（档案学专业论文）知识管理环境下的企业档案工作对策研究.pdf

硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究摘要 知识管理环境下的企业档案工作对策研究 档案学 彭明或 指导老师：陈永生 摘要 知识经济促进了经济管理形态的创新，也催生了知识管理的新理念和新方法。基 于这一背景，笔者尝试从推进知识管理和深化档案改革的目的出发，分析探讨了企业 档案工作的改革对策。本论文运用比较研究的方法分析了知识管理与企业档案管理的 关系：运用演绎推理的方法探讨了几种管理模式在企业档案工作中的可行性；运用系 统方法将知识管理、情报学、质量管理学及相关学科知识与档案学结合，分别从工作 流程和管理模式的角度，探讨面向知识管理的企业档案工作对策。 本论文分为四章。第一章绪论，首先阐明了选题的背景和目的，简述了该课题在 国内外的研究现状，并提出了课题的研究思路。第二章对“知识管理和企业档案管理” 进行相关性研究：分析两者的内在联系，从而引出知识管理给企业档案工作带来的有 益启示，并客观分析了档案管理改革中可能存在的不利因素。此章统领下文，为下文 的研究提供了方向和尺度。第三章，就企业档案的工作流程提出t o i 新改革，重点从 传统档案工作亟待改进的收集、利用、共享环节入手，提出建立以“知识”为中心的 “知识积累”、“知识服务”、和“知识共享”的工作流程。第四章，立足管理理念和 体制发展的需求，探索性地提出了企业档案管理模式的改革对策。 全文共计约六万字，含案例1 2 个，图例2 幅，表格1 个。 关键诃：知识管理，企业，档案工作 堡主兰丝丝兰：翌堡重堡墅堡! 箜尘些堂墨三堡型茎竺塞 塑矍 r e s e a r c ho nt h es o l u t i o n so f e n t e r p r i s e s a r c h i v e sw o r k u n d e r k n o w l e d g em a n a g e m e n t s u p e r v i s o l p r o f c h e r ty o n g s h e n g a b s t r a c t k n o w l e d g ee c o n o m yp r o m o t e s t h ei n n o v a ti o no fe c o n o m ym a n a g e m e n ta n d p r o d u c e sn e wi d e a sa n dm e t h o d sf o rt h ek n o w l e d g em a n a g e m e n t ( k m ) b a s e do nt h e b a c k g r o u n d ，t h ea u t h o rs t u d i e st h es o l u t i o n so ft h ee n t e r p r i s e s a r c h i v e s ( e a ) w o r kf o rt h es a k eo fa d v a n c i n gb o t hk ma n de a w i t ht h ec o m p a r a t i v em e t h o d ， t h ea u t h o r a n a l y z e s t h er e l a t i o n sb e t w e e nt h e m ，a n da l s oa n a l y z e s t h e l e a s i b i l i t yo fs o m em a n a g e m e n tm o d e l sw i t h i nt h ea r c h i v e sm a n a g e m e n tw i t ht h e d e d u c t i v ea n di n d u c t i v em e t h o d s w i t ht h es y s t e m a t o l o g ym e t h o d ，t h ea u t h o r c o m b i n e sa r c h i v a ls c i e n c ew i t hk m ，i n f o r m a t i c s ，q u a l i t yc o n t r o l ( q c ) a n do t h e r r e l a t e ds u b j e c t st od i s c u s st h es o i u t i o n so fe aw o r k w h i c hi so r i e n t e dk m r e s p e c t i v e l yf r o mt h ew o r kf l o wa n dm a n a g e m e n tm o d e l s t h i st h e s i si n c l u d e sf o u rc h a p t e r s c h a p t e r1i st h ei n t r o d u c t i o n i nt h i s c h a p t e r ，t h ea u t h o rp o i n t so u tt h eb a c k g r o u n