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档案整理 FOLLOWME 常州市档案局 馆 制作 2 前言 为了帮助基层档案工作者准确把握国家 省有关档案工作规范要求 快速掌握档案基础业务操作流程 我局借助有关资料 以档案整理工作为主体内容 突出实用性和可操作性 将五种最常用的档案门类的整理原则以及标准 要求制成幻灯片 以文字结合图片 图表来表述档案整理内容 方法和步骤 以指导和方便基层档案工作者实际应用 提高档案业务技能 由于档案整理工作教材用图文结合的方式尚属首次 加之时间有限 所以难免存在不足 敬请批评指正 以便修正完善 常州市档案局 馆 二00九年一月 3 档案整理跟我学 一 文书档案的整理 4二 科技档案的整理 35三 会计档案的整理 55四 实物档案的整理 69五 照片档案的整理 73 目录 4 文件归档过程有严格的程序 可概括为八个步骤 按程序操作就能简便易行 水到渠成 文件正本与定稿为一件 定稿不易装订的也可单独作为一件 正文与附件为一件 如附件数量较多也可各为一件 原件与复制件为一件 对制成材料或字迹材料不利于长期保管的 以及破损的文件 要复制后与原件一起归档 转发文与被转发文为一件 第一步件的确定 件是档案保管的最小个体 一般以每份文件为一件 但实践中文件的情况很多 要用以下标准来确定件 文书档案的整理 5 一本会议记录 介绍信存根应作多件处理 整本会议记录 介绍信存根不必拆开 以每次会议记录 每份介绍信各作为一件 文书档案的整理 6 最容易犯的错误是把一套会议材料装订成一件处理 重要文件的正文与历次修改稿为一件 重要文件须保留历次修改稿的 应作为一件 如修改稿数量较多也可各为一件 成套的会议材料各为一件 一个会议的材料不能简单作一件处理 而要分别以件归档 文书档案的整理 7 定稿 用计算机打印的定稿 无论定稿上有无重要修改手迹 领导批示 均应归档 计算机及其网络环境中形成的文件 无定稿的 须多打一份作为定稿与正文和发文稿纸为一件归档 发文稿纸 栏目填写齐全 经领导亲笔签发的发文稿纸 与正本 定稿一并归档 文件处理单 正文与文件处理单为一件 不论有无领导批示内容 有无处理结果的文件处理单 均应与文件一起归档 来文与复文 指请示与批复 报告与批示 函与复函 可为一件 这样是为整理此类文件节约了工作量 但在此后的编目中文件题名应写批复的题名 在后面要注明 附请示 报告 函 文书档案的整理 8 经过若干环节 层次办理的来文 复文 超过两件的 则将所有的来文 复文分别作为一件 这样处理能将办文复杂的来文 复文更好地处理 便于检索 报表 名册 图册等按其原来的装订方式 一册 本 为一件 充分尊重和利用原来的基础 运用文档一体化管理软件的单位应建立二级目录 即进入二级目录界面 输入每份报表 名册的题名 单位名 人名 文书档案的整理 9 未装订的式样同一的表格 要求一份为一件整理 文书档案的整理 10 整理归档文件所使用的书写材料 纸张 装订材料等应符合档案保护要求 已破损的文件应予修整 字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理 文件的修整 复制要在保持原貌的前提下进行 需保管30年以上的文件要进行修整 保管10年以下的文件保持原状就行了 减少不必要的劳动 文件修整工作内容有修裱 复制 去除易锈金属物 及大纸张折叠 修裱 对破损纸张进行修补或托裱 复制 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制 去除易锈金属物 最主要的工作是除去普通的订书钉 回形针 大头针等 防止时间长了生锈 第二步文件的修整 文书档案的整理 11 大纸张折叠 归档文件盒尺寸是按照A4规格设计的 所以大纸张要进行折叠后才能装入 折叠时尽量减少折数 文件页数多的要单张折叠 文书档案的整理 12 装订方式采用省档案局监制的不锈钢订书钉在文件左侧装订 一般订两只钉就够了 第三步装订 文书档案的整理 归档文件经修整后要按件装订 不锈钢钉装订方式 13 注 装订时 纸张要对齐装订的一边 一个单位的装订方式应相对统一 保存十年的文件材料可保持原装订方式不变 文书档案的整理 较厚的文件采用三孔一线的装订方式 14 