大型会议的30个准备环节.doc

,是我和政府办公室同事们集体修订的一个的会议工作细节对照落实表格。内容只能是大致上这样，因为每次会议都有不一样的地方。其中的1-30的序号也只能大致上表明顺序，因为许多工作都是起头并进或穿插进行，由办公室主任统筹安排。 现在它发给你们，如对您个工作有些许启发，那就非常高兴了；如果您提出修正或补充意见，那就非常感谢！ 大家一起来谈谈，共同营造天涯论坛平等，共享的活跃氛围。1.会议申请，确定会议召开和会议名称主题2.成立会议组织，确定会议主持人3.确定会议具体议程4.会议宣传和气氛渲染5.会务礼仪、接待、保安、保密等工作培训6.初步确定会议时间、地点7.会议通知起草、发送；根据反馈信息确定终日程8.确认与会人员接站时间、住宿、车辆、特殊要求9.费用预算、借支票、报销10.会议发言稿、议事规则等文件起草;制作议程和话稿PPT11.确定具体会场（设施：停车、大小、桌椅放置、温度、灯光、音12.响、麦克、电源、投影位置、背景音乐、桌台花饰 等；气氛环境 处理；住宿：娱乐、价格；13.购买或借用会议用品 实物投影仪，激光笔（2），激光笔电池（2）胶片投影仪（检查两个灯泡均正常）投影幕（最大的，检查并试用）胶片（1本），胶片笔白板笔（红绿各2支黑笔4支）、白板擦、吸铁石（6）笔记本（带光驱、软驱）、3寸软盘（若干）打印机、驱动程序、打印纸等会议接站与礼仪；住宿服务、返程差旅等信息确认调整布置会、调试仪器打印、放置会场指引牌、房间住宿人员名单报到，签到、会前文件发放场内负责：调试机器、发放资料、提供办公用品场外负责：传递信息、应急处理、候会接待、提醒前台叫早、提供娱乐休闲会议记录：录音录象、会议记录媒体应对和会议新闻稿纲要提供会议简报、纪要等文书起草引导参会人员用餐、确认用餐时人员的到场情况休会期间服务人员的工作指导及会场的重新布置会议文件清退返程差旅票证服务、会议结束时收回房间钥匙检查会议车辆是否按时往返、是否够用；安排与会人员乘车返回报销、结帐会议督查催办会议文书归档会务总结备注长江大学会议暨大型活动安排表 新闻来源：长大在线 录入时间：07-09-09 11:14:40点击数： -第3周2005年9月12日-9月16日时 间会 议 内 容参 加 人主持人承办单位地 点月.日星期912一上午9:00新生军训协调会黄发恭、刘在洲,机关有关职能处室负责人朱业宏学生处主楼1401会议室上午10:00新生军训工作安排会承训部队教官, 部分机关职能处室负责人，各院系分管学生工作副书记 朱业宏学生处12教405报告厅913二上午10:00第22次全国计算机等级考试工作协调会校办、教务处、计科院、保卫处、纪委、后勤集团、教育技术服务中心、医保中心主要负责人胡文宝教务处行政楼126会议室下午2:10督导专家会议全体督导员胡文宝教务处行政楼126会议室2：30科技工作会议科技处负责人，省部级重点实验室成员，院系分管科研工作的负责人 张昌民科技处主楼1401会议室914三上午下午915四上午下午916五上午下午2：10教学质量优秀奖评审会教务处，教学委员会委员胡文宝教务处行政楼126会议室注:会议通知、会务工作由承办单位负责。党委办公室校长办公室 会议餐饮安排1 在预算内设计菜单设计菜单时要考虑花在餐饮上的预算开支有多少，最好的办法是和餐饮部经理、会议服务部经理、餐饮主管等仔细商量。在选菜时还必须考虑与会议的既定目标和目的相符。六点建议：1.考虑会议类型和会议目标；2.考虑娱乐因素（发言人、音乐、跳舞）；3.考虑较受欢迎的菜，新口味或特色菜品，还要考虑当地是否能提供；4.考虑房间的大小，聚会人数的多少，以及聚会场所；5.考虑服务类型和客人背景；6.考虑计划的聚餐时间长短。