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科研档案管理 主讲刘益芝 目录 一 科学技术研究工作简介二 科研文件系统整理三 科研文件归档四 科研档案管理 科研档案 内容构成 主要包括以下几个阶段产生形成的档案研究准备阶段研究实验阶段总结鉴定验收阶段成果和知识产权申报阶段推广应用阶段 是指在自然科学研究活动中形成的具有保存价值的科技文件材料 成套性特征按课题成套 围绕一项课题的研究活动所形成的全部材料构成一套科研档案 一 科学技术研究工作简介 科学技术研究是在自然科学领域研究客观事物的本质及其运动发展规律的一项工作 按类型或层次可分为 基础科学研究 技术科学研究和应用科学研究 科学技术研究 科研 工作是以科研课题 项目 为单位组织开展的 大体上要经过以下几个阶段 一 研究准备阶段1 编制科研规划2 确定科研课题3 方案设计与技术准备 二 研究试验阶段试验与观察扩大试验 三 总结鉴定验收阶段1 科研报告和学术论文的撰写2 科研成果的鉴定 四 成果和知识产权申报 档案部门签章 五 推广应用阶段科研活动中形成的科技文件以 课题 成套 二 科研文件系统整理 包括科研文件的鉴别 分类 组卷 卷内科技文件排列 案卷编目 案卷装订 装盒 填写案卷目录七个步骤的工作 一 科研文件鉴别工作 1 文件属性的鉴别 就是判断文件的性质与归属 把科科研文件 科技资料 政务文件区别开来 1 科技文件与政务文件的区分坚持 内容原则 基本原则整体原则 成套性职能原则 内容交叉有所侧重 2 科技文件与科技资料的区分二者的主要区别有两个方面 第一 它们同本单位科技 生产活动的关系不同 记录和反映的对象不同 第二 作用不同 科技档案 凭证 查考科技资料 参考 借鉴 2 文件质量鉴别 1 完整性鉴别课题齐全 完整成套 签署完备 2 准确性鉴别 两个一致 一是课题文件应当同它所记载和反映的对象或研究过程相一致 二是同一个课题的文件 不同载体 内容上应当一致 3 外观形式质量鉴别 载体 外观 书写 印制材料等应符合耐久性要求 3 科技文件价值鉴定与密级划分 1 科技文件的价值鉴定一是确定归档范围 二是划分保管期限 2 科技文件的密级划分 参见 企业档案工作规范 附录A DA T42 2009 二 分类 首先将科研文件按课题分开 再依据本单位分类方案对课题文件进行归类 确定分类号科研档案分类方法 1 课题分类法 2 专业 课题分类法 三 组卷 1 组卷原则遵循科技文件的形成规律 保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套 系统 便于档案的保管和利用 组卷要在一个科研课题范围内进行 2 组卷要求卷内科技文件要齐全 完整 签章手续完备 卷内科技文件的载体和书写材料应符合耐久性要求 3 组卷方法 1 与科研课题关系密切的管理性文件 应列入科研课题类中组卷 2 按课题组卷 把同一个课题的文件组成一个卷 3 按阶段组卷 即按科研课题的立项阶段 准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定验收阶段 成果和知识产权申报和推广应用五个工作阶段整理 组卷 4 卷内文件的排列 1 科研类文件宜按课题可行性研究立项 方案论证 研究实验 总结鉴定 成果和知识产权申报 推广应用等阶段排列 2 卷内文件一般应文字在前 图样在后 译文在前 原文在后 3 卷内管理性文件按问题结合时间 阶段 或重要程度排列 一般应印件在前 定稿在后 正件在前 附件在后 复文在前 来文在后 5 案卷编目 1 编页号案卷内文件以件为单位编写页号 以有效内容的页面为一页 方法 可用号码机逐页打印页号 也可用铅笔或签字笔编写页号单面书写的科技文件在其右下角编写页号 双面书写的科技文件材料 正面在其右下角 背面在其左下角编写页号 已有页号的文件可不再重新编写页号 2 卷内目录的编制 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序 文件编号 填写科技文件的文号或型号或图号 设备代号 项目代号等 责任者 填写科技文件的形成者或第一责任者 文件材料题名 填写科技文件的全称 