文书档案整理工作程度序.doc

文书档案整理工作程序文件材料的收集：凡是反应本机关主要职能活动和基本历史面貌，办理完毕，对机关和社会具有查考利用价值的文件材料，均属收集范围。具体的有上级、本级、下级、同级机关和非隶属机关需要贯彻执行的文件材料，一个机关各个科室的文件材料。一、 整理原则：遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同的价值，便于保管和利用。二、案卷要求：归档文件应齐备完整。已破损的文件应予以修整，字迹模糊或已退变的文件应予以复制。整理归档文件使用的书写材料、纸张、装订材料等（碳素墨水、有锈钢订书钉或线装订）应符合档案保护要求。三、 整理方法和步骤：（一） 区分档案的门类和年代区分档案的门类，就是区分什么是文件档案、科室档案、移民档案等。分年度按文件材料形成年度分，跨年度的会议档案，放在闭幕年，来文与复文跨年度并作为一件的，放在复文年。（二） 剔除不归档文件材料1. 归档的文件材料的范围凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。（1） 上级机关的文件材料上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要材料。上级机关召开的需要贯彻执行的文件以及普发的，非本级机关主要业务但需要贯彻执行的法规性文件。党和国家领导人、人民代表、上级机关领导人视察、检查本机关、本地区工作时的重要讲话、指示、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像（声像）等材料。代上级机关草拟应被等用的文件的草稿和印本。上级机关转发本机关的文件（包括报纸、刊物转载）。（2） 本机关的文件材料本级人代会、政协、党、政、工、青、妇联等机关召开的代表大会、工作会议的全部会议文件以及各种声像材料（由召开机关收集归档）。本机关党组织（或实行党委制的党委）行政领导会议文件材料，本机关召开的工作会议，专业会议材料。本机关颁发的（包括转发的以及与其它机关联合颁发的）各种正式文件的原发稿、印制稿、重要文件的修改稿。本机关的请示与上级机关的批复，下级机关的请示和本机关的批复文件。本机关及其内部职能部门活动形成的工作计划、总结、报告等。反映本机关业务活动和科学技术管理活动的专业性文件材料。本机关检查下级机关工作，调查研究所形成的重要文件材料。本机关或本机关汇总的统计报表和统计分析资料（包括永计算机、磁盘等）。本机关形成的财务报表、凭证、账簿、审计等文件材料。本机关党委、团委、工会组织和内部组织机构在工作活动中形成的重要文件材料。重要的人民来信、来访材料、领导的批示和本机关处理人民来信来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。机关领导人公务性活动形成的重要信件、电报、电话记录，从外机关带回来的与本机关有关的未经文书处理部门登记的文件材料。本机关及本机关批准的有关区域变化解决各村、地界、水利纠纷、征用土地以及基本建设、工程施工、竣工、购置大型设备的文件材料，本机关直接管理的科研、生产、建设项目等科技文件材料。本机关的成立、合并、撤销、变更名称、启用印信有其组织类别、人员编制等文件材料。本机关制定的工作条例、草程、制度等材料。本机关（本行业）的历史变革、大变动、年鉴、反映本机关（本行业）重要活动文件的剪报、声像材料、荣誉奖励书、有纪念意义的实物，包括照片、录音、录像等文件材料。本机关（包括上报和下批）干部任免（包括备案）、调配、培训、专业技术职务评定、聘任，党员、团员、干部、工人名册、报表、纪律检查、治安保卫以及职工的录用、转正、退休、调资、离休、复员、转业、评残、怃恤、死亡等工作有干部奖惩等文件材料。本机关有本机关办理的干工人的转移工资、行政、党团、工会组织介绍信的存根。本机关财产、物资、档案等方面的交接凭证、情册。本机关编印的情况反映、简报等刊物定稿和印本，编辑出版物的定稿、样本。本机关与有关机关单位签定的各种合同、协议书等文件材料。本机关与外国签定的条约、协议书、协定、合同、提文（正本、副本）和机关外等 形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录、声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作往来等文件。各种工作中形成的文件材料。按有关规定应归档死亡干部档案材料。（3） 同级机关和非隶属机关的文件材料。同级机关和非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的法规性文件。有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。同级机关和非隶属机关与本机关联系、协商工作的重要来往文件。（4） 下级机关的文件材料下级机关报送的重要工作计划、报告、总结、典型材料、统计报表、财务预算、决算等。