公文收发处理和档案管理（PPT55页).ppt

文书处理程序和档案管理综合办公室杜娟 文书处理程序 收文办理程序发文处理程序 1 熟悉了解发文处理程序和收文办理程序2 了解各个步骤是如何实施的以及一些细节问题3 要熟悉掌握且会运用各个发文环节 收文办理程序 概述 收文办理指收文单位履行法定职能 对收到外单位送达本单位的文件按规定程序进行办理并使之产生实际效用的过程 签收 催办 传阅 承办 答复 登记 收文程序 收文办理的原则 一 实事求是原则 收文办理过程中会遇到许多特殊情况 要结合本单位的工作实际 既要按照规定程序办理 以要根据实际情况灵活掌握 二 准确规范原则 收文办理有一整套严密运转程序 文秘人员必须严格遵循 这样才能不断推进公文处理工作的规范化 制度化 三 精简高效原则 收文办理要迅速及时 要根据内容的不同 区别主次先后和轻重缓急 急件急办 特件特办 对重要文件随到随办 力争缩短公文运转周期 不积压 不拖延 不误时 不误事 同时 不断改进方法和手段 提高收文办理效率 四 安全保密原则 在收文办理过程中要严格执行有关规定 采取严密措施 加强安全管理 确保第一份公文不丢失 不残缺 不污损 更不失控 不泄密 随时掌握公文去向 收文来源 机要部门送来的机要文件 邮局送来的信函 EMS等快递公司送来的信函 外部和行内部门直接送来的文件材料 签收 1 政府平台2 银监局政务平台3 省联社平台4 其他平台 外部签收渠道 登记 对公文的主要信息和办理情况应当详细记载 公文登记的作用 便于管理和保护文件 防止积压和丢失便于检查和检索文件便于文件的统计 催办和查阅工作作为核对和交接文件的工具和凭据 收文登记方法主要有两种 流水式登记法 就是将收到文件按照时间顺序不分种类依次登记 同时将文件办理过程和转送手续简要记载在同一登记簿上 分类式登记法 就是根据本单位确定的文件分类标准分类进行登记 如 可分为银监局 市委市政府 省联社 下设分支机构 其他收文等 收文日期收文编号原文件文号文件标题来文单位秘级 承办 公文应当根据公文内容 要求和工作需要确定范围后分送 批办性公文应当提出拟办意见报董事长批示或者转有关部门办理 需要两个以上部门办理的 应当明确主办部门 紧急公文应当明确办理时限 承办部门对交办的公文应当及时办理 有明确办理时限要求的应当在规定时限内办理完毕 传阅 根据行领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示 办理公文传阅应当随时掌握公文去向 不得漏传 误传 延误 催办 及时了解掌握公文的办理进展情况 督促承办部门按期办结 紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办 答复 公文的办理结果应当及时答复来文单位 并根据需要告知相关单位 及时答复是单位认真履职的重要表现 一 书面答复 分为两种情况 制发公文答复 复印批件交办 二 口头答复 分以下两种情况 电话答复 面谈答复 发文处理程序 一 拟稿1 拟稿人和拟稿过程2 发文稿纸 发文稿纸形式 二 发文审核 1 发文审核的含义和意义 1 控制发文总量 2 促进政策协调 3 确保文书质量 4 减轻领导负担2 文书审核的步骤 一般分为两步 第一步为通读 第二部为正式审核 即对文稿逐字 逐句 逐条 逐项进行认真审核 三 签发1 签发的含义和作用 签发是指分管领导在综合办公室审核的基础上 对送审稿经行最后审阅 确认可以发出后 在发文稿纸的签发栏内写明发文意见并签字的行为 四 复核复核的重点是 审批 签发手续是否完备 附件材料是否齐全 格式是否统一 规范等 五 编号 1 编号的含义 是指由综合办公室对需要发出的文书统一编排发文字号 2 编号的方法 1 按任职届别编号 2 按单位连续编号 3 按年份编号 总流水编号法 分类流水编号 3 字体的要求 六 用印 1 用印 1 应以行领导在公文原稿上的意见为依据 未经签发或不同意发出的公文不得盖章 七 发文登记 发文登记的作用和形式 1 簿式登记 2 计算机登记发文登记的项目 1 顺序号 一般以发文的时间顺序年度编排 发文数量较多的单位 可以分类编顺序号 2 发文字号 如马商银 马商银党 马商银工 马商银纪 马商银转 3 文件标题 4 主题词 5 密级 6 拟稿人 7 紧急程度 8 部门经理 9 主送 10 抄送 11 签收人 发文拟稿 发文登记 档案管理 什么是档案 档案 根据 档案法 档案是国家机构 社会组织或个人在社会活动中形成的有价值的各种形式的历史记录 它的本质属性是原始记录性 档案是由文件转化来的 1 必须是办理完毕的文件 即已经完成公文处理程序的文件 2 必须是对日后有查考利用价值的文件 3 必须是整理归档的文件 档案与文件的区别 档案与图书的区别 档案与资料的区别 档案与文物 档案的种类 文书档案 文书档案实际上是指行政管理档案 即在社会的行政管理活动中直接形成的一个档案门类 其实质是行政性 政治性档案 科技档案 科技档案的全称为科学技术档案 是由生产技术应用与管理 基本建设 科学研究活动中产生和使用的图纸 图表 文字材料 计算材料等科技文件材料转化而成的档案材料 这些档案多集中在工厂 矿山 设计院 研究院等单位和地质 测绘 水文 气象 建筑等部门 有些部门习惯称其为技术资料 如测绘成果 测绘资料 设计任务书 科研报告等 专门档案 专门档案是指一些社会机构和组织在某些专门业务工作中形成的档案材料 如会计档案 人事档案 工商档案 税务档案 教学档案 诉讼档案 医院的病例档案 婚姻登记档案 审计档案 统计档案 专利档案 外交档案和军事档案等 档案的价值 档案的凭证价值档案的借鉴参考价值 档案的作用 档案可以记录历史 维护历史的真实面貌 档案可以作为单位工作的查考和凭证 档案是经济建设的必备条件和依据 档案是科学研究的依据和必备条件 档案是文化建设和宣传教育的生动素材 档案工作 档案工作是管理档案和档案事业的活动 狭义档案工作系指具体管理档案的业务活动 即档案管理工作 档案管理工作及程序 档案工作是一项管理性的工作 简单的说就是管理档案和档案事业的活动 档案工作基本流程 文书档案管理 文书档案概念及特点文书档案的收集工作文书档案的整理工作 定义 它是由机关 团体 部队 企业事业单位等在领导和行政管理活动中形成的文件转化而成的档案材料 它具有涉及面广 内容丰富 形式规范 记录方式多样等特点 文书档案的收集工作 文书档案的收集工作 就是按照法律 法规的规定 通过执行接收制度和专门征集的办法 把分散在各组织 个人手中和散失在其他地方的档案 分别集中到各级各类档案保管机构的业务活动 归档范围 归档范围 是指在一个单位产生的所有文件中需要归档的部分 归档要求 收集归档文件材料要完整 准确 系统 齐全 制成材料要优良 字迹线条要清晰 归档材料必须用蓝黑墨水或碳素墨书写 归档材料必须是原件 复印件 打印件与原件一并归档 归档文件的有关内容应依次逐件登记 案卷或卷盒的封面 脊背项应