文书档案管理 (2).ppt

文书档案管理 本课程分五章进行讲述 第一章归档文件第二章归档文件的形成第三章文件的归档第四章归档文件整理方法 单份文件整理第五章归档文件整理方法 立卷法 第一章归档文件 文书档案 是记录政务活动 包括党务 行政管理等 的档案 它记录了机关 团体 企业事业单位所从事的各种管理性活动 如党务管理 政务管理 财务管理 人事管理 业务管理 科研管理等 第一节归档文件概述 一 文件 国家机构 社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录 通常具有一定的体式和处理程序 二 归档 办理完毕且具有保存价值的文件经过系统整理 移交给档案室或档案馆集中保存的过程 三 文件转化为档案必须具备的基本条件 P1 1 从公文处理流程来看已办理完毕2 属于归档范围3 按规范要求进行系统整理4 移交归档 第二节归档文件的种类 一 规范性公文 条例规定办法其他 归档文件主要是各种公务文件 因此 归档文件种类即为公文的种类 简称文种 二 领导指导性公文 指示命令 令 决定批复通报通知 三 公布性公文 公告公报通告 四 陈述呈请性公文 请示报告议案 五 商洽性公文 六 证明性公文 证明信介绍信协议书会议纪要 函 第三章文件的归档 第一节概念 归档就是办理完毕 具有保存价值的文件经系统整理交档案室保存的过程 中华人民共和国档案法 第十条规定 对国家规定应当立卷归档的材料 必须按照规定 定期向本单位档案机构或档案工作人员移交 集中管理 任何人不得据为己有 第二节归档制度 一 归档责任 文件处理部门 档案部门 共同责任 2 档案室 具有对本单位文件归档工作进行监督指导的职责 包括制定本单位归档制度 指导与督促各部门的兼职档案人员落实归档制度 做好归档工作 1 文件处理部门 了解文件处理过程 具备做好文件归档的条件 3 规模较小单位的工作人员身兼数职 文件归档与档案管理一般由一人承担 一 归档责任 二 归档时间P30 根据归档与整理分工的不同 归档时间有两种形式 1 归档文件整理工作由档案室完成 文件承办部门于每年1至2月份向档案室移交应归档的文件 2 档案由文件承办部门整理 一般6月份向档案室移交档案 三 归档要求与手续P30 归档要求主要是指对归档文件鉴定与整理质量的要求 1 纸质文件与同版本电子文件同步归档 2 归档文件必须齐全完整 每份文件齐全完整 定稿与正本 主件与附件 转发件与被转发件 请示件与批复件等完整无缺 有关一项工作 一次会议的全部文件必须完整 反映本单位主要职能工作与基本历史面貌的档案必须完整 3 归档文件必须系统科学 反映本单位工作的各方面文件都要归档 党务 行政管理 主要职能 辅助管理职能 发文 收文 文字 表格 4 归档文件必须优质精炼 6 文件归档要有交接手续 5 文件归档必须及时迅速 制作文件移交清册或归档清册 填写题名 份数 归档部门 移交人 接收人 时间等内容 归档清册 移交清册 归入全宗卷保管 一 划分归档范围的指导性文件 第三节归档范围 1 机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定 2006 12 28 国家档案局令第8号 2 国有企业文件材料归档办法 档发 2004 4号 3 企业档案工作规范 DA 42 2009 4 高等学校档案管理办法 2008年教育部 国家档案局发布 二 归档范围划分的原则 根据国家 地方 行业的有关规定 结合本单位的实际予以制定 1 以我为主 应以本单位工作活动为主 突出反映本单位基本职能活动和各项业务工作 3 应当避免 有文必档 有档不归 2 需要办理 应以是否与单位工作有直接关系 本单位是否需要办理 本单位日后是否查考利用为文件归档的出发点 三 机关文件归档范围 1 反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的 对本机关工作 国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料 2 机关工作活动中形成的在维护国家 集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料 3 本机关需要贯彻执行的上级机关 同级机关的文件材料 下级机关报送的重要文件材料 4 其他对本机关工作具有查考价值的文件材料 三 机关文件归档范围 不归档范围 P33 1 上级机关的文件材料中 