公文写作技巧教材(PPT 83页)

公文写作技巧,一、商务公文写作基础知识,1.公文的定义2.公文的特点3.公文的种类4.公文常用词汇5.公文结构用语,公文定义,公文是公务文书的简称，它是党政机关、企事业单位、法定团体等组织在公务活动中形成的具有法定效力和规范体式的书面材料。实施管理和对外进行公务活动的过程中，所形成的具有法定效力和规范体式的文书，是贯彻公司发展目标、开展经营业务，颁布规章制度、请示和答复问题，指导和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。,公文特点,公文种类,从行文关系上一般划分有三种。行文是指一个机关给另一机关的发文。,下级向它所属的上级领导机关的行文，即自下而上的行文。如报告、请示。,上级领导机关给其所属的下级机关的行文，即自上而下的行文。如命令、决定、指示、批复等。,同级机关或者互不隶属机关之间的行文。如函是最典型的平行文。,上行文,下行文,平行文,公文种类,从具体的文种来看，根据2000年8月24日，国务院发布的国家行政机关公文处理办法的规定，有下列13个文种：命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。,公文种类,根据东航股份公司目前涉及到的公文主要有以下几种：1、决定，适用于对重要事项和重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级单位不适当的决定事项等。2、意见，适用于对重要问题提出见解和处理方法。3、通知，适用于发布规章制度；转发上级单位和不相隶属单位的公文；批转下级单位的公文；传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项；任免人员。,公文种类,4、通报，适用于表彰先进，批评错误，传达重要信息或者情况。5、报告，适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级单位的询问。6、请示，适用于向上级单位请求指示、批准的事项。7、批复，适用于答复下级单位请示事项。8、函，不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题等。请求批准和答复审批事项。9、会议纪要，适用于记载和传达会议情况和决定事项。,公文格式及常用的词汇,发文机关发文字号标题主送机关落款主题词抄送机关,发文机关,发文字号,标题,经办单位,抄送机关,主送机关,主题词,中国东方航空股份有限公司党委文件东航股党发201170号,关于做好2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作的通知,换届选举公推直选,集团公司党组,党委工作部,经办人,各大单位党委,公文结构用语,一是开头用语：用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、据、查、奉、兹等。二是结尾用语：如：为要（盼）、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语：如：为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语：如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语：有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该；等等。,各大单位党委：为进一步加强基层党组织建设，认真贯彻党的民主集中制，保持和发展党的先进性，切实保障党员民主权利，充分发挥基层党组织的政治核心和战斗堡垒作用，夯实和扩大党内民主，推进公司科学和谐持续发展，根据集团党组关于基层党组织换届选举和公推直选工作的有关精神，现就2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作提出以下要求：一、按期完成基层党组织换届选举工作二、着力推进基层党支部公推直选工作三、工作要求特此通知二一一年四月十二日,关于做好2011年度基层党组织换届选举和公推直选工作的通知,二、商务公文写作规范,1.请示2.报告3.通知4.函5.会议纪要,请示的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：关于开展上半年产品质量评比工作的请示主送机关（只有一个主送机关，不能多头请示，不要越级请示）正文请示缘由+请示事项（一文一事）结语（妥否，请批示；当否，请批准为核）单位成文时间,报告的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种）如：公司上半年各类产品质量评比工作的报告主送机关（可以一个，也可多个）正文开头：（交待缘由、目的、意义、依据）主体：（陈述说明报告事项）结语（特此报告、专此报告、以上报告请审阅）单位成文时间,通知的结构、内容和写法,标题（机关+事由+文种、事由+文种、文种）如：通知正文（一般写法）通知的缘由、根据通知事项执行要求结语（特此通知）单位成文时间,写通知一般采用条款式行文，可以简明扼要，使被通知者能一目了然，便于遵照执行。,通知的结构、内容和写法,通知种类,印发、批转、转发性通知批示性通知知照性通知事务性通知任免、聘用通知,函的结构、内容和写法,1、标题：发函用关于XXXX的函复函用关于XXXX的复函正式公函，应在标题下方标注发文字号。