小议酒店行业销售与收款业务循环内部控制.doc

小议酒店行业销售与收款业务循环内部控制李涛(昆明精诚会计师公司，云南昆明650200)摘要：本文将销售收入及应收账款管理作为内部控制的研究对象，对其内部控制的建立与完善进行探讨，以供业内借鉴和参考。关键词：销售；收款业务中图分类号：F23文献标识码：A文章编号：1671-8089(2010)01-0078-02中国酒店业作为一个随改革开放而发展起来的新兴行业，它就像一个小小的城市，几乎承载着满足消费者食、住、行、游、购、娱需求的绝大部份。内部控制贯穿于酒店经营管理的全过程，是衡量现代酒店管理的重要标志。酒店企业对外部环境的良好适应性要建立在对内部的有效协调基础上，因此，建立和加强内部控制就成为酒店业安身立命的基础以及经营发展的保证。酒店营业收入是衡量酒店经营成果的主要经济指标之一，酒店营业指标的高低，直接影响着酒店利润水平的高低。本人曾经在酒店行业十余年，长期从事酒店财务管理工作，深知销售收入及应收账款管理重要性，因此我将其作为内部控制的研究对象，对其内部控制的建立与完善进行探讨，并希望能对酒店管理人员提供借鉴和参考。一、酒店业销售收入的特点1、收入控制环节涉及的部门和岗位多。酒店的营业收入主要由客房收入、餐饮收入、歌舞厅收入、桑拿收入和对外承包收入等组成。酒店涉及销售与收款的部门主要有销售部、客房部、餐饮部、前厅部、财务部等六个部门。酒店涉及到收入与收款控制环节的岗位包括销售代表、酒店服务员、收银员、房务中心、厨房、吧台、前台人员、稽核等。2、酒店客人类别不一，服务项目多，价格差异大，计价工作量大。酒店顾客中有零散客人、团体客人、协议客户，有住店客人、非住店客人等。酒店客房部提供房间服务、电话、传真、洗衣、小酒吧等服务项目；餐饮部提供食品、菜肴、酒水饮料、香烟等服务。每项服务的收费都有不同的差异，因此，服务项目收费工作量非常大。3、酒店建立了收入稽核制度。酒店一般都建立了收入稽核制度，按照工作时间和工作内容的不同分为夜间稽核和日间稽核，每天二十四小时都保证有收入稽核员。二、销售与收款循环内部控制的内容1、适当的职责分离。适当的职责分离有助于防止各种有意舞弊或无意的错误。职责分离具体包括：接受订单的人员不能同时是负责最后核准付款条件的人员；订单的编制人员不能同时负责销售款的收取、发票的复核工作；办理退房的人员必须同退房账务记录分离；应收账款的记账人员不能同时成为应收账款的核实人员。2、正确的授权审批。关键的审批要点：在销售发生之前，赊销业务经正确审批，各营业部门不得按照非经正当审批确定的销售价格和销售条件进行销售。3、充分的凭证与记录。充分的凭证与记录是现代企业内部会计控制的重要因素，是记录和反映经济业务的载体，也是其他控制形式的有效保证。4、酒店定期与外部应收账款客户进行账务的核对工作酒店应由独立于现金出纳、销售人员及应收账款记账的人员定期向客户寄送对账单。核对工作有助于检查酒店的会计处理是否正确及时，同时有助于减少债务纠纷。5、内部核查程序。由内部审计人员或其他独立人员核查销售业务的处理和记录，是实现内部控制目标不可缺少的一项控制措施。三、酒店销售与收账内部控制的基本程序和内容下面以酒店客房部和餐饮部这两个主要部门为例。(一)客房收入内部控制的基本程序和内容。客房是酒店的主体，客房收入是酒店收入的主要组成部份。客房收入的内部控制是根据客房收入的发生、记账、结账、汇总、稽核等一系列的过程设计的，包括预订、记账、结账、审核等五个环节。1、预订。预订是酒店为客人提供服务的第一步。