（工商管理专业论文）奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究.pdf

摘要 本论文从管理角度入手，结合奥园集团内部管理存在的实际问题，从建立企 业办公自动化管理信息系统的必要性及可行性分析到建立奥园集团办公自动化 信息系统的需求分析、流程及具体功能模块定位、系统实施规划、系统解决方案 及实施o a 的后评价，对公司实施o a 进行的充分的论证与实现。公司最终通过外 包方式建立并实施办公自动化管理信息系统，该系统采用b r o w s e s e r v e r 模式， 完全基于i n t e r n e t i n t r a n e t 平台，是针对公司内部的管理流程，设计而成的一 套方便、稳定、实用的办公自动化软件。包括个人办公、公文管理、人事管理、 计划管理、任务管理、采购管理、经理事务以及企业社区等功能模块。其友好的 界面、严谨的管理结构，充分担当起了机构中各个管理层的各项工作，不仅是公 司员工工作中的优秀助手，同时更是帮助有关领导做出英明决策的不可或缺的工 具。它使复杂、繁琐的办公室事务变得自动化、流程化、数据化，大大提高了集 团各公司、各部门的工作效率。 关键字：办公自动化；管理信息系统；房地产行业 a b s t r a c t i nt h ev i e wo f m a n a g e m e n ta s p e c t ，b a s e do n t h em a n a g e m e n t p r o b l e m se x i s t i n g i na o y u a n g r o u p ，a l la r g u m e n ta b o u to a i si s s u e di nt h i sd i s s e r t a t i o n ，w h i c hh a s a n a l y z e do af r o mt h er e l a t e dn e c e s s i t ya n df e a s i b i l i t yo fb u i l d i n gu pa l lo f f i c e a u t o m a t i cs y s t e mt ot h es y s t e mp l a n n i n g ，t h ew h o l es o l v i n gp r o j e c ta n di t se v e n t u a l e v a l u a t i o n o nt h eb a s i so fi n t e r a c t i n t r a n e tp l a t f o r ma n db sm o d e l ，t h ec o m p a n y h a sc o m p l e t e da p r a c t i c a l ，u t i l i t a r i a na n d s t a b l es o f t w a r es y s t e m sf o rt h em a n a g e m e n t p r o c e s sb yo u t s o u r c i n g w h i c hi n c l u d ef i m c t i o nm o d u l eb l o c k sd e a l i n gw i t i ln o to n l y p e r s o n a lw o r k ，b u ta l s ot h em a n a g e m e n t so fd o c u m e n t ，h u m a nr e s o u r c e ，p l a n n i n g ， t a s k i n g ，p u r c h a s i n g ，d i r e c t o r sw o r k ，e n t e r p r i s ec o m m u n i t y a n ds oo n t h eo a s y s t e m h a sb e e n p l a y i n g a k e y r o l ei nn e a r l ya l lt h em a n a g e m e n t s 、玩t 1 1i t sf r i e n d l ys u r f a c ea n d s t r i c t c o n f i g u r a t i o nd e s i g n i t i sn o to n l ya ne x c e l l e n ta s s i s t a n to fs t a f f , b u ta l s o v i e w e da sa ne s s e n t i a l t o o l ，b yw h i c hm a n a g e r sc o u l dm a k ec o r r e c td e c i s i o n s i t i m p r o v e s w o r k e f f i c i e n c yb ym a k i n g t h eo f f i c eb u s i n e s sa u t o m a t i c a l l ya n d d i g i t a l l y k e yw o r d s ：o as y s t e m ，o f f i c ea u t o m a t i c ，e s t a t ei n d u s t r y l i 大连理工大学m b a 学位论文 原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是木人在导师的指导下开展研究工作所 取得的成果。