2、主送单位：发函可多头，复函主送来函单位。3、正文：开头发函说明缘由、目的，商洽工作、情况交代清；复函引述来函日期、发文号做起首语，表明收到函。主体-发函写清商洽、询问、请求的事项，明确具体；复函要针对来函事项逐一郑重作答，不能回避不答。结尾-发函用“盼复”、“请回复”、“专此函达”复函用“特此复函”、“此复”4、发文单位和日期：同公文，有的加盖公章，有的写明抄送单位。,请示和函的区别,请示和函都有请求批准的功能，但由于行文方向不同，则要使用不同的文种。请示：则用于有隶属关系的上下级机关之间，下级机关用请示向上级机关行文请求指示批准重要事项。函：主要用于平级单位之间、不相隶属单位之间以及有业务上的主管和被主管关系的单位之间的工作往来。如：关于购置*设备的请示*公司关于与*单位建立合作关系的函,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要的特点：1、会议纪要属于会议文件它需记录会议情况和议定事项，凡不属于会议内容不能写入会议纪要。撰写人要根据会议客观实际行文，不可以擅自增删会议内容。2、会议纪要与会议记录的区别第一，性质不同：会议记录是讨论发言的实录，属事务文书。会议纪要只记要点，是法定行政公文。第二，功能不同：会议记录一般不公开，无须传达或传阅，只作资料存档；会议纪要通常要在一定范围内传达或传阅，要求贯彻执行。,会议纪要的结构、内容和写法,会议纪要正文的结构由前言、主体和结尾三部分组成。1、前言。首先概括交代会议的名称、时间、地点、主持人、主要议程、参加人员、会议形式以及会议主要的成果，然后用“现将这次会议研究的几个问题纪要如下：”或“现将会议主要精神纪要如下：”等语句转入下文。这项内容主要用以简述会议基本情况，所以文字必须十分简练。2、主体。是会议纪要的核心内容，主要记载会议情况和会议结果。写作时要注意紧紧围绕中心议题，把会议的基本精神，特别是会议形成的决定、决议，准确地表达清楚。对于会议上有争议的问题和不同意见，必须如实予以反映。,会议纪要的结构、内容和写法,3、结尾。属于选择性项目。一般是向受文单位提出希望和要求。有的则没有这部分，主体内容写完，全文即告结束。另外，在具体写法上，不同类型的会议纪要，写法也有不同。决议型纪要，主要根据中心议题，着重把会议形成的决定、决议的具体内容一一表述清楚。综合性纪要，主体内容则侧重于突击会议的指导思想，全面介绍会议的基本情况。,三、商务公文写作技巧,1.商务信函格式与写作要求（英文）2.工作公文写作要求,“7C原则”，即清楚、简洁、正确、具体、礼貌、体谅和完整。1.清楚（Clarity）商务信函应使读者一目了然，没有艰涩难懂或产生误会之处。,SevenGuidelinesofWritingEnglishBusinessLetters（英文商务信函写作七原则）,2.简洁（Conciseness）言简意赅地表达所需表达的意思，同时又无损于书信的完整和礼貌。3.正确（Correctness）正确的商务信函不仅表现为语法恰当，标点符号和词汇拼写正确，还要求叙述正确、提供的事实和数字无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。,4.具体（Concreteness）商务信函必须避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句，应尽量运用具体的事实和数字，一般使用主动语态来陈述内容。5.礼貌（Courtesy）在商务信函的写作过程中，及时是礼貌之首。此外，应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气，语调上要尽可能站在客户的立场上做到互惠互利。,6.体谅（Consideration）发信人应尽可能从收信人的立场来考虑问题，在分析对方会如何理解信息的基础上，提供其所需要的信息。7.完整（Completeness）商务信函必须力求完整，要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况，或是回答来信所提出的全部问题和要求。,信函的开头应该直入主题，要避免空洞。根据书写商务信函的目的不同，开头一般分为两大类：一是回复信件；二是主动与对方联系。对于回复信件，可采用以下方式开头。,1.英文商务信函的开头,TheOpeningandConclusionofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的开头和结尾）,（1）感谢对方的来信,（2）对来信进行回复,（3）回复来信中的有关问题,（4）回复来信中提出的要求或指示,（5）表达满意和欣喜,（6）表达遗憾和惊讶,对于主动和对方联系的商务信函，可以用以下方式开头。,（1）通过别人的介绍了解到对方,（2）对以前信函的补充或确认,（3）通知对方一些情况,2.英文商务信函的结尾,商务信函的结尾应该简洁、中肯，与写信的主旨相符。根据是否需要对方回复把结尾分为两类。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于期待对方回复的信件，可以用以下的方式结尾。,对于无须对方答复的信函，可以用以下两种方式结尾：（1）表达感谢或希望继续合作的意愿,（2）表达歉意,1.