文件没有题名的应由立卷人根据文件内容拟写题名 用 括起 日期 填写科技文件的形成时间 年 月 日 页数 填写每件科技文件总页数 备注 可根据实际填写需注明的情况 3 卷内备考表的编制 说明 卷内科技文件的数量 总件数 总页数 质量以及在组卷和使用过程中需要说明的问题 立卷人 由立卷责任人签名 立卷日期 填写完成立卷的日期 检查人 由案卷质量审核者签名 检查日期 填写案卷质量审核的日期 互见号 填写反映同一内容不同载体档案的档号 并注明载体类型 4 案卷封面的编制 案卷题名 案卷标题 一般由三个部分组成 对象名称 针对内容 文件名称 对象名称 科研课题的名称 代号 针对内容 科研课题的子课题 阶段 专业等 文件名称 立卷单位 填写负责科技文件组卷的部门或单位 起止日期 填写卷内文件形成的最早和最晚的时间 年 月 日 用8位阿拉伯数字 保管期限 填写组卷时划定的保管期限 密级 填写卷内文件的最高密级 档号 填写全宗号 分类号 课题代号 案卷号 5 案卷脊背的编制 案卷脊背的项目有 保管期限 档号 案卷题名 填写内容与封面一致 6 案卷装订 装盒工作 1 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 2 装订要求及方法 符合档案保护要求 装订用品必须对文件材料无害 不影响档案的保存寿命 装订方式能较好地维护文件的原始面貌 选用装订用品应尽量降低成本 装订方式应简便易行 装订位置 左侧装订 装订时应将文件左侧 下侧对齐 装订方法 以件为单位装订的一般用线装订 缝纫机装订或用棉线 三孔一线 装订 整卷装订的一般采用棉线 三孔一线 装订 3 以件为单位装订的应在每件文件首页空白处加盖档号章 式样见GB T11822 2008图A7 档号 序号 4 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装 图纸的折叠方法见GB T10609 3 2009破损的文件应修复 7 填写案卷目录 主要项目有 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致 案卷目录填写完毕后 应按大类分别加上案卷目录封面 封底装订成册 并填写案卷目录封面的各个栏目 三 科研文件的归档管理 一 归档制度的内容归档制度 是各企事业单位和国家机构为了做好科研文件归档工作 根据国家或行业的有关规定和本单位科研活动的特点及科研文件的形成规律而制订的指导科研文件归档工作的依据性文件 内容包括 归档范围 归档时间 归档要求 归档份数 归档手续 1 归档范围 就是确定本单位 项目 哪些科研文件必须归档 哪些不必归档 主要根据本单位科研活动的具体情况而定 参见 DA T42 2009附录A 2 归档时间 按课题结束时间归档 按课题的阶段归档 按年度归档 随时归档 产权产籍 合同协议 知识产权等应随时归档 3 归档份数 归档份数 归档文件一般是一式一份 重要的 利用频繁的 有专门需要的可适当增加份数 4 归档要求 归档工作应由文件的形成单位或部门承担 归档的项目文件必须经过鉴别 应完整 准确 系统 其制成材料应有利于长久保存 归档的文件必须按规定整理 归档的文件应为原件 获得负成果或因故中断的科研课题的文件亦应归档 6 两个或两个以上单位协作的科研课题 由课题主持单位保存整套档案 协作单位除保存与自己所承担任务有关的原件外 应将复制件送交主持单位保存 如确系涉及协作单位的合法权益 不能提供有关复制件 应在协议 合同或委托书中明确 但协作单位应将承担任务的有关档案目录和档号提供主持单位 主持单位对协作单位提交的档案等负有保密责任 7 与国 境 外合作研究的科研课题 应在协议 合同中明确课题文件的归档范围 并规定原件的归属 5 归档手续 1 课题负责人填写 科研课题文件归档说明书 经主管领导审查后 向档案室办理归档手续 2 档案室验收合格后 课题负责人和档案管理人员在 科研课题文件归档移交单 上签字 并各执一份 四 科研档案管理 一 科研档案由档案部门集中统一管理 二 科研档案技术转让 应严格按照技术转让合同规定的内容提供复制件 三 为了保护科研成果 严禁任何人或部门将科研档案复制或非法转让 违