办公室主任培训PPT.ppt

,办公室主任培训,目录,角色定位及素质要求,1,公文写作,2,会议组织,3,2,内部管理,5,4,公务接待,一、办公室主任的岗位职责二、办公室主任的素质要求三、如何做好办公室主任,第一讲：角色定位及素质要求,（一）办公室的职能：中心：管理运转中心、信息处理中心、文档管理中心、会议管理中心、事务协调中心、来人接待中心。枢纽：联结决策层与执行层的纽带。联结各职能部门的纽带。窗口：经常与外界接触，办事效率和工作质量及其工作人员的礼仪风范、精神面貌，在很大程度上代表企业的形象。职能定位：行政助手、信息传输、综合协调、参谋辅助。,岗位职责,（二）办公室工作内容与特点工作内容：按性质分：程序性工作、智囊性工作、临时性工作。按内容分：办文、办会、办事。（简称“三办”）工作特点：综合性、服务性、程序性、被动性、机要性。,岗位职责,岗位职责,工作繁杂：运转枢纽、协调沟通，上传下达计划之外：临时处理，紧急解决。时间不受控：临时事务忙忙碌碌人少，工作量大会务多，团结协作。,不以事小而不为；不以事杂而乱为；不以事急而盲为；不以事难而怕为。,1、思想素养热爱本职。干一行、爱一行、专一行。政治敏锐。从政治角度、大局高度看问题，处理办公室工作，听招呼、能自律、严保密。责任心强。将自己的工作职责与公司的发展、企业利益联系在一起。这是思想政治水准的一种表现。踏实肯干，舍得为工作投入。,素质要求,具备较高的政策水平。具有较强的综合分析能力。调研能力。善于通过调研掌握大量情况。思维能力。善于思考问题，抓住关键。表达能力。能准确简明地阐述己见。良好的协调能力。较强的应变能力。,素质要求,2、业务素养,3、心理素养心理素养，指人对环境及其相互关系的适应能力。注意力。由于办公室工作的特殊性，要求对事物具有职业的注意力。调控力(控制情绪的能力)。意志力。,素质要求,4、角色意识做好办公室工作，必须强化以下角色意识：服从意识全局意识责任意识创新意识奉献意识信息意识程序意识学习意识,素质要求,如何做好办公室主任思想观念、精神状态、工作作风、工作思路、工作能力、体制机制等在创新的基础上提高认识，强化服务理念，在找准定位的基础上，明确重点，当好参谋助手；在不断总结中掌握技巧，增强协调配合；在努力学习基础上提高能力，提高管理效能。,（一）强化服务理念为适应新形势、新任务的新要求，必须树立办公室就是服务部，办公室主任就是服务员，办公室工作就是为领导服务，为企业服务、为员工服务的新理念,（二）、做三有主任1、有责任意识办公室工作无小事，如果哪一个环节出差错，就会牵一发而动全身，影响全局工作作为办公室主任，必须保持高度负责的精神、一丝不苟的态度、细致严谨的作风、认真对待和切实抓好每一项工作，实现零距离服务和零差错服务，保证企业整体工作正常运转,2、有真诚情感对外要热忱，对来单位办事的人要热情接待、礼貌待人，杜绝“门难进、脸难看、话难听、事难办”的现象。对内要真诚，大家在一起共事，是事业的需要，也是一种难得的缘分，要互相关心、互相爱护、互相帮助、互相理解、互相尊重,3、有效率观念要有强烈的时效观念和求真务实、雷厉风行的工作作风，做到遇事不推诿、不扯皮、不拖拉、不敷衍、不留工作过夜、日事日毕。要切实推行首问责任制和限时办结制，立说立行、急事急办、特事特办、要事快办、按时按量、保质保效完成各项任务。要注重探索和把握办公室工作的特点和规律，形成办事高效、运转协调、行为规范的工作机制。,办公室是参谋部、“智囊团”，是信息中心，是领导的左右手。定位：当好领导的参谋和助手，履行好参谋承办管理协调职能。需要做好三方面工作：1.勤于调查研究，注重总结分析2.善于管好事务，发挥协调作用3.敢于抓好督查，推动工作落实,要找准一个定位，当好领导的参谋和助手,1、勤于调查研究，注重总结分析,要找准一个定位，当好领导的参谋和助手,要学会在繁忙紧张的工作中调查研究，勤于资料积累，善于总结分析。