da n do b j e c t i v e so ft h er e s e a r c h t o p i c ，a n dm a k e sas i m p l er e v i e wo ft h ep r e v i o u sr e s e a r c hr e s u l t s ，t h e np u t s f o r w a r dab r i e fr e c o m m e n do ft h et h o u g h t w a y i nt h ec h a p t e r2 ，t h ea u t h o r s t u d i e st h er e l a t i v i t yb e t w e e nk ia n de a t h ei n t e r n a lr e l a t i o n sb e t w e e nt h e m a r ea n a l y z e dt ob r i n gf o r t hs o m eu s e f u lt h o u g h t s t h ea u t h o ra l s oa n a l y z e d s o m ep o s s i b l ed i s a d v a n t a g e s i nt h ei n n o v a t i o no fa r c h i v e sm a n a g e m e n t t h e s e c o n d c h a p t e rp r o v i d e s t h ed i r e c t i o na n ds c a l eo ft h e r e s e a r c hi nt h e 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 摘要 f o l l o w i n gc h a p t e r s i nt h et h i r dc h a p t e r ，t h ea u t h o rb r i r i g sf o r w a r ds o m ec o n s t r u c t i v ei d e a s i nt h ew o r kf l o wo fe a n e ww o r kf l o wi si m p r o v e df r o mt h et r a d i t i o n a la r c h i v e s w o r k h i c hi n c l u d e s “a r c h i v e s c o l l e c t i o n ”， “a r c h i v e sa c c e s s ”，a n d “a r c h i v e ss h a r i n g ”r e s p e c t i v e l yi ti n c l u d e s “k n o w l e d g ea c c u m u l a t i o n ”， “k n o w l e d g es e r v i c e ”a n d “k n o w l e d g e s h a r i n g ”。i nc h a p t e r4 ，w i t ht h en e e d o ft h em a n a g e m e n ti d e a so fs y s t e m ，t h ea u t h o rt r i e st op r e s e n ts o m es o l u t i o n s o ft h ei n n o v a ti o ni nt h ea r c h i v e sm a n a g e m e n tm o d e l s t h e r ea r ea b o u t6 0 ，0 0 0w o r d s ，1 2c a s e s ，2i l l u s t r a t i o n s ，a n d 1t a b l ei n t h et h e s i s k e y w o r d s ：k n o w l e d g em a n a g e m e n t e n t e r p r i s e a r c h i v e s 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 绪论 第1 章绪论 1 1 研究课题提出的背景 1 1 1 知识经济的兴起使知识走向“还俗” 社会经济处于何种阶段，取决于整个经济形态中占有主导地位的产业的性质。而 不同的经济形态，导致人们对知识价值的不同认识。工业时代以前，人们恪守以苏格 拉底为代表的“德性即知识”的观念，整日背诵经典和闭门内省：而工业时代尤其是 二战以后，人们在科学技术的迅速更新中发现了知识的“实用性”，知识也开始走向 “还俗”。经过近半个世纪的探索，社会逐渐形成了一种以信息经济、知识结构为基 础的崭新形态知识经济。1 9 9 6 年1 0 月8 曰，世界经济合作与发展组织( d e c o ) 第一次使用知识经济这一术语，并在以知识为基础的经济的报告中指出，知识经 济是建立在知识和信息的生产、分配和使用之上的经济，其特征是知识、信息等智力 要素成为生产力中的决定性因素。