回信Weareofferingasoundarticleatpopularprice,andweshouldappreciateanopportunitytosubstantiateourclaims.Inanswertoyourfavorofthe8thJune,weinformyouthatweareunabletotakethegoodsofferedbyyou.Inanswertoyourinquiryforbran,weofferyou40tonsofthesame.,UsefulSentencesinCommonBusinessLetters（一般商务信函中的实用语句）,2.收讫Weacknowledgereceiptofyourletterofyesterday,andgratefullyaccepttheappointmentonthetermsyoumention.Weacknowledgereceiptofyourletterofthe15thinst.Kindlyacknowledgereceipt,andhavethegoodssentbythelaststeamerinDecember.Wedulyreceivedyourfavorofthe25thJune,contentsofwhichwenotewiththanks.,3.通知WeinformyouthatIhavenowremovedmyfactorytotheaboveaddress.Havingestablishedourselvesinthiscity,asmerchantsandgeneralagents,wetakethelibertyofacquaintingyouofit,andsolicitthepreferenceofyourorder.Wearepleasedtoinformyouthatourbusinesswillbeturnedintoalimitedcompanyonthe1stAugust.,4.确认Inconfirmationofmycabletoday,Iregrettostatethatthefactorywascompletelydestroyedbyfirelastnight.Weconfirmourcalloflastweekrespectingourofferstoyou.Weconfirmourrespectsofthe3rdJune,andinformyouthatyourconsignmenthasdulyarrived.Confirmingourletteroflastweek,weaskyoutoappointanearlyinterviewwithourrepresentative.,5.愉快欣慰WehavethepleasuretoinformyouthatwewillforwardbytomorrowsmailtotheBankfivebondsofUSD500each.Wehavethepleasureofenclosingherewiththedocuments.WehavepleasureinenclosingherewithaBillofLadingcovering50balesofcotton.,6.附函Weencloseforrealizationdraftsasperthelistatfoot.Enclosedpleasefindtheinvoiceof80baleswoolboughtbyyourorder.Enclosedpleasefindthreeordersforimmediateattention.Anorderformisenclosed.Fillitoutandattachyourcheck.,7.迅即Kindlyseetheemptysacksarereturnedaspromptlyaspossible.Thegoodswereatoncedispatchedbyrailtoyouraddress.Pleasegiveusforwardinginstructionspromptly.PleasedeliverthesegoodswithallspeedtotheLondondock.,8.依照、关于Inaccordancewithyourletterofyesterday,Iamsendingtonight15casesofwhisky.Referringtoourconversationofthismorning,weencloseapamphletdescribingournewarticles.Withreferencetoyourletterofthe16thinst.,wearegladtoinformyouthattherehasbeenagreatdemandforthearticles.,9.期满、到期ThesteamerwillbedueinYokohamaonthemorningofthe15thMay.Ireceivedinduecourseyourletterofthe28thJune.Wehavedulyreceivedyourvaluedfavorofthe16thMay.,10.抱歉、遗憾Wearesorrytolearnfromyourletterofthe10thJunethatyourcustomerisstilldissatisfiedwiththecondition.Wearesorrythatwehavetakenthelibertyinwritingyouprematurelyonthesubject.Iamregrettedtohavetoinformyouthattwocasesofthemaresobadinquality.,11.