2 餐饮活动包括以下几种形式早餐：早餐事物范围的选择范围很大。可以是正规的复杂早餐，也可以是自助早餐。品种多样的自助早餐会让人“各食所需”。会场休息期间的茶点。一般供应咖啡、茶或其他饮料，有时有食品，有时没有。午餐：午餐如何安排，主要看下午计划做些什么。一般来说，午餐不宜大吃大喝，以免影响下午的会议安排。正式晚餐：晚餐食物的选择比较宽松，工作了一天，可以轻松欢宴了。招待会：它可以作为正式餐宴的引子，也可以仅举行招待会。招待会的目的决定招待会的食品选择。为将以上工作做好，应努力为与会者选择健康型的、美味的、人们爱吃的配餐，以便会议期间的每一天，与会者们都感到精力饱满，心情愉快。 3 时间上的协调会议筹划人员与酒店或其他机构的协调对会议的各项活动的顺利进行是很重要的。如果会议上午的活动没能按计划进行，那么似乎午餐也会与时间脱节（或提前或推迟），这些临时变化都必须及时告知会议服务经理，以便厨房能按新的时间安排来调整行动。娱乐安排:会议一般要为与会者及其随行人员安排一次或几次特别活动。特别活动可以是在会议正在召开时组织与会人员进行的项目，也可以是会议期间专门安排的与会者及其随员共同参加的活动。了解与会者的身份：为与会者安排活动之前要了解他们的身份背景。他们是否与去年的与会者一样？今年的新的与会者，可以为他们安排以前成功的活动吗？如果与会者还是去年那一群人，那么活动不必比去年的更大或更好，但却必须与去年的活动有所不同。由于不同会议的与会者有不同的性格特点，所以计划的主要责任就是活动要适合与会者的口味。会议餐饮安排细节：餐饮可以由服务人员送餐或自助餐方式，如果在餐会中还安排演讲，用服务人员送餐方式比较好，一般服务人员送餐的价格比自助餐高，自助餐食物种类较多，因为较难控制食物量，比服务人员送餐较花时间。这些都需要好好规划。 细则：将下列的核对清单交给酒店餐饮部经理：3 时间上的协调1预计多少人?2选择什么颜色的桌巾与餐巾(选择一种或多种颜色)?3主桌和其他桌要如何摆饰?4多少人坐在主桌?主桌需要放在舞台上吗?5主桌是否需要讲台和麦克风?6讲台位置在哪里?需要哪种麦克风?7主桌是否也要供餐，还是哪些贵宾在餐后才来?8如果采用自助餐，主桌人也自行取用，还是请服务人员先给他们盘子?9是否需要预留其他位子给贵宾(如果需要，在邀请函中就要告诉他们桌号或者派人在门口迎接)?10是否要收取餐券?事先告诉餐饮部经理并提供餐券样本。11如果来的人没有餐券应如何处理?12是否在主桌的人也要求给餐券?13是否在宴会厅外面放置报到桌或接待桌?在主桌旁是否要放置奖品桌?14晚宴的菜单、节目表是否放在桌上或是在入口处分发?15是否另外需要一个房间让贵宾们在晚餐前休息?16.有人节食、素食等特别安排，如果有最好事先告知。17是否要挂布标?18是否需要衣帽间?19受奖人坐在主桌还是台下，如果是后者，是否要替他们预留位子?他们如何上台?20当受奖人上台时是否需要投射灯，灯光打在演讲者或司仪? 21是否要安置视听设备?22是否需要背景音乐或跳舞音乐?是否演奏者坐在舞台上?23是否有表演节目，舞台大小是否足够，如果有表演，舞台尺寸和高度多少?24舞台四周是否要裙边?上面要不要地毯?历是否需要预演?何时?25什么时候开门让客人进来?26。每一程序的时间安排、前奏音乐或表演、用餐时间、正式节目和演讲、跳舞等。27洗手间在哪里，如果门口仍有人看守时，如何让上洗手间的人回来? 主题节目：主题节目可以很简单只有一个乐队表演，或尽心安排特别节目。如果预算允许，就可以特别设计，有时常以会议当地特色作主题，饭店或会议中心宴会人员可能留存一些当地主题的东西，如果你需要可借用，这样布置费用就比较节省。与餐饮部经理讨论主题，他们有各种不同主题的活动，可建议你以前做得很成功的案例，同样地创新概念，如果你对布置或娱乐节目没有概念，宴会人员可以一起包办。