同时，报告将“知识”划分为四种类型：事实知识 ( k n o w w h a t ) 、原理知识( k n o w w h y ) 、技能知识( k n o w - h o w ) 和人力知识( k n o w w h o ) 。 其中的事实知识和原理知识可归类为易表达的通过物质载体传播的“显性知识”，技 能知识和人力知识则属于不易用言语表达的，由组织和个人长期积累形成的“隐性知 识”。 截至目前，人们对“知识”的看法仍见仁见智，但获得一致认可的是，知识具有 能够发挥突出作用的特殊属性。这是美国知识管理学家维那艾莉( v e r n aa t l e e ) 在知识的进化中提出的灼见：其一，知识的隐含性。知识的认识论范畴决定其与 主体的不可分割性，这一点决定了知识的隐含性( t h et a c i t n e s s ) 。其二，知识的波 粒二相性，揭示了知识作为实体和过程的特殊意义。这促使人们应用信息手段实现知 识编码、知识产权的物化理念，激励人们重新审视知识领域的重点，也就是说应该更 多地聚集于知识的动态管理及过程管理，例如知识的刨造、共享、学习、运用和沟通 。吴季松知识经济：2 1 世纪社会的新趋势北京：北京科学技术出版社，t 9 9 8 ：3 - 4 硕士学位论义：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 绪论 等。我国的辞海和现代汉语辞典均从认识论角度来定义知识，而笔者认为， 美国波士顿大学管理学教授托马斯达文波特( t h o m a sh d a v e n p o r t ) 的定义较为全 面地揭示了知识的内容和特征：“知识是一种包含了结构化的经验、价值观、关联信 息以及专家的见解等要素流动态的混合物在组织内，知识不仅存在于文档和数据 库中，而且嵌入在组织的日常工作、过程、实践和规范中。”随着全球经济一体化的 形成，知识以及与知识相关的产业在国民经济中的比重增大，以知识为中心的国际分 工、知识产权、信息技术以及“文化人”日益成为经济发展的重要资源。“知识管理”， 这个当前让人耳熟能详的术语，也就在这样一个独特背景下应运而生。 1 1 2 知识管理在企业中的发展 信息化和全球化的发展为知识经济拉开了时代的序幕，也为知识管理的隆重登场 布置了历史舞台。知识管理的理念与实践源于二十世纪八十年代，1 9 8 6 年，知识管 理概念首次在联合国国际劳工大会上提出。1 9 9 1 年，财富发表知识管理的第篇 文章，知识管理的理念和实践作为企业的全新经营管理模式被日渐采纳。2 0 0 0 年被 确认为知识管理年。b r i n t 全球知识管理网站创始人y o g e s hm a l h o t r a 博士指出；“知 识管理是在企业面对日益增长的非连续性的环境变化时，针对组织的适应性、组织的 生存和竞争能力等重要方面的一种迎合措施。本质上，它包含了组织的发展进程，并 寻求将信息技术所提供的对数据和信息的处理能力以及人的发明创造能力等方面进 行有机的结合的管理活动。”9 这个定义从知识管理的必要性、目的、内容和手段入手 揭示了知识管理的实质，因而获得企业界和学术界的广泛认可。 根据国际著名的咨询公司( k p m g ) 每两年进行的一次知识管理调查，1 9 9 8 年年 营业额超过2 亿英镑的4 2 3 家的美国、英国、法国和德国企业，5 7 的公司没有知识 管理的措施，到2 0 0 0 年，只有1 5 的公司没有知识管理的措旋或根本没有听说过知 识管理。始于1 9 9 8 年的全球年度m a k e ( 最有价值的知识企业) 研究项目，选出了 每年度“最受赞赏的知识型企业”，这些世界顶级企业的成功( 如通用和福特公司) 。樊治平等知识管理研究沈阳：东北大学出版社，2 0 0 3 。y o g e s hm a l b o t r a k n o w l e d g em a n a g e m e n t f o rt h en e ww o r do fb u s i n e s s h t t p ：w v v w b r i n t c o r n k m w h a t i s h t mj ，1 9 9 8 ，7 ，t 3 毕马威公司知识管理调查报告对比h t t p ：w w w b o r a i d o r g d a r t i c i e 3 l i s t a s p ? f d 2 3 6 1 碳 学位论义：知识管理环境下的企业档案工作对策研究绪论 起到了相当有影响力的“标杆效应”，在此推动下，许多企业都纷纷为自己导入知识 管理系统。微软公司董事长比尔盖茨当年积累第一笔l o 亿美元财富花去1 2 年之久， 创立因特网著名搜索引擎“雅虎”网站的杨致远和戴维菲洛积聚第个1 0 亿美元 的财富用了3 年时间，而当今国外知识经济领域的后起之秀从事网上拍卖交易的 电子海湾公司的创业人皮埃尔奥米戴聚敛第一个l o 亿美元财富仅花了五个星 期这些企业令人瞠目的致富加速度，生动地反映了企业知识管理的神奇功效和可 观前景。大量事实表明，欧美国家的企业走在知识管理前列，并已取得了十分显著的 成果。我国企业界在知识经济浪潮的冲击下，对知识管理的实践和研究也开始呈现出 方兴未艾的势头。