装订时注意件内文件的排列顺序 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文与来文为一件时 复文在前 来文在后 有文件处理单的 文件处理单在前 正文在后 文书档案的整理 15 对照本单位制订的分类方案进行归类排序 分类方案的制订另行表述 归档文件应在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间排列 同一事由中的文件 按文件形成先后顺序排列 事由间 按事由办结时间的先后顺序随办随归 会议文件 统计报表等成套性文件可集中排列 第四步分类排列 最常用的分类方案有 保管期限 年度保管期限 年度 机构 问题 类目 问题 年度 保管期限 因故未及时整理归档的零散文件材料 可排在同一年度 期限 机构 问题 的所有文件的最后 或并入关系密不可分的相关文件中作为一件 上述情况应在盒内备考表中加以说明 而在实际整理工作中应尽量避免 适用于企业 适用于小单位 文书档案的整理 适用于内设机构较多的大单位 16 分类排列工作步骤如下 将同一全宗内需归入文书档案的文件材料 按文件生成年度为单位进行分类整理 严格按照国家档案局颁发的机关文书档案保管期限表而制订的本单位文书档案保管期限表 按永久 30年 10年区分保管期限 同一期限的文件按事由结合时间排列 文书档案的整理 事由 是指一件具体的事 一个具体的问题 一段紧密的工作过程 不是指一类相同性质的事或某一方面的工作内容 17 文书档案的整理 按 保管期限 年度 分类的 永久2008年 归档文件 件 30年同上10年同上 按 保管期限 年度 机构 分类的 采取部门立卷的单位 永久2008年办公室 综合处 业务处 室编件号 1 1 1 馆编件号 1 30年2008年同上10年2008年同上 按 类目 年度 保管期限 分类的 党群类 0 2007年永久 30年 10年 件号 1 1 1 2008年永久 30年 10年 件号 1 1 1 行政类 1 同上经营管理类 2 同上生产技术类 3 同上 文件的排列 18 归档文件经分类 排列等系统整理后就要逐件给予编制归档号 归档号是将归档文件在全宗中的位置 予以固定的一组标识符号 编制过程 在文件的正上方 居中 空白处加盖红色归档章 如居中处有批注等文字 可选择上方其他空白位置 然后在方格内填写对应的档号 第五步编制归档号 归档章用红色印泥加盖 档号填写用黑色或蓝黑墨水笔填写 文书档案的整理 19 全宗号 填写档案馆给立档单位编制的代号 没列入进馆序列的企事业单位 就没有全宗号 可不填写 年度 填写文件形成年度 以四位阿拉伯数字标注公元年 如 2006 如在2006年整理的是2005年应归档文件 应填写 2005 档案室编件号 填写归档文件在分类方案的最低一级内的排列顺序号 从 1 开始流水标注 如分类方案为 保管期限 年度 的 2008年度的归档文件 永久1 n件 30年1 n件 10年1 n件 此格空白 不填任何数字和文字 文书档案的整理 归档章按标准制作 归档章的填写内容与要求 20 机构 问题 此格由三级分类的单位填写 如 办公室 或 行政类 采用二级分类的单位不填 保管期限 填写归档文件实际的保管期限 如 永久 30年 10年 档案馆编件号 移交进档案馆时经鉴定后重新编制的流水号 档案室不用填写 总页数 填写该归档文件中有图文内容页面的总数 特别提醒 一个类一个流水号 如采用 保管期限 年度 分类方法 永久 30年 10年分别自1开始编流水号 件号 第二年仍然分别从1开始编号 文书档案的整理 21 最容易出现的问题 文书档案的整理 歪章 用蓝色 黑色印泥 在文字上盖章 位置不对 不按规定填写 22 编目是指根据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录 是对归档文件以件为单位进行系统分类 排列 编号后 将每一份文件的内容 形式特征及其编号登记下来 以备查找利用和管理统计之需 编目工作是档案人员按文件分类 排列的结果逐类 逐件登录 也是对归档文件内容进行标引 著录的过程 应做到准确 全面 详细 深入 以适应档案管理现代化及计算机检索的需要 归档文件目录有统一的格式 使用文档一体化管理软件的单位 在软件中逐件输入 集中打印输出 第六步编目 