如果由自己负责，通知宴会人员所有安排都是外包，如节目、背景、特殊家具、灯光、视听设备，并告诉他们什么时候会来布置、舞台放在哪里、什么时候拆除。主题活动的位置图特别重要，避免拥挤在入口，餐饮部分也要画一份平面图，显示每个位置需要多少空间。以主题来设计通知、邀请函和指示牌。会场的餐饮：以往会议中心的餐饮项目有限，只有点心，现在越来越多的会议中心以签约方式引进全套餐饮服务，目的是要和饭店竞争，给开会与展览团体提供服务。最先要考虑的是会议中心厨房的位置，供菜的路线如何?在大型活动时厨房与宴会地点距离很远可能是一个重大的错误。讨论基本服务需求如咖啡点心怎么安排，大型会议在短时间要提供上千人食物，详细与会议中心代表和合约商讨论，或许你可以考虑由饭店承办外烩。也要了解会议中心是否可供酒，有时只允许在某一时间内使用。有些会议中心主办单位还要申请临时许可证提供啤酒和酒类。成本控制：餐饮成本除了食物外还包括采购、会场座位布置、服务、清洁和灯光、视听设备等，所以议价空间很小。要求提供几种不同菜单，再讨论菜单内容。如果在同时间还有其他活动，使用相同菜单是否较便宜，在茶点时间使用纸杯是否比使用瓷器便宜?重要的是内部控制，如果报名费中包括餐饮，最好使用餐券，因为有些人并不一定参加所有活动，以餐券比较准确。如果你能确认出席人数，将会减少浪费，这是一个惯例，如果人数在某一定数目之下仍要以基本数计算，预算通常在餐饮决定前编列，询问餐饮部经理这样会比编列预算增加多少百分比。很多没有经验的人做预算时忘了包含税金和小费，如果你是请大会重要人士来负责选择菜单，最好价格已包括税金和小费。保证数量：餐饮部经理通常要求你在活动前48小时给予保证数量，虽然有时活动在星期一或星期二，但是要求你在周末前确定保证数量，如果需要较多时间决定名单，可能同意在48小时前提出保证数量，而在24小时前给最后确定数量，但是绝对不能少于24小时。惯例来说有个伸缩性，比例约3-5，基本上来说通常会多准备5%的分量，例如保证200人会准备210份，不要忘记加上主桌及工作人员。2008-6-21一直想为他写点东西，或者说为自己对他写点感觉。他长的不帅，但却吸引我的眼球，他长的不高，但却是我想依靠的对像，他有时很狼狈，但我觉得是如此的真实与朴素。自己本来就没什么眼光，但这次却发现是最没眼光的一次。就像他说的那样，没钱，长得又不帅，未来还茫然，喜欢他什么呢？问了自己上百次，想不出答案，只知道他能让我止住泪水。他说不爱我，我很怕，怕受伤？怕没回报？还是怕不再相信爱情？我琢磨了很久，一直以来，我都认为他爱我就像我爱他那样深，就像吸烟他会顾及我的感受，就像他怎么累也用手臂抱着我睡，就像公司有聚餐，他也会向我报告，跟我“请假”，就像买我喜欢吃的火龙果，西瓜，还有只有我吃，他吃不了的辣脖子他为我做的事很多很多的。我好想和他在一起，尽管有时他也会发蛮横的脾气，无端端地跟你争执，偏激地不能容忍别人的一点点异议，每当这个时候，我就对他实行冷战策略，让大家静一下也好啊，既然有争执那就表明了这是一个说不清道不明的问题，并非“是”或“不是”就能解决的，观点不一致，总比盲目的附和要好吧。 他说他自私。但无论怎样他心里还是有我的。这我也知道的，他无非想多攒点钱，回报家人的养育之恩，同时也能和我吃好吃的，给我买好看的，让我过上滋润的生活而已。这种自私何尝不是伟大的呢？也因为这种种的自私，他的压力何起之大！额上的皱纹老是紧锁着，这样下去哪能不老啊。所以我抱着他时，经常帮他揉揉额头，让他放松一下，暂时舒缓，深深地吸口气，希望自己给他的更多的是甜蜜，而不是透不过气的负担。他说无论怎样都不可能戒烟，谁都劝不了他。当然，刚开始我也没放弃过劝他少抽烟的念头，每次他