2 0 0 2 年5 月，参加在北京召开的中国工程院第六次院士大会的有 关院士大声呼吁：“在二十一世纪经济全球化和知识经济的大趋势下，我国应大力引 进和实施知识管理战略，从管理层面上切实提高我国企业在国际上的竞争实力。” “2 0 0 2 年知识管理中国问卷调查”的调查结果显示：中国有超过9 0 的企业认为有必 要制定适合本企业的知识管理战略。而且，许多高科技企业已经开始实施了知识管理， 例如，北大方正、清华紫光、用友集团、实达电脑、科利华集团、海尔集团、三九集 团等。 然而何为知识管理的最佳实践? 正如维纳- 艾莉所说：“任何地方都没有最佳实 践。”知识管理受企业内外部条件的影响，一切依时间、地点、条件而转移，因此， 根本不存在一个“放之四海而皆准”的统一标准。随着经济全球化和信息膨胀的到 来，知识管理的实践将遍及各个领域它将使企业、机构、组织和个人摆脱传统资源 和资本的限制，获得新的竞争优势，因而具有强大的生命力和广阔的发展前景。 1 1 3 信息管理与知识管理的比较研究 美国学者d a 马夏德( h a r c h a n d a ) 将信息管理分为五个发展阶段，从低到高依 次为文献实体管理、自动化技术的综合管理、信息源的综合管理、商业竞争分析与智 慧和战略信息管理( 知识管理) 。 在这个阶段论中，作者预见性地把知识管理视为信 息管理发展的新阶段。也有不少研究表明知识管理完全不同于信息管理，认为它不是 信息管理的单方向延伸和发展，而是较之更高层次上的一种全新的管理变革。本文排 王兴成关于企业知识管理盼思考国外社会科学，2 0 0 0 ，l ：j 3 。王韬信息管理与知识管理中国信息导报。2 0 0 3 t 3 ：3 0 硕士学位论殳：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 绪论 除对两者关系的具体论述，仅就两者的相关性做出如下分析：第一，信息管理侧重对 记录型信息的管理，忽视隐性知识的管理，而知识管理强调这部分知识更有价值，这 更有助于人们有效地进行决策及采取行动。第二，信息管理仅仅关注对人类脑力劳动 成果或最终成果的管理，却对这一结果的过程认识不足，而知识管理强调“过程管理”。 第三，信息管理对信息用户需求实质关注不够。知识管理侧重信息向知识的转变，即 以静态信息整合利用的效果和效率为目标转变。通过分析两者之间的区别和联系，有 助于明确新时期信息管理的研究方向和发展目标，作为企业信息管理重要领域的企业 档案工作，也会从中得到有益的启示。 1 2 课题提出的理论与实践需求 1 2 1 企业档案管理理论的发展 从十九世纪初法国的“尊重全宗”原则、普鲁士的登记室原则、荷兰的“来源原 则”以及步入二十世纪后德国的自由来源原则、荷兰的一系列档案整理原则直至美国 的文件组合理论这些经典的全宗和来源原则为企业档案工作的发展提供了理论 指导和方法实践。面临二十世纪九十年代信息技术带来的冲击和挑战，加拿大著名档 案学者t 库克在传统理论原则基础上，提出一个全新的档案管理模式后保管模 式。它主要由三个部分组成：( l ) 来源观。他认为在“电子环境中，如果档案人员不 积极介入文件的形成和保管过程，文件将可能不存在或至少不能被鉴定、保存、编目、 提供利用”。叫( 2 ) 宏观鉴定。档案鉴定既需要反映档案价值，也要反映职能背景， 并体现效益原则，通过宏观把握档案的过程及其现实效用之间广泛的联系来实现档案 价值。( 3 ) 知识服务。这是后保管模式的目的，明确指出“档案工作者由实体保管员 向知识提供者的过渡，正是档案界为应答电子时代的挑战，由保管时代向后保管时代 过渡的要求”。后保管理论的提出不仅给电子环境下企业档案管理的发展找到一条新 的出路也指明了企业档案工作知识化管理的发展趋势。 1 2 2 企业档案管理内容的深化和技术的发展 t 库克，档案理论与实践的相互影响档案学通讯，1 9 9 0 t 5 ：1 2 4 硕士学位论殳：知识管理环境下的企业档案工作对策研究绪论 1 2 2 2 内容的深化 纵观企业档案信息管理工作发展的阶段性及其特点，档案工作走过了一个重视实 体控制的业务管理、重视信息文献编纂加工、再到重视信息资源深层次加工的发展过 程。档案信息是企业的重要信息资源，它的管理阶段的发展与档案理论的发展和企业 的利用需求密切相关。第一层次的档案工作主要是解决档案材料寿命的有限性与档案 利用的长远性之间的矛盾，第二层次主要是解决档案材料副本的有限性与利用角度和 方法之间的矛盾，第三层次主要是解决企业档案信息资源芜杂多样性与利用专题性和 相关性之间的矛盾。 1 2 2 3 技术的发展由案卷到知识元的细化 在企业档案管理业务中，传统的档案管理、保管、统计和借阅都是以卷为单位进 行的，案卷既是档案的保管单位，也是档案数量统计和一般的检索单位，这不失为传 统档案管理坚持的基本原则。但是信息化和数字化的到来，也给单一的案卷管理方式 提出了质疑：其一、档案管理人员在管理中很难进一步熟悉档案内容，这给利用者特 定的利用需求造成主动利用障碍。其二、在档案借阅过程中，利用者实际需要的信息 往往分布于各卷中，这就存在一个档案信息利用过剩问题，档案人员无法实施有效的 跟踪服务，档案利用者和档案人员无法产生交互式交流和有效的知识传递。其三、信 息和数字化技术的特性，使得企业不同部门共同使用数据资源、共同参与形成数据信 息以及实现信息共享成为可能，档案文件的案卷也有可能随着来源数据的变化而改 变。因此，在信息技术日趋成熟的今天，仅采用案卷式管理显然不能满足社会需求。 