销售及收款循环.ppt

销售及收款循环,第一节销售预测一、作业程序：(一)管理者评估二、三年内影响销售之有关变数。(二)影响未来销售预测之考量因素有：,销售及收款循环,第一节销售预测1.原料供应来源。2.消费者对公司产品之嗜好。3.产业前景。4.潜在竞争者。5.其他因素。,销售及收款循环,(一)对未来状况作一了解后，企业应就下列各点拟定未来方向。1.自身优势与劣势。2.外界机会与威胁。未来方向确定后，则考虑公司自身资源之限制，如生产能量、人力限制、资金来源等，拟定经营策略，编制销货预测。,销售及收款循环,一、控制重点：(一)预测应考虑政治、文化、经济层面。(二)预测长、中、短期预测，并根据情况变迁随时修正。(三)预测应以整体观念为起点，不仅衡量公司内在情况，也评估公司外界整体经济因素之影响。,销售及收款循环,(四)预测应重新考虑各种变数，而非全部沿用历史资料做为判断依据，以求更符合实际情况。(五)其他。(是否依SWOT调整自我的资源及寻求外在资源。),销售及收款循环,第二节销售计划一、作业程序：(一)根据销货预测、经营策略及管理判断，作为订定销货预算计划之基础。(二)销售计划内容应包括：,销售及收款循环,1.市场展望。2.新产品之研究、开发计划3.旧产品淘汰、替换计划。4.新客户之开发与不良客户之淘汰5.广告及其他增加销售量之行销计划,销售及收款循环,5.订价政策。6.授信及跟催帐款政策。7.销售费用之限制。8.本年度可能遭遇的困难及克服对象。,销售及收款循环,(三)就以上之销售预测及销售计划，利用数字具体化为各种指标，或制定为销售预测，作为相关部门之目标。(四)销售预算经核定后，应通知有关人员细心研究，并按所辖单位详为分配，切实推行，以期达成销售目标。每季结束后应将实际业绩预算分别比较，计算差异并分析原因采取必要行动。,销售及收款循环,二、控制重点(一)计划应尽可能数量化,以易测量。(二)编估销售目标应考虑企业内外环境之可能影响,并切合实际,在现有客观情况下有达成之可能,同时具有挑战性及主动性。,销售及收款循环,(三)销货预测之编制应由各有关部门共同参与,并融合企业经营者之企图心。(四)每季结束后，应将实际业绩与预算目标确实比较,检讨得失,采取行动。,销售及收款循环,(五)执行预算时应经常比较现时环境与原预估情况；如有显著差,应即时修正预算。(六)其他。,销售及收款循环,第三节订单处理作业一、作业程序：(一)业务部接获客户之产品样品及询价单后,将样品交由研究设计部门设计打样。(二)业务部根据制作完成的产品样品，与生产部门检讨制造流程及可能需要的生产日程后,拟具样品成本报告，呈报总经理核准。,销售及收款循环,(三)业务部将制作完成的产品样品及设计图样交与客户,由其认可并商议交期。(四)客户同意交期,并同意接受所制成的样品,则由业务单位准备报价工作。(五)客户若不同意样品,则由研究设计部门依据客户意见,再予修改。,销售及收款循环,(六)若客户不同意交期,则由业务部与生管部及实际生产作业单位研究后,再与客户洽商。(七)客户同意样品及交期后,业务部根据样品成本分析报告,再加计运费、保险费、各项费用及预期利润,订出售价,并列表呈总经理核准。,销售及收款循环,(八)总经理同意并签核后,由业务部负责承办人员向客户报价。(九)若客户接受报价,业务部接到客户订单后,首先检查订单之各项条件齐全与否,订购内容是否清楚，若有涂改应盖章注记。,销售及收款循环,二、控制重点(一)受订单核章手续必须齐全。(二)订单涂改应有盖章或注记。(三)营业人员报价应依规定办理，售价应考虑估计成本之正确性，并加计合理利润。,销售及收款循环,(四)核准售价不能超过权限。(五)营业人员与客户谈妥交易应经客户确认,对於交期进度应列入控制(六)单位售价、总价等计算必须正确,销售及收款循环,(七)优待条件与公司规定应相符合。