文书档案的整理 23 件号 填写归档章上的室编件号 责任者 填写制发文件的组织或个人 即文件的发文机关或署名者的名称 填写责任者使用全称或通用简称 责任者多的可适当省略 原文上没有的要经考证后补上 文号 填写文件的发文字号 一般由机关代字 年度 顺序号组成 要求照实抄录 填写完整 不得省略 如苏政 2006 8号 文书档案的整理 24 题名 归档文件的标题 文件只有一个题名且能反映文件内容的 正题名 填写时照实抄录 文件有正副题名的 正题名能反映文件内容的 副题名无须抄录 文件有并列题名的 并列题名与正题名一并抄录 没有题名或题名不规范的 可自拟标题 外加 号 文件的附件独立性强 正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录 外加 标注 在计算机辅助管理条件下 若题名较笼统 需要进一步细化著录 文书档案的整理 特别提示 题名十分重要 是以后查找档案时的最重要的要素 填写时一般应照实抄录 来文与复文作为一件 只对复文进行编目 题名后注明 附请示 任免文件和表彰文件中本单位人员未列在题名中的 在题名后将本单位人员列出 原题名简单的要重拟 这些补充的内容都要加 25 日期 文件的形成时间 以8位阿拉伯数字标注年月日 如2002 09 09 国家标准中年月日之间不加点 档案管理软件自动生成 因此只要统一用或不用就可以 页数 填写每一件归档文件中有图文页面的总数 归档章上的总页数 备注 注释文件需说明的情况包括密级 破损 修改 补充 移出 销毁等 一般情况下空着 计算机文档一体化管理系统中 备注项内可录入其他内容 如机构或问题名称 事由 二级目录 文书档案的整理 特别提示 日期的书写方式不得省略 不能只写月日 要写全年月日 26 常见的错误 文书档案的整理 27 归档文件目录应装订成册并编制封面 归档文件目录一年装订成一本 亦可每年区分保管期限装订成三本 或每年区分机构 问题 装订成若干本 这要根据单位年度归档的数量来定 合订成一本的目录中内页加目录或用口取纸以区分保管期限和机构 问题 归档文件目录用纸封面尺寸采用国际标准A4型 文书档案的整理 在背脊上贴标签 注明全宗号 年度 保管期限 放入目录橱柜中 贴标签高度没有规定 一个档案室内一致就行了 全宗名称 立档单位的名称 填写时应使用全称或规范化简称 年度 文件形成年度 注意不是整理年度 保管期限 对应归档文件的保管期限 填写永久 30年 10年 机构 问题 根据分类方案 填写对应归档文件的类目 归档文件目录装订成册 外封面可用档案服务部统一制作的归档文件目录夹 28 29 将归档文件按室编件号顺序装入档案盒 并填写档案盒封面 盒脊及备考表项目 不同保管期限不同年度的不得装在同一盒内 采用机构 问题 分类的 不同机构 问题 不得装在同一盒内 装盒按归档的件号顺序装入 二级分类时 可装满一盒后再装下一盒 三级分类时 视一个机构 问题 文件的多少确定 同一盒内的归档文件仅是按件号顺序装在一起 档案盒仅是装具 不是 卷 的概念 盒内备考表放置在盒内文件之后 要签署完备 第七步装盒 文书档案的整理 30 封面应标明全宗名称 统一采用黑色字体 档案盒在盒脊设置全宗号 年度 保管期限 起止件号 盒号等必填项 设置机构 问题 选填项 用黑色或蓝黑墨水加盖印章或书写 起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号 盒号即档案盒的排列序号 档案室可根据需要用铅笔编制 如分类方案为 保管期限 年度 的 2008年度的归档文件 永久1 n盒 30年1 n盒 10年1 n盒 特别提醒 纸张中的酸性对档案有很大危害 酸会使纸张变硬发脆 严重的会导致纸张成粉沫 确保档案安全最重要 所以长期保存的档案必须要采用无酸纸书写 装具也要用无酸档案盒 要求使用档案局监制的无酸纸盒 文书档案的整理 盒的背面有监制标志 脊背字体适中 用黑色或蓝黑墨水书写或盖章 字迹要端正 31 按 保管期限 年度 和 保管期限 年度 机构 分类的 永久2008年 盒30年2008年 盒10年2008年 盒 文书档案的整理 盒号的编制 按 类目 年度 保管期限 分类的 党群类 0 2007年永久 1 件 30年 1 件 10年 1 件 盒号 1 n盒2008年永久 