电子文件物理存储和逻辑存储的可分离性给利用者提供了技术操作的快捷平台，也给 企业档案管理提供了由保管单位到知识元细化的技术路径。知识元是知识管理的基本 单位，它是表达技术诀窍、管理要素、行政指令、基本原理和思想方法等方面的基本 元素。借助于计算机和网络通信这两个强有力的工具，知识元管理将更轻松自如， 同时也可解决案卷管理和提供利用的问题。 随着企业发展的需求变化和电子计算机技术的广泛应用，企业档案管理己逐步摆 脱实体管理和手工管理的状态。知识经济的崛起，使现代企业的信息管理开始步入技 术科学与行为科学结合的阶段，即应用新技术对企业各种硬资源及软资源进行全面、 。刘永，常金玲知识管理与档案管理档案管理t 2 0 0 0 ，4 ：7 5 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 绪论 系统、有序的知识管理阶段。企业的发展刺激信息流的快速运转，信息超载和知识稀 缺的矛盾已初显端倪，有关统计资料表明：伞球企业信息量平均每i 5 年翻一翻，而 目前仅利用了全部信息数据的7 。这一矛盾的日益尖锐也引发了企业档案信息优化 的问题，即企业档案工作中一个新的起点和目标知识管理环境下企业档案工作的 对策研究。 1 3 本课题在国内外的研究现状 1 3 1 国内研究现状 近年来，国内已有不少学者对知识管理环境下的企业档案工作进行了相关研究。 通过学术期刊网及其它途径搜集到的主题为档案管理与知识管理的论文共2 l 篇，其 中研究企业档案与知识管理课题的论文有l o 篇。研究主要集中在以下几个方面： 1 3 1 1 企业档案与企业知识的关系 目前对两者关系的研究主要反映在企业档案地位的问题上。如“企业档案是企业 最重要的知识资源”9 ，“企业的档案资源是企业知识管理对象的一部分”，“企业档案 是企业知识的存在形式之一”。9 1 3 1 2 企业档案管理与知识管理的关系 多数档案工作者和研究人员认为：“企业档案管理是知识管理的重要组成部分” “档案管理在实施知识管理过程中发挥着重要的作用。”刘永、常金玲在其文章中对 企业档案管理在知识管理中的作用做了较为全面的概括，他们认为档案工作在信息加 工、知识组织、传播学习、共享交流四个环节中应发挥积极作用，促使信息到知识的 跃迁，以及知识与智慧结合。其作用概括如下：( 1 ) 对档案信息材料进行有序化加工： 与企业项目、生产经营情况相结合，加强档案信息资源产品化研究，为企业技术进步 提供第一手资料。( 2 ) 在企业知识网络中，企业信息管理人员、图书管理人员和跨部 门管理人员等共同组成组织内部知识网络，企业档案部门应该成为中介成员之一，引 导各知识拥有部门提供专业领域的知识和诀窍，确保知识的提供者在知识共享活动中 。刘建国商业智能及其应用研究商业研究，2 0 0 3 2 0 ：1 7 3 。孙军企业档案管理与知识管理档案学通讯，2 0 0 2 ( 增) ：3 3 赵立芳试论企业知识管理与档案管理的关系档案学通讯，2 0 0 2 ( 增) ：4 3 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究绪论 获得比知识独占更高盼回报。( 3 ) 促进知识的产品化。档案管理部门作为档案信息资 源的拥有者和传播者，必须在知识加工的基础上，促进知识应用于实际生产过程，加 快知识的产品化进程。 1 3 1 3 知识管理环境下企业档案管理面临的挑战及对策研究 企业档案管理面临的挑战可概括为：传统的档案管理职能不能完全适应企业的需 要；档案服务需要完善；档案管理人员的素质有待于提高。面对这些挑战，相关的对 策研究概括有：企业档案管理应该不断地拓展和完善职能，拓展档案部门知识的积累， 加大对现有档案资源编研的力度，深入挖掘知识；提供优质、高效的档案智能化服务； 积极开发档案管理新技术；同时也要重视对人的管理，提高档案人员素质。还有人提 出，后保管模式在现代企业管理中具有可行性，主张将后保管模式中的新来源观和知 识服务引入企业档案工作，以知识管理者的身份重新树立企业档案工作的形象。 1 3 2 国外研究情况 加拿大档案学者t 库克提出了以“知识”为核心的档案管理模式后保管模 式，具体包括新来源观、宏观鉴定、知识服务。其中，知识服务是档案管理的最终目 标。库克指出档案工作者应该停止扮演实体保管员，而成为概念、知识的提供者，档 案工作“需要把着眼点从信息转移到知识上( 探寻、传播、理解) ，从建立数据库转 到建立知识库上。”9 此外，还有学者认为档案作为企业的历史记忆，“是知识的源泉 和文化财产”，“企业档案工作者将在有关企业知识管理的决策中承担更大的责任”。9 这些看似模糊的理论使我们进一步明确了企业档案管理发展的方向和目标融入 企业知识管理。 从以上研究成果可看出，这些研究已经涉及到知识管理环境下对企业档案管理全 新认识的几个方面。