普发性不需本机关办理的文件材料 任免 奖惩非本机关工作人员的文件材料 供工作参考的抄件等 2 本机关文件材料中的重份文件 无查考利用价值的事务性 临时性文件 一般性文件的历次修改稿 各次校对稿 无特殊保存价值的信封 不需办理的一般性人民来信 电话记录 机关内部互相抄送的文件材料 本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料 有关工作参考的文件材料 不归档范围 P33 3 同级机关的文件材料中 不需贯彻执行的文件材料 不需办理的抄送文件材料 4 下级机关的文件材料中 供参阅的简报 情况反映 抄报或越级抄报的文件材料 不归档范围 P33 对机关文件材料归档范围要掌握两点 针对本机关与本机关业务工作有关与本机关业务无关 但需贯彻执行的 收文中需要归档的 1 本单位形成的文件材料 只有少数不归档 2 本单位收文中 只有一部分需归档 一 机关 永久 定期 30年10年 第四节保管期限 一 保管期限规定 2 本机关召开重要会议 举办重大活动等形成的主要文件材料 1 本机关制定的法规政策性文件材料 4 本机关关于重要问题的请示与上级机关的批复 批示 重要的报告 总结 综合统计报表等 3 本机关职能活动中形成的重要业务文件材料 二 永久保管的文书档案主要包括 6 本机关房屋买卖 土地征用 重要的合同协议 资产登记等凭证性文件材料 5 本机关机构演变 人事任免等文件材料 P36 二 永久保管的文书档案主要包括 8 同级机关 下级机关关于重要业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 7 上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料 2 本机关召开会议 举办活动等形成的一般性文件材料 三 定期保管的文书档案主要包括 1 本机关职能活动中形成的一般性业务文件材料 3 本机关人事管理工作形成的一般性文件材料 4 本机关一般性事务管理文件材料 5 本机关关于一般性问题的请示与上级机关的批复 批示 一般性工作报告 总结 统计报表等 8 同级机关 下级机关关于一般性业务问题的来函 请示与本机关的复函 批复等文件材料 7 上级机关和同级机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件材料 9 下级机关报送的年度或年度以上计划 总结 统计 重要专题报告等文件材料 6 上级机关制发的属于本机关主管业务的一般性文件材料 三 定期保管的文书档案主要包括 第五节归档方法 一 编制文件材料归档范围和文书档案保管期限表 2 掌握本单位各部门职能及工作内容 3 分析本机关文件材料产生 利用的情况 4 草拟文书档案保管期限表 5 广泛征求意见 6 发布执行 一 编制方法与步骤 熟练掌握国家和地方档案行政管理部门 本行业 系统 主管部门关于文书档案归档范围和保管期限的规定 利用原有基础 关注新领域文件材料 二 编制时应注意的问题 二 严格文件的日常管理 1 严格登记制度 2 做好平时归类和积累 3 办理完毕的文件 即时收集归档 4 检查文件的完整性 5 注意帐外文件的收集 l 本单位形成的党组 行政 业务会议记录 纪要 2 本单位各业务部门形成的各种台账 年报表 业务 党员 人事劳资等各种统计报表 汇总表及相关分析材料 3 本单位各种图表 花名册 本单位出版的书籍 刊物 账外文件主要包括 4 各种介绍信存根 党团组织关系 干部调动 行政事务等 本单位形成的各种规章制度 5 本单位与有关部门签订的协议 合同 6 本单位领导及工作人员参加其他公务活动形成的与本单位有关的文件材料 7 本单位领导及工作人员参加与本单位职能工作有关会议的会议文件 8 外单位直接发到文件承办部门的文件 账外文件主要包括 第四章归档文件整理方法 单份文件整理 使用单件整理方法的前提是 有电脑辅助管理并安装了专用的档案管理软件 单份文件整理 mpg 视频 一 单件归档的概念及适用范围 概念 将归档文件以 件 为单位进行装订 分类 排列 编号 装盒 使之有序化的过程 适用范围 适用于各级机关 团体 企业事业单位和其它组织的文书材料的整理归档 实施本方案的前提是使用了电子计算机和国家档案局推荐的优秀档案管理软件 一 单件归档的概念及适用范围 归档原则 遵循文件的自然形成规律 保持文件的原貌和完整 准确判定文件的保管期限 适合新技术应用的需要 