1 件 30年 1 件 10年 1 件 盒号 1 n盒行政类 1 同上经营管理类 2 同上生产技术类 3 同上 32 备考表正常情况下不填写内容 出现文件收集不完整 破损 文件签署不完整等情况时才要在此处进行说明 归档文件是复制件要说明原件在何处 档案保管中出现移出 增补 修改 销毁等情况时也要在备考表中说明 填写负责整理本盒归档文件的档案人员姓名 填写负责检查本盒归档文件整理质量的人员姓名 一般由档案室负责人 办公室负责人 业务部门负责人或项目负责人审核后填写 可直接签署 也可盖章 填写该盒归档文件整理完毕的日期 注意 不要用错备考表 要使用文书档案备考表 文书档案的整理 盒内文件情况说明 33 归档文件整理完毕装盒后 上架排列方法应与本单位文书档案分类方案一致 排架遵循从上到下 自左至右的顺序 要求整齐美观 常用方法如下所示 采用 保管期限 年度 保管期限 年度 机构 问题 的入库排架方法 第八步入库排架 文书档案的整理 34 保管期限 年度 先分保管期限排放 然后每种保管期限内分别按年度连续排放 保管期限 年度 机构 问题 在上述排列方式的基础上 再在同一年度中 按分类方案中设定的机构 问题 顺序排列 文书档案的整理 35 如采用 年度 保管期限 分类的 在库房排架时 每年形成的档案应按保管期限永久 30年 10年序列依次上架 便于实体管理 不需要经常倒架调整 注 企业中若采用 类目 问题 年度 保管期限 的 就要先按党群工作 行政管理 经营管理 生产技术管理各类分开 再在每个类里同一年度的永久 3O年 10年排在一起上架入库 文书档案的整理 36 科技档案一般有基建 设备 产品 科研等四个大类 每个大类中有若干个科技项目组成 一个科技项目的文件材料作为一个集合体 不能分散 具有成套性 其他项目的文件材料不能混入 科技项目前期文件材料要归入科技档案中 不能归入文书档案归档 直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目 基建项目中的设备跟入基建项目 成套的设备以一套为一个项目 不能分拆成一台设备为一个项目 科技档案的整理 将科技文件材料按项目叠开 组卷要求 第一步分项目 1 案卷内科技文件材料内容必须准确反映生产 科研 基建 设备及其管理活动的真实情况 2 案卷内科技文件材料要齐全 完整 3 案卷内科技文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求 不能有热敏纸 不能有铅笔 圆珠笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写的字迹 37 组卷是科技档案整理中最关键的步骤 要认识案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 组卷原则 应遵循成套性原则 遵循科技文件材料的形成规律 保持案卷内科技文件材料的有机联系 便于档案的保管和利用 第二步组卷 科技档案的整理 操作方法 根据一个项目文件材料的数量和形成时间情况 按项目形成阶段 结合科技文件的内容 性质 选择一定数量文件材料组成一卷 1 产品档案按结构或阶段分别组卷 产品档案一般有 等阶段或内容 组卷时可按阶段分别组合 也可几个内容合在一起 图纸按部件分别组卷 38 2 科研档案按课题阶段分别组卷 科研档案一般有 等阶段 具体操作可根据文件材料多少进行组卷 科技档案的整理 3 基建档案一个项目一个流水号 按形成阶段结合内容分别组卷 基建档案一般有 等不同阶段和内容 基建文件材料数量多 规格杂 组卷时可考虑在同一阶段内同一种格式的材料组卷 如竣工图组一卷或若干卷 原材料检测 质保书组一卷或若干卷 39 4 设备档案一机一档 按形成阶段和文件种类分别组卷 设备档案一般有 等阶段和内容 组卷时按文件形成阶段 文件形式结合数量多少确定组合 科技档案的整理 遇到以下情况要特殊处理 引进项目中的成套科技文件材料及设备说明书等可不拆散组卷 保持原有装订方式 一个单位保存一套相关的通用图 标准图 并单独组卷 采用了这些通用图 标准图的项目 其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图 通用图的图号 底图以张为单位单独保存和管理 