高效会议管理技巧(讲师版)ppt课件.ppt

高效会议管理技巧,融道讲堂,1,2,课程纲要,3,会议的类型和目的,制定决策,解决问题,交流汇报,4,会议是有必要的吗？,时间成本会议直接成本机会成本,5,会议的成本计算,时间成本参加会议的人数（与会者的准备时间与会者的旅行时间会议秘书工作会议服务人员工作时间）与会人员平均每小时的工资会议直接成本会议设施租用费会议场地费旅费、食宿费文件准备费机会成本,会议必须成功以回收成本,6,会议是有必要的吗？,什么时候需要召开会议,什么时候没必要开会？,7,“必要”的会议,会议目的单纯化会议资料有准备会前先行沟通,书面解决无法当场决定的事项报告内容有摘要有负责会后考核工作的部门,案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键,8,一个中心、两个基本点,会议议程,会议的准备,会后的跟踪,两个基本点,一个中心,9,会议规范流程,开始欢迎会议目的议程时间安排规章制度,结束会议总结安排下次会议,跟进会议纪要跟进计划,10,准备会议,哪些人参加？,相关问题的主要决策人,能够提供相关意见的人员,为完成工作需要了解相关信息的人员,将要负责执行会议做出的决定的人员,对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员,11,会议议程,由重要到不重要会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。由不尖锐到尖锐将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。由容易到困难让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。,12,会议准备工作核对清单,高效会议在开始之前就开始了,13,会议的四个阶段,14,会议结束,总结会议讨论结果,落实行动责任人,感谢与会者,会议评估,15,会议评估,16,会议记录与会后跟进技巧,会议记录者应具有的技能与会者会后跟进主持人的会后跟进,跟,跟,跟,17,主持会议与参与会议,18,主持人的守则与责任,营造和谐气氛按照议程进行正确总结讨论的内容引导发言者解释令人困惑的发言帮助与会者理清不假思索的想法尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况减少与议题无关的争辩和讨论保持中立态度,19,如何开场,背景：除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽会议目的议程会议期待,20,与会者的守则与责任,会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任保持开放的心态，摒除部门之见尽可能多地获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不进行人身攻击避免出现不当的肢体语言会后总结,21,积极倾听的技巧,什么是倾听？倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。倾听就是接收到其他人所讲的一切。倾听就是理解其他人的想法。理解并不意味着接受。倾听中的障碍,听力测试1：商店打烊时,22,学会听,要学会听，首先要学会沉默把所有个人见解放在一边聚精会神，不要走神注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作。)不加筛选地收集所有的观点。,23,采用合适的态度,倾听能力测试2,24,你是哪种态度？,25,积极倾听,重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话或者直接引用他的话或者用自己的语言重组对方的话,26,积极倾听,重新组合是有利于沟通的重要技巧它可以检验本人是否听懂了对方的意思可以证实本人听懂了对方的意思(检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白)可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，改正错处。,27,重新组合,重新组合可以在会面中制造一种气氛；某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去；使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。,28,积极倾听,就是告诉对方你对他的信息的理解！,积极倾听在这两种情况下尤其有用当你不确定对方的意思时当对方给予的是重要的，或感情上的信息时,29,30,听,用口去听,用耳朵听；用眼睛看用心聆听,聽,31,提问题的技巧,封闭式问题,你是哪里人？你多大啦？结婚了吗？,开放式问题,这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容,32,提问题,提问题增强你的控制能力，牢记：,空投指定,站在对方的角度思考问题,33,提问题时常见的问题,问题过于宽泛开始的问题太难问引导性问题可能是最封闭的问题提问之前已经表示不赞同找不到提问的内容,34,高效会议的八大特征,1.只有在必要时才召集,2.仔细筹划过,3.拟定和分发了议程表,4.