信达投资有限公司总经理办公室工作手册.doc

总经理办公室工作手册编号：atz0100-0300版号：a第 50 页 共 50页编号：atz0100-0300版号：a总经理办公室工作手册编制魏 一、卢庆九审核张小琦批准生效日期：二八年八月*日修 订 记 录修改单号修改内容修改人审核人批准人生效日期目 录1.部门组织结构图42.部门职责43.部门角色分布表54.部门岗位说明书64.1 主任64.2副主任（主任助理）94.3机要秘书岗114.4 事务秘书岗134.5 前台事务岗154.6 车队管理岗174.7 信息岗194.8 宣传岗214.9 外事岗234.10 文书岗254.11 文印岗274.12 档案管理岗294.13 质量管理岗315.部门质量目标326.部门管理规则336.1发文核稿工作规定336.2法人授权书办理规定336.3介绍信办理规定346.4公司工作会议办会管理规定346.5专题会议办会管理规定366.6会议记录和纪要管理规定366.7公司重要文字材料起草与修改规定376.8法律性文件签字用印管理规定386.9年报编发管理规定386.10信方达编发管理规定396.11投资公司工作动态编发管理规定416.12大事记编发管理规定426.13公司通讯录编发管理规定436.14电话号码表编发管理规定436.15机票统一订购管理规定436.16用车用油公示管理规定456.17劳务人员工作考核管理规定456.18公司领导事务服务工作规定477.部门工作文件和记录481.部门组织结构图机要秘书岗事务秘书岗前台事务岗车队管理岗主 任信息岗宣传岗外事岗档案管理岗文印岗文书岗质量管理岗副主任/主任助理2.部门职责2.1服务于公司领导，服务于公司各部门，服务于所属公司。2.2为公司总经理提供秘书事务服务，承担公司重要会议的组织，督查办理会议决定和总经理交办事项，负责公司文秘与档案管理。2.3组织公司及公司系统日常运转，协助公司领导进行综合工作协调。2.4负责调查研究，为总经理决策提供信息、政策建议等。2.5负责公司公共关系事务及公司的形象设计。2.6负责公司公共事务的管理及服务。2.7组织公司外事考察活动。2.8协调公司党委办公室、董事会办公室、法律工作小组、质量管理小组开展相关工作。2.9负责公司各专门委员会相关工作。2.10草拟与工作相关的管理制度。2.11公司领导交办的其他工作。3.部门角色分布表岗位名称任职人员主任张小琦副主任卢庆九主任助理魏 一机要秘书岗倪 薇、于 滨事务秘书岗潘月娥、段 锐前台事务岗张稚楠、潘月娥车队管理岗曹 曾、张存瑞信息岗陈 志、申 佑、卢庆九宣传岗申 佑、陈 志、卢庆九外事岗段 锐、那丹晨文书岗陈 志、申 佑、魏 一于 滨、倪 薇、那丹晨文印岗段 锐、于 滨档案管理岗于 滨、段 锐质量管理岗陈 志、魏 一4.部门岗位说明书4.1 主任岗位名称主任编制日期所属部门总经理办公室直接主管公司分管领导直接主管签字基本目标：全面负责部门工作，组织公司及公司系统日常运转，协助公司领导进行综合工作协调，组织制定并落实公司办公制度，组织公司系统大型会议和活动，组织、参加公司重要文字材料的起草与拟定，组织落实公司领导交办的各项工作。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1负责公司领导日常办公及临时交办工作的组织、协调、落实及督办，审核公司及部门文件，审核公司公章、领导名章、法人授权书等的使用，确保各项工作传达及时、督办有力，处置得当，确保在公司领导与各部门、所属公司之间有效发挥办公枢纽作用。随时确保工作部署落实到位文件管理、公文处理、签字用印、督查督办、档案管理等规程2负责总经理办公室日常工作，统筹协调公司系统行政办公管理，研究制定、协调落实、优化完善公司系统集团化管理制度基础框架，筹备经营管理决策委员、总经理办公会（含经营分析会）等会议，审核印发公司发文及会议纪要，起草或修改公司年度工作报告等重要文字材料，确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平，确保公司系统各项基础工作正常运转。随时确保工作部署落实到位上述及会议管理等规程3承担相关专门委员会日常工作，组织并监督落实其工作部署，确保各项工作正常运转，确保发挥平台作用。随时确保工作部署落实到位同上4负责公司公关、外事活动及品牌建设等，研究并提出公司品牌管理、企业文化建设等相关战略方案或工作意见，并按公司要求组织研究制定具体工作计划和落实措施，审核编辑印发公司内刊、年报、宣传册等刊物，确保树立公司良好的社会形象，充分发挥窗口作用。