把握领导的工作思路和思维走向，从而有效地为领导决策提供针对性的服务，做到想领导之所想、急领导之所急、帮领导之所需，把办公室工作的重点转到当好领导决策参谋这一高层次的服务上。通过经常性地调查研究，及时、准确、全面地为领导提供有效信息，为领导正确决策提供科学的参考依据。,2、善于管好事务，发挥协调作用,办公室主任要始终站在全局的高度，坚定地贯彻董事会和有关会议精神，协助领导做好协调工作。一是服务不添乱,二是解难不添忧,三是成事不误事。办公室主任必须胸怀大局、心细如发，学会“弹钢琴”，统筹兼顾，科学安排，致力办公室工作管理的规范化、制度化，切实做到忙而不乱、繁而有序、大事不误、小事不漏，各项工作井井有条，环环相扣。,3、敢于抓好督查，推动工作落实,督办工作是确保领导决策落到实处的重要一环，是办公室工作的一项重要职能，敢于督办、善于督办是办公室主任的基本职责和要求。如何抓好督查工作，主要应做到以下几点：一是要突出重点。二是要完善机制。三是强化落实。为把工作落实到实处。基本做到事前有预案、事中有跟踪、事后有反馈。针对工作落实中存在的问题，提出解决办法。,当好办公室主任，做好办公室工作，关键在于自身的综合素质，这是充分发挥办公室综合效能的基础和前提：1.要加强理论学习，努力提高自身素质；2.要强化奉献意识，搞好后勤服务；3.要加强廉洁自律，树立良好形象。,要强化综合素质，充分发挥办公室的整体功效,1.要加强理论学习，努力提高自身素质,首先要勤学。把“要我学”的被动消极行为转变为“我要学”的自觉主动行为。要系统地学习法律法规，学习方针政策，学习市场经济知识，学习现代科技知识。通过学习，拓展视野，更新知识，不断提升参谋服务水平。其次要活学。坚持理论联系实际，学用结合，勤学多思，不断提高敏锐发现问题、辩证思考问题、科学解决问题的能力，锻造高尚的人格，具有丰富的知识，掌握高超的协调艺术，这是当好办公室主任的基本要求。,2.要强化奉献意识，搞好后勤服务,办公室工作不仅琐碎忙乱，而且处于上下左右的夹缝之中，既有来自上面领导的善意批评，又有来自下面同志的埋怨，众口难调。为此，办公室主任必须从思想上增强甘当后勤部长的服务意识，不计名利、任劳任怨的无私奉献意识和脚踏实地、勤勤恳恳的务实作风。要把握工作的前瞻性，明确该干什么，不该干什么；先干什么，后干什么；要有所为，有所不为；要把握分寸，适时适度。从而达到协调关系、促进团结，增进合作、化解矛盾、改进工作的目的。,3.要加强廉洁自律，树立良好形象。,要把“公正办事、干净干事”作为自己的基本准则。时刻保持清醒的头脑，注重加强党性和品行修养。淡化“岗位”带来的光环，强化“岗位”赋予的责任。在面临繁重工作压力、面对困难和挫折的时候，不后退、不畏缩，始终保持乐观的心态。要淡泊名利。办公室工作任务重、要求高、责任大，辛辛苦苦、忙忙碌碌，办公室主任要有甘于清贫、甘于奉献、甘于吃苦的精神境界，要看淡权位、看淡名利、看淡荣誉、看淡得失，吃得起苦、吃得起亏，心态平和、宽容大度。,简单结语：总之，要当好办公室主任，必须适应形势和任务的要求，内强素质，外树形象，出色地履行基本职能，以坚定的信念激励人、以高尚的人格感染人、以良好的作风凝聚人、以模范的行为带动人，把班带好、把人用活、把事办实、把家管好。,第二讲：公文写作基本规则,一、认识公文写作的特点公文写作的根本特点：规范性强受领导之命，代企业立言。“以文辅政”目的：为处理公务服务，排斥个性化写作；内容：真实地反映事实，排斥文学手法；格式：具有规范体式，符合公文格式标准；表达：采用应用文体，恰当运用公文术语；时限：在领导规定的时间内完成任务。,公文写作,二、公文写作基本步骤与方法,（一）做好准备工作思想准备：接受拟稿任务后，拟稿人要明确行文目的？主题？文种？材料准备：围绕主题收集材料。方案准备：总体构思，确定篇章形式与表达方式，拟制提纲，确定各部分的基本框架。,公文写作,三、公文写作基本步骤与方法,（二）正式起草阶段（操作要领）拟写规范标题；设计好开头和结尾；安排主体结构；确定表达方式。