采购系统规划咨询项目建议书

Copyright IBM Corporation 2008 IBM Global Business Services XYZ公司 采办业务信息系统平台可行性方案研究 项目建议书 IBM 北京 2008年 12月 成就客户、创新为要、诚信负责 IBM Global Business Services 2 目录 我们对项目需求的理解 对未来采办业务信息平台的理解 我们的项目工作方法和交付成果 建议的项目组织 为什么选择 IBM? IBM Global Business Services 3 | 18-Sep-14 项目背景： 项目目标： - 。 项目的背景和目标 IBM Global Business Services 4 项目范围和重点 项目范围 项目重点： IBM Global Business Services 5 IBM的优势 我们在本次项目中投入的人员都是具有大型集团采购咨询服务和采购系统实施服务经验的 资深人员 。 我们拥有深入的 专业知识 。 。 我们具有丰富的为 国有大型集团 提供采购业务管理咨询和系统实施 服务经验 。我们深刻理解如何信息化实施将领先的业务实践和大型国有企业管理要求相结合，实现循序渐进的变革。 我们 了解 XYZ的 ERP系统和相应的采购管理要求 。 我们一如既往帮助客户建立制定 切实可行的先进方案 ，期望成为 XYZ的战略合作伙伴！ IBM Global Business Services 6 目录 我们对项目需求的理解 对未来采办业务信息平台的理解 我们的项目工作方法和交付成果 建议的项目组织 为什么选择 IBM? IBM Global Business Services 7 IBM长期从事于电子商务解决方案的业务及技术研究，为全球各类客户提供采购业务咨询和电子采购解决方案， 总结了全价值采购（ Full Value Procurement, FVP）框架 需要不断优化的采购基础架构 战略性采购 采购的信息平台 采购组织 采购流程 采购的绩效考量、人员发展及文化 采购行为的全过程受控 确定采购 需求 供应商选择及管理 制定采购物料策略 总体拥有成本 外部供应 市场分析 支出分析 管理供应基础及利益相关人 IBM Global Business Services 8 结合项目要求，我们认为 XYZ采办业务信息系统平台的关键业务流程及重点需求包括，寻源管理、供应商管理、合同管理、招标管理，并在系统架构设计时，充分考虑利用互联网技术和相关系统的集成。 供应商协同 业务 技术 介绍端到端采购流程： 工程采购 备品备件等维修材料的采购工程 原油采购 办公用品等非生产物资的采购等 采购模式细节介绍： 战略合作 集中采购 分散采购 采购方式细节介绍： 招投标管理 合同管理 供应商管理体系介绍 采购计划及采购需求管理介绍 采购计划及 采购需求管理 采购寻源 (确定并执行采购方式、 招投标管理及合同管理 ) 采购执行 (订单、验收 ) 发票付款 查询 供应商管理 （注册， 认证、评估、绩效考核） 报表需求 管理内容 利用互联网技术 与相关系统集成 安全 其他 IBM Global Business Services 9 供应商 新采购订单 订单确认 送货通知 发票退回 退货 创建发票 内部申购者 采购员 日常交易 招标投标 / 竞价 信息沟通 关键点一：利用互联网技术的采购管理系统架构 审批者 IBM Global Business Services 10 关键点二：供应商发掘和分类管理 世界上客观存在的 潜在供应商 供应商注册 有合作意向的 供应商 招标 /投标/评标 /合同谈判 认证合格的实际交易供应商 优选 /核心 供应商 战略联盟 / 绩效优秀 风险/市场挑战 （供应商对买方的依赖程度及买方对于供应商的重要性） 对买方业务的影响 /价值 （买方对供应商的依赖度 /供应商对买方的重要性） 高 低 高 供应商分类 合作型供应商 一般交易型供应商 战略协作型供应商 一般交易型供应商 ISO认证 问卷 样品检查报告 生产能力 规模 管理 规范化 试制结果 领导签字 资质初检 样品送检 现场考察 小批量试制 最终审批 IBM Global Business Services 11 关键点三：供应商管理功能架构 ERP系统 门户 信息发布、投诉整改意见 反馈改进计划 数据交换接口 资质认证 自助注册 供应商分级 供应商主数据 报表 供应商评估 退出机制 评估模型 投诉管理 绩效整改 领导审核 ERP 供应商主数据维护 供应商清单 IBM Global Business Services 12 关键点四：合同的全生命周期管理 M RP 2本地合同价格合同电子采购目录法律合同合同模板库1234文档模板章节 章节条款 条款 条款条款谈判 执行 监控工作流合同更新准备采购分析集团公司 E RPM RP 2本地合同有限公司 E RPM RP 2本地合同合资公司 E RPIBM Global Business Services 13 集团公司 ERP 关键点五：采办业务平台的架构规划 电子采购 管理平台 预算管理 OA系统 . 