随时确保工作部署落实到位上述及外事工作、信息工作管理等规程5组织集团化管理相关专题调研工作，为公司中长期发展规划的研究制定和重大事项决策提供依据。1-3项/年及时上述及文书档案管理规定等6配合公司法律工作小组防范公司及公司系统法律风险，根据公司业务需要参与公司重大项目法律事务管理，审核相关法律合同文书等。随时确保工作部署落实到位法律工作管理规程、合同管理规定等7承担部门建设工作。随时确保工作部署落实到位上述各相关文件任职要求学 历研究生及以上资格证书律师执业资格、内审员工作经验8年及以上大型企业行政管理、法律管理工作经验。工 作 技 能 要 求基本技能熟练掌握相关政策法规，了解商务礼仪。业务技能具备优秀的文字、语言表达能力和法律风险防范能力，熟悉公司管理与经营活动中的各项规则，熟练掌握行政办公工作流程。管理技能具备优秀的组织、协调、沟通和执行能力。外语技能具备一定听、说、读、写能力，能够参与外事交流活动。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能统筹协调能力强，坚持原则，身体健康，精力充沛且能承受较大工作压力。工作联系部 门联系内容董事会会议的组织、协调及文件起草等。总公司相关部门沟通协调相关事项，及时解决相关工作中的问题。公司各部门沟通协调相关事项，保障公司办公运转和办公秩序。所属公司沟通协调相关事项，推动相关工作高质高效开展。国家工商局沟通协调相关事项，营业执照年检等。国家商标局国家专利局沟通协调相关事项，协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。全国组织机构代码管理中心沟通协调相关事项，机构代码证书管理。北京市档案局西城区档案局沟通协调相关事项，确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平。北京市公安局沟通协调相关事项，公章刻制管理。相关监管部门沟通协调相关事项，准确掌握有关要求，及时解决工作中的问题。常年法律顾问沟通协调相关事项，公司法律咨询及服务。其他单位国家保密局，交通管理大队，相关街道办，劳务派遣单位，办公楼相关物业公司，相关医院，以及日常办公相关的其他印刷、广告公司等，沟通协调相关事项，为公司做好相关服务工作。【备注】：若总经理办公室未与公司法律工作小组合署办公，则不要求总经理办公室主任必须具备“律师执业资格”证书及相关法律知识和法律工作经验。4.2副主任（主任助理）岗位名称副主任/主任助理编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：协助部门主任做好部门相关工作，确保相关工作落实到位，保障公司办公运转和办公秩序。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1协助部门主任开展部门相关工作，协助筹备经营管理决策委员会、总经理办公会（含经营分析会）等会议，起草相关会议材料、工作报告等重要文件，保障公司及公司系统办公运转和办公秩序。随时确保工作落实到位重大事件没有差错文件管理、公文处理、签字用印、督查督办、会议管理等规程2协助部门主任开展企业文化建设、品牌建设、集团化管理等具体工作并提出意见和建议，编辑并确保公司内刊、宣传册、年报和公司文件等的质量和合规，研究制定措施并确保公司档案材料的安全与完整。随时确保工作落实到位档案管理没有重大差错上述及信息工作、档案管理等规程及商标管理规定等3协助部门主任指导协调相关岗位具体工作，确保相关岗位工作合规、有序和有效开展。随时重大事件没有差错以上相关文件4协助部门主任开展集团化管理专题调研工作，为专题工作提供基础资料依据，为制定和改进公司系统集团化管理提出可行的意见和建议。随时确保工作落实到位信息工作管理规程等5协助部门主任开展公司基本办公和部门办公制度、办公流程的制定和管理工作，规范公司及公司系统行政办公管理，为公司系统日常办公管理工作的正常开展提供制度支持。随时确保工作落实到位重大事件没有差错文件管理、公文处理等规程及文件编写规则等6完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述各相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书工作经验5年以相关工作经验。工 作 技 能 要 求基本技能熟练掌握大型企业行政办公管理工作流程、业务规则。