注意事项：（1）接受任务后抓紧办理。（2）根据提纲有条理地写作。（3）联合发文做好会签工作。（4）处理好材料和观点的关系。（5）遵循公文格式规范。（6）符合文字表达规范。,公文写作,四、公文写作的基本要求,（一）目的明确，行文有据，主旨单一。1、明确“为了”；2、明确“根据”；3、明确“干什么”。如：请示何事？通知何事？（二）内容合法、务实、符合领导意图。1、符合法律法规、上级规定、本企业规章制度，这是制定决策和发文的根据。2、从实际出发，注意针对性、真实性、可行性。3、符合领导意图。（动笔前、起草中、完稿后）,公文写作,（三）文字表达准确、鲜明、简练、得体。准确（概念清楚、讲究分寸、符合语法、要素规范）鲜明（观点明确、用好标题、褒贬得当、段旨撮要）简练（锤炼语言、去除空话、控制篇幅、层次分明）得体（文体要求、书面语言、术语规范）（四）合理组织语言。表意清晰；合乎事理；搭配合理；成分完整；语序得当。,公文写作,五、把握公文写作的基本规律,（二）找好角色定位与行文角度总原则：受领导之命，代企业立言。代拟文稿：要认准领导身份和职位特征；对外发文：要考虑收发文机关的地位特征；区别文稿应用范围，内外、上下有别。,公文写作,（一）应用范围1、对上级的政策、法规及文件不理解或不适应本企业情况，需要变通处理的问题，请求上级予以解释、指示与认可。2、请求批准企业组织架构、人员聘用、经费预算以及对人员或事故的处理。3、请求协调解决本企业无法解决的问题。4、根据规定必须履行审批手续的事项。请示报告案例,公文写作请示,请示的起草,报告的起草,（一）报告的用途用来向上级机关汇报工作、反映情况，答复上级机关的询问。注意：报告与请示的联系与区别。（二）报告的分类按照内容划分：综合报告；专题报告。按照目的划分：工作报告；总结报告；情况报告；调查报告；建议报告；检讨报告。,公文写作报告,（三）工作报告正文的写作方法,开头：对前一段时间的工作状况作概括性说明。包括：工作针对的时间、主要工作项目、工作进程、总体效果评价等。主体：重点回顾工作进展情况和主要成绩；提炼工作中取得的经验和体会；找出工作中存在的主要问题或薄弱环节，分析原因，提出改进意见与办法；提出今后工作的意见或进一步做好工作的愿望。结尾：使用下列公文术语特此报告，请审阅。以上报告如有不当，请指正。,公文写作报告,（一）熟悉用途用于转发政府有关部门和布置各项工作（会议、活动、任免人员等）的公文。（二）把握特点1.内容单纯，行文灵活简便；2.表述具体，可操作性强；3.时效性强，需要及时周知或执行。,公文写作通知,通知的起草,通知分类,1.指示性通知；2.规定性通知；3.事务性通知；4.批转、转发、公布性通知；5.任免性通知。,公文写作通知,总结的起草,（一）含义目的与实质总结是对以往一段工作的回顾与反思,并以书面形式表达的事务性文件。目的：摸索企业的生产、经营、管理经验，做好今后工作。实质：对企业的生产、经营、管理的再认识。（二）功能1.有助于推广先进经验，提高管理水平；2.有助于找出差距，制定针对性的改进措施；3.有助于政府有关部门对本企业生产经营、项目实施的针对性指导。,公文写作总结,1.调查研究，收集资料；2.归纳整理，筛选材料；3.学习文件，掌握政策；4.总体构思，拟制提纲。,公文写作总结,做好写前准备,写好总结的注意事项,1、真正重视总结工作。克服“例行公事”思想，自下而上与自上而下相结合。2、运用辩证分析的方法。坚持两点论，反对绝对化，要实事求是地总结企业年度生产经营和单项(活动、项目实施)工作。3、努力做好材料工作，做到观点和材料的统一。既要有丰富材料，又要发现工作中的亮点和不足，善于运用新材料，掌握全面情况和整个工作进程。堆砌材料是失败的总结。4、注重理性分析。抓住重点问题，注意提炼规律性认识。总结案例,公文写作总结,纪要的起草,（一）会议纪要的用途与类型用途：会议纪要用于记载和传达会议的基本情况、主要精神和决定事项，作为会后传达贯彻执行和督办的依据。