(八)应注意品质要求条件必须符合公司制作能力。(九)订单变更时应随即处理。(十)其他。,销售及收款循环,第四节征信作业一、作业程序：(一)若客户并非付现,而采信用交易者,先调阅往来顾客资料,有无过去往来记录。(二)若为新客户,则由营业部填妥客户资料,送授信单位审核。,销售及收款循环,(三)授信单位接获营业部之资料后,再深入调查客户资料。(四)授信单位将收集资料整理评估后,决定授信额度上限。(五)若授信单位经评估后,认为此顾客信用不佳,可与营业部联系,讨论是否要接此订单。,销售及收款循环,(六)若虽信用评估不佳,但仍须接此订单,则由总经理决定是否要求担保抵押或保证,或是要求现金付款。(七)若接受担保或保证条件时,由营业部追踪及初审顾客设定担保或保证之各项作业。(八)抵押保证事宜初步办理妥当后将资料再由授信单位审核。,销售及收款循环,(九)若通过则由授信单位评估后给予信用额度。(十)若不通过则授信单位决定是否再增加担保品或保证,抑或是要求货到付现。(十一)顾客订单、金额未超过信用额,，则接受此订单,并出货。(十二)若订单超过信用额度，则再交由授信单位审核信用,是否增加额度。,销售及收款循环,(十三)额度变动,仍需经由上述授信过程。(十四)客户订货时,若累计之应收帐款及未兑现票据已超过原订额度时,应停止出货或超额度部分以现金或LocalL/C(信用状)方式交易,并由授信单位及业务人员於三天内重新评估额度,依核决权限呈准后,方可出货。,销售及收款循环,(十五)为确保交期迅速,可授权营业部经理超额授信之权限为授信额度之百分比或新台币万元。(十六)授信单位在接获退票通知,或得知某客户已停业、财务危机等讯息,经初步查明证实,应立即通知交货单位停止送货,俟危机解除后方可恢复正常送货。,销售及收款循环,(十七)授信单位得视情节需要,随时机动陪同业务经办人员前往可能有问题之客户处进行状况了解,以决定拟采取之,销售及收款循环,二、控制重点(一)客户征信资料建立必须设卡、登记有关交易情形、财务及信用状况。(二)客户授信总额之拟定,应考虑对方之资本额、营业情形、损益情形、创业期间、信用、保证及抵押额度等内容。,销售及收款循环,(三)必须办妥保证书,同时至少每年重新办理对保工作并由第三者每半年对保一次。(四)对於未办妥手续或超过授信总额,出货应经特案核准。,销售及收款循环,(五)对新增客户或转向他公司购货者,必须分析其变更原因,并检讨改进。(六)对於市场资料之收集力求充分，范围包括供需量之变迁、产品技术之革新、竞争者之策略等。(七)其他。,销售及收款循环,第五节交货作业一、作业程序(一)生管部门应根据业务部与客户洽妥之合约或受订单所列出货日或装船日为交期管理之基准。并将收到之所有订单,依出货日期顺序排列,并注明内销或外销。,销售及收款循环,(二)生管部经理另应与生产单位协调,依各生产单位现行生产能量,拟定预计生产排程,并呈报总经理核准。(三)生产排程经核定后,生管部门通知生产单位各批货品之交期、交货地点、货品种类及数量等资料。,销售及收款循环,(四)如为外销,则由出口课在交运十天前,著手准备报关文件及出货手续;若为内销,则在交运三天前准备出货手续。(五)营业部应按交货日期,填写销货通知单通知仓储单位出货。出货时,应开立出货单。,销售及收款循环,(六)成品出库时,仓库应将品名、规格、数量等登入库存明细帐。(七)出库时,警卫依出货单放行货车,并将车号登入进出厂记录簿。(八)会计部门依出货单入帐列记应收帐款及销货收入,并将成品成本转入销货成本。,销售及收款循环,二、控制重点(一)受订交货应列进度表控制,必须准时交货,如有逾期,应检讨逾期未交原因,提出改善对策。