但由于此课题本身实践性强的特点，使得大部分文章缺乏更深入 更周延的理论论证：研究和解决问题不够深入具体，多数单纯停留在现象分析和抽象 国朱文娟朱爱华“后保管模式在现代企业档案管理中的可行性档案与建设2 0 0 0 9 ：2 3 2 4 营特里库克电子文件与纸质文件观念：后保管及后现代社会里信息与档案管理中面临的一场革命山西档案 1 9 9 7 ，2 ：9 g o r dr a b c h u k ，l i f ea f t e rt h e “b i gb a n g ”：b u s i n e s sa r c h i v e si na ne r ao fd i s o r d e r ，a m e r l e a na r c h i v i s t s v o 【6 0 ( w i n t e r1 9 9 7 ) n o 1 ；4 1 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究绪论 描述的层面；研究问题的角度比较单一，不够综合和全面。导致以上现象的原因是多 方面的：一是知识管理理论兴起不久，由知识管理引发的其它管理工作包括档案管理 的理性思考尚未成熟；二是知识管理实践在企业中尚处于起步阶段，实践的局限性也 制约了企业档案工作的相关改革。另外，企业档案工作受国家政策、体制改革和企业 发展水平的影响，这决定了它的发展仍是一个循序渐进的过程。尽管如此，笔者以为， 在这个大背景下对企业档案工作做些前瞻性研究仍是实为必要的。 1 、4 研究思路 在论文的第二章，首先以企业档案工作的理论和实践为背景，从管理内容、技术 支持、运行模式、管理原则等方面就企业知识管理与档案管理的关系做出比较分析。 从中得出结论：企业档案是知识管理的重要对象，知识管理的理念和模式给企业档案 工作带来了发展机遇及深刻启示。在知识管理的大环境下，企业档案工作必须拓展职 能、深化加工、加强协作、实现“人”“物”管理的完美结合。同时，由于企业档案 工作自身存在着一些局限性，在参与知识管理时可能遇到一些阻力和困难。 本论文第三章提出了企业档案工作流程的创新改革。重点论述档案工作中亟待改 进的收集、利用服务和信息共享问题，提出建立以“知识”为中心的“知识积累”、 “知识服务”、“知识共享”的流程机制。在“知识积累”环节中，借鉴以往相关的研 究成果，创造性地提出“挖掘隐性知识”及“建立情报档案”，并提出可行性实施方 案。 要参与企业知识管理，不仅需要对档案工作流程的相关改革，还需要档案部门乃 至其它管理部门在观念、模式改革上的跟进。第四章以系统论为立论根基，指出企业 档案工作需施行如下三个方面的改革：将后保管模式与企业档案工作相结合；吸纳质 量管理思想进行质量控制和流程重组：把“人本管理”引入企业档案部门。 另外补充说明的是，知识管理作为以知识为中心的新型管理模式，它不仅引发了 企业管理的革命，也深刻影响了政府和其它社会组织。为了方便论述，本文正文部分 所指的知识管理均指企业知识管理。 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 第2 奄 第2 章知识管理与企业档案管理的相关性研究 2 1 知识管理与企业档案管理的关系 在实施知识管理的过程中，许多企业会面临这样的问题：我们对企业档案工作 和档案内容了解多少? 而事实上，这个曾经被视为“信息看门人”的传统部门己开 始受到知识经济浪潮的冲击，些企业已开始把档案管理纳入知识管理的视野。这 无疑是在知识经济的新环境下，对企业档案管理与企业知识管理的关系所做出的正 面应答。笔者认为，只有首先理清两者的内在联系，为企业档案工作找准新的起点 基于知识的管理，才能从根本上解决企业档案利用中信息与知识的矛盾，规避 “信息爆炸”和“信息孤岛”给企业带来的不良影响。 2 1 1 企业档案是知识管理的对象和源泉 经济增长的周期性波动是中国经济的一大特征因此企业内部的经济效益受大气 候影响，也随之波动。要使企业效益稳中求胜，就要抓结构调整、抓质量、抓管理和 政策。这就需要以企业发展的兴衰史为鉴通过最基础的数字材料的对比分析，选择 寻找企业出路的最佳方案。而企业档案是企业信息库中最核心和最基本的成分，它见 证了企业成长发展盼历程，反映着企业各部门经营管理的历史与现状，是企业知识的 历史积累，也是企业取之不尽、用之不竭的战略信息资源。企业技术档案、经营管理 档案、销售档案、财会档案、人事档案等等，全面而真实地记录了企业在生产、销售、 经营决策、财政支出及人事运作方面的活动情况。其中的商务档案，是在商情调研、 供给分析、商务磋商、商品购销、履行商务合同、塑造企业形象、制定实施竟争战略、 稳定市场份额与开拓市场领域、资本运营与商务风险控制等商务活动中直接形成的， 它们构成了企业无形资产的重要部分，也是企业显性知识的“存储容器”。据d e l p h i 咨询集团的一项调查表明：在组织所获取的知识中，大约4 6 的部分是以纸张文档和 9 硕士学位论文：知识管理环境下的企业档案_ 作对策研究第2 蕈 电子文件形式存在的。由此看来，企业知识大量地沉积于文档之中，企业档案是知 识管理的重点对象。 换一个角度说，在许多档案信息的管理中也涉及到知识管理问题。如企业行政管 理档案、人力资源档案、情报档案、生产技术档案、经营管理档案、设备仪器档案、 科学技术档案以及新型的知识资产型的专利档案、商品档案等，它们都与知识管理过 程中的人本管理、企业流程再造、竞争情报研究休戚相关。所以说，当企业档案确实 能够为公司增加财富时，档案信息的管理才显得必不可少，而企业档案只有纳入知识 管理视野，才能够成为企业开发利用各类知识，实现知识创新和增值的源泉。 2 1 2 企业档案管理是知识管理系统的重要基础 知识管理技术体系是一个多层次、多模块的复杂技术流程。