外贸跟单员具体工作流程详解.doc

外贸跟单员具体工作流程详解作为一名外贸跟单员都需要做哪些工作?这是很多想应聘外贸跟单员的朋友常常思考的问题，虽然不同的公司，其对外贸跟单员工作流程的制定不同，但基本框架几乎都差不多。为了有助于大家对外贸跟单员工作流程有更好的了解，本文对其进行了详细的介绍，可供参考。外贸跟单员主要是对进出口货物的跟单工作，其具体的工作流程如下：外贸跟单员工作流程的步骤一：制作合同客户下单以后，核对产品价钱是否与以前所做的订单或之前确认的价钱是否一致，总金额是否正确，如正确，做出口合同给客户确认，如是做T/T30%，并让其安排打订金，待定金到帐后，再下购货合同给工厂进行生产，如果是做100%前T/T，则可直接安排生产。无论是在做出口合同或购货合同，一定要特别注意产品描述，数量，价格，总金额，付款方式，交货期与工厂方面协调好，以免以后赶不上交货期。下购货合同到工厂后，要求工厂负责人签回，存档留底，如可以，可同时要求工厂提前算出订单材积以准备以后安排订舱拼柜事宜。外贸跟单员工作流程的步骤二：商检需要商检的货物在交货期前一两个星期就可以办理商检了。如果工厂安排商检，则提供商检资料给工厂，包括外销合同，装箱单，发票。大概两三天后，工厂在向当地商检局申请办好商检后，传真换证凭条给你，留存以便日后安排报关。换证凭条只显示实际报关商品的第一项商品及报关总金额，有效期一般为三个月，实际报关金额应小于或等于换证凭条上的金额。但一张换证凭条只能用一次，不可重复使用。(换证凭条指当一货物需要的属地报商检，而在其他地区报关时的情况)外贸跟单员工作流程的步骤三：办理C/O或FormA看外商是属于哪一个国家或客户的具体要求来办理C/O或FormA。FormA是普惠制产地证书，目前给予我国普惠制待遇的国家共36个，可以享受减免关税待遇。C/O是一般性原产地证书，只是证明货物是产自中国的。一般原产地证书得到贸促会办理，而FormA的话需到商检局办，二者的程序都差不多，两种证的价格也区别不大，C/O每份35元，FormA每份50元。最好在装运期前一个星期前办理，如果那时就有准确的装货数量和体积的话，具体视情况而定。不管你办理的是一般产地证还是普惠制产地证，基本程序都是先在网上填好资料(外商资料，申请单位资料，商品描述，数量等等)后再发过去，待机器检查合格后再由贸促会或者商检局的人员再人工审单一次，合格后就可以去领取单证了。给予中国普惠制待遇的国家有(36个)：A.欧盟25国(英国、法国、德国、荷兰、比利时、卢森堡、意大利、丹麦、希腊、爱尔兰、葡萄牙、西班牙、奥地利、芬兰、瑞典、塞浦路斯、拉脱维亚、捷克、爱沙尼亚、匈牙利、立陶宛、马耳他、波兰、斯洛伐克和斯洛文尼亚)B.土耳其、挪威、瑞士、日本C.加拿大、澳大利亚、新西兰D.俄罗斯、白俄罗斯、乌克兰、哈萨克斯坦外贸跟单员工作流程的步骤四：验货订舱经常注意工厂订单生产进度，在交货期前十多天，询问工厂是否可以按时交货，如可以，准备向货代订舱同时安排验货人员验货。验货合格后，向货代订舱。如是客户指定货代，则直接填好订舱单给指定货代公司人员，订舱单上要填好发货人，收货人，通知人，发货港，目的港，柜型，箱数，产品名称，毛重，体积等，让其代为订舱。两三天后，货代订好舱后会传真进仓单给你，注意进仓单上面的截柜时间，截补料时间，传真给工厂，让工厂按上面注明的时间内将货物送进仓库。如果是自己安排拖车拖柜，则需填好拖柜委托书，上面注明柜型，拖柜时间，装货地址，工厂联系人，联系电话等，与进仓单一起传真给拖车公司让其安排拖柜。外贸跟单员工作流程的步骤五：报关订好舱后在文件补料时间至少三天以前，填写报关资料寄给报关行或让货代帮忙报关。报关资料包括：外销合同，装箱单，发票，报关单，核销单，报检委托书，换证凭条，C/O或FormA等其他各地海关要求的资料。(最好在提供一份已打印好的外销合同、装箱单、发票的基础上，再提供一套空白这三份单证给报关公司)外贸跟单员工作流程的步骤六：拿单货物报好关，进入仓库后，及时出提单补料给货代，并与其核对提单草本。船开后两三天内，货代会列出费用清单来，包括文件费，AMS费用，清关费，THC费等。安排工厂付款，并将水单传给货代。货代在钱到帐后，就可以向其拿正本提单了，一般货代公司不寄提单，要公司派人去取，如公司没有人手，也可以出一份寄单委托书给货代让其直接寄到公司。如果提单电放，出提单电放申请，盖上公司章，签名传真给货代，记得让货代传真提单副本给你，以备公司留底存档。外贸跟单员工作流程的步骤七：通知客户货物开船后，发邮件通知客户船名，开船日期等等，以便让其及时购买保险。外贸跟单员工作流程的步骤八：催款寄单拿到提单正本后，扫描复印件电邮给客户，催其付清余款。客户货款到帐后，再寄正本提单，装箱单(数据应与提单上一致)，发票给客户，在发票装箱单上写明柜号，封条号及发票号，虽然不太重要，但我觉得写上还是比较好。外贸跟单员工作流程的步骤九：退税在报关后一个月左右时间，报关行或货代会将报关底联及核销单、退税联退还给你，拿上这些单据与银行传过来的核销水单及其他税局要求的资料后就可向外汇局办理退税了。(主要资料有：报关单退税联、核销单、增值税专用发票、银行水单、外销合同、装箱单、出口发票(非报关发票)、装货单、出舱单、提单)注意：1.有些产品工艺比较复杂，在生产前可以要求工厂打产前样，或为了控制质量，在出货前要求工厂出具船前样。跟单工作是需要很细心跟耐心的，时时刻刻注意工厂的生产进度，及时安排船期，在制作各种单证时，一定要特别小心，所有单据都很重要，一定要检查检查再检查才行，如果不急的单证，可以自己事先准备好，在拿出去前再仔细检查一遍，就可以避免不少错误。可以每隔一段时间对自己的工作总结一下，有哪些货要出，哪天要准备哪些文件，哪些样品在打样，哪些事情要回客户等等。2.客户来样工作程序收到客户要求打样的新产品时，首先拍照存档，在样品上做好标签，注明几月几号哪个客户寄样，以便日后查询。然后填好打样单及打样要求并将样品寄与工厂，要求其打样。如是比较重要的样品，还必须要求工厂在打好样后退还样品。3.寄样工作程序工厂打好样品后，根据实际情况，自己留样一份或拍照存档，以便日后与客户商讨。包装样品时特别注意包装盒不要过大，量好外箱尺寸称好重量自己记录