类型：按照会议纪要性质分：1、决议性纪要；2、部署性纪要；3、专题性纪要；4、消息性纪要。决议性纪要案例专题性纪要案例,公文写作纪要,制度的起草,（一）制度的用途与类型用途：制度一般指要求大家共同遵守的办事规程或行动准则。类型：1、通用制度；2、内控制度：按照现代企业管理要求制订的一项制度，可以根据企业生产经营形势的变化和内部管理的要求进行修改，保持制度的连贯性。内控文案例,公文写作制度,领导讲话稿的起草,一、起草讲话稿的几个重点问题1、准确把握领导意图和会议主题要求是关键领导意图和会议主题是写作思维的原点和立意根据。把握领导意图和会议主题，主要包括几个方面的内容：（1）领导的整体工作思路及基本的思想观点和意见；（2）讲话所要达到的基本目的；（3）讲话要根据会议主题，针对性强（经济、科技、项目、节庆和公益活动等）；（4）领导者对讲话的具体要求。,公文写作领导讲话稿,2、做好资料收集工作是基础，包括以下七点要求：（1）客观与主观材料相结合（2）感性与理性材料相结合（3）正面与反面材料相结合（4）内部与外部材料相结合（5）直接与间接材料相结合（6）全局与局部材料相结合（7）纵向与横向材料相结合,公文写作领导讲话稿,起草讲话稿的几个重点问题,3、加强个人修养是必要条件（1）注重时政和政策学习；（2）既要博览群书，又要针对工作需要，突出学习重点，不断开拓视野，做到厚积薄发、运用自如；（3）注重广泛吸取各种知识；（4）注重积累工作阅历。,公文写作领导讲话稿,讲话稿的格式规范与文体特征,五大要素1、讲话标题2、讲话日期3、讲话人姓名4、称谓5、正文（前言、主体、结尾）符合讲话稿的文体特征明显的口语化特征饱满的感情化特征多彩的艺术化特征符合不同场合讲话需要领导讲话稿案例1领导讲话稿案例2领导讲话稿案例3,公文写作领导讲话稿,第三讲:会议组织,会议目的：开展有效地沟通传达资讯监督员工、协调矛盾达成协议与解决问题资源共享开发创意,会议组织目的,开展有效地沟通会议室一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。,传达资讯通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。,监督员工、协调矛盾许多公司或部门的常规会议其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况，了解员工的工作进度和思想动态；同时，借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。,会议组织目的,达成协议与解决问题达成协议与解决问题一般要经历以下6个步骤，通过这6个步骤，最终实现协议的产生和问题的解决。,资源共享利用开会汇集资源，以期相互交流、相互帮助，共同进步。,会议组织目的,开发创意通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气年初或年底的会议(元旦晚会和年度表彰动员大会)通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，群策群力，朝着一个方向共同努力。,会议组织目的,会议频率,每种会议都有合理的发生频率，只有掌握，才能更高效的利用,会议组织频率,1.固定的部门会议,如：部门月度会议,建议频率：至少每月一次注意事项：不能多于每周一次，否则容易形成拖沓的不良习惯将会议时间记录在笔记本上，以防因一时疏忽造成工作室的被动。,会议组织频率,2.全体会议,如：总经理办公例会,建议频率：至少每两月一次注意事项：利用全体大会通报政策，但不能频繁，否则会造成沉重负担。,会议组织频率,3.处理突发事件的会议,如：集团环保会议,建议频率：随时注意事项：切忌太频繁，否则会使员工感觉日日有危机，会让公司陷入做事无条理的可怕境地。