便于保管和利用 一 单件归档的概念及适用范围 总的方法 顺其自然 单件归档 即顺应文件形成时的本来状况 以自然件为归档单位 逐件整理归档 既然要以 件 为归档单位 就首先要清楚 件 的含义 二 单件文件归档的主要做法 整理单位应为 自然件 即单份文件 件 的含义 二 单件文件归档的主要做法 1 单份文件 件 的含义 单份文件 一份文件为一件 二 单件文件归档的主要做法 2 报表 名册 图册 书刊 件 的含义 各种报表 名册 图册 书刊等 应按照其本来的装订方式 一册 本 为一件 二 单件文件归档的主要做法 3 正本与定稿 文件正本与定稿一般应作为一件 定稿过厚不易装订的 也可单独作为一件 重要文件需保留不同稿本 包括历次修改稿 讨论稿 征求意见稿 定稿等 的 可将正本与历次稿各为一件 二 单件文件归档的主要做法 文件的正本 文件的定稿 4 正件与附件 件 的含义 正件与附件一般为一件 如果附件数量较多 或者太厚不易装订 也可各为一件 二 单件文件归档的主要做法 5 正文与文件处理单 件 的含义 正文与文件处理单 包括文件处理表 拟办单 发文稿纸 签批条等 应作为一件 二 单件文件归档的主要做法 6 原件与复制件 件 的含义 原件与复制件 包括复印件以及抄件等 应作为一件 二 单件文件归档的主要做法 7 转发件与被转发件 件 的含义 转发件与被转发件应作为一件 二 单件文件归档的主要做法 来文与复文 去文与复文 包括 请示与批复 报告与批示 函与复函 通知与报告等 外机关的来文与本机关的复文作为一件 本机关向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件 二 单件文件归档的主要做法 文件材料归档的主要步骤 二 单件文件归档的主要做法 单份文件归档整理的主要步骤包括 分类 编制页码 装订 排序编号 盖档号章 著录 装盒排架 制作纸质目录等 文件材料归档的主要步骤 收集文件 区分年度 划分保管期限 文件装订 文件排列 文件编号 文件装盒 填备考表 编制档案目录 档案排架 划分机构 视具体情况 下面 我们对单件文件归档方法的工作步骤一一进行分解 文件材料归档的主要步骤 第一步 收集文件 齐全完整 要把反映本单位主要职能活动的 应该立卷归档的文件材料种类 份数以及每份文件的页数收集齐全完整 文件材料归档的主要步骤 第二步 区分年度 合理准确 根据形成和处理文件的年度对归档文件进行区分 即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开 文件材料归档的主要步骤 将文件按其形成年度 成文日期 分开 第二步 区分年度 合理准确 一般的文件材料 放在其形成年度归档 计划 预决算 总结 报告 统计报表等 应放在文件内容针对的年度 长远规划应放在文件内容针对的头一年 文件材料归档的主要步骤 第二步 区分年度 合理准确 多年的总结 报告 应放在文件针对的最后一年 跨年度的案件 应放在结案的一年 文件材料归档的主要步骤 第三步 分机构 视具体情况而定 文件材料归档的主要步骤 将归档文件按文件的办理机构分开 第三步 分机构 视具体情况而定 文件材料归档的主要步骤 适用于文件数量较多的单位 2009年归档文件 办公室 业务科 法规科 第四步 保管期限 划分准确 按照 关于文书档案保管期限的规定 和本系统制定的 文书档案保管期限表 的规定 准确地判定每一份文件或每一组文件的价值 分别定为永久 30年 10年保管的文件 文件材料归档的主要步骤 第四步 保管期限 划分准确 文件材料归档的主要步骤 2009年 局应归档文件 永久 30年 10年 第四步 保管期限 划分准确 2009年 局应归档文件 办公室 业务科 法规科 永久 30年 10年 注 适用于文件数量较多的单位 第五步 文件装订 保持原貌 具体包括 1 修裱破损文件 2 复制字迹模糊或易褪变的文件 3 超大纸张折叠 4 去除会生锈的金属物 5 件 内文件排列 6 编制页号 7 确定装订位置及对齐文件 8 装订 文件材料归档的主要步骤 1 修裱破损文件 第四步 文件装订 保持原貌 包括使用粘合剂和选定的纸张对破损文件进行 修补 或 托裱 文件材料归档的主要步骤 2 复制字迹模糊或易褪变的文件 第五步 文件装订 保持原貌 包括对以纯蓝墨水 红墨水 复写纸 圆珠笔 印台油 铅笔等字迹材料制成的文件材料以及传真件等 文件材料归档的主要步骤 3 超大纸张折叠 第五步 文件装订 