除文中特别加以标注的致谢的地方外，论文中不包含任何其他个人 成果或集体己经发表或撰写过的研究成果，也不包含为获得大连理工大学或其它 教育机构的学位或证书而产生的成果( 如学位论文等) 。对本文的研究做出重要 贡献的个人和集体均已在文中以明确方式标明。本人完全意识到本声明的法律后 果，并愿为此承担一切法律责任。 学位论文作者签名：孤咩 日期：2 0 0 3 年6 月2 0 日 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 1 引言 i i 问题的提出 在当今信息高速发展的时代，企业内部信息的高速往来，与外界信息的通畅 交流，在激烈的市场竞争中，显示出了越来越重要的作用。管理信息的快速传达、 市场信息的高速交流、企业管理环节的畅通联结，成为企业决胜商场的重要条件。 对于不断进取的企业来说，畅通的管理信息网络就是企业的神经系统。随着我国 经济建设的稳步发展，进入世贸组织的实现，政府机关、企事业单位如何提高内 部管理水平，降低重复劳动、提升工作效率，提高服务标准、也成为众多单位领 导不断思考和探索的问题。这些都要求我们必须采用全新的信息处理手段，完善 内部组织结构、信息系统和管理运作流程，消除信息孤岛，建立协同工作的信息 管理体制。在全新的知识经济时代，管理者需要一种全新的管理理念和管理手段， 对单位内部办公管理流程进行整合。 无论是企业还是政府机关，都会有大量的文案需要处理，复杂的工作流程需 要安排，决策者需要依据纷乱的信息做出重要的决定。拥有一套智能化、信息化 的办公系统，对办公人员和企业决策者来说，工作效率上的提高是显而易见的。 在网络连接千万家的时代，办公自动化还使得不同地理位置之间的不同单位或部 门之间进行协同办公成为可能。今天的中国，“企业信息化”、“政府部门信息化” 都忙得如火如荼，一套优秀的办公自动化( o a ) 系统将是企事业单位迈进数码时 代的“基石”。 众所周知，我们绝大多数企业和非赢利单位，都采用层层授权的金字塔式的 管理模式，从控制论的角度看，这种模式的好处是容易控制全局，但底层和中层 人员与上级之间的信息反馈往往不畅通，高层了解底层的信息除了通过的直接下 属( 中层管理者) 外，就是自己亲自了解，亲自了解往往很累；通过中层管理人 员，则有一个信息反馈的效率和成本问题，无疑，单位的信息化能提高效率节省 成本。 基于层层授权、各司其职的思想，近年来应用较广的企业信息管理系统 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 ( m i s ) 、e r p 等。这些软件使企业高层很方便地了解企业采购，销售，库存以至 财务的情况，企业的中层到底层都嚣于了高层的管理监督之下。因此这类软件大 多上级对下级控制有余，同级与同级的部门与人员协作交流不足。控制太多，人 就会变成机器，工作就缺乏乐趣，只有协作交流起来，工作就变得轻松有趣，更 符合人性，更容易发挥普通人的智慧和积极性。办公自动化软件把单位的各个部 门紧密联系在一起，强化了机构内部员工之间、部门之间的信息交流与协同工作， 使得机构内部的办公、业务流程都能在内部局域网或互联网上进行，相互间可以 亲密地交流协作! 办公自动化的发展是一个不断进化的过程，随着电脑和网络技术的发展可以 分为以下几个阶段：办公电脑化，单位有了电脑，可以打印文件，保存数据，用 一些单机版软件等。办公网络化，单位的电脑有了局域网并连上了互联网，实现 了资源共享，但内部缺乏秩序和安全。网络程序化，在办公网络化的基础上，有 了网络办公软件的办公平台，实现了轻松有序的管理。将来还可能有网络办公的 智能化，办公变得越来越轻松。 办公自动化软件，具体来说有哪些作用呢? 首先能极大地提高工作效率，不用拿着各种文件、申请、单据在各部门跑来 跑去，等候审批、签字、盖章。这些都可在网络上进行。 其次是节省运营成本：包括时间和纸张。 第三是规范单位管理：把一些弹性太大不够规范的工作流程变得井然有序， 比如：公文会签、计划日志、用款报销等工作流程审批都可在网上进行。 第四是提高企业竞争力、凝聚力：员工与上级沟通很方便，信息反馈畅通， 为发挥员工的智慧和积极性提供了舞台。无疑，企事业的单位的内部的凝聚力将 大大增强。 第五是使决策变得迅速科学：高层决策不再是不了解情况，缺乏数据的环境 下拍脑袋的事，而是以数据和真相为依据做出的科学的决策。 办公自动化应该作为企事业单位除了生产控制之外的信息处理与管理的集 合，应该是对于单位的领导来说，o a 是决策支持系统，能够为领导提供决策参 考和依据。对于中层管理者0 a 是信息管理系统，而对于普通管理者，0 a 又是事 物业务处理系统。o a 能够为企业的管理人员提供良好的办公手段和环境，使之 2 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 准确、高效、愉快的工作。 近年来，随着网络技术的迅速发展普及，通过利用先进的网络资讯技术，实 现办公自动化的解决方法，被称为网络办公自动化解决方案。