公文整理及文书档案管理-PowerPointPrese.ppt

公文整理及文书档案管理 北京市档案局孙燕芝 一 档案与档案工作概述 一 档案的概念与特点本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动中直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 档案的特点 1 档案是直接形成于社会实践活动的原始的记录2 档案是由文件有条件地转化来的 1 办理完毕的文件才能作为档案保存 2 对日后工作和研究活动有查考利用价值的文件才有必要作为档案保存 3 按照一定规律集中保存起来的文件才是现代意义的档案3 档案来源广泛 内容丰富 形式多样 二 档案的种类与划分 1 文书档案 是由机关 团体 部队 企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料例如国家行政机关发出和收到的命令 指示 请示 批复 报告 决议 通知等 在办理完毕归档保存后 即为文书档案 2 科技档案 由生产技术应用与管理 基本建设 科学研究活动中产生和使用的图纸 图表 文字材料 计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料 常见的科技档案包括 基建档案 科研档案 设备档案 产品档案等 3 专门档案 指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料 包括 会计档案 工商档案 税务档案 教学档案 艺术档案 诉讼档案 审计档案 统计档案 专利档案 外交档案和军事档案等 三 档案工作的内容 1 档案业务工作的内容档案业务工作的基本内容可概括为档案的收集 整理 鉴定 保管 统计和利用六个环节 2 档案工作的基本原则档案工作实行统一领导 分级管理的原则 维护档案的完整与安全 便于社会各方面利用 3 档案室职责 1 对本机关文书部门和业务部门文件材料的归档工作 进行监督和指导 2 负责管理本机关的全部档案 积极提供利用 为机关各项工作服务 并为党和国家积累史料 3 负责对本系统和直属单位的档案工作进行指导 监督与检查 4 相关术语 P25 26 1 立档单位 一个独立的机关 社会组织或者个人 三个条件 2 全宗 一个立档单位形成的全部档案所组成的有机整体 全宗原则 同一全宗的档案不能分散 不同全宗的档案不能混杂 二 公文整理 一 公文整理的含义公文整理 是指将办理完毕的 具有查考利用价值的公文 按照一定原则对其进行系统分类 组合 排列和基本编目 使之有序化的过程 二 公文整理的原则 遵循文件材料的形成规律和特点 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 三 确定公文整理地点 四 公文整理需要注意的问题 1 本单位形成的公文材料是公文整理工作的重点 2 要保证归档公文材料的齐全完整 3 加强登记 熟悉家底 4 国家有关公文整理的一些规定 三 公文整理方法 案卷级整理方法 文件级整理方法 公文整理方法 一 文件级公文整理方法 1 适用范围 只针对文书档案2 件 的界定 件 是归档文件的整理单位 一般一份文件为一件 文件正本与定稿为一件 报表 名册等 一册为一件 来文与复文可为一件 也可为两件 3 归档文件的整理 1 修整 对破损文件进行修裱 对字迹模糊或易退变的文件进行复制 去除文件上易锈蚀的金属物 对过大文件进行折叠 2 装订 装订时应使用符合档案保护要求的装订材料 3 分类 推荐使用保管期限 年度 机构 问题 或年度 机构 问题 保管期限的分类方法 4 排列 文件按事由相对集中 同一事由的文件按时间顺序排列 同一部门 问题 内的不同事由按时间顺序排列同一份文件的不同稿本排列次序一般为 发文稿纸 文件处理单 正本 附件 被转发文 定稿 复制件 5 编号 归档文件应依分类 排列次序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章包括全宗号 年度 保管期限 室编件号 馆编件号 页数 机构 问题 等七项 室编件号的编制 以机构 问题 为单位 按文件排列顺序从 1 开始标注 1 结合事由 按照时间排列 件 保管单位 说明 2 以机构为单位 每个机构从 1 开始编制顺序号 流水号 3 有多少个机构 每种保管期限就有多少个流水号 如果有30个机构 