件及公告(档案录入及数字化扫描).doc

招 标 文 件项目编号：tzcg2011044项目名称：档案录入及数字化扫描 太仓市政府采购中心 二一一年七月tzcg2011044号标书公开招标公告受太仓市公安局委托，经太仓市政府采购管理办公室2011年458号审批单批准，现决定在全国范围内对档案录入及数字化扫描项目进行公开招标，确定tzcg2011044号标书的最终供应商。一、项目编号：tzcg2011044二、项目概况：1、项目名称：档案录入及数字化扫描。2、项目内容：详见下载标书,网址:。三、报名资质（开标时请各投标单位携带以下资质文件原件备查，否则后果自负）：1、具有独立的法人资格，注册资金在人民币500万（含）元以上，在中华人民共和国国内注册、经营；2、提供投标人法定代表人授权委托书；3、提供制造商通过iso系列质量体系认证证书（中国）；4、具有履行合同所必需的档案数字化扫描加工的专业技术能力；5、投标人企业财务和经营状况良好、具备履行合同能力，近三年 内无不良经营行为。提供上一年度的财务报表。6、具有在公安系统档案数字化扫描加工项目经验（以合同为准）。7、具有完善的保密安全措施并与甲方签订保密安全协议。8、本次采购不接受供应商以联合体形式投标。四、时间安排：1、报名时间： 2011年7月15日上午10：30前，请有意于本项目的供应商，首先将报名材料以文字方式发送至以下邮箱进行报名： ,邮件中必须包含单位全称、所报项目名称和编号（tzcg2011044）、联系人姓名、联系人随身电话、单位电话，邮件主题格式：“tzcg2011044-xxx公司”；逾期报名者无效，报名的供应商请查收报名邮箱内的回复邮件，否则后果自负；2、答疑：自公告之日起至2011年7月15日下午14:00时前,请有疑问的供应商将疑问以书面传真和电子邮件方式发至我中心，中心将统一答复,逾期提出的疑问我中心将不再受理；3、投标文件开始接收时间：2011年8月2日上午09：00整； 投标文件接收截止时间：2011年8月2日上午09：30整； 投标文件接收地点：太仓市政府采购中心（江苏省太仓市经济开发区县府东街99号3号三层楼3303开标室）。4、开标时间：2011年8月2日上午09：30整； 开标地点：太仓市政府采购中心（江苏省太仓市经济开发区县府东街99号3号三层楼3303开标室）。5、其余时间安排见售后标书。五、招标文件发售信息：招标文件请各报名的供应商自行在苏州市政府采购网（）下载。本项目投标单位无须缴纳标书费。六、有关说明：1、中标者需缴纳中标总金额的0.4%服务费至太仓市政府采购中心（该费用应在领取中标通知书时付清）。收款单位：太仓市政府采购中心开户银行：农行太仓支行帐号：5346010400101832、本项目投标者在开标前需缴纳投标保证金人民币伍仟元整（本地投标者用转账支票、外地投标者用银行汇票(或电汇)，拒收现金），统一于开标前在政府采购中心财务室(3号楼4层3411室)办妥，电话未提交者不得前来投标。中标者在合同签订后五个工作日内无息退还投标保证，未中标者在开标结束后无息退还（凭加盖投标供应商财务章的收款收据退款）。收款单位：太仓市政府采购中心开户银行：中国银行太仓新区支行帐号：489758214425；3、履约保证金：中标供应商须于合同签订前向我中心提交中标金额5%的履约保证金。4、招标公告及本次标书补充公告（如果有的话）的发布网址： 本招标公告说明解释权归太仓市政府采购中心。联系方式：江苏省太仓市经济开发区县府东街99号3号楼3409室（政府采购中心）联 系 人：张波 顾红飞 邮编：215400联系电话、传真 太仓市政府采购中心2011年7月11日第一章 投标邀请 太仓市政府采购中心（以下简称“采购中心”）受太仓市公安局的委托，对档案录入及数字化扫描进行国内公开招标，兹邀请合格投标人提交密封投标。1、项目编号： tzcg20110442、项目名称：档案录入及数字化扫描3、项目内容：档案录入及数字化扫描,详见第三章需求说明。