这个体系包括开放 的交互式平台、通讯网络、知识分析工具、群件技术( g r o u p w a r e ) 、推拉技术 ( p u s h p u l l ) 、知识挖掘技术( k n o w l e d g em i n i n g ) 、电子文档管理技术、知识仓库 ( k n o w l e d g ed a t a b a s e s ) 、元数据( m e t a d a t a ) 、超文本技术( h y p e r t e x t ) 等。在 现代化商业环境中，知识管理实施电子化，必然涉及文件和档案的电子化管理。这 是因为企业在实施知识管理的过程中，知识始终是企业竞争的战略性资源，而要将 其保存下来，在整个组织内部循环利用和增值，文档处理技术是必不可少的。在很 多公司开发的知识管理产品与服务中，都是以文档技术作为基础来考虑的。如l o t u s 公司的知识管理方案给人的印象最为深刻，其方案中所必需的文档管理技术 ( d o m i n o d o c ) 在1 9 9 8 年前后已是l o t u s 的主打产品。微软开发的t a h o e 是集文档 管理、文档索引检索和协同工作于一身的企业门户软件。i b m 的文本挖掘软件其 中的t e x t m i n e r 因其特征抽取、文档聚集、文档分类和检索的完美功能而具有相当 的代表性。由此可看出，许多知识型企业在实施知识管理时。都是把文档管理系统 作为一项重要的项目来大力开发的。 此外，由于隐性知识的价值含量很高，知识管理还突出了隐性知识的重要性。 。河田义宏知识管理造就持续发展引擎 h t t p ：m r w e w o r k sn e t c n e w k a r t i c e s c a t e g o r y l l l a r t i c l e l 3 1 8 4 h t m 自jt i m o t h ys p r e h e m 胜m u s tl e a r nt oc o p ee l e c t r o n i c a h y f e d e r a ic o m p u t e rw e e k ，m a y 3 l ，1 9 9 9 v o l - 1 3 i s s 1 7 硕士学位沧文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究 第2 章 由于它获取和共享的难度较大，将其显性化无疑是知识管理的一项重要任务。而企 业档案为知识管理提供了隐性知识显性化的编码工具，促进了隐性知识的公开、共 享和交流井能通过信息手段进行传递。 资料2 一l ：微软公司在雷德蒙园区现存大楼的蓝图不见了而这些蓝图是制作 下一阶段建筑工作的背景。经查证，只有一个电工是当时唯一拥有微软所有建筑平 面图的人，这些蓝图甚至还没有存档。微软房地产和设施集团被此次事件震动，从 而决定利用一个数字的存档系统来保存在2 0 年间建筑工作中所积累起来的所有知 识，将微软所有的蓝图、示意图及其他建筑信息放进计算机辅助设计( c a d ) 档案中， 还为销售商创建了一个c a d 标准。将现存的来自销售商电脑系统的电子文件转移到 公司内部的系统里，再为销售商创建一个外联网站点，项目的相关人员可以进入这 个网址。每个人都可以储存建筑早期阶段的问题和解决方案。因为重新控制和利用 了信息，所以就可以拿项目更广泛地去投标，从而得到更好的报价和更高的灵活性。 资料2 2 。：一家提供计算机服务的大公司近年来开发了7 个文件管理系统，每 一个开发部门都认为他们是第一次开发者，他们还发现他们有5 1 个同一客户的协议 版本，许多公司存档专利被忘记了，得重新制作：一家石油公司的勘测记录被忘记 了，一位老雇员的偶然谈话告诉管理部门这一地区的勘测工作在2 0 年前就已完成了 这为公司节省了数百万美元，公司依赖长期为其工作的雇员作为他们的企业记忆， 可是当这些人离开，连接过去的纽带就永远被割断了。 结论：上述几个案例反映了：企业档案管理是维系企业记忆的重要手段，无论 是档案信息内容还是档案管理技术都与知识管理密切相关，也就是说，企业档案是 知识管理的基本内容，档案管理技术是知识管理系统的技术支持。而过去许多企业 对两者的相互关系没有引起过多的关注，在许多企业管理和企业知识管理的研究中， 鲜有档案管理的踪影。微软的知识管理策略使越来越多的人认识到，重视和保存企 业记忆( 企业档案) ，能够给企业带来丰厚的回报。 o 比尔盖茨蒋显琛，姜明译未来时速：数字神经系统与商务新思维北京：北京大学出版社t 1 9 9 9 ：2 2 62 2 7 。安妮布鲁金赵晓江译企业记忆：知识管理战略：为企业打开知识共享的通道沈阳：辽宁教育出版社，t 9 9 9 ： 卜2 i l 硕上学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究第2 章 2 1 3 企业档案管理与知识管理微观模式都具有非线性运动特征 知识管理对于传统的信息管理模式而言，是一个非线性的复合模块的综合体 就是说在知识管理的每一个模块都有体现知识的增值的可能，而且各个模块的交叉 渗透性增强。如知识积累可以出现在管理的任何一个环节，创新模块传统的线性模 式已为复合模式所取代，在企业管理活动的每一个环节，都能表现出知识积累和知 识创新的层次和续接性，而这也正是企业知识管理层次管理和知识创新的精髓。 