3种保管期限 每年度就有90个从1开始编写的顺序号 1 一个机构 不同保管期限的档案排列在一起 一个流水号 说明 2 30个机构 30个流水号 归档章 6 编制归档文件目录 应根据分类方案好室编件号的顺序编制归档文件目目录 归档文件目录封面 盒脊 7 装盒 1 公文立卷方法 二 案卷级公文整理方法 运用公文主要特征立卷 运用公文主要类型立卷 A按照问题 内容 特征立卷 1 运用公文特征立卷 也就是把反映同一事物 同一项工作 同一主题 同一人物的公文组成一个文件集合 即案卷 的立卷方法 A按照问题 内容 特征立卷 3 方便 应用广泛 这种方法的特点是 1 灵活性强 2 根据文件数量的多少 组成一卷或若干卷 A按照问题 内容 特征立卷 北京市档案局关于建立新档案馆的请示及上级批复 北京市档案局关于全市档案工作执法检查的通知及检查情况通报 B按照时间特征立卷 把内容针对同一时间或属于同一时段的公文组合在一起的立卷方法 这类文件包括 会议记录 统计报表 计划 总结等 B按照时间特征立卷 北京市档案局2003年全市档案工作计划 北京市 公司2002年第一季度经理办公会议记录 北京市档案局2002年全市档案工作统计报表 C按照责任者特征立卷 它是把同一制发机关形成的若干份公文组合在一起的立卷方法 北京市人事局关于干部培训 福利待遇等工作的规定 通知 北京市档案局关于 工作的通知 计划和总结 D按照公文名称特征立卷 将具有相同公文名称的若干份公文组合在一起的立卷方法 北京市局级单位 2003年 档案工作情况统计报表 北京市十八个区县档案局关于执法检查的自检报告 按照会议文件立卷 按照案件材料立卷 按照信访材料立卷 按照简报 刊物立卷 2 应用公文类型立卷 运用公文立卷方法 将归档公文组合成案卷后 就要对卷内公文进行和系统整理 从而进入具体的公文立卷操作程序 2 公文立卷操作程序 公文立卷操作程序 8 装订成卷 1 检查 调整卷内公文 2 排列卷内公文 3 卷内公文编号 4 填写卷内公文目录 5 填写卷内备考表 6 拟写案卷题名 7 填写案卷封面 1 检查 调整卷内公文 检查卷内公文是否符合归档范围要求 检查卷内公文是否齐全 完整 检查组合成的案卷是否保持了公文之间的有机联系 检查卷内公文的保存价值是否尽量做到了统一 2 排列卷内公文 正件在前 附件在后 正本在前 定稿在后 批复在前 请示在后 转发文在前 被转发文在后 方针政策性公文在前 业务性公文在后 上级机关公文在前 本机关和下级机关公文在后 案件的结论及判决性公文在前 依据性材料在后 等等 3 卷内公文编号 按卷内公文系统化排列后确定的顺序 依次编写页号或件号 凡有字迹 图表等内容的页面都要编页号 空白页不编号 页号位置在公文正页的右上角 反页的左上角 一般用铅笔使用阿拉伯数字按顺序流水编写 4 填写卷内公文目录 卷内公文目录放在卷首 填写时应使用墨汁 蓝黑墨水或碳素墨水 5 填写卷内备考表 主要填写卷内公文缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 完成立卷后由立卷者签名 由案卷质量审核者签名 6 拟写案卷题名 要求 内容概括确切 文字简明通顺 结构完整 格式规范 案卷题名包括责任者 主要内容 公文名称 文种 三要素 7 填写案卷封面 档号 归档号 页数 件数 保管期限 时间 案卷题名 类目名称 全宗名称 项目 要求 字迹工整 整洁清楚 使用毛笔或钢笔填写 8 装订成卷 四 公文归档 通过建立健全文件材料归档制度 实现公文的归档 一 确定归档范围1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 归档文件材料来源 上级来文本单位形成的文件下级来文同级或不相隶属机关来文 确定归档范围时要注意 1 两个以上单位合作完成的项目 主办单位保存全套文件材料 协办单位保存与承担任务相关的正本文件 2 本单位领导人兼任其他单位职务形成的文件 由兼职单位负责立卷归档 3 单位内部文件 如工作计划 总结 会议记录等 应列入归档范围 4 在业务工作中收集的有关资料 不属于归档范围 文件材料的不归档范围 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄送或越级抄送的文件材料 二 确定归档时间一般是第二年6月底前 完成上一年度文件材料的归档工作 下列文件材料应随时归档 内部机构变动和职工调动 离岗时留在部门或个人手中的文件材料 