业务技能具备良好的文字和语言表达能力，熟悉公司各项业务基本规则。管理技能具备较强的组织、沟通、协调和执行能力。外语技能一般阅读与交流。计算机技能熟练应用常用办公软件。其他技能掌握一定的与企业管理相关的法律、财务、投资等基础知识。工作联系部 门联系内容总公司相关部门沟通协调相关事项，及时解决相关工作中的问题。公司各部门沟通协调相关事项，保障公司办公运转和办公秩序。所属公司沟通协调相关事项，推动相关工作高质高效开展。监管部门沟通协调相关事项，准确掌握有关要求，及时解决相关工作中的问题。其他单位北京市档案局、西城档案局、广告单位、刊物印刷单位等。4.3机要秘书岗岗位名称机要秘书岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标： 承担公司公文运转，协助组织相关会议，督查督办文件、会议决定的相关事项，保管公司领导名章，开具法人特别授权书（差错率为0），以及其他相关事务工作，确保各项工作及时高效，管理安全有序。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1负责公司各类文件的登记运转，确保文件流转顺畅。随时及时公文处理、保密工作等规程2保管使用登记公司法人授权委托书及公司领导名章,确保印章使用合规;整理公司领导文件，确保文件管理安全有序。随时合规安全公文处理、签字用印管理规程等3定期督查督办公司会议及文件决定事项，及时催办日常事项，确保督导工作及时到位。随时及时公文处理、档案管理规程等4协助部门主任组织公司内部相关会议，制作公司相关会议记录，起草会议纪要，确保及时准确。随时及时公文处理、会议管理及保密工作规定等5协助部门主任完成公司信息上传总公司信息平台的相关工作。随时及时信息工作及保密工作规定等6参与部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作，为部门制度建设提供支持。随时确保工作落实到位上述相关文件7协调和沟通其他秘书事务，并按要求完成相关工作，确保各项工作正常运转。随时确保工作落实到位上述相关文件8完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书工作经验1年以上相关工作经验，或工作经验不足1年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备秘书基本职业技能及素养。业务技能熟悉公司行政办公、公文处理和保密等工作规程，对公司各项业务有一定了解。管理技能具有良好的组织协调和沟通能力。外语技能一般英语听说读写。计算机技能熟练操作常用办公软件及各类办公设备。其他技能经济、法律、房地产基础知识。工作联系部 门联系内容公司领导负责机要秘书服务。公司各部门协助部门主任传达贯彻领导批示，公文运转督办等。4.4 事务秘书岗岗位名称事务秘书岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标： 承担公司领导日常事务，公司领导办公环境及相关设施的协调服务和资料整理，以及部门日常事务工作，确保及时有序，服务周到。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1承担公司领导日常事务性工作，为领导工作提供良好便捷的服务。随时及时公文处理、会议管理等规程及保密工作规定等2承担公司领导办公环境管理与维护，以及办公设施的协调服务和资料整理等工作，确保服务及时有序。随时安全及时上述相关文件3承担部门综合事务工作，以及领导活动大事记的统计整理，确保信息收集完整准确。随时准确及时上述相关文件4参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作，为部门建设提供基础服务。随时确保工作落实到位上述相关文件5完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历中专学历及以上资格证书工作经验1年以上相关工作经验，或工作经验不足1年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备秘书基本职业技能及素养。业务技能熟悉公司行政办公等工作规程。管理技能具有一定的组织协调和沟通能力。外语技能一般英语听说读写。计算机技能熟练操作常用办公软件及各类办公设备。其他技能了解商务礼仪。工作联系部 门联系内容公司领导负责秘书事务服务。