保持原貌 对报表 图样等纸张幅面大于A4规格的文件 需要加以折叠 操作时要注意尽量减少折叠次数 折痕处应尽量位于文件 图表字迹之外 文件页数较多时 可不折叠 整份存放 文件材料归档的主要步骤 整份折叠 4 去除会生锈的金属物 第五步 文件装订 保持原貌 包括钉书钉 曲别针 大头针等易氧化 腐蚀的装订用品 文件材料归档的主要步骤 保管期限为10年的可不拆钉 5 件 内文件排列 第五步 文件装订 保持原貌 如果是组合件 按以下顺序进行 件 内文件排列 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后等 文件材料归档的主要步骤 正本在前 定稿在后 转发件的排列 转发件正本 转发件定稿 被转发件 6 编制页号 P45 第五步 文件装订 保持原貌 文件中有图文的页面为一页 空白页不编号 编制页码时 只编没有页码的部分 补充页码打在文件正面的右下角 背面 有内容 的左下角 文件材料归档的主要步骤 收文和本单位形成的文件材料 只要已有页码 文件材料形成阶段已有页码 就无需重打连续页码 只需合并计算页数 即计算每一 件 的总页数 例 发文正本 签发件 定稿 自有页码 无需重打连续页码 计算总页数 例 收文的文件正文 附件 自有页码 无需重打连续页码 文件处理单不编页号 要和正文 附件一起计算总页数 7 确定装订位置及对齐文件 第五步 文件装订 保持原貌 装订位置有两种 1 1左上角装订 1 2左侧装订的 文件材料归档的主要步骤 7 装订位置及对齐文件 第五步 文件装订 保持原貌 方式 1 1不锈钢钉装订1 2线装订 包括三孔一线式 1 3粘接装订 通常用白乳胶 文件材料归档的主要步骤 1 不锈钢书订装订方法用不锈钢书订在文件的左边装订两个书订 用于页数少的文件 建议采用 上 下两不锈钢书订距纸边约5公分左右 文件 不锈钢书订 约 cm左右 约 cm左右 文件材料归档的主要步骤 2 三孔一线 装订方法上下各留约2公分左右 中间居中 背面打结 用于过厚的文件 三孔一线 文件 文件材料归档的主要步骤 约2cm左右 约2cm左右 3 粘胶剂粘贴方法用粘胶剂粘贴在文件的左边或左上角涂上白乳胶 用于页数少的件 粘胶剂 纸质文件 纸质文件 文件材料归档的主要步骤 第六步 文件排列 合理有序 先将归档文件材料按三个保管期限分开 同一个保管期限的文件材料 按照机构 时间先后排列 并且尽可能将关系密切的 如同一次活动 同一项工作 同一个会议形成的 文件材料排列在一起 文件材料归档的主要步骤 第六步 文件排列 合理有序 同一保管期限的文件排在一起 不同保管期限的文件材料不能混排 文件材料归档的主要步骤 在同一保管期限内 同一机构的文件排在一起 在同一保管期限 同一机构的文件 按不同的事由排列 第七步 文件编号 文书档案编号 全宗号 类别号 年度 机构 保管期限 件号 6 A 2010 办公室 永久 1 全宗号 文书档案 年度 机构 保管期限 件号 第七步 文件编号 不重不漏 归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章 并填写有关栏目的内容 文件材料归档的主要步骤 编号方法 一 文件材料归档的主要步骤 2009年 局应归档文件 永久 1 100 30年 1 205 10年 1 180 2009年 局应归档文件 办公室 业务科 法规科 永久 1 35 30年 1 50 10年 1 28 编号方法 二 永久 1 35 30年 1 50 10年 1 28 盖档号章归档文件应逐件在首页上方的空白处加盖档号章 并填写有关栏目的内容 盖档号章 盖档号章 档号章包含六个项目 P48 全宗号 年度 类别号 保管期限 件号 机构 档号章的项目及填写内容 全宗号 档案馆赋予立档单位编制的代号 文件材料归档的主要步骤 12 档号章的项目及填写内容 类别号 一个立档单位不同门类档案的代号 党政工团档案用 A 文件材料归档的主要步骤 A 档号章的项目及填写内容 期限 即保管期限 标注归档文件保管期限简称 如永久 30年 10年 文件材料归档的主要步骤 永久 档号章的项目及填写内容 年度 填写文件内容针对的年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 文件材料归档的主要步骤 2007 档号章的项目及填写内容 机构 填写文件形成或主办部门的简称或代号 不分机构编档号的单位此栏可空 文件材料归档的主要步骤 