4、招标文件获取办法：请符合投标资质条件的供应商至苏州市政府采购网站下载（）。5、投标保证金：本项目投标者在开标前需缴纳投标保证金人民币伍仟元整（本地投标者用转账支票、外地投标者用银行汇票，拒收现金），统一于开标前在政府采购中心财务室(3号楼4楼3411室)办妥，电话未提交者不得前来投标。中标者在合同签订后五个工作日内无息退还投标保证，未中标者在开标结束后无息退还（凭加盖投标供应商财务章的收款收据退款）。收款单位：太仓市政府采购中心开户银行：中国银行太仓新区支行帐号：4897582144256、履约保证金：中标供应商须于合同签订前向我中心提交中标金额5%的履约保证金。7、投标时间及开标时间： 投标开始时间：2011年8月2日上午9：00时；投标截止时间：2011年8月2日上午9：30 时；开标时间：2011年8月2日上午9：30时。8、答疑：自公告之日起至2011年7月15日下午14:00时前,请有疑问的供应商将疑问以书面传真和电子邮件方式发至我中心，中心将统一答复,逾期提出的疑问我中心将不再受理；9、投标地点及开标地点：太仓市政府采购中心（江苏省太仓市县府东街99号3号楼三层3303开标室），届时请投标人的法定代表人或其授权的投标人代表出席开标仪式。10、联系方式：江苏省太仓市县府东街99号3号楼四层3409室，邮编：215400联 系 人：张波 顾红飞联系电话、传真若本项目有变更将通过原招标公告发布媒体发布，请投标人关注。第二章 投标人须知一、总 则1、适用范围1.1本招标文件适用于本投标邀请中所述货物及相关服务的招标投标。2、定义2.1“采购人”指委托采购中心招标采购本招标文件所列货物及相关服务的太仓市市级机关或其所属相关单位。2.2“招标货物和服务”指本招标文件中所述货物及其相关服务，本次招标只限非进口产品。2.3“投标人”指按照本文件规定获得招标文件并参加投标的供应商。3、合格投标人：详见公告。4、招标文件构成4.1招标文件组成：投标邀请、投标人须知、投标人应当提交的资格和资信证明文件、投标报价要求、投标文件编制要求和投标保证金缴纳方式、招标项目的技术规格、要求和数量、合同主要条款及合同签订方式、交货和提供服务的时间、评标方法、评标标准和废标条款、附件等。4.2投标人应详细阅读招标文件的全部内容。如果投标人没有按照招标文件要求提交全部资料或者投标文件没有对招标文件在各方面的要求都做出实质性响应，可能导致其投标被拒绝。4.3招标的最小单位是包。招标货物数量及技术要求中未分包的，投标人对要求提供的货物和服务不得部分投标；招标货物数量及技术要求中已经分包的，可以以包为单位投标。4.4采购中心如果要求投标人按照招标文件规定提交备选投标方案的，投标人可以提交备选方案；否则，备选方案将被拒绝。5、招标文件的澄清、修改5.1任何要求对招标文件进行澄清的投标人，均应在投标截止时间15日前，按照投标邀请中的要求以书面形式通知采购中心。对在此之前收到的澄清要求，采购中心将以传真、电子邮件或在苏州市政府采购网站公告的方式送达要求澄清的投标人。答复中包括原提出的问题，但不包括问题的来源。如果组织投标人现场考察或者召开标前答疑会的，采购中心对在答疑会之前收到的任何澄清要求，将在答疑会上回答。5.2在投标截止时间15日前任何时候，无论出于何种原因，采购中心均可对招标文件进行修改，并按照前款方式将修改内容通知所有投标人。5.3澄清或者修改的内容为招标文件的组成部分。5.4采购中心可以视采购具体情况，在招标文件要求提交投标文件截止时间3日前，有权决定延长投标截止时间和开标时间，并按照前款方式将变更时间通知所有投标人。6、投标费用投标人应承担所有与准备和参加投标有关的费用，采购中心和采购人在任何情况下均无义务和责任承担这些费用。二、投标文件的编制7、投标文件的语言、计量单位、货币和编制7.1投标人提交的投标文件、技术文件和资料，包括图纸（如有）中的说明，以及投标人与采购中心就有关投标的所有来往函电均应使用中文。投标文件中若有英文或其他语言文字的资料，应提供相应的中文翻译资料。