预订一般可分为散客预订和团队预订。散客预订的过程：客人填写预订登记表确定房价和入住时间与天数-接受预订定金-确认或者修改预定团队预订的过程：获取团队基本信息、住房要求、时间安排信息-根据协议确定房价-获取定金-确认或修改预定-获取团队成员名单-预分房间。2、登记。客人登记入住，服务员要确认房间、房价及付款方式，预收客人押金，为客人分配房间，建立客人资料。3、记账。前台收银为每个住店客人开设一个消费账号，将其在酒店各服务部门的消费单准确及时入账。各营业点服务员及时将客人消费信息输入电脑，准确传递到前台收银处。4、结账。收银员将想离店的客人的账单进行审核、检查，确保账目准确无误，并处理查清最新费用。5、收银员编制每班次的收入报表，稽核人员进行审核。每班营业终了，收银员将已离店的客人账单分类汇总，计算出合计数，并编制打印出前台收银员报告表交给稽核人员。(二)餐饮收入内部控制的基本程序和内容。餐饮收入最重要的控制要点是三牵制、两核对，即把钱、单、物分离成三条互相独立的线进行传递，在三条传递线的终端设置两个核对点，以联络三线进行控制。具体如下：1、物品传递线。客人进入餐厅后点菜，服务员开点菜单一式三份，一份交由厨房排菜，一分交收银员入账，另一份自己保存；厨房根据点菜单准备菜品；服务员将菜品送给客人；厨师将点菜单交主管整理后，送交财务稽核人员。2、账单传递线。收银员将点菜单上的内容输入电脑，打印出账单向客人收款。每班收银员在换班时将本班的营业收入报表连同账单一起送交财务稽核人员。3、货币传递线。服务员根据账单向客人收款后交给收银员。每班收银员在换班时将现金投到指定的保险箱中，第二天由出纳来清点。以上三个传递线最后形成三个终端，即两个核对点：点菜单与餐饮账单核对点，餐饮账单与货币核对点。这两个核对点都由稽核人员来完成。这两个核对点是整个餐饮收入控制程序的关键控制点。核对订单与账单是保证单单相符、揭露走单、走数的关键；核对账单与货币是保证账款相符、揭露现金短缺的重要环节，两者缺一不可。餐厅收入控制的业务流程(物品传递线、账单传递线、货币传递线)如下图1物品传递线图2账单传递线图3货币传递线(图1-3略)餐饮收入的内部控制包括以下环节：(1)预订控制预订分为散客预订、团体预订和送餐预订三种情况。(2)点菜控制点菜单牵制着分管钱、单、物的三个方面：服务员、收银员和厨师。因此是非常重要的控制环节。(3)结账控制。结账过程中，填制账单、收取款项、账单必须是连续编号，不得有跳号、重号等现象。(4)编制报表及交款。每班次收银员都要编制收银员营业收入日报表，交给稽核人员。营业收入交给出纳。(5)稽核。餐饮收入控制的两个核对点由财务部稽核人员来进行核对。(三)应收账款内部控制的内容。(1)制定信用政策。酒店的信用政策包括信用标准和信用条件两方面内容。信用标准是酒店同意客人内销所要求的最低标准，合理的信用标准应当是使增加赊销额所取得的收益大于机会成本。信用条件是酒店要求客人支付赊销款项的条件，一般包括信用期限和现金折扣两个方面，酒店为了鼓励客人及早支付所欠款项，加速资金周转，减少坏账损失，可以在规定的信用期限的同时，规定客人拓提前偿还款项的折扣率和折扣期。不同客户的信用分析与控制酒店要制定信用政策，就要对客户进行信用评估，即通过5C系统(品质character、能力capacity、资本capital、抵押collateral、条件conditions)来进行分析，以判定客户的信用风险，决定客户的信用等级。然后根据客户的信用等级对不同的客户制定不同的信用政策。