另行整理编目 产品更新换代或更换零部件时 保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原产品案卷之后 设备维修中形成的科技文件材料单独组卷 外购设备中的随机文件材料可以单独组卷 40 科技档案案卷是一个有机的组合体 案卷与案卷内科技文件材料的排列要遵循其形成规律和文件之间内在的自然联系和逻辑关系排序 排列时可参照如下规则 1 产品类案卷按产品开发设计 含初步设计 技术设计 工艺 工装 加工制造 生产定型等工作程序 或按其产品系列 结构排列 2 科研类案卷按课题准备立项阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段 成果申报奖励和推广应用等阶段排列 3 基建类案卷按基建依据性材料 基础性材料 工程设计 含初步设计 技术设计 施工图设计 工程施工 工程监理 工程竣工验收等排列 4 设备类案卷按设备依据性材料 外购设备开箱验收 自制设备的设计 制造 验收 设备安装调试 随机文件材料 设备运行 设备维护等排列 第三步卷内文件排序 科技档案的整理 41 5 管理性科技文件材料按问题 时间或重要程度等排列 6 有请示 批复或正本 定稿的科技文件材料 批复在前 请示在后 正本在前 定稿在后 7 文字和图纸组在一卷的 按文字材料在前 图样在后的顺序排列 8 外文材料同时有译文的 中文译稿在前 外文原稿在后 9 有编号的图纸按文件的编号排列 科技档案的内容繁多 产品 设备 基建 科研等都有相关的归档范围和组合方法 组卷时请查阅相关标准 科技档案的整理 42 归档科技文件材料中有金属物装订的要拆除 以件为单位的还需用不锈钢钉或用线装订 归档文件材料的规格大小采用A4 297mm 210mm 如果图纸尺寸大于标准规定 要采用 手风琴 式折叠成标准规格 做到大小统一 图表外露 如文件材料小于标准 采取裱贴方法 成册的科技材料小于A4的保持原规格 不用加工 第四步去订 折叠 编号 科技档案的整理 小于A4的文件材料要裱贴在A4纸上 图纸边要裁剪 按A4高度向内折 做一块A4标准的硬质纸板或铁皮板作为折叠标准板 43 折成A4规格 左边留出装订边 影响装订部分向上折角 右下角露出标题栏 如风琴一样折展自如 科技档案的整理 44 根据案卷装订与不装订两种方式 编号也有两种方式 一个单位内要尽量统一选用一种方式 一 装订成卷的案卷内科技文件材料均以有书写内容的页面编写页号 方法是用号码机逐页敲号 号码取三位数为宜 也可以用铅笔编写张页号 1 单面书写的科技文件材料在其右上角编写页号 双面书写的科技文件材料 正面在其右上角 背面在其左上角编写页号 图纸按规定折叠后标题栏在右下角 页号应在紧靠标题栏的外左下角或外右上角编写 2 成套图样或印刷成册的科技文件材料 自成一卷的 原目录可代替卷内目录 不必重新编写页号 与其他科技文件材料组成一卷的 应排在卷内文件材料最后 将其作为一份文件填写卷内目录 不必重新编写页号 可在备注中注明总页数 3 卷内目录 卷内备考表不编写页号 国家标准页号编写在右下角 但一般文件的页眉大 页脚小 很难敲页号 所以江苏省采取编在右上角的办法解决 科技档案的整理 45 二 不装订的案卷应在每份科技文件材料的右上角用红色印泥加盖档号章 档号章式样 档号 档号应填写全宗号 分类号 项目代号或目录号 案卷号 如 B015 5 2 非进馆单位如没有全宗号可不写全宗号 具体要求详见后面填写封面一节 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序 特别提示 加盖档号章的目的 一是固定整理成果 二是在单独抽出借阅此件后能准确归还到盒内 科技档案的整理 填写方法 件号 案卷号 目录号 全宗号 46 编制卷内目录是将组卷文件的内容 形式特征及其编号登记下来 以备查找利用和管理统计之需 卷内目录排列在卷内文件之前 序号 用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料的顺序 文件编号 应填写科技文件材料的文号或图纸的图号 设备代号 项目代号等 责任者 应填写科技文件材料的形成部门或主要责任者 文件材料题名 应填写科技文件材料的全称 日期 应填写科技文件材料的形成日期 