7.2投标人所使用的计量单位应为国家法定计量单位。7.3投标人应用人民币报价。7.4投标文件应字迹清楚、内容齐全、不得涂改。如有修改，修改处须有投标人公章及法定代表人或其授权的投标人代表签字。7.5投标文件应按照招标文件规定的顺序，统一用a4规格幅面打印、装订成册并编制目录，由于编排混乱导致投标文件被误读或查找不到，责任由投标人承担。7.6投标人应在投标文件中写清相应的项目编号、项目名称、投标人全称、地址、电话、传真等。8、投标报价8.1投标人应在开标一览表、投标分项报价等标明拟提供货物和服务的单价、总价以及分项报价。8.2招标文件如没有特别说明的话，对每一项货物和服务仅接受一个价格。8.3投标人须将开标一览表装在单独的封袋内，并标明“开标一览表”字样，以便唱标时查找。8.4所有投标均以人民币报价，投标方如需用外汇购入某些投标货物，须折合人民币计入报价中。9、投标文件的组成9.1投标文件由商务部分、技术部分、价格部分，以及其他部分组成。10、证明投标人合格和资格的文件10.1投标人应提交证明其有资格参加投标和中标后有能力履行合同的文件，并作为其投标文件的一部分。10.2证明投标人合格和资格的文件包括但不限于，其中加*项目若有缺失或无效，将导致投标被拒绝且不允许在开标后补正。（1）*投标函；（2）*法定代表人授权委托书；（3）*投标保证金；（4）*投标人资格声明；（5）*商务条款偏离表；（6）*提供工商行政管理部门核发的企业法人营业执照复印件；（7）*具有在公安系统档案数字化扫描加工项目经验（以合同为准）。（8）*提供制造商通过iso系列质量体系认证证书（中国）；（9）*提供上一年度的财务报表。（10）*档案录入及数字化扫描项目实施方案。（11）投标人认为需要提供的其他资格证明文件和商务资料；11、证明货物的合格性和符合招标文件规定的文件11.1货物和服务合格性的证明文件应包括投标报价表中对货物和服务原产地的说明，并由装运货物时出具的原产地证书证实。11.2证明货物和服务与招标文件的要求相一致的文件，可以是文字资料、图纸和数据，包括：（1）货物主要技术指标和性能的详细说明、详细的交货清单、货物安装、验收标准、投标货物技术资料、项目实施方案，以及其他需要说明的问题等。 （2）对照招标文件技术规格，逐条说明所提供货物和服务已对招标人的技术规格做出了实质性的响应，或申明与技术规格条文的偏差和例外。特别对于有具体参数要求的指标，投标人必须提供设备的具体参数值。11.3如有不符之处，应说明其差别之所在；招标文件中技术要求所提供的质量标准、制造货物的材质和货物性能，投标人可以在投标文件中提出不同的标准和材质以替代，但应使评标委员会相信替代品的质量和性能相同于或优于原技术要求。12、投标保证金12.1 投标人应提交投标保证金，并作为其投标的一部分。投标保证金是为了保护采购人免遭因投标人的行为而蒙受的损失，采购中心在因投标人的行为受到损害时，投标人的投标保证金将不予退还。12.2投标人应按照投标邀请要求缴纳。12.3未中标供应商人的投标保证金，将在中标通知发出后五个工作日内无息退还。12.4中标供应商的投标保证金，将在采购合同签订后五个工作日内无息退还12.5下列任何情况发生时，投标保证金不予退还：（1）投标人在投标截止时间后至投标有效期期满前撤回其投标的；（2）中标人在规定期限内未能签订合同的；（3）提供虚假材料谋取中标的。13、投标有效期13.1投标自开标之日起，30天内投标有效。13.2在特殊情况下，在原投标有效期截止之前，采购中心可要求投标人同意延长投标有效期，这种要求与答复均以书面形式提交。投标人可拒绝这种要求，并且不影响保证金退还。接收延长投标有效期的投标人将不会要求和允许修正其投标，而只会被要求相应地延长其投标保证金的有效期。在这种情况下，有关投标保证金的退还规定在延长了的有效期内继续有效。14、投标文件份数和签署14.1 投标人应提交一式三份投标文件（一份正本、贰份副本），每份投标文件须清楚地标明“正本”或“副本”字样。