件。因此在组织机构中的人员属性设置时，一定要注意人员的职务设置。 3、 执行暂停动作后的文件存放：在流程处理中，如果操作人员选择暂停后，该流程 将保存在暂缓件文件夹中进行保存。暂缓件文件夹可以重新命名，如在审批系统 中则命名为待补办文件夹，在协同办公系统中将可命名为暂缓文件。 3工作流的应用工作流的应用 在登录电子政务平台后，在事务处理模块可以对事务进行发起、处理、查询和跟踪， 而且流程管理人员可以随时暂停或者终止事务。 3.1功能简介功能简介 在事务处理模块中，栏目结构树分为三类：所有事务、事务管理和代理设置。 在所有事务下的栏目中，当前用户可以进行日常事务的处理工作。在“所有事务”下 的六个栏目功能如下。 待办：本栏目放置当前用户需要处理的文件，处理完毕后文件将从本栏目转移到已办 栏目中。 已办：本栏目放置的是当前用户已经处理完毕的文件。 待阅：本栏目放置的是当前用户需要阅批的文件。对于公文而言，有办文和阅文的区 分，本栏目中展示的是待阅的文件。本部门的人员发给当前用户的抄送件和转发件， 也展示在本栏目中。 事务发起：在本栏目中可以启动当前用户有权限启动的事务处理流程。 事务跟踪：在本栏目中可以查询出当前用户参与办理的事务目前的处理情况。 查询：在本栏目中可以查询出当前用户参与处理过的事务的所有处理消息。 在事务管理下的栏目中，当前用户可以查看到具有管理权限的事务处理流程的所有流 程，各个栏目的功能如下。 办理中：可以查看到当前用户具有管理权限的流程在系统中正处于办理状态的事务。 办结：可以查看到当前用户具有管理权限的流程在系统中正处于已经办结的事务。 查询：通过设置查询条件，可以查询出您所需要的事务信息。 代理设置：对于当前用户因为出差等原因而不能履行办文职责时或不能在系统中进行 办理时，可以设置代理人和代理操作人代理其工作或代其操作。 3.2应用案例应用案例 下面以政府办的发文处理流程为例，详细介绍事务处理过程中的操作，首先由秘书科 人员启动发文处理流程，然后送给领导进行审批处理。该流程为： 秘书科经办人发起事务领导审核签批经办人送下一环节办理 3.2.1 事务发起事务发起 秘书科人员登录系统，并进入到事务处理模块后，按照如下操作步骤启动发文处理流 程。 1.单击栏目结构树中的“事务发起” ，系统打开如下界面： 2.在系统右边栏目区中，将展示出当前用户可以发起的事务流程列表。在事务流程 列表中单击“市委办发文流程” ，系统将打开一个发文稿纸页面，如下图所示： 3.上传编辑完成的稿件。首先点击“正文”按钮，系统打开如下页面： 再点击“导入文件”按钮，在打开的文件夹对话框中选择所需要上传的 word 或者 wps 文件，然后点击“打开”按钮，系统打开如下界面： 通过以上操作，稿件便从本机上传到协同办公系统中，完成稿件的添加工作。 4.为了方便秘书科工作人员的工作，目前在流程启动环节设置了送科长审核、送分 管主任审批、直送及暂存几个处理动作，用户可以根据实际情况把稿件送给相应 的领导进行审批。其中直送可以送给办文过程中的任何一个环节；暂存是指暂时 不发送，而保存在待办文件夹中，可以在待办文件夹中启动该流程，进行下一步 的操作。在此例中单击“送科长审核” ，此时将弹出一个提示对话框，如下图： 5.点击“确定”按钮，此时系统将弹出选择环节接收人对话框； 6.在该对话框中，您可以选择下一步处理该公文的领导， 首先在左边的树形列表中 单击要选择的接收人，再单击“” ，选中的人员将被添加到右边的选 择框中； 7.单击“发送” ，系统将弹出一个提示窗口，如下图： 8.单击“确定”按钮，当前公文处理页面将自动关闭，启动流程工作结束，此时公 文将被发送到下一环节接收人的待办事务栏目中，等待接收人登录系统进