随着i n t e r n e t 技 术，国际互联网络的发展，目前的办公自动化已由传统的局域网内互联互通上升 到了支持移动办公，远程办公管理等更广阔的领域。 当前世界已进入知识经济时代，信息化的浪潮正席卷全球，也正在向各行各 业渗透，信息化建设已成为企业当务之急。奥园集团在当前华南板块房地产业竞 争激烈的形势下，信息化建设很不完备，集团发展带来的组织机构增多，管理层 级增加。致使企业面临许多问题，如成本居高不下，工作效率低下，组织气氛不 活跃等。集团上下一致认为，再不思变就要落后，再裹足不前就要面临生存危机， 要生存，更要发展，就必然要走信息化建设之路1 1 2 奥园集团发展历程、行业背景及经营管理分析 1 2 1 发展历程 奥园集团的全称是广东奥园集团投资有限公司，其前身是广东金业集团有限 公司，1 9 9 6 年，该公司在番禺创立。在中国房地产业整体低迷的艰难时世，金 业集团基于准确的市场定位和杰出的产品性能价格比，成功开发了金业别墅花 园，当年即销售一空，被业界誉为“金业旋风”。1 9 9 7 年，金业集团在广州南沙 投资储备了将近1 0 0 0 亩土地，开始了南沙养生园项目的酝酿，并系统性展开了 对中国传统养生文化的深入研究和探索。1 9 9 8 年，在南沙养生园的基础上，金 业集团将养生的概念升华为以体育为主的运动、健康理念，在广州洛溪地区筹建 “金业体育花园”，后更名为“广州奥林匹克花园”。 广东奥园集团在整个团队的不懈努力下，经历了从港番装饰到金业酒店到金 业别墅花园，完成了原始积累的第一桶金；进而作为第一个吃螃蟹的人，进军复 合地产，将“奥林匹克花园”的大旗扛起来，使之成为业内的一匹黑马，在全国 房地产树立起一面鲜艳的旗帜，现已在全国各地孕育和诞生了十八个“奥园”而 发展起来的。 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 1 2 2 行业背景 1 、卓越的房地产开发理念 在中国房地产业界，奥园第一个将房地产和体育进行复合，建设以运动为主 题的社区。复合地产，这是奥园集团对中国房地产业的一次巨大的理念创新。 奥园置业集团公司也是中国第一个提出运动主题地产概念的企业，是当之无 愧的领跑者和行业标准制订者。奥园开发过程中积累的方法和经验、提炼的标准， 对于整个行业都具有前瞻意义。 2 、全新的房地产开发模式 奥园集团的复合地产开发模式，把房地产开发的流程分解为“标准动作”和 “自选动作”的有效统一。“标准动作”是指功能价值部分，包括技术层面的各 部分：“自选动作”是指奥园独到的资源整合方式和生活方式，是保证奥园立于 不败之地的“核心竞争力”。 3 、迅猛的发展势头 奥园集团制定了以跨地域连锁开发为核心的“奥龙计划”。到2 0 0 3 年，在广 州奥园的基础上，舆园集团先后开发了番禺奥园、南国奥园、上海奥园、北京奥 园、天津奥园，正在开发的还有顺德奥园、重庆奥园、江门奥园等项目，以领跑 者的姿态在中国复合地产领域内纵横捭阖。 奥园集团第一个提出在全国范围内进行房地产业的连锁经营和品牌特许经 营。“奥龙计划”就是最集中的体现。 广州奥园、番禺奥园、南国奥园、上海奥园、北京奥园、天津奥园、成都奥 园、重庆奥园、顺德奥园在中国的大型城市中，奥园开发一个成功一个，创 造了最快的异域扩张速度1 1 3 公司的架构及经营体系 1 3 1 公司架构 4 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 匮卿 i 匦西匾圃匦垂亟巫匿亟囹匝匦豳药亟圈 匮垂夔画匦巫垂厘匦围卿 南 国 奥 园 广 州 奥 园 番 禺 奥 园 南 沙 奥 园 ，、，l 1r l 、r 设开成营财工行人采 计发本销务程政事购 部部部部都部部部部 天 鹿 湖 奥 园 r _ - 图1 1 奥园集团公司架构图 c h a r t1 i a o y u a ne s t a t ec o m p a n yo r g a n i z a t i o ns t r u c t u r e 1 3 2 公司经营体系 奥园集团的最高决策机构和领导机构为董事局，在董事局领导之下，奥园集 团的经营架构按照不同地域和不同业务属性分为三大板块： 1 、奥园置业( 房地产开发中心) 奥园置业( 房地产开发中心) 以房地产开发为主营业务，下设广东奥园置业 5 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实旖方案研究 集团有限公司，广东奥园物业管理集团有限公司，广州奥林匹克物业投资有限公 司。上述三家公司分别实现房地产开发、物业管理和品牌输出功能，他们之间互 为补充，有机结合，实现奥园集团在房地产主营业务的持续发展； 2 、奥园控股有限公司 奥园控股有限公司以上市融资和业务拓展为核心，该公司通过对上市公司的 股权置换，成功借壳上市，为奥园集团提供资金流和信息流，在证券市场上为公 司的主业发展谋求更大的资本运作空间，争取更多的异地拓展机遇。 3 、广东南沙国奥投资有限公司 广东南沙国奥投资有限公司以城市运营为核心，该公司将作为奥园集团战略 发展规划的第三个阶段一一城市运营阶段的主要承担者，与广州南沙开发区政府 紧密合作，在广州南沙开发区的基础建设、市政工程、地产开发、配套建设等方 面全方位介入，从而实现奥园集团从复合地产开发商向城市运营商的转变，获得 更广阔的发展空间。 