档案整理基本方法讲座1.ppt

档案整理基本技能 主讲人 陈明 2010 05 29 文件材料立卷方法既是古今中外从事文书 档案工作研究者探索的课题 又是从事具体立卷工作者的难题 前言 一 文书档案的整理基本技能 文书档案的整理主要有两种方法 一是按卷整理 也就是我们平常所说的传统文书整理方法 另一种是按件整理 也就是归档文件整理 文书档案的整理 卷 收集 剔除不必归档的文件材料 分类组卷 卷内文件排列 拟写案卷标题 复查调整 编页号 填写卷内文件目录 拆除金属物 裱糊 装订 填写案卷封面 填写备考表 案卷排列 编制案卷目录 文书档案的整理 件 文件的收集 剔除 装订 编页号 确定保管期限 归档文件的分类 归档文件的排列 编号 编制目录 填写备考表 装盒 填写档案盒封面 盒脊 编盒号 排列上架 文件的收集 本单位在生产建设和管理活动中形成的 具有查考利用价值的 作为文书档案保存的各种纸质文件材料 收集的重点 注意 剔除 对文件材料的剔除 一份文件归档与不归档 要站在本村的角度上来权衡 有用则留 无用则不留 对归档文件上金属物的剔除 如钉书针 大头针 回形针等 防止两种倾向 把关不严 凡文必档 要求过严 使该归档的文件被剔除 给以后利用造成困难 装订 归档文件的装订 是归档文件整理工作的基础环节 采用符合档案保护技术要求的装订材料重新加以装订 以固定文件页次 防止散失 便于保管和利用 归档文件的整理是以件为单位进行的 一般情况下一份文件就是一件 文件正本与定稿为一件 定稿过厚的 也可单独为一件 正文与附件为一件 附件数量太多或太厚的 也可各为一件 文件附有文件处理单 拟办单或领导批示 签批条的 应与文件同为一件 原件与复制件为一件 转发文与被转发文为一件 来文与复文为一件 各种报表 名册 图表等按其原来的装订方式 一册或一本为一件 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文件在前 被转发文件在后 批复性文件在前 来文在后 有文件处理单的 应作为文件的首页与文件一同归档 采用左侧装订的 应将文件内的纸张左侧对齐的同时将下侧对齐 采用左上角装订的 应让文件内的纸张左侧对齐的同时让上侧对齐 选择粗细适中的棉线或不锈钢钉书针装订进行装订 三点一线装订 不锈钢钉 缝绳机走线 编页号 以件为单位编页号 凡有文字 图表的页面均应编制页号 如果是几份文件同为一件时 逐页编制总页号 注 页号的位置应编在文件的右下角或左上角 确定保管期限 对于一件归档文件 如何确定它的保管期限 要站在本单位的角度来考虑 总的原则是 由价值决定期限 价值高则期限长 价值低则期限短 上级文件 针对本单位的机构设置 领导人任免 人员编制 职称评聘 表彰先进或处分的文件 永久 反映本单位主要职能活动的文件 反映本单位非主要职能活动的文件 贯彻执行 政策性 法规性 30年 10年 注 上级文件包含上级主管机关 非主管机关和平级机关的文件 本级文件 反映本单位历史面貌 领导决策 人事 主要职能活动的文件 永久 反映本单位非主要职能活动的文件 一般事务性 参考性 临时性的文件 30年 10年 注 本单位正式发文要从文件的内容价值考虑 情况简报一般放在30年立卷 下级文件 典型性 综合性的文件 一般事务性 参考性 临时性的文件 30年 10年 注 下级机关报送的文件材料可遵循不报就不归 报了就归的原则 归档文件的分类 通用的分类方法是年度 保管期限 机构 问题 在平时的工作中 可按二级分类法或三级分类法进行 例 2007年 永久 30年 10年2008年 永久 30年 10年2009年 永久 30年 10年 例 2007年 党群政务 永久 30年 10年综合治理 永久 30年 10年社会保障 永久 30年 10年 1 年度 将文件按其形成年度分开 把属于同一年度的文件集中 把不同年度的文件分开 注 只考虑文件形成年 不考虑文件内容针对的年度 2 问题 将文件按其内容所反映的问题分开 把反映同一问题的文件集中在一起 以保持与同一问题有关的文件之间的历史联系 党群类 行政类 干部任免 中层干部任免 主要领导干部任免 