荣幸Wefeelspeciallyhonoredtobegiventhisopportunitytomeetsuchanicegroupofdistinguishedpeoplelikeyou.Today,wefeelverymuchhonoredtohaveProf.Wilsonwithus.,12.感谢Wetakethisopportunitytothankourpatronsandfriendsfortheliberalsupportextendedtousduringourbusinesscareer.Weappreciateyourtellingusaboutthedefectivesets,andaregladtomakethingsright.Whilethankingyouforyourvaluedsupport,Iwishtoaskforacontinuanceofyourconfidenceinthenewcompany.,13.提供服务Wewishtoassureyouthatweappreciateanopportunityaffordedusforservice.Inthemeantime,pleasebeassuredofourmostcordialgoodwishesandofourdesiretobeofservice.Wethankyoufortheopportunitytobeofservicetoyou.Wearealwayspleasedtoserveyouatanytime.,14.希望、愿望Wehopetohearfromyoufavorably.Wehopethatyouwillgivethismatterpromptattention.Wehopethisactionwillmeetwithyourapproval.,15.留意签名Wewouldaskyoukindlytonoteourrespectivesignaturesgivenbelow.Irequestyourattentiontohissignature,appendedbelow.,商务信函要达到良好的沟通效果，一方面要撰写恰如其分的句子和段落，另一方面还必须运用恰当有效的信函格式。英文商务信函有三种常用的格式：（theindentedform），（theblockform）和（themodifiedblockform）。,FormatsofEnglishBusinessLetters（英文商务信函的格式）,图1,LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,.YourssincerelyZhaouHuaZhouHuaManager,图2,LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,.YourssincerelyZhouHuaZhouHuaManager,图1-4修正齐头式信函格式,LetterheadOurRefNo.:YourRefNo.:June1,2005InternationalInvestmentLtd.77PearlRoadSwanton,Manchester,EnglandDearMadam,.YourssincerelyZhouHuaZhouHuaManager,SampleLetter,EstablishingBusinessRelationsDearSirs,WeoweyournameandaddresstotheChamberofCommerce,Tokyo,whoinformedusthatyouareinthemarketforPersonalComputers.Weareoneofthelargestcomputermanufacturesinourcountryinourcountryandhavebeenhandingvariouskindsofcomputersforabout10years.Weapproachyoutodayinthehopeofestablishingbusinessrelationswithyouandexpect,byourjointefforts,toenlargeourbusinessscope.Inordertoacquaintyouwithourbusinesslines,weencloseacopyofourillustratedcataloguecoveringthemainitemssuppliableatpresent.Ifyouareinterestedinanyoftheitems,pleasetellusbyfax.Wellgiveyouourlowestquotationsandtryourbesttocomplywithyourrequirements.Ourcustomersarealwayssatisfiedwithourproductsandtheserviceafterthesale.Webelievethatyouwillbe,too,afterwedobusinesstogether.OurbankeristheBankofTokyo,Japan.Theycanprovideyouwithinformationaboutourbusinessandfinances.Wearelookingforwardtoyourearlyreply.Yoursfaithfully,Yourbestregards，Cordiallyyours(Signature)LinDamingMarketingDirectorBeijingNewMetals,非正式文体Thanksforyourletter.Igotit14Sept.IvesentacopytocompHQalongwithamemoreyourfinancialsituation.Ivesetameetingfor3Octat11amtotalkaboutanotherbankloan.So,pleaseletusknowifyoucanmakeita.s.a.p.Butwemightaskyouafewthingstodowithyourinc.andexp.beforegivingyoualoan.AlsoIneedtogetintouchwiththeGMtookayit.Plus,wellfirsthavetothinkaboutthelasttimeyoudidntkeeppwithpayments.Anyway,inthemeantime,youneedtofillinthisbusinessplan.Bringittothemeetingwithyou.,正式文体Thankyouforyourletterreceived14September2002.Acopyhasbeensenttothecompanyheadquartersinadditiontoamemorandumconcerningyourfinancialsituation.Ameetinghasbeenscheduledfor3October2002at11amtodiscussyourrequestforafurtherbankloan.Therefore,pleaseinformusofyouravailabilityforthismeetingattheearliestopportunity.However,anumberofissuesconcerningyourincomeandexpendituremaybequeriedpriortoaloanbeinggranted.FurthermoretheGeneralManagerneedstobecontactedinordertoauthorisebankloansofthisnature.Moreover,yourpreviousfailuretomeetpaymentarrangementswillfirsthavetobeconsidered.Nevertheless,intheinterimyouarerequiredtocompletetheenclosedbusinessplan,whichshouldbebroughttothemeeting.,培训目标,达,雅,达自如写作，忠实反映作者目的.,雅能够跳出束缚，信手拈来，作品深刻.,第一节企业新闻宣传的作用,一是企业新闻宣传工作是塑造企业外部形象的主要渠道。二是企业新闻宣传工作是创造良好发展环境的主要手段。三是企业新闻宣传工作是培育企业文化的主要方式。,第二节企业新闻通讯员应做好的储备,1、培养新闻触角和新闻敏感，善于发现新闻线索培养新闻触角和新闻敏感，善于“反弹琵琶”，在司空见惯的事情看到他的不同点，就能够当事情还在“风起于清萍之末”时，就敏感地察觉到它，并预见它的去向，从而比较得心应手地写出一篇新闻稿。,2、对企业工作既能“跳进”又能“跳出”跳进：全面了解和熟悉企业各项工作和活动跳出：跳出自己企业的圈子，在一个新的高度和更大的范围去看待企业工作和活动跳进是为了深入了解要采写的新闻内容，跳出是为了更准确的把握要采写新闻的主题和挖掘新闻的意义。,3、锤炼新闻写作基本功掌握新闻的体裁、各类体裁的结构、行文语言的风格。开始写稿的时候，可以先找一些类似的稿件模仿，熟悉了，就可以自如的去表现。勤写勤练勤看,第三节企业通讯员如何发现新闻,1、国家政策在企业工作中的体现：转方式调结构、节能环保2、社会热点和企业活动的有机结合：安全、对标管理、成本管理3、主管部门工作要点和宣传重点4、各类节日5、企业重要活动,CompanyLogo,6、企业典型人物7、企业的典型管理模式、技术成果8、工程报道9、检查验收10、工人的生活变化、小发明、小创新,第四节新闻作品要求,1、新闻基本的要求：新鲜一篇文章的好坏取决于内容和形式两方面。但对于新闻来说，形式的作用更大。阅读书籍更像是自由恋爱，而报纸则更近于媒人介绍。,2、新闻基本的要求：简明,体裁和字数限制，尽可能短的文字表明文章主题。方法一：那就应该采取“拎起来”，而非“兜起来”。果断扔掉无关紧要的，突出重点。方法二：通俗来讲：“不要把肉埋在饭里”。案例1,3、新闻的基本要求：深刻,新闻作品和其它文字作品相比，比较粗和浅。“粗”？因为是仓促炮制出来的，来不及精雕细琢。当然读者对新闻首先注意的并非文字技巧，而是信息本身的价值。“浅”？新闻更多的是传递信息，而非讲故事、讲道理，所以文学的要求较低。简明但是深刻才能引起读者的注意。深刻的方法：选取角度、提炼主题.,第五节新闻作品结构分类,文体不分：散文、通讯、消息不分；工程资料、会议记录充当新闻稿件,1、新闻作品的类型,消息、简讯、通讯、评论、采访、分析性报道、特写.,