1 4 公司的经营战略 低成本品牌扩张战略 奥园集团的发展，是立足于中国复合地产，通过制定和实施“奥龙计划”实 现业务的扩张和企业的持续发展。奥龙计划的核心在于将以复合地产开发理念指 导，通过不断的整合社会、行业资源，及时把握房地产市场的发展态势，适度超 前，不断满足客户的居住需求；通过资源的整合，同时在更广阔的地域范围内推 广奥园所倡导的积极、健康的生活方式和人居环境。公司的宗旨是：速度、整合、 创新。 “奥龙计划”的核心，是在进行异地扩张的基础上，将奥林匹克文化的内涵、 奥林匹克生活方式和奥园所特有的优势资源，同当地优势进行融合，开发出更多 各具特色的奥园社区，为更多的人带来健康、积极的生活方式。 6 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 1 5 面临问题 1 、高利润指标( 低成本扩张) 与成本居高不下之间的矛盾 奥园集团的发展，是立足于中国复合地产，通过制定和实施“奥龙计划”实 现业务的扩张和企业的持续发展。奥龙计划的核心在于将以复合地产开发理念指 导，通过不断的整合社会、行业资源，及时把握房地产市场的发展态势，适度超 前，不断满足客户的居住需求；通过资源的整合，同时在更广阔的地域范围内推 广奥园所倡导的积极、健康的生活方式和人居环境。 “奥龙计划”成功的实施，离不开资源整合及资金的支持，压缩成本，提 高利润，是公司多年来一直奉行的原则，尤其是公司近年来发展势头非常迅猛， 要想使奥园牌顺利拓展，全国开花，必须保证集团化运作的低成本运行。然而， 随着公司的不断扩大，管理层面逐级增多，管理费用及各项成本居高不下，致使 管理层在实施各项计划时遇到重重困难。主要体现在以下主要方面： ( 1 ) 办公成本 由于发展迅猛，公司走集团化发展道路，在日常办公中，涉及文件传阅，文 件打印，传真，存档等。有时一份文件，需要传阅数个公司及部门，如集团发文， 复印时需要大量人工及纸张。无论文件重要级别，一律以文件形式存档。办公费 用随着公司的发展而迅速升高。 ( 2 ) 交通成本和时间成本 由于地域的不同，母公司与子公司，子公司之间，部门之间一些重要及保密 文件的传递，跨公司办公会议的召开，需要乘坐汽车、轮船或者飞机才可以有效 地做到，大大提高了交通成本和时间成本。 2 、集团化发展与现有沟通方式的矛盾 公司在发展初期，凭借对市场敏锐的捕捉能力和快速的反应，以及公司内部 有效和敏捷的沟通，使公司在第一次获得成功后，得以顺利发展。目前公司正走 向集团化发展道路，公司由十几人演变成几百人的大集团，成为广东房地产行业 领头人，面临广东碧桂园、丽江花园、祈福新村等几个大楼盘激烈的竞争，更要 求集团对环境做出准确的判断和进一步提高应变能力，全方位、有效地沟通是组 织发展的至关重要的因素，然而目前集团分公司较多，造成母公司与子公司之间， 7 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 子公司之间沟通渠道不畅，经过层层传递，沟通内容时常会失真，反馈效率极低， 极大影响了公司发展。 3 、现有工作流程与高效率之间的矛盾。 公司现有工作流程过于繁琐，公文流传，合同会审，财务报批，采购管理等 许多工作都要经过层层审批，显然与当今社会的高效与快节奏是相悖的。公文是 传递管理思想的主要渠道，信息传递不畅不仅会造成效率低下，而且会影响到企 业文化的建设。财务部门是企业的强有力的后盾，资金的快速流动是企业运作的 保障，财务报批手续的繁琐往往会使企业的各项工作处于被动地位。合同会审更 是企业中的重中之重，各部门对合同严格把关，及时提出意见与建议，确保企业 规避法律等风险，合同会审的延迟会使企业贻误宝贵的时机。 4 、组织结构高耸与现代企业组织扁平化要求之间的矛盾 经济的高速发展与瞬息万交的市场要求现代企业保持扁平化组织结构，以对 变化的环境做出迅速反应。然而奥园集团是一发展迅速的民营企业，虽然走集团 化发展道路，但要求集团各公司之间保持统一战略，所以必须采取集权式管理， 目前企业仍存在组织结构高耸，管理层级较多。但这与扁平化组织结构要求是相 悖的。所以建立公司办公自动化管理信息系统，以缓解高耸化组织结构带来的负 面影响近在眉睫。 5 、部门职能重叠与资源优化整合之间的矛盾 随着奥园的快速发展，包括品牌输出项目，连同自我开发项目，目前全国已 有十八家奥园，每个奥园从前期开发、设计、成本控制、采购、工程、营销、财 务、行政、人事等职能，一应俱全。对项目本身，功能齐全可使企业集中力量全 身心的投入项目开发，但随着开发项目的增多，管理成本的提高大大消弱项目功 能细化带来的利润增加，集团的管理架构已不能适应企业发展的需要，能否将各 个项目的一些基本职能整合起来，形成各项目的共享资源，如项目的前期开发、 建筑、室内及园林设计、材料采购、营销、财务、人力资源等集中在集团，为各 个项目服务，而项目只保留工程部与综合事务部，其它功能由集团统筹，这样， 既保证了项目顺利开展，又有利于资源的共享与优化，可以大大降低人力与物业 成本，提高效率与效果。 奥园集团正处于发展的关键时期。一方面，从宏观上，由于广东改革开放以 8 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实臆方案研究 来一直奉行着“变通”策略：见了黄灯照样冲，见了红灯绕着走，政府放任市场 的力量，无形的手未能和有形的手有机结合，以至在发展后劲上落后于沪、浙、 苏“长三角”的发展势头；另一方面，在微观上，公司虽然具备了民企的体制和 机制的优势，但是宏观与微观的控制没有把握好，导致民企的缺点暴露出来。