干部免职 干部任职 如 党委书记 党委委员 团支部书记 工会主席等 如 乡 镇 长 局长等 如 科长 股长等 如 书记 局长等 人事工作 3 机构 将文件按编委批准的内设组织机构分开 把同内设机构的文件集中在一起 两点要求 分类方案必须科学实用 保证文件无交叉 无遗漏 分类方案应保持相对稳定 确实需要调整时 只能微调 不可大动 以免造成混乱 归档文件的排列 归档文件在确定保管期限 分清年度以后 应按问题相对集中 使文件类型鲜明清楚 在分类方案的最低一级类目内 按事由结合时间 重要程度排列 按时间顺序排列 同一事由的归档文件 按文件形成的时间顺序排列 按重要程度排列 不同事由的归档文件 按事由的重要程度排列 编号 归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号 在文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关内容 归档章的项目有全宗号 年度 保管期限 件号 页数 类别名称 机构或问题 等 必须使用符合档案保护要求的字迹材料填写 如碳素墨水 禁止使用圆珠笔 铅笔 红蓝墨水等不耐久的书写材料填写 全宗号 是档案馆给立档单位编制的代号 年度 是文件的形成年度 采用公元纪元 以四位阿拉件数字标注 如2008年 应标注为 2008 而不能简化为 08 保管期限 按归档文件划定的保管期限填写 是哪种保期限就填写哪一种 室编件号 按归档文件排列顺序编写的件号填写 由档案室负责填写 类别 填写类别的规范化简称 采用机构分类的 填写机构名称 采用问题分类法分类的 填写问题类名 页数 填写一件文件的总页数 即一件文件最后一页的页码 归档文件目录设置的项目 件号 责任者 文号 题名 日期 页数 备注 编制目录 1 件号 件号 指归档文件的室编件号 2 责任者 责任者 指制发文件的单位或个人 填写时应写全称或通用简称 责任者过多时可适当简略 即第一个责任者 本单位 注意 3 文号 文号 指发文字号 应填写机关代字 年度 文件顺序号 注意 4 题名 题名 指文件标题 一般应照实抄录 副标题不抄录 文件没有标题或标题不清楚的 应补充拟定标题 并加中括号 注意 如 杭州市政府有一份文件 完整的题名是 杭州市政府关于构建和谐社区的通知 题名栏只需填入 关于构建和谐社区的通知 如 中共杭州市委组织部印发的任免文件 有的题名中仅有 通知 两个字 则必须补充拟写文件事由 加在文种之前 以便查阅 可拟写为 关于干部任免的 通知 原题名只有文种的 应根据文件内容补充拟写文件题名 如 关于贯彻执行中发 2008 29号文件的通知 从文件题名中看不出文件的内容 实际上是关于加强社区档案工作的领导的文件 填写题名时 应补充为 关于贯彻执行中发 2008 29号文件 加强社区档案工作的领导 的通知 文件题名中以发文字号代替文件内容的 应据文件内容补充题名 如 原标题 中共杭州市委组织部关于陈业秀等同志职务任免的通知 在这个通知里 有我们市档案局钱云祥一名同志的职务任免 那么 市档案局存档此文件时 标题要重新拟为 关于钱云祥等同志职务任免的通知 原标题不针对立档单位事由 问题 但文件内容中涉及到立档单位的 应按实际内容改换原标题 如 杭州市档案局写给潘祖光副市长的请示 杭州市档案局关于召开档案工作表彰大会的请示 潘祖光副市长作了批示 不再另外行文答复 此时 文件处理单与请示件为一件 题名可以拟写为 关于杭州市档案局召开档案工作表彰大会的批复 责任者一栏填写为 潘祖光副市长 领导只是在文件处理单上做了意见或者批示 没有正式行文答复 这张文件处理单就可以看作是复文 只在请示件上签批请示意见 可在请示件题名的后面补充 如 关于购买复印机的请示 批复 如 原标题 关于进一步加强我市精神文明建设的决定 附件是 市民公约 那么题名应为 关于进一步加强我市精神文明建设的决定 附 市民公约 如果附件多 内容比正件重要 又是单件装订 附件的题名要依次列出 题名前加 附件 正文题名不能反映出附件内容的 要在正件题名后抄录附件题名 外加 号 如 会议记录 1 2 会议纪要的填写 