数码照片档案管理方法与程序.ppt

数码照片档案管理方法与程序 业务科2006 12 主要内容 一 数码照片的归档范围二 数码照片的归档要求三 数码照片的归档流程 一 数码照片的归档范围 按照普通照片的归档范围执行 注意事项如下 选择性归档一般不把将活动中形成的数码照片全部作为归档照片 而是有选择重要的 有代表性的 有查考利用价值的照片进行归档 归档照片数量各单位根据本单位实际情况自定 主要是要结合重要程度 实际工作需要等因素来定 在实际工作中需要具体情况具体分析 其他适用情况通过扫描 数码翻拍普通照片等形成的数码照片归档方式也适用 二 数码照片的归档要求 建立健全相关制度照片分辨率与格式单张数码照片文件分辨率应在1280X960以上 采用三百万像素以上 数码照片的存储格式应JPG 双轨保存制双套保存制 三 数码照片归档流程 一 归档前期工作 摄影人或责任科室负责 1 挑选数码照片2 冲印数码照片3 移交归档照片二 具体归档工作 档案室负责完成 1 实体照片归档2 数码照片归档三 光盘的编号与保管 科室工作 档案室工作 一 归档前期工作之一 挑选照片 如何挑选 有代表意义的 反映活动 事件 会议发展过程 结果的 注意量的控制如何分组 并非同一类照片为一组 而是同一次活动 事件 会议的照片为一组如何编写组说明与照片说明组说明 对本组照片作简单说明 包括六要素 时间 地点 人物 事由 背景 摄影者 照片说明 说明每组内单张照片的具体情况 如对人物姓名 职务 行为的说明等等 一 归档前期工作之二 冲印照片 冲印数量 数码与实体一一对应所有挑选出归档的照片全部冲印冲印方式专门数码照片冲印点冲印 冲印大小全部6寸 珍贵的照片可冲印大幅照片 一 归档前期工作之三 移交照片 移交手续1 移交签字 移交单2 移交清单 移交明细移交存储 不可存储在系统盘 即不可存在C盘下 移交内容 实体照片 数码照片 文字说明三者必须同时移交移交时间 各单位自定 提倡照片形成一周后移交档案室 即随时移交 二 具体归档工作之一 实体归档 归档方式 与传统照片归档相同 可以与传统照片连用 混用 分类方法 类别 年度归档要求 按组归档编号方法 全宗号 目录号 案卷号 照片号装具要求 6寸纸芯照片册 二 具体归档工作之二 数码归档 设置类文件夹 将组文件夹对号入座 示例 组文件夹重新命名 示例 组文件夹题名格式 全宗号 目录号 案卷号 本组第一张照片的照片号 本组最后一张照片的照片号 本组简单说明如 12 8 3 12 18 2005全区档案工作会每张数码照片重新命名 示例 数码照片题名格式 全宗号 目录号 案卷号 照片号 本张照片的简单说明检查组题名 对不符合六要素要求进行修改刻录光盘 一次性写入不可擦写光盘 一式两份 三 光盘的编号与保管 存放位置 放入光盘盒中 编号 按照形成年度的顺序用阿拉伯数字大流水排列 用扣取纸贴于光盘盒盒脊 标明光盘流水号和数码照片形成年度 标签保管要求 数码照片档案背景信息登记表 数码照片档案登记卡 光盘的保管要求 避免擦 划 触摸记录涂层 即用即取 用毕归位 竖立存放 避免挤压 保持存放环境清洁 注意防尘与防光 应每5年进行