公司各部门协助部门相关工作。 其他单位联系相关医院、签约餐厅及关系维护。 4.5 前台事务岗岗位名称前台事务岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标： 承担公司前台事务工作，及时准确地完成部门交办的其他各项工作。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1负责公司领导访客及其他相关访客的接待和服务。随时及时会议管理等规程及保密工作规定等4负责机票订购及部门副总经理以上员工接送站的车辆安排。随时准确及时上述相关文件2负责相关综合事务服务，以及公司内部会议服务。随时准确及时上述相关文件3负责年度报刊订阅及日常报刊、邮件的收发服务。随时准确上述相关文件5参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历中专学历及以上资格证书工作经验1年以上相关工作经验，或工作经验不足1年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能普通话标准，语言表达能力强，了解商务礼仪。业务技能具有较好人际交往能力，高效率的完成领导交办的各项事务。管理技能具备一定的协调和沟通能力。外语技能能够进行简单的交流。计算机技能熟练掌握常用办公软件和打印、复印、投影等办公设备。其他技能工作联系部 门联系内容公司领导相关事务服务。公司各部门协助部门相关工作。其他单位联系邮局、票务中心及关系维护。 4.6 车队管理岗岗位名称车队管理岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标： 负责公司车辆的维护和安全管理，负责公司领导车辆的维护等，负责出车安排及其他相关工作，确保及时、安全地完成车队各项工作。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1公司公务用车出车安排及部门副总以上人员出差的机场接送站等。随时准确及时车辆管理等规程及保密工作规定等2公司车辆安全、维护，以及车辆行驶、油料、费用等的统计和管理。随时准确及时上述相关文件3车队内务管理及安全行驶宣传教育。随时确保工作落实到位上述相关文件4公司车位管理及与大厦物业的协调。随时准确及时上述相关文件5参与做好部门建设及车辆管理相关制度和流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成公司领导和部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历高中及以上资格证书驾驶证工作经验5年以上工作经历，5年以上驾龄经验。工 作 技 能 要 求基本技能了解一定商务礼仪，熟悉路况，驾驶技术熟练。业务技能具有较好的人际交往能力，服务意识强。管理技能具备一定的协调沟通能力。外语技能计算机技能能简单使用，满足工作需要。其他技能了解车辆维修、保养等基本常识。工作联系部 门联系内容 公司领导接送及服务等工作。 公司各部门相关接送及服务工作。其他单位 联系交通管理大队，相关街道办，劳务派遣单位，办公楼相关物业公司及关系维护。 4.7 信息岗岗位名称信息岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担公司内刊编辑及相关专题调研工作，协助公司信息宣传，确保信息刊物质量，并发挥信息平台作用。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1编发投资公司工作动态，确保文字表述准确、印发及时。每年至少24期及时准确公文处理、信息工作规程等2汇总整理及编辑公司大事记，确保信息收集及时准确完整及时。随时信息收集完整及时上述相关文件3协助部门主任做好公司信息报送总公司信息平台相关工作。随时及时准确公文处理、信息工作规程4研究相关专题，起草研究报告或提出建议，为公司管理层提供决策依据。随时确保工作落实到位上述相关文件及文书档案管理规定等5参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作，为部门工作提供制度修订基础服务。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成部门主任负责人交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书工作经验3年以上相关工作经验，或工作经验不足3年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备良好的文字和表达能力。