国 企的先进管理体系和方法未能作为他山之石，而国企的劣根却大量的引入了 机构臃肿、工作效率低下、政令不畅、人力资源、行政管理及企业文化发展战略 的滞后，造成了努力与结果的不对称，投入与产出的不对称。这些问题不及时解 决，将阻碍奥园的高速发展。 1 6 管理解决方案 企业在成长过程中，总会在遇到的大量问题与矛盾中不断找寻适合企业发展 的解决方案，首先是战略上的调整，其次是战术上的补充。奥园的问题是由于企 业发展速度迅猛，而管理及相关保证措施并未及时跟进到位的问题。如何深层次 地挖掘并解决发展中出现的系列矛盾，保证奥园有一个顺畅、高效的沟通机制， 保持奥园迅猛地发展势头，是摆在企业高层面前一个非常紧迫而艰巨的思考题。 1 6 1 组织架构变革 一个适合企业发展的组织架构是改革成功的根本，机构重叠、沟通不畅、效 率低下已经使奥园集团突显出明显的劣势，既然我们的宗旨是速度、整合、创新， 就要以适当的整合与创新来保证速度。变革后的组织架构应满足组织内部沟通迅 捷，对外界环境敏感，资源充分整合、优化等条件。 民营企业在成长历程中会遇到两个关键性瓶颈，是否可以突破，关系到企业 的存亡。一是企业所有权问题。在2 0 0 1 年初，郭梓文先生以大胆和开阔的思维， 果断将所有权与经营权分离，使企业j , 孵j j 突破第一道瓶颈，现在企业发展到一定 阶段，又遇到第二道瓶颈，即管理瓶颈。面临众多问题，进行一场管理变革是必 然的，而组织架构调整也成为首要的也是最根本要解决的问题。根据奥园的发展 现状，调整后的组织架构应满足以下条件：1 、扁平化；2 、资源共享、整合优化； 9 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 3 、提高组织对环境的敏感度；4 、提高内部沟通效率。 调整后的组织架构变为： 圆 园控投有限公司f 隗园置业( 房地产开发中心)沙国奥投资有限公司 园物业管理集团i陵园置业集团l 懊林匹克物业投资有限公司 l 企开设招财营售 业发计投务销后 管中中标中中服 理心心中心心中 中心 d j i旨 ： 昏 一 j乏碡i 国禺州鹿沙 奥奥奥湖奥 园园园奥园 。一、广h ，一、，曼、广一、 工程部综合部 图1 2 奥园集团公司架构图 c h a r t1 2a o y u a ne s t a t ec o m p a n yo r g a n i z a t i o ns t r u c t u r e 1 6 2 战路及战术的调整 1 、房地产行业信息化的必要性 ( 1 ) 信息化建设：企业发展壮大的必由之路 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实麓方案研究 二十世纪八十年代以来，全球信息技术飞速发展，尤其是i n t e r n e t 的出现 和其应用的普及，使得信息技术得以迅速渗透到社会经济的各个领域，在这一过 程中，企业信息化的重要性也越来越凸显出来。 九十年代以来，世界经济持续增长，成因之一便是信息技术及其相关产业的 高速发展。方面信息技术改造传统工业，迅速完成了产业升级；另一方面，对 信息技术的运用及互联网的扩展，拉动了i t 产业的发展。而这两方面的突出表 现之一就是其企业信息化水准的提高。 ( 2 ) 办公自动化系统 形成一个覆盖整个企业的办公信息系统，建立起高质量、高效率的信息网络， 促进企业内部的沟通机制，保障内部信息流通效率，简化企业日常办公、财务资 金使用、合同会审流程，为领导决策和企业办公提供现代化的服务，实现企业信 息化与传输网络化。 ( 3 ) 小区智能化 提到房地产的信息化建设，很自然就联想到智能化建筑，众多楼盘纷纷以 3 a 、5 a 、甚至9 a 相标榜，但最基本的还是3 a 办公自动化，通讯自动化，楼 宇自动化。在智能化和信息化的问题上，智能化是解决人与机器的界面的问题， 即我们怎么用最简单的方式操作机器，让它更好地为人类服务，如物业费、水电 煤气等费用的一卡通，出入小区门禁系统，车辆读卡系统，可视对讲门铃，电子 报警系统等。 ( 4 ) 房地产网络广告 当今，互联网已成为继报纸、广播、电视、杂志之后的“第五媒体”。随着 网络对人们生活的不断渗透，网络广告以其费用低、覆盖面广、全天候发布、不 受时空限制、便于读者主动查询、交互性强等优势，征服了众多商家，成为广告 界可畏的“后生”。 ( 5 ) 网上房展 网上房展最大的优势是信息多，查询方便。通过友好的界面，只要用鼠标点 几下，就可以查看某一个楼盘的资料，包括楼盘所在位置、交通情况、建筑外观、 户型结构、面积大小、价格等，使消费者足不出户，全市的楼盘情况便一目了然。 还可以根据消费者自己的需求，诸如多大面积、二房一厅还是三房二厅、价 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 格、所在地区等有关资料输入电脑，电脑就会提供符合你要求的有关楼盘的资料， 这样，购房者只需到看中的几个楼盘去浏览，最后确定一下购买目标，而无需再 逐个地看楼、索取资料了，买房肯定会比以前轻松。 ( 6 ) s o h o 家居办公模式 信息化和网络为居家办公提供了良好的条件，而居家办公的需要反过来又推 动办公室和家庭住宅的网络化，形成s o h o 居家办公模式，对房地产的意义是： 对家庭办公空间的需要增强，对集中办公的需要降低，前者对后者的替代关系形 成，那些希望大公司能够租用( 或购买) 大面积写字间的想法正成为过去，而具 有充分灵活性和智能化水平高的小办公空间将有广阔的市场。 ( 7 ) 地产经纪的开展 可以在公司内开展地产经纪业务，在网页内提供增值服务及咨询服务，甚至 透过网页提供崭新服务，以求吸引客户到公司网页上浏览，这样既可以提高公司 的知名度，降低在其它传媒投入的高额广告宣传成本，也可以提升公司网上商业 价值。同时，不断强化自身的网页的咨询内容，使公司网站成为物业交易的一种 新渠道。 内地的地产经纪网上经营也刚刚起步，相对于国外地区差之较远，在香港、 中原地产、美联物业及香港地产街等网页所设立的地产交易及拍卖等服务，对传 统的地产经纪经营形成挑战。尤其是中原地产网页做得较为成功，中原网页与香 港城市大学合作，建立由1 8 个成分屋苑组成的“中原城市指数”，它是基于政府 土地注册处登记的交易记录编制，可使用户观察到整体地产市道的价格变动；另 一个网上项目是与香港地政总署合作推出的“电子地图”，提供全香港各区的最 新地图及各座楼宇内住户的平均收入及职业健在，令物业资讯变得更立体化。网 上地产经纪优胜之处是开支远远小于传统的地产经纪，且网上交易成本低。 2 、战略的调整 走信息化和网络化发展道路，来弥补房地产发展中的信息不足和沟通渠道不 畅的缺点，并扩大公司知名度，为品牌加分，从而使企业走向一条可持续发展道 路。 3 、信息及网络化建设三步走 第一步：建立公司内部信息管理系统，并充分整合公司营销、物业、酒店管 奥匠集团办公自动化信息系统的需求分析与实旄方案研究 理系统。建立企业内部的信息高速公路，真正体现公司的经营宗旨“整合、速度”， 使公司真正提高运作效率及应变速度。 第二步：加强公司网站建设，搞网络营销，加强网络广告、网络房展、地产 二手房经纪，发展房地产电子商务。 第三步：小区智能化发展及建立客户关系管理系统。在新建项目中开展小区 智能化建设，并改善现有楼盘智能化功能。 2 奥园集团0 a 系统的分析 2 1 传统办公系统剖析 长期以来。办公系统是以手工处理为基础的。随着时代的发展，办公内容、 办公环境以及人们对办公活动的要求等等也在不断变化。传统的、手工式处理逐 渐显露出其不适应的一面。主要问题有以下几点： 1 、公司是以脑力劳动为主的活动，但在传统的办公系统中，这种劳动建立 在手工操作的基础上，因而办公效率低下。据国外有人统计，办公人员平均要用 1 3 的时间查找文件资料，另有1 4 时间用于事务性工作，如果再考虑到办公时 间的其他活动，办公人员真正动脑工作的时间微乎其微。靠增加人员延长整个办 公室的脑力劳动时问，则使得办公室逐渐成为劳动力密集场所。这不能适应现代 社会生产力的发展，也难以进一步提高办公效率。 2 、近代社会已经是一个信息社会，大量信息的生成给办公室带来了极大的 压力。效率低下与信息激增的矛盾，造成了办公人员与办公费用俱增。8 0 年代 初，世界经济发达国家第一次出现了白领人数超过蓝领人数的局面。世界各国都 面临办公经费紧张，办公人员、办公机构数量居高不下的问题。办公人员和办公 机构的增加，还导致了管理和监控的增加、内耗的增加以及人员、部门之间的相 互牵制。 3 、办公系统是一个信息系统。信息社会对这类系统提出了新的要求：不仅 要容纳、处理大量的信息，而且更应成为一个快速反应系统。高层办公系统、国 舆园集团办公自动化信息系统的需求分析与实旖方案研究 家防御系统、商贸系统等等。需要在瞬息万变的战场、商场上，把握住稍纵即逝 的时机，以求取理想的成绩。这种信息反应速度加快的形势，使得原来靠增加人 力缓解矛盾的做法已不再有效，这是原有的手工处理系统所容纳不下的。 4 、统办公系统中，决策主要是靠领导者个人的经验和领导艺术，即主要是 经验型的决策，容易导致失误。办公决策现代化的趋势是科学决策，其标志是： 信息全面、准备、及时、可操作； 预测科学、及时、客观、准确； 目标明确、方向正确； 备选方案齐全，相互独立： 具有互替代功能； 论证充分、分析恰当； 疏空得当，反馈及时； 实施步骤清晰、责任明确、要求具体。 其中，大量的信息、大量决策规则、决策模型，是上述各项工作得以顺利实 现的基础，而要想准确、快捷地获取大量的信息和参考模型，在手工系统中是非 常困难的。 5 、办公系统不是一个封闭系统，在一个逐步走向现代化的国际环境中，它 要想与外界交换信息，要想与其他系统发展关系，就不能不立即着手改变自身的 形象。如工厂自动化的发展要求一个与之相适应的自动化办公系统，大型超市与 连锁店的发展要求一个自动化的商场管理系统等等。目前，有些国际组织、商务 机构已宣布不再接受纸基文件。这些都使得传统办公方式面临着极大的挑战。 2 2 房地产行业引入o a 的必要性分析 1 、信息化建设：企业发展的必然选择 二十世纪八十年代以来，全球信息技术飞速发展，尤其是i n t e r n e t 的出现 和其应用的普及，使得信息技术得以迅速渗透到社会经济的各个领域，在这一过 程中，企业信息化的重要性也越来越凸显出来。 九十年代以来，世界经济持续增长，成因之一便是信息技术及其相关产业的 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实簏方案研究 高速发展。