其他临时活动中形成的文件材料 三 明确归档要求1 档案质量要求2 移交档案时 双方应清点 核对 签字 四 确定保管期限1 永久2 定期 30年 10年 永久保管的文书档案主要包括 1 本机关制定的法规政策性文件材料 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 定期保管的文书档案主要包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结等 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 文件材料归档工作的分工 文件材料的整理及向档案部门的归档工作由业务部门完成 档案部门负责对业务部门的整理 归档工作进行监督指导 双方要各负其责 共同配合 五 文书档案的收集 文书档案的收集工作是指单位档案部门按照国家的规定 通过归档 接收等办法 把分散在本单位内部机构或个人手中的文书档案集中到档案室 实行集中统一管理的工作 一般是通过建立健全文书档案归档制度 以归档工作为主要方式实现的 一 文书档案收集的要求 1 归档的文件材料应当齐全完整 并符合长期保管的质量要求2 归档的文件材料应当精炼准确 并反映立档单位的主要职能3 档案部门要加强收集工作的调查和指导 二 文书档案收集的方法 1 严格按照本单位归档制度的有关规定进行接收2 建立相关制度 加强对零散文件的收集3 明确具体人员职责 保证归档文件齐全完整 注意 1 本单位形成的文件是收集工作的重点2 加强对帐外文件的收集3 保证文件材料的齐全完整 文书档案的整理工作 就是对凌乱的和需要进一步条理的档案进行基本的分类 排列和编目 使之组成有序体系的过程 六文书档案的整理工作 一 文书档案整理工作的内容和原则 1 文书档案整理内容系统化和编目两部分工作 系统化是对彼此间存在某种关系的案卷 按照一定的方法组合在一起 构成完整的具体有机联系的整体 具体包括 分类 案卷排列 档号编制基本编目主要是编制案卷目录 以反映和介绍每卷内容 状况和特征 2 文书档案整理工作的原则 文书档案整理工作的原则是 充分利用原有的整理基础 保持文件之间的历史联系 便于保管和利用 即 遵循文件材料的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 二 文书档案整理工作的方法和步骤 1 分类 分类的要求 遵循必要的逻辑规则正确设置类目不交叉重叠 体现原则性与灵活性的统一 分类标准选择运用连续性 文书档案分类的一般要素 年度 组织机构 问题 保管期限 4 保管期限 年度 机构分类法 文书档案的分类方法 1 年度 组织机构分类法 2 年度 问题分类法 3 年度 机构 保管期限分类法 年度 机构 保管期限分类法 2000年办公室永久1 10长期11 50短期51 60业务处永久61 70长期71 100短期101 120综合处永久121 140 141 2001年办公室永久1 保管期限 年度 机构分类法 永久2000年办公室1 20业务处21 40综合处41 50 51 2002001年办公室201 220业务处221 240综合处241 260 261 4002002年 401 保管期限 年度 机构分类法 长期2000年办公室1 50业务处51 80综合处81 90 91 3002001年办公室301 350业务处351 400综合处401 450 451 6002002年 601 保管期限 年度 机构分类法 短期2000年办公室1 30业务处31 50综合处51 70 71 2002001年办公室201 220业务处221 240综合处241 260 261 4002002年 401 2 案卷排列 文书档案经过分类 立卷后必须进行系统排列 文书档案案卷的排列就是根据一定的方法 确定每类内案卷的前后次序和存放位置 保持案卷之间的有机联系 基本方法 按照案卷所反映的时间顺序 机构问题或工作上的联系排列 3 档号的编制 档号是用来反映和固定全宗内案卷以及案卷内文件的排列顺序的一组符号 文书档案的档号是文书档案实体管理编号的总称 包括全宗号 案卷目录号 案卷号 件号和页 张 号 档号编制的原则 四是简明性原则 力求简明 做到易识易写 易记 三是稳定性原则 一经确定不能更改 二是合理性原则 档号结构与分类体系相适应 一是唯一性原则 一个代码只能表示一个编号对象 档号编制的方法