业务技能掌握行政办公工作流程，相关业务技能强。管理技能具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。外语技能具备一定听、说、读、写能力。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能统筹协调能力较强，保密意识强。工作联系部 门联系内容总公司相关部门沟通联系，并按要求完成布置的工作。公司各部门行政办公相关工作。所属公司行政办公相关工作。其他单位联系广告印刷机构及关系维护。4.8 宣传岗岗位名称宣传岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担公司宣传工作，以及相关内刊的编发，确保刊物质量，并发挥宣传平台作用。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1编发信方达，确保稿件质量，发挥宣传平台作用。每年至少4期及时率公文处理、信息工作规程等2编发年报、宣传册，确保文字、图片质量。每年1次没有重大差错上述相关文件及商标管理规定等3协助部门主任做好公司信息报送总公司信息平台相关工作。随时及时准确公文处理、信息工作规程4承担公司其他宣传工作，为公司树立良好的社会形象提供服务。随时确保工作落实到位上述相关文件5参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书工作经验3年以上相关工作经验，或工作经验不足3年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备良好的文字和表达能力。业务技能掌握行政办公工作流程，相关业务技能强。管理技能具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。外语技能具备一定听、说、读、写能力。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能统筹协调能力较强，保密意识强。工作联系部 门联系内容总公司相关部门沟通联系，并按要求完成布置的工作。公司各部门行政办公相关工作。所属公司行政办公相关工作。其他单位联系广告印刷机构及关系维护。4.9 外事岗岗位名称外事岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担公司系统外事考察的管理工作，提供相关服务，确保外事工作顺利开展。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1协助部门主任开展计划和组织公司因公出国考察活动，确保各项活动顺利进行。随时没有重大差错外事工作规程等2审核所属公司人员因公出国考察的相关工作，确保合规。随时确保合规上述相关文件3协助总公司办理公司因公出国考察团（组）的护照、签证等，以及其他出国的相关手续，确保各项手续完备。随时及时准确上述相关文件4公司因公出国考察团（组）的费用管理及其他基础工作，确保各项工作合规。随时合规及时上述相关文件5参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书英语6级证书或同等英语水平工作经验1年以上相关工作经验，或工作经验不足1年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备一定的文字能力、沟通能力。业务技能熟练掌握外事工作流程、总公司和公司的外事管理规定。管理技能具备一定的沟通、协调能力。外语技能具备流利的英语听说读写能力。计算机技能能熟练掌握常用办公软件。其他技能严格按章办事，保密意识强。工作联系部 门联系内容总公司相关部门沟通协调相关工作。公司各部门沟通协调相关工作。所属公司沟通协调相关工作。其他单位联系外事管理单位，办理相关手续。4.10 文书岗岗位名称文书岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担公司相关重要文件的起草，公司发文核稿，以及其他文案相关工作，协助组织相关会议，确保公司相关文件及会议的质量。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1协助部门主任起草公司及部门相关文件，确保文字顺畅，表达准确。