直属单位报送的重要的科技文件材料。下级机关报送的法规性和备案文件。2.不归档的文件材料的范围（1） 上级机关的文件材料上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件，普发供参考、不办的文件材料。上级机关发来供工作参考的抄件。上级机关征求意见未反稿的文件。（2）本机关的文件材料备份文件无查考利用价值真实性、临时性文件。未经会议讨论、未经领导审阅、签发的未生效的文件、电报草稿、一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件除外）、复印文件和各种校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签发的最后定稿除外）。从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。无特殊保存价值的信封、一般表态、询问一般性问题、提出一般性意见的人民来信。机关内部互相抄送的文件材料。不应覆行公文的行文、介绍信等。本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件材料。为参考目的从各方面收集的文件材料。（3）同级机关和非隶属机关的文件材料参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。非隶属机关抄送的不需要办理的材料。（4）下级机关的文件材料下级机关送来参阅的简报、情况反映不应抄报或不必备案的文件材料。越级抄送的一般性的，不需要办理的文件材料。下级机关抄报备案的一般性文件材料。四、 分类归档文件一般要用“保管期限年度”的方法进行分类，同一卷宗应保持门类方案的稳定。五、 划分文件材料的保管期限保管期限分为：永久、30年、10年。六、 按不同保管期限组卷装盒分问题排列，归档文件应在分类文案的最低一级类目内,按照件名时间、重要程度等排列，会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列，简报按期数排列。排列时，正本在前，定稿在后；正文在前， 附件有后；原件在前，复制件在后；收文处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文为一件时，复文在前，来文在后。七、 装订归档文件用线或不锈钢针进行装订。归档文件的整理单位，一般以每份文件作为一件。文件正本与复稿为一件，正文与附件为一件，原件与复制件为一件，收文与收文处理单为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册等一册（本）为一件，来文与复文中，外机关的来文与本机关的 复文作为一件，本机关向同级机关或上级机关的去文与这些机关的复文为一件，简报一期为一件，会议文件每份文件为一件，会议记录原则上一次会议为一件，也可一本为一件。八、 编号、编目归档文件应原件加盖归档章并依分类方案和排列顺序编号，自制文件在首页上端的空白位置加盖归档章，并填写相关项目，归档章设置全宗号、保管期限、年度、件号（室编件号、馆编件号）。归档章全宗号保管期限年度室编件号馆编件号 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。保管期限：归档文件的保管期限。（已划分）年度：文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年。如2010。件号：文件排列的顺序号，件号包括室编件号和馆编件号。室编件号，同一年度同一保管期限的应以“1”开始编制；馆编件号按进馆要求编制。归档文件应按照室编件号顺序，函件编制归档文件目录，归档文件目录设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数。件号责任者文号题名日期页数备注填写室编件号制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者文件的发文字号，如山档发20108号文件标题，没有标题或标题不规范的应自拟标题，外加 号8年数字标注，如20090701每一件归档文件的页数，文件中有图文的页面为一页注释文件需说明的情况归档文件目录应装订成册并编制目录封面，归档文件目录封面设置全宗名称、保管期限、年度，其中全宗名称即立档单位的名称，填写时应使用全称或规范化简称。归档文件目录 全宗名称 盒脊全宗名称 全宗号130保管期限 保管期限年 度 年度 室编件号 馆编件号 九、填写档案盒封面、盒脊及备考表项目档案盒应采用无酸纸制作。封面设置全宗名称、全宗号、保管期限、年度、室编起止件号、馆编起止件号等项目，室编起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“-”连接。盒脊设置全宗号、保管期限、年度、起止