一旦正本和副本不符，以正本为准。14.2 投标文件的正本和所有的副本均由投标人法人代表或经正式授权并对投标人有约束力的代表签字。三、投标文件的递交15、投标文件的密封和递交15.1 投标人应当在招标文件要求提交投标文件的截止时间前，将投标文件密封送达投标地点。16、投标截止时间16、有下列情行之一的投标文件将拒收：16.1未按招标文件要求缴纳投标保证金的；16.2在招标文件要求提交投标文件的截止时间之后送达的等。17、投标文件的修改和撤回17.1 投标人在投标截止时间前，可以对所递交的投标文件进行补充、修改或撤回，并书面通知采购中心。补充、修改的内容应当按照招标文件要求签署、盖章，并作为投标文件的组成部分。17.2投标人根据招标文件载明的标的采购项目实际情况，拟在中标后将中标项目的非主体、非关键性工作交由他人完成的，应当在投标文件中载明。18、联合投标18.1投标人必须具有独立完成本项目的能力，中标后不允许分包、转包。本次招标不接受联合体投标。19、诚实信用19.1投标人之间不得相互串通投标报价，不得妨碍其他投标人的公平竞争，不得损害采购人或者其他投标人的合法权益。19.2投标人不得以向采购中心、评标委员会成员行贿或者采取其他不正当手段谋取中标。即使在签订合同后，如果采购中心有证据表明投标人有此行为的，采购中心将单方面终止合同，并在太仓市政府采购中心网站公告，将投标人列入不良行为记录名单，按照政府采购法有关规定处理。四、开标、评标与定标20、开标20.1 采购中心将在招标文件确定的时间和地点进行公开开标。投标人应委派代表准时参加，参加开标的代表须签名报到以证明其出席。20.2 开标时，采购中心将当众拆封，宣读投标人名称、投标价格、价格折扣、招标文件允许提供的备选投标方案，以及采购中心认为合适的投标文件的其他主要内容。20.3未宣读的投标价格、价格折扣和招标文件允许提供的备选投标方案等实质性内容，评标时不予承认。20.4开标时，投标文件中开标一览表（报价表）内容与投标文件中明细表内容不一致的，以开标一览表（报价表）为准。20.5投标文件的大写金额与小写金额不一致的，以大写金额为准；总价金额与按单价金额不一致的，以单价金额计算为准；单价金额小数点有明显错位的，应以总价为准，并修改单价；对不同文字文本投标文件的解释发生异议的，以中文文本为准。20.6 投标截止时间结束后参加投标的供应商不足三家的，除采购任务取消情形外，采购中心报告太仓市采购管理办公室，重新组织采购。21.评标21.1评标组织（1）评标工作由采购中心负责组织，具体评标事务由依法组建的评标委员会负责，并独立履行职责。（2）评标委员会由采购人代表和有关技术、经济等方面的专家组成，独立开展评审工作。21.2评标方法（1）评标采用综合评分法。（2）评标考虑的主要因素及其权值是：本次招投标满分为100分，具体评分办法见后第四章。21.3评标过程的保密性（1）采购中心将采取必要措施，保证评标在严格保密的情况下进行。（2）任何单位和个人不得非法干预、影响评标办法的确定，以及评标过程和结果。（3）凡是与审查、澄清、评价和比较投标的有关资料等，均不向投标人及与评标无关的其他人员透露。21.4评标程序（1）投标文件初审。初审分为资格性检查和符合性检查。a、资格性检查。依据法律法规和招标文件的规定，对投标文件中资格证明、投标保证金等进行审查，以确定供应商是否具备投标资格。b、符合性检查。依据招标文件规定，从投标文件的有效性、完整性和对招标文件的响应程度进行审查，以确定是否对招标文件的实质性要求作出响应。（2）澄清有关问题。对投标文件中含义不明确、同类问题表述不一致或者明显文字和计算错误的内容，评标委员会可以要求投标人作出必要的澄清、说明或者纠正。投标人的澄清、说明、补正应当采用书面形式，由其授权代表签字，但不得超出投标文件的范围或者改变投标文件的实质性内容。（3）比较与评价。按照招标文件中规定的评标方法和标准，对资格性检查和符合性检查合格的投标文件进行商务和技术评估，综合比较与评价。