传统意义上的企业档案管理，主要是纸质的线性的管理，即档案的收集、接理、 鉴定、保管和利用等。在信息技术的推动下，控制论、预测和反馈技术的日臻完善 要求以系统的观点看待企业档案管理。同时，电子文件的产生和发展催生了新的保 管模式，它将传统理论中对实体对象实态文件的关注转变为对文件、文件形成者及 其业务过程的有机联系、目的、意图、相互关系、职能和可靠性的关注。由此，企 业档案工作者应由实体保管者向知识保管者过渡，他们需要了解甚至参与企业的业 务活动，需要积极介入文件的形成和保管过程。显然，再仅仅围绕八大环节进行分 割化管理有悖于后保管模式的要求，实行前端控制和全程管理开始提上议程，即文 件一生成就要求纳入文档管理的轨道，进行实时全过程的监控和管理，各个环节的 横向联系及融合表征明显。如就著录而言，传统企业档案管理中主要是针对档案内 容，目的是便于检索利用，而且时间明确指定于文件归档之后。电子环境下的著录 则发生了巨大的变化，著录范围拓宽为对企业档案的内容、背景、职能、结构的全 面描述。这不单是方便检索利用的技术手段，也是维护电子文件可无限复制条件下 内容真实性的重要技术保证。在这一过程中，前端控制并非将传统的著录一成不变 地前置，而是相关活动的全面改进，著录时间贯穿于从文件形成、归档、管理的整 个文件生命周期。也就是说，“到了前端控制思维成型时，人们已认识到了文件运动 过程的非线性以及管理行为的非线性”。 2 1 4 知识管理和企业档案管理原则具有兼容性 从原则来看，知识管理强调以知识积累、共享、交流为基本原则，以网络化发 。刘越男从一个新的视角审视“前端控制思维”浙江档案，2 0 0 1 ，7 ：2 4 1 2 颤十学位论文：知识管理环境下的企业档案工作对策研究第2 章 展为战略原则。对于那些已经建立了网络化知识共享机制的公司，他们在知识管理 过程中获益匪浅。比尔盖茨在未来时速中论述知识管理时，特别强调了知识 共享的重要性他指出：“力量不是来自于保密的知识，而是来自于共享的知识，而 公司的价值观和奖励制度应反映这个观念”，“一家公司的高层经理们需要坚信知识 共享的重要性，否则即便再努力掌握知识也会失败。”可见，知识管理不仅仅提倡知 识就是力量，更强调知识共享就是力量。知识共享是通过信息( 知识) 的交流、传 递实现的。其中语言交流受时空局限且具随意性，信息容易失真：而载体交流以文 件、档案的方式进行，同时借助电子和网络技术，它将摆脱时空的限制，满足知识 共享的更广范围和更快速度。因此，企业档案是企业知识共享的主要媒介。同时， 企业档案只有以自身的可共享和可交流为发展方向，才能实现企业内部更大范围的 知识共享，因此，企业档案又是企业知识共享的基本保证。 2 1 5 知识管理与企业档案管理目标具有一致性 就目标而言，知识管理的主要目标是管理企业的显性知识，挖掘企业的隐性知 识，并实现知识的相互转化和交流共享，它的最终目标是通过对知识的识别、获取、 开发等基础活动，实现企业知识的更有效利用，从而提高企业创造价值的能力。也 就是说，对知识的管理只是企业管理的基础和手段，而运用知识服务于企业各项管 理工作才是知识管理的目的和归宿。企业档案工作是通过对企业档案信息的收集、 开发、分类，提供给利用人员所需信息以支持决策和知识创新，从而使企业知识价 值最大化的管理活动。在这个过程中，要求不仅实现显性知识的管理，更为重要的 是挖掘档案信息中的隐含知识。这部分知识往往需要结合人的智力来加以开发，如 企业档案的情报功能、文化功能就是隐性知识外化的一种表现形式。从这个意义上 说，两者都具有共同的目标和动机。 2 2 知识管理给企业档案工作带来的启发 知识管理是产生于知识经济时代的一种全新的企业管理模式，其中所蕴含的丰富 的管理思想和管理手段，无论在企业界还是公共机构的各种管理部门都产生了很大的 顾士学位论丈：知识管理环境下的企业档案工作对策研究第2 章 反响。企业档案管理作为知识管理的重要环节应该紧跟步伐，推陈出新。将知识管理 的理念和模式引入企业档案工作中，必将会引发企、【k 档案管理史上的一场全新变革。 2 2 1 知识管理的“知识资源论”促使企业档案从重保管到重开发 企业档案不仅是维系企业历史记忆的主要载体，还是为企业经营生产活动提供凭 证参考和情报价值的重要知识源，尤其是科技档案，蕴含着丰富的知识储备，是企业 技术创新的知识源泉。然而，“在这些知识中，被很好地归类，并及时提供知识从而 发挥作用的只有1 2 。”知识论的提出，要求调动企业档案的一切积极因素，彻底改 变以往企业档案管理侧重于实体保管和档案信息的简单累积的局面，将重点放在企业 知识的开发和利用上来。在知识管理的循环机制中，存在着数据一信息一知识一智慧 的跃迁，企业档案工作应该在信息加工、知识组织中发挥积极作用，促使信息到知识 的跃迁，甚至知识和智慧的结合。企业档案只有实现从保管到开发的转变，提供知识 为企业决策部门所用以促进知识的产业化进程，才能为企业带来经济效益。所以说 企业档案工作应该将重点放在企业知识的积累和利用上。企业档案管理的目标应从维 护企业的历史记忆转变到构建企业的知识财富，而企业档案管理人员则应从“花粉的 采集者、传播者”转变成为“蜂蜜的酿造者”。 2 2 2 知识管理强调的“知识积累”和“知识共享”使企业档案