要求以8位阿拉伯数字标注年月日 不要省略 如2002 09 09 页号 应填写每件科技文件材料首页上标注的页号 最后一件文件写起止页号 不装订的文件材料此项填写该件的页数 卷内文件以件为单位 采用不装订组卷的 页号中登录该件的总页数 第五步编制内目 备考表 科技档案的整理 47 编制备考表是将归档过程中需要说明的内容写在表内 并由立卷人 检查人签字 以确认卷内文件内容的正确与齐全 说明 包括案卷内科技文件材料的件数 页数以及组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 一般可不填写 立卷人 应由责任立卷人签名 一般是档案整理者 立卷日期 应填写完成立卷的日期 检查人 应由案卷质量审核者签名 一般是科技项目的负责人或档案室主任 鉴定小组组长 检查日期 应填写审核的日期 互见号 应填写反映同一内容而形式不同且另行保管的档案保管单位的档号 档号后应注明档案载体形式 并用括号括起 科技档案的整理 48 采用装订方式的 用档案局统一监制的软卷皮 将卷内目录 归档文件材抖和备考表一起装订成册 装订方式用三孔一线 装订成册后再装入科技档案盒内保存 采用不装订方式的 可将卷内目录 归档文件材料 备考表依次装入科技挡案盒内保存 第六步装订装盒 科技档案的整理 49 案卷题名是该案卷内全部文件材料的总标题 包括以下 三要素 内容 科技项目 工程 产品 设备 名称 文件材料的内容特征 文件名称 即文种 拟定题名要注意以下几点 1 题名要简明 准确揭示内容 但不能过于概括笼统 比如 某某工程前期文件材料 前期 概念太大 这是以大概小 2 内容表达要通畅 精炼 结构词使用要合理 比如不要滥用 关于 有关 3 不要使用序数词 比如 某某项目施工文件材料 一 某某项目施工文件材料 二 在这里要注意尽量不要使用相同的题名 要用各种方式把相同的题名区分开来 比如用标段 楼层 桩号等 而不要使用序数词 4 能标出具体文件名的尽量不用 文件材料 如 某某设备说明书 安装说明 不写成 某某设备文件材料 第七步编制封面 科技档案的整理 50 科技档案的整理 案卷题名 编制在卷盒或软卷皮的正面 案卷题名应简明 准确地揭示卷内科技文件材料的内容 主要包括项目名称或代字 代号及其结构 阶段的名称等 案卷题名一般由立卷人拟写 如 C6136通用车床车头部分零件图 BX型立式三层玻璃门冷柜压缩机设计文件 部件图 一车间依据性 基础性文件材料 办公楼竣工图 立卷单位 应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门 一般小单位可写立档单位名称 起止日期 应填写案卷内科技文件材料形成的起止日期 保管期限 依据有关规定划定填写组卷时的保管期限 密级 应依据保密规定填写卷内科技文件材料的最高密级 51 档号 档号是以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码 采取在档案盒脊贴四格标签的方式 四格标签中分别填写 全宗号 分类号 或目录号 项目代号或设备型号 案卷顺序号 全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况设定 没有全宗号的单位可空着 需向国家档案馆移交的档案 其全宗号另定 分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号 目录号一般指分类目录号 项目代号是指科技档案所反映的产品 工程 课题 设备的代字或代号 案卷顺序号是指科技档案按一定顺序排列后的流水号 特别提示 采用软卷皮装订后装盒的 编制软卷皮封面后装盒 档案盒贴标签 可不编制封面 采用不装订方式的 档案盒编制封面 贴标签 采用十大类分类的企业分类号可全部用阿拉伯数 类与类间用间隔号 案卷编号采用最低级类内流水编号 类与案卷号间用 如某设备档案 7 2 1 3或S 2 1 3 科技档案的整理 52 第一格 全宗号 没有全宗号的基层单位可不填 第二格 分类号 或目录号 第三格 项目代号或设备型号 第四格 案卷顺序号 注 分类号由立档单位在编制档案整体分类方案时加予确定 科技档案的整理 53 档号 书写在四格标签上 贴在背脊相应位置上 标签分三种颜色 红色代表永久 