物料主数据，供应 :主数据的集成商主数据，价格数据，人事结构，成本中心，总帐科目，预算，组织代码，单位，分类等； 包括申购单，采购 :交易数据集成订单，收货纪录，发票，合同等 从单一界面来操作 :界面的集成多个后台不同的系统，避免多次登陆不同系统获取信息。 数 据 集 成 界 面 集 成 交易流程集成 有限公司 ERP . 设备管理 Maximo BW系统 供应商系统 外部电子市场 IBM Global Business Services 14 关键点六：电子采购流程中潜在安全隐患 供应商注册 邀标，发布招标文件 查看标书 报价 /投标 评标 /定标 开标 查看中标结果 合同文件准备 签署合同文件 签署合同文件 A1 供应商登录 A2 B1 B2 B3 B4 B5 B6 C1 C2 C3 1. 供应商有无被人冒用密码登录，如何进行身份认证？ 2. 该供应商是否只能看到权限内的内容？ 3. 是否仅具有发标 /合同权限的用户才能进行发标 /合同操作 ? 4. 如何保证招标文件 /合同传送过程的不可篡改性？ 5. 如何保证投标文件传递和存贮的机密性、不可篡改性和不可否认性？如何避免标书内容在开标前可能被泄露？ 6. 如何保持开标的公正性，即在指定时间范围内开标，在指定专家到场后开标等？ 7. 如何确保供应商对电子合同文件签署的不可否认性和不可篡改性？ IBM Global Business Services 15 目录 我们对项目需求的理解 对未来采办业务信息平台的理解 我们的项目工作方法和交付成果 建议的项目组织 为什么选择 IBM? IBM Global Business Services 16 项目工作阶段 时间 工作汇报会 项目管理 /质量监控 IBM 采购方法论和知识资产 阶段 1 启动 项目 启动 阶段 3 确定关键业务需求 (系统功能原型 ) 整理现状信息，进行现有管理模式、组织架构、流程分析 集团采购管理需求整理，理清转型重点需求 未来采办业务信息系统平台可行性 现有的集团采购管理相关系统情况调研 业务部门和 IT部门对集团采购管理的需求收集 阶段 2 现状调研 （业务 /系统） 分析集团采购管理系统现状及系统基础架构 现有的采购管控模式、组织架构和流程调研 阶段 4 总体规划与实施策略 (可行性方案研究） 讨论系统功能 原型 讨论系统整合 架构 讨论系统架构 业内采购系统软件套件分析与评估 系统功能原型与软件套件的差异性分析及方案建议 IBM Global Business Services 17 第一阶段：项目启动 项目组讨论 项目组制定计划 与 XYZ管理层进行沟通 工作方法 明确的项目目标、范围 双方确认的项目计划 项目组成立，明确团队成员架构与责任权限 确认交付文档以及模板 项目正常运行所需的基础设施到位 确认访谈计划与访谈对象 项目正式启动 工作成果 确认 项目目标和范围 确认 项目工作方法和计划 确认项目涉及的各级组织架构 确认项目正常运行所需的基础设施 选取采购业务的代表公司 /部门，确认访谈计划，明确访谈对象 确认关键的交付文档和所需的宣讲 确认 XYZ和 IBM双方项目组成员，以及相应的工作责任和权限 成立项目组 召开项目启动会 主要任务 XYZ的配合 确认项目目标、范围和计划 确认 XYZ方的项目组成员 提供必要的项目正常工作所需的基础设施 XYZ的采购管理战略 XYZ期望的 采办业务信息系统平台可行性 方案研究项目项目计划以及未来实施的目标与计划 协助安排研讨 IBM Global Business Services 18 第二阶段：现状调研（业务 /系统） 与业务及 IT部门的高层领导进行访谈 与业务及 IT部门的关键业务人员进行访谈 专项议题工作会议 选择典型采办及商务合同部实地调研 查阅相关内部文档 相关系统功能现场了解 项目组内部讨论 阶段性汇报 工作方法 访谈和工作会议纪要 集团采购管理现状报告 工作成果 展开对关键对象的访谈工作，召开重点专题工作会议，对现有的采购管控模式、组织架构和流程进行调研 对现有集团采购管理现状进行调研和分析 收集业务部门和 IT部门对集团采购管理建设的需求 关键业务场景数据收集 主要任务 XYZ的配合 根据访谈计划，协助安排访谈 介绍 XYZ的组织架构，公司的方针，采办及商务合同部的角色与职责 提供相关的内部文档（包括业务流程和现有系统相关）供项目组查阅 采办现有及期望的业务流程 IBM Global Business Services 19 | 18-Sep-14 第三阶段：确定关键业务需求 (系统功能原型 ) 结合需求报告，进行功能需求缝隙，开展分析工作 