（4）按照得分高低顺序对供应商进行排列。22、定标22.1评标委员会将排名第一的供应商确定为中标候选供应商。22.2中标候选供应商确定后，将在原招标公告发布媒体上发布公告7个工作日后向中标供应商发出中标通知书。22.3中标通知书对采购人和中标供应商具有同等法律效力。22.4无效投标投标文件有下列情况之一的，在资格性、符合性检查时按照无效投标处理：（1）不具备招标文件中规定资格要求的；（2）不符合法律、法规和招标文件规定的其他实质性要求的。22.5有下列情形之一的予以废标，同时将废标理由通知所有投标供应商：（1）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质性响应的供应商不足三家的；（2）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（3）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；（4）因重大变故，采购任务取消的。22.6 如果出现符合专业条件的供应商或者对招标文件作出实质性响应的供应商不足三家情形的，除采购任务取消情形外，比照20.6规定执行。五、签订合同23、签订合同23.1中标供应商应当自中标通知书发出之日起三十日内，按照招标文件和中标供应商投标文件的约定与采购人签订政府采购合同，所签订的合同不得对招标文件和中标供应商投标文件作实质性修改。23.2中标供应商因不可抗力或者自身原因不能履行政府采购合同的，采购人可以视情与排位在中标供应商之后第一位的中标候选供应商签订政府采购合同，以此类推。六、质疑和投诉24、质疑和投诉24.1投标人对招标活动事项有疑问的，可以向采购中心提出询问，采购中心将依法作出答复，但答复的内容不涉及商业秘密；采购中心只接受相关制造厂商针对本招标文件中相关性能技术指标的疑问。24.2投标人认为采购文件、采购过程和中标结果使自己的合法权益受到损害的，可以在知道或者应当知道其权益受到损害之日起7个工作日内，以书面形式向采购中心提出质疑，并提供相应的材料，但需对质疑内容的真实性承担责任。采购中心遵循“过错责任原则”，有过错的一方承担调查论证费用。24.3采购中心在收到投标人的书面质疑后7个工作日内作出答复，并以书面或在网站公告形式通知质疑投标人和其他有关投标人，但答复的内容不涉及商业秘密。24.4 质疑投标人对采购中心的答复不满意或采购中心未在规定的时间内作出答复的，可以在答复期满后15个工作日内向太仓市政府采购管理办公室投诉。第三章 档案录入及数字化扫描采购要求（一）项目概述1、根据采购方工作安排，计划于2011年11月15日前完成本次档案录入及数字化扫描服务工作。2、中标单位提供档案扫描加工平台和相关硬件设备。3、采购单位提供场地，由中标单位负责档案录入及数字化扫描服务。以单条和单页按实结算。4、档案录入数量：154.5万条，档案数字化扫描数量：200万张，详见附件一：派出所库藏档案数据化加工统计汇总表。5、付款方式：合同签订日起一月内首期支付预计合同金额30%，项目完成后剩余款项以实际扫描和录入数量结算，并在项目验收合格后一个月内一次性付清。6、中标单位与采购方签订合同时，采购方可就档案录入及数字化扫描项目的有关要求作相应调整，但中标单位不得更改中标价格。(二)工作要求1、确保在扫描过程中不对档案原件造成二次损伤。2、严格遵守并达到国家标准：中华人民共和国行业标准（da/t 312005）纸质档案数字化技术规范。3、保证档案扫描图像与原件一致、整洁、清晰。做好档案资料原件、复印件鉴别相关工作。4、成果要求：分辩率200dpi以上，group 4压缩方式；颜色：黑白二值或灰度；格式：双层pdf。5、档案扫描完成后，需要与库藏档案现有的计算机目录数据进行一一对应。确保扫描图像与案卷目录、卷内目录100%挂接正确，并将正确的数据导入档案馆现有档案数据库中。6、档案扫描完成后，要进行细致认真的装订。