会议纪要 第 期 简报 令 情况反映等填写方法类同会议纪要形式 如 国家机关 企事业单位干部定期统计报表拟写为 年干部定期统计报表 5 日期 日期 即文件的形成日期 填写时应以8位阿拉伯数字标注 前4位为年 后4位为月日 月日不是两位数时 数前补 0 注意 6 页数 页数 填写每一件归档文件的总页数 即该文件最后一页的页码 一份文件由几个部分组成的 把几个组成部分的页数相加之和即是这份文件的页数 注意 7 备注 备注 填写文件需要补充和说明的情况 包括文件残损 修改 移出 销毁等 备注栏填写不下时 可在备注栏内加注 号 将具体内容移入备考表中填写 归档文件目录封面 一 杭州市卫生局文书档案采用组织机构 年度分类法 文件整理按照文件级整理 文件按机关党委 办公室 人事保卫科 医政科 中医管理科 预防保健科 基建财务科 干部保健办公室 市献血办 市爱卫办顺序排列 二 市卫生局二00八年度文书档案共整理1235件 其中永久1034件 30年38件 10年161件 整理说明 杭州市卫生局文件材料整理说明 目次 目次 永久 归档文件目录 盒号 1 保管期限 永久 归档文件目录 备考表 放在盒内所有归档文件之后 用以对盒内归档文件进行必要的注释说明 填写备考表 盒内情况说明 填写盒内文件缺损 修改 补充 移出 销毁等情况 属于归档文件整理阶段发现的情况 由整理归档文件的人员负责填写 属于档案管理阶段发现的情况 由档案人员负责填写 整理人 即负责整理归档文件的人员姓名 检查人 即负责检查归档文件整理质量的人员姓名 日期 归档文件整理完结的具体时间 即年 月 日 装盒 装盒完毕 应在档案盒封面上填写全宗名称 即单位名称 填写档案盒封面 盒脊 全宗号 按照市档案馆给各单位定的全宗号填写 年度 用4位阿拉伯数字填写 保管期限 填写永久 30年或10年 4 机构 问题 填写分类方案中相应机构 问题 的类目名称 5 起止件号 在 室 栏填写该盒内排列最前和最后的归档文件的件号 用 把这两个件号连接起来 馆 栏暂不用填写 编盒号 排列上架 分类 装订 填写案卷封面 编制会计档案目录 编制案卷号 二 会计档案的整理基本技能 分类 类别 年度 保管期限 装订 凭证 去掉金属物 选取适当厚度 一般不超过5厘米 以上边和左边整齐为准 右边和下边要求折叠整齐 C 用棉线在左上角装订 并用纸包封装订角 D 加盖骑缝章 装订 帐簿 B 左侧装订 三点一线 C 对订本式帐簿 死页帐 不需拆去空页 按已有填写内容的页面编顺序号 或在使用前已编上连续页号 可直接利用原有页号 D 对活页式 卡片式帐簿活页帐 应拆除硬封面 抽出空页 重新 另加封面 封底 装订成册 按自然形成的帐簿 一册一卷 装订 报表 D 编制卷内目录 同文档 加加封面 E 左侧装订 三点一线 A 月度 季度 年度财务报告应分别装订立卷 也可合为一卷 B 决算审核意见书 审计报告等应分别附在该期财务报告后一起装订 C 财务情况说明 财务报告等要与报表一同组卷归档 并放在被说明报表前 装订 其它类 A 调节表 对账单等装订成册 B 发票或收据存根联整本的不用装订 C 移交清册 档案目录 销毁清册等装订成册 填写案卷封面 全部会计档案均按要求填写案卷封面 杂卷题名格式 立档单位名称 年度 文件内容 文件名称 例杭州市人事局二OO八年度现金出纳帐 编制会计档案目录 会计档案目录类别 编制案卷号 收集 挑选照片 排列 编号 拟写说明 编制目录 三 照片档案的整理基本技能 收集 反映本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 反映上级领导来本单位指导 视察的照片 反映本单位各种荣誉的照片 反映本单位历史 单位面貌的照片 挑选照片 排列 注 照片不需要区分保管期限 照片号 案卷内照片的顺序号 底片号 一个单位编一个流水号 参见号 与本张 组 照片有联系的其他档案的档号 格式 类别 档号 文书档案 13 2 58 编号 拟写说明 以一组照片为单位拟写总说明 事由 反映事件 事物的情由 时间 事件发生的时间和拍摄时间 地点 被摄物所在的具体地点 人物 照片上主要人物