(二)生产人员对於客户要求之交货日期,无法於预定生产完成日期完成时,或依排程生产时,必须及时反映业务部门处理。,销售及收款循环,(三)交货种类、数量应与客户订货单、发票上之内容相一致。(四)预备交运货品应与其他库存成品分开置放;货品打包时,包装要符合订单要求,各项资料要填写清楚。,销售及收款循环,(五)客户退货应於交运开立发票日起算六十日内办妥送会计办抵缴营业税。退货原因及改善对策必须办理客诉处理报告。(六)其他。,销售及收款循环,第六节发票开立与作废作业一、作业程序：1.开立发票作业1.出货时,应即开出发票;但发货前已预收之货款部分,应先行开立。开立时须符合“新制营业税法”规定。,销售及收款循环,2.如为外销货物应於输出许可证经海关签署盖用戳记之次日起或海关核发出口报单盖用戳记放行之次日起十日内开立发票。,销售及收款循环,3.发票内容须与送货内容相符合。4.将发票号码填於出货单上。,销售及收款循环,(二)发票作废作业1.收回原发票,填写发票作废申请书,并由客户签章。2.发票作废申请理由,须限於：(1)发票内容开错者。(2)发票所载数量与客户签收不符者(3)因故遭受退货者。,销售及收款循环,3.原发票取回,若为当月份发票，则直接订於存根联上加盖作废章,始可开出新发票。4.於原出货单与作废发票上注明新开立发票号码。,销售及收款循环,5.若为已申报营业税之发票,或原开立发票之收执联及扣抵联因故不能收回时,应取得客户出具之进货退出或折让证明单,向税捐机关办理营业税扣抵或退回。,销售及收款循环,二、控制重点:(一)发票之开立应依营业税法“营业人开立销售凭证时限”规定办理;内容应与出货单相符。,销售及收款循环,(二)会计单位应俟原发票之收执联及扣抵联收到后,才将发票作废重新开立正确之发票；同时将有关单据予以另卷保存,以便检讨核对发票作废原因。,销售及收款循环,(三)注意有无跳开发票情形,空白及作废票应作适当保存,以便能作连号控制、勾稽。,销售及收款循环,第七节应收帐款业一、作业程序：(一)会计人员根据出货单会计联、发票、制作传票登入客户别应收帐款明细帐。,销售及收款循环,(二)出货单客户联经客户签收后,交由营业人员按时收款。(三)每月结帐一次,由会计人员提供营业员客户别应收帐款明细表，由营业部经理核对尚未收款之客户签收联与应收帐款明细表二者是否相符。不符应立即追查原因。,销售及收款循环,(四)营业人员收到客户款项,填写收款通知单,经出纳人员签收无误后交由会计人员冲帐。(五)每月编制应收帐款帐龄分析表,并将超过六十天尚未收现者,列表注明债务人、金额及原因加以查明之。,销售及收款循环,(六)核对应收帐款明细帐、总分类帐、及有关凭证是否相符。(七)不定期向债务人函证应收帐款余额。(八)确定备抵呆帐之提列是否适当足够,已确定之坏帐是否已列损失。,销售及收款循环,(九)呆帐冲销应收帐款,须经主管核准。(十)因销货退回及折让所发生之应收帐款减少,须经主管核准。,销售及收款循环,二、控制重点：(一)应收帐款明细帐与未收款之客户签收出货单必须相符。(二)销货明细表应与收款通知单相符。(三)逾龄之帐款应查明原因。,销售及收款循环,(四)退货必须扣抵应收帐款。(五)每期均应提列备抵坏帐,金额力求适当,呆帐冲销应经核准。(六)其他。,销售及收款循环,第八节客诉处理作业一、作业程序：(一)营业人员於收到客户申诉案件时,应即判断其申诉内容,如属公司责任但非为品质异常者,由营业人员前往客户处深入了解原因,并依公司有关规定迅速协助客户解决问题。,销售及收款循环,(二)申诉案件如属公司产品品质异常时,由营业人员会同生管或生产单位深入了解原因,协助客户解决问题,必要时得取样回厂,由技术单位作品质分析与鉴定。