档案装订应尽可能地按照原来的装订孔进行穿线装订，尽量不要新打孔装订，力求保护原件（按国家一级档案馆的规范和要求进行整理和馆藏）。7、扫描人员严格遵守档案管理的相关规定及档案部门的相关制度，认真做好扫描档案的保密和保护工作。8、中标方自带全部工程设备, 自觉遵守采购单位管理规章；采购单位提供工作场所。9、因派出所分散在各镇(区)，参加投标单位应保证有足够多的人员同时在3个派出所（或以上）同时进行，食宿自理。10、人员：项目进行过程中的每个派出所需配备3名操作人员（或以上）和1名管理人员，人员均要求穿整齐统一的工作服，要有很高的纪律性和自觉性；中途不得随意更换工作人员（特殊情况除外）。10、设备：初始提供本次项目的电脑和扫描仪要求性能完好，且设备只能作为本项目专用，不得将设备挪作他用或随意把不属本项目的资料带进工作场所进行操作。 (三) 纸质档案数字化要求1、纸质档案数字化加工 包括：前期检查、整理、排序、登记、修复、扫描、制作、质检、档案目录完善、校验、档案装订、数据挂接、备份等；2、扫描要求（1）扫描影像存储格式：tiff格式（黑白二值）；并按采购单位要求合成pdf文件；对于照片及特殊档案采用彩色或灰度扫描，jpeg格式；（2）对同一档案编号的文件及其附件进行合并，生成一个文件，不乱序，不混档，文件以档案编号进行命名，按目录号/案卷号/档号进行存储，与目录进行挂接。（3）图片的扫描精度要求扫描后的图像清晰、不失真、完整、不影响图像的利用效果，图像缩放100%；（4）对扫描的图片进行加工裁减、去边、去污等技术处理，不留文字版面外的暗影、无干扰信息；（5）电子图片的倾斜度不得超出1度，不允许有折叠或缺损，保持图像的完整，图片端正、无扭曲。3、其他要求（1）档案目录完善录入：对已有的卷内目录应按要求进行修改，并进行校对，确保准确，确保档号与题名的完整；（2）纸制档案的整理要求：扫描前，对档案进行拆卷并整理，对不平整的档案进行平整，对错误的问题进行修正（如错码、漏码等）。扫描结束，须把档案恢复装订后按序上架，档案的页码不得出现错页、漏页、页次颠倒等现象，装订要符合国家相关装订标准； （3）纸张状况较差，过薄、过软或超厚的档案，应采用平板扫描方式，不得损坏纸质档案；（4）要求电子影像数据准确、索引数据准确并与纸质档案匹配；档案号命名符合规范；图片命名及组成符合招标单位档案管理软件要求；（5）中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，档案不得丢失、泄密、损坏，提交相应电子数据的备份；（6）电子档案以及纸制档案的制作整理要求以及验收标准符合国家纸质档案数字化技术规范。（7）数据挂接：将完成好并转化为pdf格式的电子档案数据进行核对，无误后将电子档案挂接至采购单位的档案管理系统中。通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档案编号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系，为实现档案目录数据库与图像文件的批量挂接提供条件。做到目录与电子档案数据一一对应，对应率达到100正确，实现档案的网上利用。（8）项目中扫描档案的结算页数，以能提供采购单位正常使用为准。4.保密要求（1）中标单位须在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标单位在工作期间必须遵守任务相关保密制度；（2）档案数字化加工后的各种影像、资料所有权属招标单位，各种统计资料、影像资料、光盘资料、纸质资料及各种清单等在项目结束时都必须完整移交；（3）工作人员不得以任何形式将各项档案资料带出指定工作现场，不得以任何形式进行泄漏、传播；不得无故查看及讨论档案内容。（4）工作人员未经同意，不私自携带任何可存储设备进入或离开工作现场。（四）其他要求：1、中标单位能提供3小时响应的项目后期维护服务。2、中标单位需自携设备和人员上门提供加工服务，扫描设备为高速扫描仪和平台式扫描仪，分辨率在300dpi以上；采购方只提供场地和必要的档案业务指导。