档号章的项目及填写内容 件号 以年度为界线 由全宗单位档案室集中整理归档的 一个保管期限编一个大流水号 文件材料归档的主要步骤 5 档号章的项目及填写内容 在每年归档工作结束后 如发现有其它应归档文件材料未归档 可将该文件排在该年度已归档文件之后编号归档 文件材料归档的主要步骤 第八步 文件装盒 盒满为限 将整理好的归档文件按照件号顺序装入档案盒 并填写档案盒背脊 备考表项目 档案盒厚度1 5 5cm 1 不同保管期限的文件不能装在同一盒内 2 按机构分类的 不同机构的文件不能放在同一盒内 3 不同年度的文件不能放在同一盒内 文件材料归档的主要步骤 第八步 文件装盒 盒满为限 档案编号后 要按照编号顺序装入档案盒 并在盒的脊背填上 档号 其中 起止件号 填写 本盒内第一份文件的件号至最后一份文件的件号 两号间用一短杠联接 例如 55 90 文件材料归档的主要步骤 档案盒背脊式样 档案盒 第九步 特殊情况 填入备考表 盒内文件情况说明 主要用于填写本盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等需要说明的情况 如无上述情况 可暂不填写 整理人 填写本盒文件材料整理归档人的姓名 日期 填写归档的年 月 日 文件材料归档的主要步骤 备考表式样 盒内文件情况说明 主要用于填写本盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等需要说明的情况 如无上述情况 可暂不填写 整理人 填写本盒文件材料整理归档人的姓名 日期 填写归档的年 月 日 第十步 编制目录 一式三份 档案目录 文件材料归档的主要步骤 归档说明 归档文件目录 两部分组成 第十步 编制目录 一式三份 归档文件目录 应包括以下基本项目 文件材料归档的主要步骤 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 需要时还可增加其它项目 归档文件目录 件号 以年度为界线 由全宗单位档案室集中整理归档的 一个保管期限编一个大流水号 责任者 制发文件的组织或个人 亦即文件的署名者或发文机关 归档文件目录 文号 文件的发文字号 归档文件目录 即文件的标题 一般应照实抄录 原文没有标题的应当加拟标题 外加 号 原文有标题但不能说明文件内容的 应重拟标题 重拟标题外加 号附于原标题之后 归档文件目录 著录时应注意 P49 1 题名中关键词不能反映文件内容时 应将主题词录入 2 文件题名一般要求照实抄录 如文件没有题名或题名无法揭示实际内容时 应重新拟写 将重拟的题名附于原题名后 外加 如 通知 关于召开市直单位档案工作座谈会的通知 3 有副题名的应录入 4 任免通知 等公文的标题通常只标注一个或部分人名 著录时在题名之后加上涉及本单位其他人员名字 外加 5 有附件的应将附件的题名完整录入 6 页数 一件 归档文件中有有效字符的页面总数 著录时应注意 P49 日期 指文件形成的日期 填写时可省略 年 月 日 字 在表示年 月数字的右下角加 号 归档文件目录 页数 指每一份归档文件本身的有效页面数 归档文件目录 备注 用以标注归档文件的变化情况或参见档号 归档文件目录 在右上角的框内对应位置填上年度 保管期限代号 机构一栏通常可空白 归档文件目录 归档文件目录 归档文件目录打印一式三份 制作三套 档案目录 一套作为检索工具 另两套移交给档案部门或上级主管部门 第十步 编制目录 一式三份 归档说明 文件材料归档的主要步骤 归档说明由档案人员根据本单位工作任务情况撰写 主要内容有三个方面 归档说明 内容包括 一是本单位基本情况 说明本单位的名称 性质 隶属关系 工作职能 年度工作概况 二是组织机构设置与变化情况 以及党 政主要领导人任职及其变化情况 三是本年度归档文件整理情况 说明归档文件整理的组织情况 文件归档完整与否 归档数量 有何缺陷和问题等 以下为 归档说明 范例 归档说明 2 年 一 基本情况佛山市档案局与佛山市档案馆合署办公 实行局馆合一体制 为市政府直属事业单位 正处级 主要职责 贯彻执行中央 省 市关于档案工作的方针 政策 法律和法规 制定全市档案事业发展计划和档案工作的规章制度 并组织实施 负责对本行政区域内机关 团体 企业事业单位档案工作开展执法检查工作 依法查处档案违法行为 年 市档案局在市委 市政府和省档案局的领导下 深入贯彻党的十七大精神 全面落实科学发展观 紧紧围绕全市工作大局 认真