黄色代表长期 蓝色代表短期 标签粘贴位置要保持整齐划一 标签与题名书写用黑色或蓝黑墨水 字迹要工整 清晰 永久 长期 短期 科技档案的整理 54 案卷目录是案卷的名册 是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册 是档案检索和统计管理的必备工具 科技档案案卷目录要求按一级类目分别编制 即 产品 设备 基建 科研分别编制案卷目录 科技档案多的单位可在同一大类中适当分多册案卷目录 科技档案案卷目录登录是以科技项目为单位 也是以档案分类中最低一级的类 一个小流水号 进行登录的 如 基建档案是以一个工程为单位登录 换一项目就要另起一页开始登录 案卷目录的内容与案卷封面上对应相一致 题名栏如果一格不够 可以一卷占两格 案卷目录填写完毕后 应按大类分别加上案卷目录封面 封底装订成册 并填写案卷目录封面的各个栏目 在相关的案卷目录页上用口取纸标出科档的类目 第八步编制案卷目录 科技档案的整理 55 第九步入库上架 科技档案排架按最小类目排列 因一个项目的科技档案不是一次完成的 是个不断积累的过程 所以入库上架时换个小类就要另起排列 或每个类后面都要空出相应空间 以便存放新增加的档案 一个项目档案的排列 排列顺序从上到下 从左到右 科技档案的整理 设备档案的排列 56 会计档案的归档范围是会计凭证 会计账簿 财务报告及银行存款余额调节表 银行对账单等 单位的经费预算 财务收支计划 调资定级 财务制度 财务政策等管理性文件材料 纳入文书档案范围 不纳入会计档案归档范围 第二步区分年度 其次 分别按年度进行组卷 不同年度不得混在一起整理 会计档案的整理 第一步区分核算单位 每个单位一般有多个核算单位 如机关有工会会计档案 食堂会计档案 行政会计档案等 企业也会有很多会计独立核算单位 一个核算单位形成的会计核算材料是一个紧密的文件集合体 不能分散 也不能混杂其它材料 所以会计档案先从区分核算单位开始 再分门类 档案人员要与财务部门沟通 确定会计档案的核算单位 并在档案整体分类方案中标明代号 57 第三步案卷整理 会计档案可分为 1 会计凭证类 2 会计账簿类 3 财务报告类 4 其他类 主要包括银行存款余额调节表 银行对账单 会计档案移交清册 会计档案保管清册 会计档案销毁清册等 不同的会计材料采用不同的方法整理成案卷 会计核算材料按规定由会计部门充分利用原来的组合基础稍加整理而成 区分保管期限 会计档案的保管期限参照 常州市会计档案管理手册 常州市财政局 常州市档案局一九九九年第二次修订 会计档案的整理 58 一 会计凭证的整理 凭证整理应分不同保管期限分别编目立卷 整理方法按月 按记帐分类和编号顺序进行 要求折叠整齐 加具凭证封面 装订成卷 每卷厚度不超过2 5厘米为宜 材料少的可一个月一卷 或几个月一卷 材料多的一个月多卷 1 填写好封面栏目 2 做好凭证的包角 会计档案的整理 59 第一格 全宗号 没有全宗号的基层单位可不填 第二格 分类号 或目录号 第三格 本卷所属时期 年 月 第四格 案卷顺序号 3 填好标签内相关的栏目 会计档案的整理 60 4 盖好立卷人骑缝章 5 贴好标签 会计档案的整理 61 6 装盒 装订好的凭证可装盒可不装盒 如装盒应选用档案行政部门监制的凭证盒 盒有大小两种 凭证中打印材料多 凭证格式大 就选用大的盒装入 每盒装一卷 标签应露在盒口 见图 会计档案的整理 特别提示 注意方向 整理好的凭证正面与凭证盒封面的方向相反 62 二 会计账簿整理 会计账簿应先区分不同保管期限分别编目整理 按照账薄种类整理立卷 各单位账簿有多种形式 不同形式给予不同的整理方法 整理好后贴上标签 1 订本账簿 一本为一卷 会计档案的整理 63 2 活页或卡片账页 先去掉硬板封面及空白页 后依次编制页号 再用卷皮或牛皮纸装订成册 封面上必须注明 帐簿名称 所属年月 单位名称等 3 电算化记账 按打印纸的页面大小用卷皮或牛皮纸装订成册 会计档案的整理 64 三 财务报告的整理 对财务报告的整理 应分不同保管期限立卷 年度财务报告 决算 为永久 其他报表为定期 1 编页码 在财务报告有内容的页面右上角依次编页码 2 填写卷内文件目录 写明卷内每件材料的名称 时间 页号等 会计档案的整理 3 填写备考表 填写要求参照文书档案的要求 