随时准确及时公文处理、档案管理等规程及文书档案管理规定等2协助部门主任组织公司内部相关会议，制作公司相关会议记录，起草会议纪要，确保及时准确。随时准确及时上述及会议管理规程、保密工作规定等3承担公司发文核稿，确保发文文字通顺、合规。随时准确及时上述相关文件4承担相关专题研究，起草研究报告或提出建议，为公司决策提供依据。每年1次以上完成率上述相关文件5参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件6完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书工作经验3年以上相关工作经验，或工作经验不足3年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备良好的文字和表达能力。业务技能掌握行政办公工作流程，相关业务技能强。管理技能具备良好的组织、协调、沟通和执行能力。外语技能具备一定的听说读写能力。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能统筹协调能力较强，保密意识强。工作联系部 门联系内容总公司相关部门沟通联系，并按要求完成布置的工作。公司各部门行政办公相关工作。所属公司行政办公相关工作。4.11 文印岗岗位名称文印岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担公司文件的排版和印发，印制公司办公及宣传用品，确保公司公文制发及时准确。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1承担排版、制作和印发公司文件，确保文件质量。随时准确及时签字用印等规程及文书档案管理规定等2承担公司文件与总公司的交换工作，确保文件流转顺畅。随时及时安全文件处理规程及保密工作规定等3承担部门周安、文件运转等部内事务，确保工作正常运转。随时准确及时上述及公文处理规程等4承担印制公司相关办公及宣传用品，确保质量。随时准确及时办公用品采购与管理规程等5联系国家保密局，组织安排公司文件的统一销毁。1次/年保密及时公文处理、保密工作管理规定等6配合部门相关岗位完成综合事务及服务工作，并为公司会议服务提供支持。随时确保工作落实到位上述相关文件7参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件8完成部门主任交办的其他各项工作。 随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学专科及以上资格证书工作经验1年以上相关工作经验，或工作经验不足1年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具备一定的文字处理、语言表达能力。业务技能熟悉公司公文制作等。管理技能具备一定的组织、协调和沟通能力。外语技能一般阅读和交流。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能具备财会、法律、金融等基础知识。工作联系部 门联系内容总公司相关部门联系沟通相关工作，联系文件交换等。公司各部门文件制作过程的沟通及发放、员工名片制作、宣传品制作。所属公司文件、宣传品发放。其他单位联系国家保密局，广告印刷机构及关系维护。4.12 档案管理岗岗位名称档案管理岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：办理工商年检、商标、专利手续等管理工作，承担公司印章刻制及证照的保管与使用登记，确保符合公司规定；承担公司档案（室）管理及部门档案管理，监督检查和指导各部门档案工作，确保公司档案的安全和完整，确保公司档案保持国家二级、北京市先进档案管理水平，确保公司档案在接受内审、外审检查时，不符合项不超过3项。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1承担公司档案（室）管理及相关档案的接收和保管工作，确保管理安全有序。随时合规安全档案管理规程及文书档案管理规定等2负责对各部门档案管理工作进行业务指导和检查，为档案管理工作提供指导和支持。随时合规及时上述相关文件3负责提供公司各类档案的借阅、和使用服务，确保档案使用安全有序。