,销售及收款循环,(三)营业人员於客诉案件初步处理后,应立即填写客诉问题处理报告,写明客户名称、产品品名、数量、批号、交运日期、客户要求等资料,送请单位主管。,销售及收款循环,(四)客诉问题处理报告经呈营业单位主管核阅,并转会相关单位进行异常原因分析及产品品质之鉴定与测试,并提出异常原因与改善意见后,呈总经理核签。,销售及收款循环,(五)若客户同意上述处理方式,达成共识,则视规定为换货或理赔。(六)若最后判定原因非为公司责任时,应通知客户,告知其原因及公司不理赔之理由。向顾客沟通、解说时应和颜悦色。,销售及收款循环,(七)若属赔偿、退货、折让之案件者,由营业部将拟议之处理情形填入客诉问题处理报告呈总经理批示后，据以处理。,销售及收款循环,(八)退货时,由营业单位收回出售商品退回仓库。另依退回商品状况、“退货管理办法”或处理意见决定退货价格、数量,并填写退(换)货报告。若需理赔,依“客诉处理办法”,计算索赔或折让。,销售及收款循环,(九)将上述销售事故由发生到理赔,依事件别,记录整理分析,作为未来产品设计或生产等参考。,销售及收款循环,二、控制重点(一)对於客诉案件,应作迅速妥当之处理;对顾客质疑事项，应作适当之说明;对客户所提意见,应分类统计并分析检讨。,销售及收款循环,(二)客诉问题发生,责任应明确归属,理赔金额力求合理，手续必须完备。(三)退货发生原因应按规定扣减绩效奖金,退货应按规定折价登帐,有无特定客别之退货次数较多。,销售及收款循环,(四)退货之原发票必须即时收回,每笔退货均交由会计及仓库登帐,对退换之货品应依规定调整内容。(五)对於理赔案件,必须详加检讨并采取适当之改进措施,对於销售事故需奖惩者,亦应确实执行。(六)其他。,销售及收款循环,第九节签证押汇作业一、作业程序：(一)出口课订单要求之出货日期、产销完成日期及L/C规定之装船期限,於产品出口前填写海运通知单,安排船期并通知业务部及财务部。,销售及收款循环,(二)出口货品装运出厂后,出口课依据L/C、P/KList及海运通知单等有关资料缮打S/O向船公司订定舱位。(三)外销货品装船出口后,出口课应於押汇前备妥信用状、销货确认书、出口押汇申请书、装箱单、提单等文件,以便办理结汇手续。,销售及收款循环,(四)业务部应依据过去办理经验,列表控制装船、签证、押汇、报关等日期及其有关各项费用申请、核准及报销等事务,并作进度跟催。(五)押汇金额应有直接转存公司帐户,如有预收货款则先冲销预收外销货款。,销售及收款循环,(六)业务部与客户洽议外销佣金,应签订合约,合约金额以不超过法定最高限额为限,并以信汇或电汇方式汇出。,销售及收款循环,二、控制重点：(一)有关装船、签证、报关、押汇等各项业务应列表做进度管制,并按规定确实执行。(二)前述有关各项运费、保险费、报关费及其他费用之申请核准手续应依有关规定办理;支付金额必须计算正确无误。,销售及收款循环,(三)外销文件应按客户订单或L/C逐案编号归档,并编制目录索引,以利日后资料搜录。(四)文件档案必须指定专人保管,未经授权严禁接触或翻阅。,销售及收款循环,(五)支付外销佣金必须订有合约,并取得结汇证明或其他证明文件。(六)其他。,销售及收款循环,第十节收款作业一、作业程序：(一)出货单经客户签收退回后,由营业部门按时收款。收到客户款项时,应由收款人员填写收款通知单,於收款当日连同收取之款项一并送交出纳课。,销售及收款循环,(二)会计部门每月结帐后,编制客户别应收帐款明细表,由业务部门主管核对尚未收款之出货单签收联两者是否相符;另编制每月对帐单与客户核对(三)本月销货金额是否正确,如有不符应立即追查原因。,销售及收款循环,(四)会计部门每月编制应收帐款帐龄分析表,将超过规定期限尚未收现者,列表通知业务部跟催收款,及通知征信部门采取必要行动,并应呈报总经理。