文书档案管理.ppt

文书档案管理 制作 杜辉辉 二 文书档案 一 文书档案的含义立档单位在其职能活动中形成的 办理完毕 具有保存价值的各种纸质文件材料 二 归档文件整理工作 归档文件整理工作 是指将处于零乱状态的和需要进一步条理化的文件经过分类 组合 排列与编目 达到系统化的过程 是一项重要的基础工作 文书档案整理方法 新的整理方法 以件为管理单位传统整理方法 以卷为管理单位 归档文件整理流程将归档文件以件为单位进行装订 分类 排列 编号 编目 装盒 使之有序化的过程 件 件 归档文件的整理单位 一般以每份文件为一件 文件正本与定稿为一件 正文与附件为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 报表 名册 图册等一册 本 为一件 来文与复文可为一件 三 归档文件的整理原则 1 整理原则已办理完毕的 具有保存价值的遵循文件的形成规律 保持文件之间的有机联系 区分不同价值 便于保管和利用 2 质量要求归档文件应齐全完整 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易退变的文件应予复制 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 四 归档文件整理方法 主要内容1 装订2 分类3 排列4 编号5 编目6 装盒 1 装订 归档文件应按 件 装订 件 内排序正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发件在前 被转发件在后 复文在前 来文在后 不同文字的文本 中文本在前 外文本在后 对齐方式装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 便于将来翻阅利用 采用左上角装订的 应将左 上侧对齐 采用左侧装订的 应将左 下侧对齐 归档文件装订方法 a装订前应将 件 内的各页按一定方式对齐 b文件材料薄的 应采用左侧两钉装订 要将左 下侧对齐 c文件材料较厚的 应采用左侧线绳三孔打眼装订 要将左 下侧对齐 d不要随意裁切文件 尽量保持文件原貌 其他应注意的问题大于A4型的报表 图样等文字材料 按照A4型的尺寸加以折叠 尽量减少折叠 尽量减少折叠层次 折痕处应尽量位于字迹之外 破损文件需要进行修复 太小的文件需要托裱 字迹模糊或褪变的文件需要复制 复制件附于原件后一并归档去除原装订文件用的易锈蚀的金属物装订用品必须符合档案保护要求 装订方式和用品采用特制不锈钢书钉或线绳装订 2 分类 分类方法 年度分类法 保管期限分类法 机构 问题分类法分类方案 a 年度 机构 问题 保管期限 例1 2 b 年度 保管期限 例3 c 保管期限 年度 机构 问题 例4 d 保管期限 年度e 例1 2008年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2009年 办公室 永久 长期 短期人事处 永久 长期 短期管理处 永久 长期 短期 2010年 年度 机构 保管期限 例2 2008年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2009年 党群类 永久 长期 短期业务类 永久 长期 短期行政类 永久 长期 短期 2010年 年度 问题 保管期限 例3 2001年 永久 长期 短期2002年 永久 长期 短期2003年 永久 长期 短期 年度 保管期限 例4 永久 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 长期 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 短期 2001年办公室 人事处 管理处 2002年办公室 人事处 管理处 2003年 保管期限 年度 机构 保管期限表规定档案保管期限的文件 档案局8号令文书档案的保管期限定为永久 长期和短期三种 长期 15 50年 短期 1 15年 机关文书档案的保管期限定为永久和定期两种 定期一般分为30年 10年 3 排列 归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度等排列 最低一级类目 是指分类时所确定的类目体系中设在最低的一级类目 例如按照 保管期限 年度 机构 分类 机构 即为最低一级类目 4 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章必备项目为 全宗号 年度 保管期限和件号 选择项目为 机构 问题 全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编制的代号 年度指归档文件的形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元纪年 如2009 保管期限是按照 文书档案保管期限表 给归档文件划定的 件号是最低一级类目内的排列顺序号 按文件排列顺序从 1 开始标注 如采用 保管期限 年度 机构 进行分类的 件号应在同一保管期限 同一年度 同一机构内从 1 开始逐件流水编号 填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字迹材料归档章格式 如图 编制页号原文有统一页号的不重编页 无页号的要编制页号 正面编在文件的右下角 反面编在文件的左下角 空白页不计数 两份以上文件组成一件时应将构成该件的各文件页数和文件处理单相加作为该件的总页数 5 编目 编目是指编制归档文件目录 归档文件目录 由二部分构成 归档文件目录封面归档文件目录 归档文件目录基本格式 归档文件目录 2009 城管处 永久 归档文件目录一式两份 一份放入档案盒内文件前面 另一份按永久 30年 10年三种不同保管期限单独装订成册并编制目录索引和封面 要求打印 归档文件目录册封面 全宗名称 广东省建设厅 全宗号 269 保管期限 永久 年度 2009年 类别 文书档案A 归档文件目录册脊背 立卷说明 主要职责内设机构 名称 职能 人员编制年度工作总结领导成员情况立卷情况 主要内容 6 装盒 装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒 填写备考表 编制档案盒封面及盒脊项目等内容 装盒的要求 不同形成年度的归档文件不应放入同一档案盒 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒 分机构 问题 的情况下 不同机构 问题 形成的归档文件不应放入同一档案盒 档案盒封面 广东省建设厅 全宗名称 广东省建设厅 全宗号 269 保管期限 永久 年度 2009年 类别 文书档案A 档案盒脊背档案盒脊背需包含内容 全宗号 年度 期限 机构 问题 起止件号和盒号等 备考表备考表置于盒内文件之后 内容包括盒内文件情况说明