特别提示 会计档案的备考表与文书档案备考表相同 检卷人是财务主管 不要用错备考表 65 5 用原文书档案卷皮装订 封面有单位名称 案卷题名 卷内文件的起止年月 保管期限 件数 页数等项目 整理好后贴上标签 单位名称 要填写全称或规范简称 案卷题名 有以下要素 单位名称 年度 财务决算或会计月 季报表 如 本局2005年预算会计月 季度财务报告 卷内文件的起止年月 保管期限 填写该报表规定的期限 永久或定期 件数填卷内材料实际的件数 会计档案的整理 4 装订 用三孔一线法装订 卷内顺序为 卷内目录 卷内文件 备考表 66 第四步排卷编号 常用的排卷方法 会计档案按凭证 账簿 财务报告 其他的顺序进行排卷 各自编流水号 凭证 账簿编小流水号 年卷号 依不同保管期限每年各自从1开始编号 永久一年一个流水号 定期一年一个流水号 如凭证永久1 n号 定期 5年 10年 15年 1 n号 帐簿永久1 n号 定期 15年 25年 1 n号 报表及其他会计档案编大流水号 依不同保管期限接续上年继续编号 特别提示 第二年重新从1开始编号 不接续上年的号 这种方式俗称编小流水号 第二年接续上年的编号 继续编号 这种方式俗称编大流水号 会计档案的整理 67 第五步贴标签 会计档案标签使用红色 蓝色四格标签 标签的贴法 每一案卷标签的位置 高度要求一致 帐簿 财务报告 其他类的标签 应贴在案卷封面背脊处 离底部四厘米的位置上 凭证应贴在封装包角的背脊上 沿底部向上贴 特别提示 市 镇财政的总预算会计档案保管期限均为永久 全部采用红色标签 标签有两种颜色 红色代表永久 蓝色代表定期 25年 15年 10年 5年 3年 会计档案的整理 永久 定期 68 第六步编制案卷目录 案卷目录是案卷的名册 是著录案卷内容成分并固定档案的分类体系和案卷排列顺序的一览表册 是档案检索和统计管理的必备工具 会计档案案卷目录要求一年一登录 第二年另起一页登录 案卷目录中每个条目的内容要与相对应的案卷封面上的内容一致 题名栏如一格不够 可以一卷占两格 具体要求可参照文书 科技档案案卷目录的要求 案卷目录填写完毕后 加上案卷目录封面装订成册 会计档案的整理 会计档案案卷目录的格式与文书 科技档案的不同 不要用错 69 第七步入库上架 会计档案排架必须按类别和年代顺序排列存放 即按会计凭证类 会计帐簿类 财务报告类 其他类分别存放 顺着年度先后 每类档案按着卷号或盒号依次排列 注 如有多个核算单位 则必须先按核算单位 再按类别和年代顺序排列存放 存放方式 竖放 特别提示 一个单位有多个核算单位的会计档案 必须分开存放 不能混在一起 例如预算会计 企业会计 基建会计 工会会计 食堂会计等 会计档案的整理 70 第一步区分载体 我们所指的实物档案是指除纸质档案以外承载有表彰 授权 字画 资质 纪念等特殊内容的实体 形式上主要有证书 奖牌 奖杯 奖状 锦旗 奖章 纪念品等 整理时要根据单位内实物档案的具体数量决定分类 数量较少的单位可不分类 直接按时间顺序排列整理 数量较多的单位可按载体种类分为证书 奖牌 奖杯 奖状 锦旗 其他 或证书 奖牌 其他 实物档案的整理 71 第二步清洁修整 实物档案由于载体特殊 容易受损或受污 整理时就要进行清洁修整 奖状 证书破损要进行修裱 奖牌污损要清洁 抛光 保养 尽量恢复原状 其他可根据不同的要求进行修复 第三步分类排序 实物档案按证书 奖牌 锦旗 奖杯 其他等各类 并给予1 2 3 4 的代码 在整体分类方案中标明 同一类的实物档案按时间顺序排列 时间相同的可根据其内容按重要程度排序 一个单位的排序方法要相对统一 实物档案的整理 72 第四步贴标签 实物档案标签采用红色四格标签 第一格填写全宗号 第二格填写分类号 或目录号 第三格填写年度 第四格填写顺序号 如证书类第十件填 10 标签的贴法采用贴在实物档案的背面右上方固定位置 较大的礼品档案标签可贴在底座上 全宗号 地方档案行政管理部门给予档案进馆单位的代号 没有全宗号的单位可不填 分类号 或目录号 年度 填写实物档案的所属年度 顺序号 填写实物档案的顺序号 证书标签贴在背脊上容易脱落 奖牌标签贴在正面 会破坏奖牌效果 所以要求贴在背面 实物档案的整理 73 第五步编制目录 实物档案要求编制特殊载体档案目录 内容有 序号 载体类型 归档日期