与高层领导及关键业务人员开展研讨，明确重点需求 需求分析工作会议 项目组内部讨论 阶段性汇报 工作方法 业务功能需求矩阵 关键的功能以及报表需求的整理 未来系统功能架构 未来系统集成架构 工作成果 现有管理模式、组织架构及业务流程分析 系统现状及基础架构分析 定义关键业务流程和功能需求 关键报表需求收集 讨论系统功能原型 讨论系统架构 讨论系统接口及集成架构 主要任务 XYZ的配合 协助安排研讨，并参与分析讨论 系统集成设计进行讨论 IT架构与网络现状讨论 软件系统可行性分析的讨论 重点需求的讨论与确认 IBM Global Business Services 20 第四阶段：总体规划与实施策略 项目组内部讨论 与高层领导及关键业务人员开展研讨 向 XYZ的领导层进行工作汇报 工作方法 未来 XYZ集团 采购业务信息平台实施的可行性分析报告 功能需求矩阵 软件 (套件 )分析与评估 软件选型建议 系统功能架构 系统集成架构 系统实施计划及投入估算 最终管理层项目汇报 工作成果 定义方案评分表 市场上典型采购系统软件套件标准功能比较 完成功能需求与软件套件标准功能的差异分析 规划未来集团采购业务信息平台的系统功能架构 规划未来集团采购业务信息平台的 业务流程架构 集团采购业务信息平台 实施的可行性分析 最终管理层项目汇报 主要任务 XYZ的配合 协助安排高层汇报 参与套件差异分析的讨论 参与方案评估标准的制定 对 信息平台 实施可行性分析提出反馈意见 IBM Global Business Services 21 项目工作计划 IBM Global Business Services 22 项目工作方法 项目组内部讨论 调研文档整理 资料 /文档查阅 集团领导访谈 关键人员访谈 专题工作会议 集团采购管理策略 组织架构现状 未来方向展望 集团采购流程及系统应用现状 对未来流程和系统的需求 重点议题探讨 集团相关系统 有限公司 相关系统 基地公司相关系统 各个业务板块相关系统 调研、分析集团及事业部相关系统的现状及未来规划方向，如 ERP规划等 调研、分析主要的、有代表性的事业部现有系统现状和需求 形式： 集中人员进行访谈 分散现场调研 以访谈、工作会议为主要工作方式，对关键人员进行调研、分析流程与系统 IBM Global Business Services 23 项目交付成果 本项目计划主要交付的成果如下： XYZ集团 采购业务信息平台 实施的可行性分析报告 - 功能需求矩阵 - 软件 (套件 )分析与评估 - 软件选型建议 - 系统功能架构 - 系统集成架构 - 系统实施计划及投入估算 IBM Global Business Services 24 项目主要交付成果示例：业务需求描述文档 IBM Global Business Services 25 | 18-Sep-14 项目主要交付成果示例：功能需求矩阵（到第三级） IBM Global Business Services 26 项目主要交付成果示例：系统功能的构架规划（逐步拓展） | 1 0 - D e c - 0 8 采购供应链管理系统普通库存管理需求计划管理采购计划管理采购需求管理寻源采购战略寻源需求计划提报 需求计划派发采购计划编制 计划滚动更新采购需求提报 采购需求审批合同文本管理合同模板管理合同管理框架协议价格库管理开口合同管理开口合同发布目录维护目录结构定义电子目录管理目录发布访问外部目录目录查询供应商讣证供应商自助注册供应商管理供应商清单管理供应商绩效评估投标 / 报价信息发布供应商协同订单确讣交货通知 付款申请库存查询合同审批采购需求派发 采购状态跟踪验收货源确定采购执行订单管理付款申请供应商绩效改进库存控制定义库存组织定义库存设置调拨 / 移库收货 / 退货库存事务管理库存转换物流配送管理配送需求审批创建配送需求配送管理领料 / 缴料入库终端库存管理写码 / 写码注销库存事务处理调拨 / 移库装机 / 装机注销基础设置报表查询 决策分析物资采购报表 采购价格报表到货情况报表 供应商采购情况报表分析当前库存报表 在途库存报表滞留物资报表 物资配送报表寻源分析 采购花费分析合同执行分析 供应商绩效分析库存成本分析 库存周转分析配送成本分析08 年项目实施 后续实施图例 年项目实施 后续实施图例物料维护物料类别管理物料主数据管理物料冻结物料申请管理主数据同步供应商主数据管理历史价格管理基准价格维护价格库管理价格库查询价格清单维护专家库查询专家信息维护专家库管理专家绩效考核专家引用采购需求管理基础数据管理评标指标定义采购方式和模板定义询报价管理招投标管理反向拍卖管理采购结果审批采购方案审批供应商退出R / 3 供应商数据管理（已有）出库 / 退库收货 / 退货库存事务管理基础设置代管 / 废旧库存管理收货 / 退货创建配送单配送单应答 / 维护销售 / 销售退回赠机 / 赠机退回租赁出库 / 