随时合规及时安全上述相关文件4负责管理公司印章，确保印章刻制合规，保管安全，使用规范。随时合规安全上述及印章管理规程等5负责办理公司工商年检及变更手续，确保及时准确。随时准确及时上述相关文件6协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。随时确保工作落实到位商标管理规定7参与做好部门建设及相关办公制度和办公流程的制定工作。随时确保工作落实到位上述相关文件8完成部门主任交办的其他各项工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科及以上资格证书档案管理工作经验3年以上相关工作经验，或工作经验不足3年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能具有一定的文字处理和语言表达能力。业务技能熟悉国家和公司有关档案管理制度、掌握档案收集、整理、利用的相关办法，以及工商年检工作。管理技能具有一定的组织管理、协调和沟通能力。外语技能一般阅读和交流。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能经济、法律、金融基础知识，熟悉公司文件运转流程。工作联系部 门联系内容公司各部门指导、检查各部门档案工作并向其提供档案的相关服务。北京市档案局西城区档案局作为会员单位，接受档案学会的监督、检查、定期派员参加档案上岗证书培训。北京市公安局联系办理公章刻制手续及关系维护。国家工商总局工商年检、变更、档案查询。国家商标局国家专利局协同公司法律工作小组开展公司系统商标、专利等知识产权管理。全国组织机构代码管理中心沟通协调相关事项，机构代码证书管理。4.13 质量管理岗岗位名称质量管理岗编制日期所属部门总经理办公室直接主管主任直接主管签字基本目标：承担部门iso9001质量管理体系的各项相关工作，确保质量管理工作合规有序。序号职 责频 次目标项权 限使用文件经办审核批准1协助部门主任承担协调体系文件的日常管理与控制工作。随时确保工作落实到位文件管理、编写、档案管理等规程2协助部门主任承担质量管理体系的内部审核、管理评审和外部年度认证的协调与落实。随时合规及时上述及内部审核、管理评审等规程3协助部门主任承担质量管理体系改进的组织与落实工作。随时及时上述及不合格及纠正预防措施等4完成部门主任及公司质量管理小组交办的其他工作。随时确保工作落实到位上述相关文件任职要求学 历大学本科以上学历资格证书内审员工作经验3年以上相关工作经验，或工作经验不足3年但综合素质较高。工 作 技 能 要 求基本技能良好的文字处理能力和语言表达能力。业务技能熟练掌握iso9001基础知识，基本了解部门各项业务运作情况。管理技能较强的组织、协调能力和沟通能力。外语技能一般阅读和交流。计算机技能熟练掌握常用办公软件。其他技能经济、法律、金融基础知识，熟悉公司文件运转流程。工作联系部 门联系内容公司质量管理小组部门质量管理工作的相关事宜。5.部门质量目标序号目标及数值定 义公 式统计频次1法人特别授权书差错率为0办理的法人特别授权书差错率=法人特别授权书发生差错的份数/法人特别授权书的总份数100%1次/半年2参加客户满意度评价的部门平均得分在7个职能部门排名中不低于前3名所属公司对公司总经理办公室、计划财务部、人力资源部、审计部、企业管理部、信息技术部、纪检监察室等七个职能部门客户满意度评价的平均得分的排名部门平均得分=有效的满意度评价表中部门得分合计/收回有效满意度评价表的份数1次/年3对公司档案的管理，在接受内审、外审检查时，不符合项和观察项不超过3项包含对公司档案、部门档案的具体管理，以及对其他部门已移交档案的保管认定的不符合项数和观察项数的总和31次/年6.部门管理规则1.2.3.4.5.6.6.1 发文核稿工作规定6.1.1 总经理办公室负责以公司名义制发文件（包括但不限于通知、批复、函、报告、请示等）的核稿工作。6.1.2 总经理办公室文书岗按照公文处理规程要求进行初核并签字。6.1.3 部门主任（主任不在时由副主任代行复核，下同）按照公文处理规程要求进行复核并签字。6.1.4 发文核稿的主要内容包括：标引公文主题词，核查发送范围是否恰当，公文用语是否规范、准确。6.2 法人授权书办理规定6.2.1 办理部门经办人按要求填写法人授权书，公司制式法人授权书应保证左右两联的一致性，机要秘书岗、档案管理岗应在用印前应进行初核。6.2.2 部门主任（主任不在时由副主任代行复核，下同）/公司法律工作小组组长，按照签字用印管理规程要求进行复核并签字。