,销售及收款循环,(五)如所收受为票据时应注意检查下列项目:1.到期日。2.发票人签章、帐号。3.支票金额大写是否错误。4.涂改部分应有发票人签章。5.若客户使用客票,应请其背书。,销售及收款循环,(五)出纳收到款项及票据时,应立即缴存银行,每日并应编制现金及银行存透日报表,连同银行存款送金簿存根联或存折呈送财务部经理审核。,销售及收款循环,(六)如收到远期票据,亦应送请银行托收,托收后将托收簿呈财务部经理审核。送存票据到期时,应查核是否已入帐。(七)每月底应由不担任出纳或应收帐款帐务工作的人员编制银行存款调节表,注明帐载与银行记录不符理由,呈报财务部经理复核。,销售及收款循环,(八)票据更换或延兑应填票据延兑报告,注明理由,报经核准后始可行之,并记录其延后兑现情形,通知征信单位。如有蓄意拖延或换票之情形,应特别列入记录。,销售及收款循环,(九)经退票之票据先转入催收帐款,再予追收,另填写退票处理报告,将退票交与收款人员处理,并将处理情形记入处理报告中,通知征信单位追踪处理。,销售及收款循环,(十)附有抵押品之票据,应加盘点,并确定其价值。附息票据应计算利息收入及应收利息。,销售及收款循环,二、控制重点：(一)收款作业之控制重点应重视发货、开具发票及按期收款等有关作业间之密切联系,不致产生脱节或疏漏现象。又应收帐款之认真查核及按期勤於催收极为重要。呆帐发生情况及增减变动原因应即时查明,迅速采取必要行动以期改进。,销售及收款循环,(二)收款通知单存根联应连续编号,不可跳号;如有作废,应收回收款通知单业务联并盖“作废”章。(三)非销货客户之应收票据,应留意取得原因;又帐务处理作业上应与销货之应收票据分别处理。因背书转让取得者,应另行列示。,销售及收款循环,(四)原始或背书转让之票据,应注意追索时效。(五)列为呆帐冲销之票据,应注意是否经主管核准。,销售及收款循环,(六)每月底核对银行对帐单及送存银行代收之票据时,公司帐载应与银行记录相符合。如有不符是否有编制调节表,列明不符原因。调节表应由出纳及应收帐款登录员以外之第三人负责编制。(七)其他。,销售及收款循环,第十一节销货折让作业一、作业程序(一)销货折让应依规定办理,并在收款通知单中注明,且须取得客户签章之折让证明单。,销售及收款循环,(二)折价后实际售价之核决权限合乎规定。(三)折让金额之核决权限须合乎规定。(四)销售特案之折让应注明所属特案条件,经授权核准无误后,始可予以折让。,销售及收款循环,(五)外销事故之折让,应再附销售事故报告单,并取得有关证明文件,以符合税法规定。,销售及收款循环,二、控制重点(一)销货折让必须经权责主管核准后办理。(二)销货折让应取得客户签章之折让证明单,并办理营业税之扣抵。,销售及收款循环,(三)因外销事故而发生之销货折让应取得税法规定之证明文件。如国外客户索赔文件、公证机构出具之证明等。,销售及收款循环,第十二节异常帐款处理作业一、作业程序(一)异常帐款发生后,营业人员应於发生之日起三日内,据实填写异常帐款报告并检附相关资料呈请营业部经理签注意见后,转呈专案处理。,销售及收款循环,(二)总经理於收到异常帐款报告后三日内与经办人员及营业部经理会商,并由负责经办人员依实际情况研拟多项处理方案,并依核决权限呈请核定后专案处理之。,销售及收款循环,(三)经核定后之异常帐款报告书应各影印乙份通知会计、出纳单位。,销售及收款循环,二、控制重点(一)异常帐款发生后,应依公司规定作迅速处理,并确保公司债权。(二)异常帐款发生原因必须详细予以分析,并采取各种防范改进措施。(三)其他。,销售及收款循环,第十三节差异分析一、作业程序(一)就下列项目分别比较实际与预算差异的金额:,销售及收款循环,1.售价、销量及销货收入。2.销货折扣