租赁入库备机入库 / 备机出库库存转换定价管理IBM Global Business Services 27 项目主要交付成果示例：未来系统功能框架 | 1 0 - D e c - 0 8 HTTP 服务EAI服务S A P R / 3E I A C内部用户用户 / 接入系统 采购系统 外围系统图例： 外部系统 已有系统 在建系统 新建系统自助服务采购需求管理目录与安全服务电子采购应用服务（ SRM ）供应商管理电子寻源物流配送管理库存事务管理仓储配送应用服务（ 自主开发 - W e bsp her e ）iSCM 系统C R M费用预算管控系统E I A C - OAO D SE T LBW报表分析( B W )外部用户供应商门户HTTP 服务负载均衡供应商协同合同管理IBM Global Business Services 28 项目主要交付成果示例：软件选型分析表 IBM Global Business Services 29 业内相关套件的产品比较 产品一 产品二 产品三 产品四 产品五 IBM Global Business Services 30 1.采购业务平台现状及未来业务需求 业务及系统现状 现有业务流程框架 业务功能需求 未来采购业务平台总体目标和要求 2.未来采购平台系统架构 功能架构 技术架构 集成架构 3.业内软件 (套件 )分析与评估 业内软件 (套件 )的分析 定制开发软件的方案分析 采购业务平台方案建议 4.未来采购业务平台建设计划 年度建设计划 投入估算 项目主要交付成果示例：采购系统规划和实施计划建议书 IBM Global Business Services 31 项目主要交付成果示例：系统实施策略与规划 实施原则： 总体规划，分步实施，突出重点，管理创新 功能上，先上基本功能，逐渐和外部接口 先从物品分类上分布实施，先上比较成熟的协议采购和小额采购；接着推广到其他通用物品；然后推广到专用物品和服务类；再与财政局的金财系统接口。 电子采购 招投标系统 门户网站 报表系统 OA系统 (业务 ) 对外接口 物品分类和功能 14月 10月 8月 2月 4月 6月 第二期 与对外的接口 第四期 其他通用物品的采购推广 协议采购和小额采购 时间 12月 第一期 第三期 专用物品和服务类采购推广 三个纬度：物料族 /系统功能 /覆盖组织 IBM Global Business Services 32 项目主要交付成果示例：系统实施风险分析 IBM Global Business Services 33 目录 我们对项目需求的理解 对未来采办业务信息平台的理解 我们的项目工作方法和交付成果 建议的项目组织 为什么选择 IBM? IBM Global Business Services 34 | 18-Sep-14 项目指导委员会 XYZ项目总监： IBM项目总监： XYZ项目人员 IBM咨询顾问 * IBM： 重监：姜旭 IBM 李基伟 联合项目管理办公室 IBM 项目经理： XYZ 项目经理： TBD 建议的项目组织 待定 IBM专家支持 采购管理专家： IBM行业专家 行业专家： IBM Global Business Services 35 目录 我们对项目需求的理解 对未来采办业务信息平台的理解 我们的项目工作方法和交付成果 建议的项目组织 为什么选择 IBM? IBM Global Business Services 36 785817 835851 831812891911 9149631997 1 9 9 8 1 9 9 9 2 0 0 0 2001 2002 2003 2004 2 0 0 5 2 0 0 6 IBM即国际商业机器公司， 1914年创建于美国，是 世界上最大的信息产业跨国公司和综合性“服务”供应商 ，既能提供领先的计算机软硬件，又能提供一流的咨询和行业解决方案等服务 2006年 IBM的营业额达到 914亿美元 ， 05年 财富 杂志评选的全球最大的 500家企业中位居第 29 IBM每年将营业额的 10%投入研究开发 ，拥有世界上最优秀的实验室， IBM每年获得的专利数多于其它任何一家公司；并且 成立了专门的商业价值研究院 ，以便把将最新商业创新应用于咨询项目之中 IBM 2002年 收购普华永道咨询 ， 2004年 把 PC业务出售给中国联想集团 ，集中于服务、咨询和复杂的解决方案 IBM全球总营业额（亿美元， 1997至 2006年） 资料来源： IBM数据库 IBM公司是世界上最大的信息产业公司， “成就客户、创新为要、诚信负责”是公司的核心价值观 IBM Global Business Services 37 银行、保险、 电信、媒体、电力、能源、化工、钢铁、电子、汽车、工业制造 、 医药、消费品、零售、运输、物流 战略与变革 财务管理 供应链管理 客户关系 管理 人力资源 管理 IT应