,会议组织频率,4.一对一会议,如：找部门员工谈话,建议频率：按需要注意事项：可以按需要天天发生，但是最好不要超过一小时。,会议组织频率,如何开好高效会议,会议组织高效会议,如何开好高效会议,会议组织高效会议,如何开好高效会议,会议组织高效会议,会议审查（目的、人数、内容、形式、效果）会议分类管理（会议类型、会议级别）会议预算控制（会议直接费用+与会人员会议期间工时成本）会议议程管理（议题、议程、会议预期目的的实现）会议时间控制（会议总时间，发言时间）会议效果评价（决议的形成和会议文件的编制，会议精神的贯彻传达）,高效会议的管理,会议组织高效会议,会议组织高效会议,会议名称：黄山永佳集团一季度生产经营形势分析会；会议目的：系统回顾一季度集团生产经营情况，分析研究当前形势，研究对策，制定二季度经营目标和应对措施，力争在二季度取得更好的经济效益，做到时间过半完成任务过半。会议时间：2012.04.14上午8:30；会议地点：集团新办公大楼一号会议室会议议程：1.集团财务部经理作集团一季度财务报告；2.集团总经理作经济形势分析和工作要求报告；3.骨干企业汇报交流；4.集团领导讲话。会议材料：汇报企业准备PPT，其他企业准备书面交流材料。与会人员：集团领导，各成员企业正、副总经理、总助、财务和营销负责人，集团各职能部门经理助理以上人员。,会议通知举例,会议组织会议流程,会前准备,检查会议召开的必要性确定开会的目的选择会议的类型确定与会人员、并与有关人员进行沟通确定会议主持人准备议事日程、发送文字材料、通知等会场布置(主席台席卡排放)和有关设备(音响与投影)等,会议组织会议流程,会议管理检查（会前）,我开会的目的是什么？我应该召集这次会议吗？我事先提供了一份清晰的日程安排吗？我是否通知了所有与会人员吗？与会人员是否得到了有关材料？会有人持反对意见吗？我的支持力量足够吗？,会议组织会议流程,会议管理检查（会中）,总结会议的目的和主题让每一个人都讲话不要让某一个人控制会议或讲无关事宜安排议题的顺序和控制议题的时间主要会场的变化及时调整一旦形成一致，立即结束该问题的讨论以总结来结束会议、明确各自的任务,会议组织会议流程,会议管理检查（会后）,发送会议纪要或决议作好未听会人或有意见人的沟通工作检查会议决议的落实情况协调有关部门工作，帮助有困难者通报会后行动情况,会议组织会议流程,开场举例,一季度集团各成员企业紧紧围绕年初集团董事会和各企业董事会制定的发展思路和目标，努力克服市场疲软、原材料价格波动、经济下行压力加大等诸多不利因素，通过内抓管理、外拓市场、自我加压、克难攻坚，实现了平稳发展。为总结分析一季度生产经营形势，促进各成员企业间相互交流，查找问题、分析原因、研讨对策，共同奋战二季度，确保在上半年做到时间任务双过半，为完成全年目标计划奠定坚实的基础。经集团研究，决定召开一季度经营形势分析会。会议现在正式开始。首先有请集团财务部经理汪建民作一季度财务指标分析报告，大家欢迎。会议进行第二项，有请集团副董事长、总经理唐礼亮作经济形势分析和工作要求报告。会议第三项，部分成员企业进行汇报交流。会议主持案例,会议组织会议流程,公务接待的含义：指企业在对外交往和商务活动中形成和产生的接待事务和活动。一、接待方案拟定：1.汇报地点和参观路线；2.参加汇报人员；3.材料准备（PPT准备、企业展板、专题汇报包括阶段性的经营情况汇报、人力资源、项目竣工验收等）；4.环境营造（鲜花、标语、LED欢迎词等）；5.车辆、就餐、礼品、旅游安排。二、接待前的准备工作：1.会议室准备（席卡、资料、投影、音响、茶水、水果等）；2.参观路线准备（环境卫生、车辆摆放、展板准备、欢迎标语）；3.讲解和摄像人员安排。,第四讲：公务接待,公务接待,三、接待流程,公务接待,礼品,四、公务接待礼仪企业在公务活动中应具有的相互表示尊重、敬意、亲善和友好的行为规范与准则。,公务接待,一、人员管理（分工、职责、督促、协作）二、设施管理（