一方面信息技术改造传统工业，迅速完成了产业升级；另一方面，对 信息技术的运用及互联网的扩展，拉动了i t 产业的发展。而这两方面的突出表 现之一就是其企业信息化水准的提高。 当前，世界已进入知识经济时代，信息化的浪潮正席卷全球。企业作为社会 经济的基本单元，企业信息化的成败与否将直接关系到社会信息化进程，也直接 影响到国民经济的均衡发展和社会生产力的提高。可以说，企业信息化是国民经 济信息化的基础，企业信息化也是构筑全社会的电子商务的基础，企业信息化更 是企业自身走向现代化的基础。 所有的传统产业都面临着这一场信息化( i 化或e 化) 革命，房地产业当然 也不例外。 2 、信息化将给房地产企业发展带来什么? 提至4 房地产的信息化建设，很自然就联想到智能化建筑，众多楼盘纷纷以 3 a 、5 a 、甚至9 a 相标榜，但最基本的还是3 a 办公自动化，通讯自动化，楼 宇自动化。在智能化和信息化的阿题上，智能化是解决人与机器的界面的问题， 即我们怎么用最简单的方式操作机器，让它更好地为人类服务，相比之下，信息 化更重要，因为它解决的是人和人之间界面的问题。 房地产从竞争关系上可分几个阶段：关系竞争阶段、销售竞争阶段、产品竞 争阶段、品牌竞争和全面竞争阶段。现在房地产业正处在竞争激烈的产品竞争阶 段，但品牌竞争的趋势也已经出现，房地产公司要做不仅要做公司的品牌，还要 做小区的品牌。不久韵将来，房地产最终会走上全面竞争的阶段。在全面竞争阶 段，企业的竞争优势不仅体现在产品、品牌上，同时还体现在企业的经营水平、 管理素质上。通过信息化建设将大幅提升企业的管理水平，强化竞争优势! 房地产业信息化建设将对营销和企业经营运作产生重要影晌： 形成一个覆盖整个企业的办公信息系统，建立起高质量、高效率的信息网络， 为领导决策和企业办公提供现代化的服务，实现企业信息化与传输网络化。 一个企业要生存，客户是最重要的资源，和客户最直接、最便利的接触渠道 莫过于网络，有了网络，房地产企业可以用这种技术手段形成和客户的连接，对 客户需求进行调查，对客户关系进行管理，进而根据消费者的需求为其度身定做 产品，实现个性化设计和个性化生产。 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实旖方案研究 网络还可以作为直接的营销手段和房地产的中介。这种营销手段在人类社会 进步的历程中所起的作用可能会远远超过传统的营销手段。 很多房地产企业在i n t e r n e t 时代也在寻求从传统产业向新产业、新经济的 转移。现在最通常的做法是通过建立小区、提供小区网络、提供物业服务、信息 服务等一些增值服务、提供小区内部的电子商务等手段，转变为运用电子手段、 运用i n t e r n e t 手段、长久的纯服务的运营商，转变为i n t e r n e t 时代的新经济。 2 3 引入办公自动化管理信息系统的必要条件 2 3 1 0 a 系统的构成要素 1 、人员 信息使用人员：这类人员主要是决策人员和管理人员，他们所承担的主要是 重复性较小、具有创造性或决策性的工作。其中，决策人员主要利用系统提供的 信息完成科学决策；管理人员则利用信息了解决策执行情况并控制及执行过程。 这类人员应该对系统有一个基本的认识，明了系统的信息范围( 时间跨度、行业 学科、数据类型等) 、服务方式等，以便知道系统能给自己提供哪些信息、解决 哪些类型的问题。另外，系统应能使他们通过一些简单操作进行人一机对话，直 接使用系统。 系统使用人员：这类人员主要是办公室工作人员，其中，既有从事重复性事 务处理活动的一般办事人员，如秘书、会计、统计员、通信员等，又有从事决策 辅助工作的知识型人员，如行业专家、法律顾问等。他们的工作是辅助决策、管 理人员减少事务性工作，简化工作程序，提高工作效率，因此，是利用系统完成 业务工作的人员。这类人员应该熟悉和自己工作相关的部分，熟悉这部分的结构、 功能、信息输入输出格式、有关模型以及可能出现的问题和解决办法，应该能 熟练地操作系统的相应部分完成工作。 系统服务人员：这类人员是随着办公自动化系统而出现的人员，包括系统管 理员、软硬件维护人员等。他们的工作主要是保证系统的正常运行，提高系统的 工作效率，因而应该非常熟悉整个系统的情况，勤于系统维护与完善。 1 6 臭园集团办公自动化信息系统的需求分祈与实施方案研究 上述三类人员共同构成0 a 系统中的人员要素，他们的自身素质、业务水平、 敬业精神、对系统的使用水平和了解程序等，对系统的运行效率乃至成败至关重 要。 2 、组织机构 现行办公组织或办公机构的设置很大程序中决定了o a 系统的总体结构。目 前我国的组织机构多采用管理职能、管理区域、管理行业和产品、服务对象以及 工艺流程等划分方法，实际应用中，常综合上述方法进行划分。0 a 系统必须考 虑这一现状，以使其既有对现有机构的适应性，又能在机构调整显示出一定的灵 活性。另一方面我们也应该看到，在信息社会里，在先进的科学技术的冲击下， 办公组织机构也会与传统状况发生悖离。随着o a 系统应用的不断普通和深化， 也应该运用系统科学的方法，重新分析、设计、组织办公机构，以适应社会的变 革和技术的发展。当前国外普遍存在的一种办公组织一“行政支持”就是在文 字处理机进入办公室之初，为了合理投资而对办公组织进行改革的结果。我国某 些大的行政机构在推行0 a 系统时设置了新部f l - 办公信息处理中心，现己被 很多机构所效仿，不失为一种行之有效的组织方式。 