3、目录完善工作：卷内目录应按照采购方要求进行完善录入，确保准确；4、整理要求：档案扫描结束后，须进行整理。扫描前，对档案进行拆卷，检查编写的页码有无错页、漏页、页次有无颠倒等，对不平整的档案进行平整，把已打印好的卷内目录归入卷宗。扫描结束，须对有无缺失档案、页次是否颠倒进行检查，恢复装订后按序上架。5、安全要求：中标单位在馆工作期间必须遵守采购单位相关保密制度；中标单位必须保证档案内容与档案载体的安全，并在合同中进行责任约定（保密安全协议另签）；中标方在工作中必须与采购方做好档案的安全交接，并有记录；中标方作息时间与采购方工作人员一致。(五)数据验收1、数据抽检（1）以抽检的方式检查已完成的所有数据，包括录入准确率、目录数据库、图像文件及数据挂接的总体质量。（2）一个全宗的档案，数据验收时抽检的比率不得低于5%。2、验收指标目录数据库与图像文件挂接错误，卷内目录不完全对应，或目录数据库、图像文件之一出现不完整、不清晰、有错误等质量问题时，抽检标记为不合格。（1）档案装订：检查所有档案的装订还原情况，差错率1。（2）扫描图像：漏扫率0.2。（3）图像质量：图像质量情况完好率99%。（4）格式封装：图像文件的命名差错率1。（5）著录：以案卷（文件）为单位，关键字段正确率100%，其余字段录入错误率5。（6）条目与图像挂接：挂接正确率100%（7）档案原始材料：100%不缺失。3、验收审核（1）采购方对中标方数据进行分批验收。数据验收以抽检方式进行。中标方提交验收的数据不论涉及验收标准哪一条，不合格的，全部发回中标方全面自检，采购方验收记录不向中标方公开，待验收通过后，采购方公开验收记录。在退回自检期间，采购方将不再向中标方提供加工的档案。（2）采购方在验收中检出的错误，中标方及时、无偿予以纠正并再提交采购方验收。（3）全部档案验收通过的结论，必须经分管领导审核、签字后方有效。（4）如全部档案完成后不能通过验收的，视为中标方违约。（5）数据验收合格后，中标方须刻录dvd光盘一式三份提交给采购方，著录条目和全文数据向采购方数据库迁移。档案扫描文件应提供tiff和pdf（双层）两种格式。(六)数据备份及挂接1、备份范围：经验收合格的完整数据应及时进行备份。2、备份方式：为保证数据安全，备份载体的选择应多样化实现多套备份。3、数据检验：备份数据也应进行检验。备份数据的检验的内容主要包括备份数据能否打开、数据信息是否完整、文件数量是否准确等。4、备份标签：数据备份后应在相应的备份介质上做好标签，以便查找和管理。（七）技术支持和售后服务中标方须提供从项目整体验收合格之日起，提供一年的免费质保期服务。无论在质保期内还是质保期满后，中标方负责对其实施的项目提供24小时不间断技术支持服务，提供电话、传真、电子邮件、现场多种方式技术支持服务，全方位响应需求。能2小时内到达现场，并最迟在第2个工作日内排除错误，2个工作日内不能解决的，必须采取临时应急等措施，以保证采购方的正常使用。免费维护期滿后提供的技术支持和维护，只收取成本价。(八)违约责任1、违反本合同约定，造成本合同不能履行或不能完全履行，由违约方承担违约责任，违约方应按合同法赔偿对方经济损失。2、中标方因各种原因未按照合同规定期限内完成整个项目录入及扫描工作，责任由中标方承担，每逾期一天，按合同总价的1%支付违约金。最高罚款为合同总价的10%。因延期产生的所有费用由中标方承担。3、采购方由于某种原因需延长工期时，延期赔偿金可不计，中标方也不作任何赔偿。4、中标方达不到项目要求，中标方应负责根据合同及采购方的要求采取相应的处理措施，并承担由此发生的一切损失和费用，整改延误的时间不作为整个项目工期延期的理由。中标方整改时间超过15天，采购方有权终止执行合同，并没收履约保证金。（九）终止合同1、在中标方收到采购方发出的书面违约通知后15天内（或经采购方书面确认的更长时间内）仍未纠正其违约行为的，采购方有权单方面终止全部或部分合同，