文书与档案管理1.ppt

文书与档案管理 汪溢 为什么要学习文书与档案管理 文书与档案管理无时无处不在 案例 公元前3000 公元前2800年 在离当时的幼发拉底河口不远处的乌鲁克 今瓦尔卡 有一座叫埃安纳的庙宇 庙内的陶土碑上记载着用阿卡德契形文字镌刻的账目和财产清单 最早的经济档案正是从这些残存下来的最古老的文件演变而来的 文书与档案管理 课程性质和目的教学手段 课程性质和目的 适用专业 秘书 涉外秘书专业学时 45学时性质 是秘书 涉外秘书专业必修课程 目的 梳理文书学 档案管理的必备知识 培养学生文书与档案管理的专业技能 为将来就业奠定夯实的专业基础 教学手段 引导启发式情景案例教学现场教学 上编文书工作 第一章文书与文书工作 第一节文书第二节公务文书第三节文书工作技能训练 学习目标 文书的概念公文的概念文书 文件 公文三者之间的关系文书工作的内容文书工作的基本原则 要求 第一节文书 一 文书的定义二 文书的种类 一 文书的定义 是人们在社会实践活动中 为了凭证 记载 公布 传递的需要 在一定载体材料上表达思想意图的一种信息记录 二 文书的种类 从文书的形成和使用范围划分 可以把文书分成公务文书和私人两大类 公务文书社会组织在处理公务活动时形成的具有法律效力和规范体式的文字材料 私人文书 是主体在社会活动中以个人的身份处理私人事务时 根据某种需要而形成并使用的各种形式的信息记录 三 文书 文件 公文三者之间的关系 第二节公务文书 一 公务文书的概念 特点及作用二 公务文书的种类三 公务文书的格式四 公务文书的稿本 一 公务文书的概念 特点及作用 一 公务文书的概念公务文书是社会组织在处理公务活动时形成的具有法律效力和规范体式的文字材料 二 公务文书的特点 1 作者的法定性2 法定的权威性3 效用的现实性4 格式的规范性5 处理的程序性 三 公务文书的作用 1 规范作用2 领导指导作用3 公务联系作用4 记载凭证作用 二 公务文书的种类 一 从物质载体角度 可分为纸质文件 磁介质文件 感光介质文件 电子文件 二 从来源的角度 可分为收来文件 发出文件 三 从行文方向的角度 可分为上行文 下行文 平行文 四 从涉密程度的角度 可分为秘密文件和非密文件 五 从办理时限的角度 特急件 急件 平件 三 公务文书的格式 一 公文的用纸规格公文用纸采用A4型纸 尺寸为210cmm 297cmm 二 公文的排印及装订要求1 排印要求 公文的正文用 号仿宋字体 一般每面排22行 每行28个字 印刷要双面印刷 2 装订要求 公文应左侧装订 三 公文要素构成要求分为眉首 主体 版记三大部分 四 公务文书的稿本 一 文书的文稿文稿是文书在撰制过程中的不同阶段形成的 根据不同阶段文稿的不同用途 可将其分为草稿和定稿两种 草稿按其文稿的作用和形成特点 又有讨论稿 征求意见稿 修改稿和送审稿等 定稿 也称原稿 草稿修改后经领导人审阅签发或经会议讨论正式通过的最后完成的定型稿件 二 文书的文本公务文书的文本有正本 副本之分 根据定稿缮印 用于向外正式发出的文本称为正本 在实际工作中 正本还有试行本 暂行本和修订本三种特殊形式 这三种形式都具有与正本同等法律效力 副本是正本的复制本 在形式上与正本完全或部分相同 共抄送 传阅 存档备查之用 与定稿一同立卷归档的副本又可称之为存本 第三节文书工作 一 文书工作的含义与内容二 文书工作的性质和特点三 文书工作的原则与要求四 文书工作的组织机构五 文书工作人员应具备的基本能力和基本素质 一 文书工作的含义与内容 一 文书工作的含义广义的文书工作是指根据机构业务活动的需要而形成 处理和管理文书的全部活动 狭义的文书工作则指机关里由专职文书人员或机关文员所从事的与文书有直接关系的技术性和事务性工作 二 文书工作的内容1 文书工作的任务文书工作的任务就是根据机关管理工作的需要和文书工作自身的规律 及时 准确 高效地完成公文的撰制 处理 管理等各环节的工作 为机关各项管理工作提供优质高效的服务 2 文书工作的内容 收来文件的处理 包括对外来文件的签收 登记 审核 拟办 批办 承办 催办 注办等具体工作环节 发出文件的处理 包括对发出文件的草拟 审核 签发 复核 印制 核对 用印 登记 发出或发布等具体工作环节 办毕文件的管理 包括对办毕文件的整理归档 清退 暂存 销毁以及对整理归档文件的保管和提供利用等工作内容 完成领导人或单位负责人交办的其它工作事宜 二 文书工作的性质和特点 一 政策性 二 机要性 三 事务性 四 规范性 五 技术性 三 文书工作的原则与要求 一 文书工作的基本原则 实事求是 精简 高效 是文书工作的基本原则 其中 实事求是是文书工作原则的基础 二 文书工作的具体要求 及时 准确 安全 是对文书工作的具体要求 四 文书工作的组织机构 一般情况下 职能性较强 文书数量较大 级别较高的机关单独设立文书工作部门 相反 职能性较弱或无社会管理职能 文书数量较小 级别较低或内部机构 则只设专职或兼职文书工作人员来负责本机关的文书工作 文书工作行政上一般归属机构办公 厅 室领导 业务上受档案专职部门或专职人员指导 五 文书工作人员应具备的基本能力和基本素质 一 基本能力学习能力 沟通和协调能力 综合分析能力 二 基本素质道德素质 政治素质 业务素质 技能训练 某集团公司行政部 上午九点四十 王主任放下手中的电话 对秘书小于说 你抓紧起草一份通报 对在这次促销活动中表现突出的分公司和个人予以表扬奖励 说着 将奖励名单交给了小于就出去了