3 、办公制度 办公制度是有关办公业务办理、办公过程和办公人员管理的规章制度、管理 规则，也是设计o a 系统的依据之一。办公制度的科学化、系统化和规范化，将 使办公活动易于纳入自动化的轨道。应该注意的是，由于o a 系统往往要模拟具 体钓办公过程，办公制度的某些变化必须会导致系统的变化，同时，在新系统运 行之后，也会出现一些新要求、新规定和新的处理方法，这就要求自动化系统与 现行办公制度之间有一个过渡和切换。 4 、技术工具 技术工具包括支持办公的各种设备和技术手段，是决定办公质量的物质基 础。o a 系统中的设备主要为三大类：计算机、通信设备和其他办公设备，如传 真机、复印机、多功能电话、缩微系统、印字机、碎纸机等等。技术手段中，主 要包括计算机技术、网络通信技术、信息处理技术、人一机工程等等，其中，信 息处理技术含有数据处理、文字处理、语音处理、图形图像处理等。技术工具的 水平与成熟程度，直接影响o a 系统的应用与普及。 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 5 、办公信息 办公信息是各类办公活动的处理对象和工作成果。办公信息覆盖面很广，按 照其用途，可以分为经济信息、社会信息、历史信息等；按照其发生源，又可分 为内部信息和外部信息；按照其形态，通常有数据、文字、语音、图形、图像等。 各类信息对不同的办公活动提供不同的支持； 为事务工作提供基础 为研究工作提供素材 为管理工作提供服务 为决策工作提供依据 0 a 系统就是要辅助各种形态办公信息的收集、输入、处理、存储、交换、 输出乃至利用的全部过程，因此，对于办公信息的外部特征、办公信息的存储与 显示格式、不同办公层次需要与使用信息的特点等方面的研究，是研制o a 系统 的基础性工作。 6 、办公环境 办公环境包括内部环境和外部环境两部分。内部环境指部门内部的物质环境 ( 如办公室布局、建筑、设施、地理位置等) 和抽象环境( 如人际关系、人与自 动化系统的关系、部门问协调等) 的总和。外部环境指和本部门存在办公联系的 社会组织和本系统相关的其他系统。作为办公环境的社会组织与本部门之间，有 的是上下级关系，有的是业务关系，也有的是服务与被服务关系。外部环境作为 组织机构边界之外的实体原不包括在系统之内，但它对0 a 系统的功能和运行给 出了约束条件，因此我们把环境也视作系统不可缺少的一个组成要素。 办公机构的划分与设置、资金分配等因素直接影响办公环境的界定，也影响 0 a 系统的规模与功能。 2 3 2 集团现有的条件分析 l 、人员状况 奥园集团现有信息人员5 人，其中1 人为硕士研究生毕业，其余4 人为大学 本科毕业，3 人有五年以上相关工作经验，进行过网络工程、编制软件、系统维 护等方面的工作。 奥固集团办公自动化信息系统的需求分析与实籀方案研究 2 、设备状况 奥园集团公司现有5 8 6 p c 机1 5 0 多台，设备运行状况良好。 3 、现有管理系统为 人事管理、档案管理系统 财务系统 ( 销售) 业务系统 物业管理系统 会所、运动城、酒店管理系统 工程板块应用系统 目前各系统独立运作，且设备陈旧，考虑在今后信息技术改革时逐步升级、 更换。但为实现更加有效的管理，提高整体工作效率，先将在现有硬件设备的基 础上增加p cs e r v e r 和相应的网络设备建立o a 系统，从而充分利用集团现有的 计算机设备资源，并应可通过o a 系统查询现有系统的数据。 3 奥园集团0 a 信息系统的需求分析及系统规划 3 1 奥园集团o a 信息系统的需求分析 l 、以信息化推动集团化、规范化、科学化 随着竞争环境的加剧，以及集团业务规模的扩张，信息量的急聚增大，集团 化的集中管理，都需要将现在的企业运行机制构调整成果真正落到实处，将制定 的管理制度真正贯彻执行。信息化就是最好的手段! 把it 技术引入房地产公司管理和服务的范畴通过信息化建设，利用先进的 信息技术实现对公司内部信息平台进行重新整合，建立新型的网络化管理模式， 将企业运作机制、管理制度、业务流程固化，从而保证执行的有效性，同时通过 信息平台将企业总部、各职能部门、各分公司、甚至客户( 住户) 紧密联系起来， 实现企业资源共享、信息共享，加强公司对业务进行集中管理与监控，使企业各 项业务工作进一步规整、优化，为公司战略计划与决策提供支持，进一步强化企 1 9 奥园集团办公自动化信息系统的需求分析与实施方案研究 业的核心竞争力。 奥园集团管理信息系统应根据大中型房地产开发企业规模化发展的实际情 况来设计，应能适应企业“分散经营、集中管理”的需求，针对企业中的每个人 在企业各项经营活动中所扮演的不同角色，通过完善的系统权限分配与设置，每 个人根据自己的工作职责使用不同的系统模块。通过用户角色把企业中的每个人 有机地集成到系统中，而且可根据角色的不同显示个性化w e b 首页。 2 、系统需求分析 奥园房地产综合办公管理系统的最终目的是用来实现房地产公司通过电脑 网络对工程项目管理及辖区内的各种物业管理的全部工作进行日常管理( 远程 和本地) 。其中主要功能包括日常办公、工程管理、小区管理、楼宇管理、房屋 档案、租金和设备管理及维修等内容，并产生相应报表，这些管理内容可分别在 办公楼内的相关部门和所属的分散的物业管理点共同使用。充分考虑房地产行业 的办公特点，奥园信息系