文书与档案管理第八章.ppt

文书与档案管理 制作人 王红光电话ail whongguang hongguangw QQ 1219582754 第八章档案鉴定 保管与统计 第一节档案的鉴定一 档案鉴定工作的含义和内容档案的鉴定 一般是指对档案真伪和价值的鉴定 在机关档案 馆 室的业务工作中 档案的鉴定工作通常是指对档案价值的鉴定 秘书人员在立卷时 首先就要对档案价值进行鉴定 判定档案的价值 区别需永久 定期或不保存 对已保存的档案 随着时间的推移和社会的发展 档案数量日益增多 档案的价值也发生了变化 有的档案价值会升 有的档案则失去了保存价值 为了减轻负担 方便管理和检索 使库存档案达到最佳优化状态 就需对库存档案进行鉴别 挑选 去粗取精 档案鉴定工作的内容包括以下方面 1 制定鉴定档案价值的有关标准 如编制档案保管期限表等 2 根据有关标准 判定具体档案的价值 确定其保管期限 3 将失去保存价值的档案进行销毁或作相应的处理 档案鉴定工作的这些具体内容 归纳起来主要有两个方面 一方面是确定哪些档案应该保存 保存多长时间 另一方面确定哪些档案不予保存 进行销毁 二 档案鉴定工作的原则我国古代 档案鉴定工作称为 拣除 或 检简 唐代就有 文案不须常留者 每三年一拣除 的律令 唐律疏义 卷十九 宋代则规定 诸架阁公案非应长留者 留十年 每三年一检简 其有本应长留着 移于别库籍内 庆元条法事类 卷十七 档案价值的鉴定工作 可以说是一项确定档案的存毁 决定档案命运的工作 必须十分慎重 时间性原则重要性原则特殊性原则稀有性原则 三 鉴定档案的标准 一 决定档案价值的因素1 档案自身的特点和状况是决定档案价值的客观因素 2 社会需要是决定档案价值的主观因素 二 鉴定档案价值的标准1 鉴定档案价值的标准为确保档案鉴定工作的质量 需建立明确的档案价值鉴定标准 档案价值鉴定标准 是以客观存在的档案价值构成为基础 分析档案文件的各种特征及其对社会需要的依据 档案价值鉴定标准主要有来源标准 内容标准 形式特征标准和相对价值标准 1 档案来源标准档案的来源是指档案的形成者 档案的形成者在社会上以及机关的地位 作用 和职能决定档案的价值 机关在鉴定档案价值时 应注意区分不同的作者 一般情况下主要保存本机关制成的文件 2 档案内容标准 内容的重要性 独特性 时效性 法律法规 方针政策 3 档案的形式特征标准 4 相对价值标准 2 划分档案保管期限标准档案鉴定工作的内容之一就是在判定档案价值的基础上 确定档案的不同的保管期限 3 档案的销毁标准 1 销毁档案的内容标准凡是国家规定不属于归档范围的文件材料都应销毁 2 销毁档案的保管期限标准凡保管期限满的档案 经复查鉴定后 确认没有继续保存的必要 就可经一定的销毁手续进行销毁 四 档案保管期限表为了保证鉴定工作的质量和提高鉴定工作的效率 便于鉴定工作的顺利进行 国家及其档案管理机关 档案馆和现行机关 根据鉴定档案价值的原则制订指导性文件 档案保管期限表就是其中的一种形式 档案保管期限表 就是用表册形式列举档案的来源 内容和形式 并指明其保管期限的一种指导性文件 它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准 它的作用是 统一鉴定标准 统一认识 保证鉴定质量 提高工作效率 防止错误地销毁档案 便于准确立卷 档案保管期限表 大致可归纳为如下几种类型 标准档案保管期限表 它是由根据档案事业管理机构编制的 供全国各机关 团体 企业 事业单位鉴定档案使用 也称通用的档案保管期限表 