遵守时间,5.一切按计划进行,6.邀请了有经验的人士和决策人,7.作出了结论和归纳,8.记录了所有决定、建议和负责人,35,决策方式,一致通过法,多数票通过法,领导决定法,决定,阿罗悖论,36,影响群体决策的因素,心理定势自尊、自信从众行为,合理化动机权威效应责任扩散、风险转移,37,会议成功的小窍门,在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判,窍门一,视频案例：头脑风暴,38,学员演练,39,决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开,窍门二,奥美广告大人闭嘴请吃棒棒糖,40,让每个人都有发言的机会,窍门三,41,会议室放置一个活页板/白报纸架/白板,窍门四,郭三条,麦肯锡思维导图,42,制造幽默的会议氛围,窍门五,奥美广告的文字接龙游戏,43,适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结,窍门六,44,会议达成目的的七大技巧,注意人际关系,选择最佳时机,鼓励积极的发言,正面发言,提出并强调问题,克服脾气,假想对方的反对意见,目的,45,说服方式,切身利诱煽情,说服型Persuasive,46,说服方式,Facts无可争辩的事实,ImplicationResultingfromFacts事实导出的影响、结果,CounterPosition/YourPosition对方位置/我方位置,47,说服方式,48,四种说服型方式,1)AnalyticalApproach:Presentfacts,Logic&SoundReasoning晓之以理2)ConsequenceApproach:PresentReward/Punishments诱之以利唬之以害,49,四种说服型方式,3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms目标管理4)EmotionalApproach:PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListenersHearts&Minds动之以情,50,会议的四大恶习,会而不议议而不决决而不行行而不实,51,七种会议陷阱,员工会议太频繁会议时间太长会前缺乏准备主持人话说得太多讨论结构松散发言内容重复会议常流于形式,52,会议的十大致命伤,1.没有议程,2.跑题，偏离讨论主题,3.主持人不能拍板决定,4.少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通,5.一言堂，与者迎合附会领导的想法,53,会议的十大致命伤,6.没有设法先了解别人的观点而经常打断别人的谈话，强行、迫切表达自己的观点，造成争辩，或彼此争夺资源，或邀功讨好，将会议作为明争暗斗或刻意展示才华的场合7.在会议中，有结论但没有做出决议，或决议中无行动计划及明白责任归属,54,会议的十大致命伤,8.与会人员不对，即参与会议的人员与会议主题相关性不大9.会议场所不佳，易于分心，会议人员频频进出，办理与会议无关的事情，破坏会议的气氛10.与会者没有充分准备,55,参会者的守则和责任,会前充分准备会中全情投入，贡献自己的创意与意见以解决问题为己任开放的心态，摒除部门之见尽可能多的获取信息耐心聆听，尊重他人的意见勇于发言，言之有物不隐善扬恶，不人身攻击避免不当的肢体语言会后总结,56,如何处理会议中的冲突,决断：满足自己的要求,回避,迁就（适应）,不合作,合作,妥协,竞争（暴力）,协作,决断,不决断,57,会议记录,会议记录者的功能谁能胜任会议记录者对会议记录的10大建议,58,会议记录者的功能,仅次于主持人记录及维持议程所设计的顺序协助主持人总结与归纳,59,会议记录者的才能,反应快打/写字快知识面广记忆力特别强组织能力强倾听能力强总结能力强,60,会议记录的10大建议,对重要的会议可进行录音定期召开的会议不用录音大多数会议应指定记录者记录者的笔记流畅不失真会议记录者的责任更全面,会议记录内容全面而准确会议结束后整理会议内容会议记录应有组织的整理与主席共同修正错误部分纪要签批后发送给与会者,61,团队会议的误区,社会性懈怠团体思维团体极化,62,会后跟进,作为参与者的会后跟进作为主持人的会后跟进自我评定怎样提高下次会议的质量关于习惯,63,参会者会后跟进的内容,拿到会议记录以后要细读分析不同参会者的众生相考虑自己任务的完成方法会议是一项新任务的开始,64,主持人的会后跟进,请大家填写会议评估表针对意见做出改进措施询问和联络缺席的同事制定跟进计划，负责跟进如有需要找高层协助如计划进行顺利，取消下次会议会议之后检讨得失,65,主持人会后自我评定问卷（一）,在开会中有没有人误解过我的意思？我有没有在别人谈话时跳到其他话题？有没有在会前让员工了解会议的内容？面对别人说话的时候是不是很紧张？,处理说话紧张最好的方式是排练,66,主持人会后自我评定问卷（二）,是否遇到只有主持人说话而没人参与？谈话结束后是否确认别人明白了你的意思？在分派工作时大家是否都看着我而不提问?总会把事情的前因后果呈现给别人吗？是否提前考虑把复杂的问题用平易近人的方法表达出来？是否会在会议结束时问大家还有什么问题吗?,67,提高下次会议质量,只有必要时才开会会前要做准备事先颁发议程准时开会准时结束有意识把握会议的方向注意力集中在政策和行动上会议记录应