6.2.3 机要秘书岗根据办理部门需要，将法人授权书送公司法定代表人签字，或加盖法定代表人名章。6.2.4 档案管理岗在法人授权书上用印并加盖骑缝章。6.2.5 公司制式法人授权书填写错误，机要秘书岗应在明显位置标注“作废”，由办理部门经办人重新填写，不得将作废的法人授权书撕下销毁。法人授权书编号应当连续，不得漏编或重编。6.3 介绍信办理规定6.3.1 办理部门经办人按要求填写介绍信，公司制式介绍信应保证上下两联的一致性。6.3.2 介绍信经经办部门负责人和总经理办公室主任签字同意后，由档案管理岗在介绍信上用印并加盖骑缝章。档案管理岗应对公司制式介绍信上下两联的一致性进行复核。6.3.3 公司制式介绍信填写错误，档案管理岗应在明显位置标注“作废”，由办理部门经办人重新填写，不得将作废的法人授权书撕下销毁。介绍信编号应当连续，不得漏编或重编。6.4 公司工作会议办会管理规定6.4.1 公司工作会议指公司年度会议、半年度会议及为贯彻落实总公司及公司有关会议精神召开的专题会议。按照公司会议管理规程执行。6.4.2 会务工作要求1）任务分解：将会务工作分解为各专项任务，明确分工、保证质量。2）责任到人：每项任务均有专人负责。3）周密计划：每项任务均须制订详细的工作计划。4）逐项落实：计划的每个环节、步骤均严格落实。6.4.3 会前准备1）起草会议报告等会议材料，提交公司领导审议。2）形成会议签报，落实会议各项事项。3）成立材料组和会务组，各组组长牵头负责，部门主任整体把关；材料组负责组织、收集、整理、编印会议材料，会议记录（及录音录像）、会议纪要与总结起草；会务组：负责会议的后勤保障事宜。任务分解后形成会务工作分派表（附表1），并由相关责任人签字确认。4）明确会议概况。会务组人员应明确会议概况，了解会议主题、级别与规模、参会人员（与会人员的单位、职务）、会期与日程安排（会议日期、天数、议程、活动安排等），根据会议概况，按公司有关标准预算会议经费，签报公司分管领导批准。5）选定办会场所。办会场所应符合会议会场，以及会议代表住宿、用餐需要，且会议费用标准符合会议管理规程的规定。6）印发会议通知、统计代表名单。7）准备会议材料、用品。8）餐饮安排。应尽可能符合不同地域人员的需求，以及少数民族代表的需求。9）会场安排。包括条幅、主席台布置、桌型、桌签等，并根据需要安排投影、会议录音。10）房间安排。应仔细核对房间号和入住人员，杜绝漏排和重复。到达办会场所后，对与会领导的房间进行检查。11）编制会议册，会前分送会议代表。12）其他安排：会议代表客房到餐厅、会场的指示牌。6.4.4 会中服务1）接站。按照会议代表到站顺序，编制会议接站表，布置接站任务，落实到人。2）签到。会务组在办会场所大厅负责参会代表的签到，并分配房间、会议材料等。3）其他安排。会务组要安排好叫醒服务，并至少在会议结束前1天统计会议代表返程安排，协助订购机票、车票。4）材料组要做好会议记录，以及会场的各项工作，包括会场摄影、录像（如需要），音响、投影设备的检查，组织、维护会场秩序。5）送站。会务组按照会议代表返程顺序，编制会议送站表，布置送站任务，落实到人。6.4.5 会后收尾：逐项检查办会场所提供的费用清单，经会务确定的初审人、复审人核实无误后办理结账手续。6.5 专题会议办会管理规定6.5.1 专题会议按照公司会议管理规程执行。6.5.2 会务工作参照6.4执行。6.6 会议记录和纪要管理规定6.6.1 总经理办公室相关人员（文书岗、机要秘书岗等）负责公司相关会议通知发放和会议记录。6.6.2 会议记录统一采用专用笔记本记录，要求记录字迹清晰、内容全面；记录中应粘贴会议通知及查询标签；待会议结束后由。6.6.3 会议记录人员负责会议纪要的起草工作。6.6.4 总经理办公室主任负责会议纪要的修改及审核工作。6.6.5 会议纪要的起草要求语言流畅、简明扼要、中心思想明确，准确表达会议精神实质。6.6.6 会议纪要签发程序1）部门/总经理办公室审核后报公司分管领导审签。2）报董事长/总经理/会议主持人签发。3）文印岗负责印制、分送。6.7 公司重要文字材料起草与修改规定6.7.1 明确起草人：公司年度工作报告、大型汇报材料、公司重要文字材料由文书岗/信息岗/宣传岗等起草，由总经理办公室主任根据需要组织成立起草小组，统一布置起草任务；也可视情况及紧急程度，由总经理办公室主任直接起草。6.7.2 拟订提纲：由起草人员拟订提纲，提出报告思路和主要内容，经起草小组讨论（由总经理办公室主任直接起草的除外）