如1987年国家档案局颁发的 文书档案保管期限表 就是一个标准的档案保管期限表 标准档案保管期限表 概括了全国各机关 团体 企业和事业单位普遍产生的文件及其保管期限 它具有通用性 是全国各机关确定一般性档案材料的依据和标准 专门档案保管期限表 同系统机关档案保管期限表 同类型机关档案保管期限表 机关档案保管期限表 保管期限表的结构及保管期限的划分结构 通常由顺序号 条款 保管期限 附注及总的说明等部分组成 保管期限 永久 定期 第二节档案保管工作由于自然和社会的原因 档案总是处于渐变性的自毁过程 或者可能遇到突变性的破坏 为了更长远地利用档案 必须对档案采取保护措施以延长其寿命 一 档案保管工作的含义档案保管是根据档案的成分和状况 所采取的存放和安全防护措施 档案保管工作的内容 1 库房管理 2 档案的安全防护 1 档案流动过程中的保护 2 为延长档案寿命而采取的复制 修补等措施 二 档案保管工作的任务了解和掌握档案损坏规律 通过经常性工作 采取专门的技术措施 最大限度地防止和减少档案的损毁 延长档案的寿命 维护档案的系统性和完整性 保证档案的政治安全 档案保管工作的实质就是人们向一切可能损毁档案的自然的 社会的不利因素进行斗争 档案保管的具体任务包括 1 防止档案的损毁档案自他产生之日起 就处于不断地老化和损毁过程中 档案的损毁主要有两方面的原因 人为的损毁主要表现 由于政治斗争及其各种原因 对档案进行有计划有意识的破坏 由于档案工作人员或利用者等接触档案的有关人员麻痹大意 或玩忽职守 或不遵守规则等导致管理或使用不善造成对档案的丢失 损坏或档案系统的紊乱 在档案管理中档案的流动和利用过程中 难免加速档案的老化 自然的损毁 有两个因素 一是内因 档案本身 即制成材料 如纸张 胶片等等载体材料 墨水 油墨等书写 印刷材料及其他附着材料 这些直接影响档案的寿命 二是外因 档案所处的环境和保管档案的条件 如不适宜的温湿度 光线 灰尘 虫 鼠 水 火 以及机械磨损等因素对档案的破坏 2 延长档案的寿命采取有效的技术手段和措施 尽量延长档案的寿命 建立符合档案保管要求的档案库房 去除档案本身不利于耐久性的因素 增强档案对外界不利条件的抵御能力 缓解档案的老化 建立档案保管和利用中的监督控制机制 尽量控制档案的人为损毁 提高档案复制 修复技术手段 以延长档案的寿命 3 维护档案的完整与安全档案工作的基本原则之一 也可以说是基本要求 维护档案的安全 一是维护档案的物质安全 二是维护档案的政治安全 防止失窃失密 三 档案保管工作的意义1 保管工作是延长档案寿命 防止档案失窃失密的可靠保证 在保管档案的过程中 通过防光防虫 调节温湿度 修补复制等技术措施 防止档案的损毁和老化 为档案的长久保存提供了可能 同时 通过采取一系列的防盗保密措施 保护了档案的物质和政治安全 2 保管工作对整个档案工作有重大影响 在一定条件下有决定性影响档案保管得好 就为整个档案工作提供了物质对象 这是档案工作赖以存在的最起码 最基本的前提 档案保管得不好 杂乱无章 或者损毁严重 就会影响档案其他业务工作的进行 从而影响整个档案工作水平 影响档案保存和利用价值 四 档案保管工作的基本原则1 按全宗和专业类进行保管2 以便于利用为保管的最终目的 3 在保管过程中 以防为主 防治结合 4 对珍贵档案进行单独保管5 尽量降低保管费用 五 档案保管工作的条件 一 档案库房1 档案库房的建筑要求选址 库房建筑形式 特殊要求2 库房设备温湿度监控调节装置 库房防火防盗监控装置 空调设备 吸湿 加湿 设备 库房空气净化装置 二 档案装具1 档案箱 柜 2 密集架 三 档案包装材料1 卷皮2 卷盒3 包装纸 七 库房的管理 一 实体部分1 档案库及档案架 柜 的编号2 档案的存放和全宗的排列 存放方式 竖放 平放 3 档案存放位置索引4 档案代理卡5 全宗卷 二 环境要求1 库房卫生2 库房温湿度的控制3 档案的防光 防尘 防虫 防火 防盗 防鼠 防自然灾害 意外 三 档案的安全检查 第三节档案统计档案统计 就是以表册 数字的形式 揭示档案和档案工作的有关情况 一 档案统计工作的任务和意义统计是认识社会的一种有力的工具 存在于各行各业中 做任何工作都应当 胸中有 数 档案统计的任务 是经常 及时地对档案的收进 移出 整理 鉴定 保管 利用以及档案工作的人员 机构 经费 设备等方面的数量表现进行调查登记 综合分析 以反映出档案工作的规模 水平和发展速度等方面的情况 意义 是认识档案工作的一种重要手段 是档案学理论建设的途径之一 为制定档案工作的方针 计划和检查工作及总结经验提供依据 是档案事业建设的一项重要基础工作 要求 准确性 及时性 科学性 客观性 目前 我国档案工作统计体系 基本上分为四个层次 全国档案工作基本情况统计 由国家档案局组织进行 国家统计部门监督指导 专业系统档案工作基本情况统计 由专业主管部门进行 地方档案工作基本情况统计 由地方档案部门组织进行 档案馆 室 档案工作情况的统计 由各档案馆 室 组织进行 二 档案统计工作的步骤档案统计工作的步骤分为三个基本阶段 统计调查 统计资料的归纳整理 统计资料的分析 1 档案统计调查占有材料是统计工作的第一步 档案统计工作首先要从统计调查开始 其基本任务在于取得大量的原始单位的真实材料 统计调查的基本形式有统计报表和专门调查两种形式 1 统计报表是下级档案管理机关和档案馆 室 按照统一的规定向上级机关以报表的形式定期报送的文件 它是档案统计中最基本 最经常的一种形式 统计报表是档案统计工作中的一种制度 建立基本的统计报表制度 对档案管理机关在统计工作中搜集必需的资料 及时地掌握情况 发现问题 实行领导 改进与安排工作是十分必要的 报表制度的主要特点 填报单位都是以原始记录为依据 按照规定的格式 统一的计算方法和一定的期限填送报表 2 专门调查是按专门的目的临时组织起来的调查 它是统计报表的一种补充形式 168页 2 档案统计资料的整理统计调查所获得的资料 只是大量的 个别单位的原始资料 为使这些资料成为能反映整体现象的资料 必须对原始资料进行综合整理 使之系统化 统计资料整理的主要途径是对档案资料进行统计分组 分组 分类 是整理和分析统计资料的基础 形成统计报表 制表的要求 种类 得出综合指标 3 档案统计资料的分析档案统计工作最后一个步骤 是对调查获得的大量的经过整理的资料进行分析研究 通过分析研究 发现和总结带有典型性的经验教训 以便进一步提高档案的科学管理水平 三 档案登记档案登记 就是对档案的收进 移出以及整理 鉴定 保管 利用等情况 通过簿 册 表 单等形式加以记载 以揭示它们的过程 现状和变化 它是档案统计的一种原始资料 也是维护档案的完整与安全的必要手段之一 档案登记最基本的内容 档案数量和状况的登记 档案利用的登记 一 档案数量和状况的登记1 档案馆 室 的登记工作 1 卷内文件目录用来登记单份文件的数量 2 案卷目录用来登记案卷的数量 3 全宗名册 4 全宗单 5 收进登记簿 6 总登记簿 2 档案利用登记档案利用登记是档案馆 室 登记工作中重要的组成部分 档案利用登记是档案发挥作用