会计凭证的填制审核和账簿的设置登记.doc

会计凭证的填制审核和账簿的设置登记 第一部分 会计凭证的填制审核第一：原始凭证的填制和审核一、原始凭证的基本内容原始凭证由于所反映的经济业务不尽相同，从而各个原始凭证的名称、格式和内容也是多种多样的。但是，所有原始凭证都必须能够载明经济业务发生情况，明确经办人员责任，所以原始凭证都应具备一些共同的基本内容，通常称为凭证要素，主要包括：1.原始凭证的名称：2.填制凭证的日期和凭证编号； 3.填制单位或接受单位名称； 4.经济业务内容摘要； 5.经济业务的实物数量、大小写金额；6.经办人员签章或单位公章或业务章等。那么，我们在填制原始凭证时应该遵循哪些要求呢？二、原始凭证的填制要求要做好原始凭证的填制工作，首先，要使所有经办人员都能充分认识到原始凭证在经营管理中的重要作用。其次，要加强经营管理上的责任制，促使有关人员都能严格按财务会计制度和手续办事。 为了正确、完整、及时记录各项经济业务，有必要对原始凭证的填制确定明确要求。概括起来，有以下几点：1. 记录真实 记录真实，就是要实事求是地填写经济业务，原始凭证填制日期、业务内容、数量、金额等必须与实际情况相一致，确保凭证所记录的内容真实可靠.2. 内容完整原始凭证上各项内容要逐项填制齐全，不得遗漏。3. 填制及时应根据经济业务发生或完成情况及时填制，不能提前，也不能事后补办。4.书写清楚填写原始凭证要字迹清晰，易于辨认，大小写金额填写要符合规定，发生差错要按规定方法更正。涉及现金、银行存款收付的原始凭证，如发票、收据、支票等，都有连续编号，应按编号连续使用，这类凭证如有填写错误，应予作废重填，并在填错的凭证上加盖“作废”戳记，与存根一起保存，不得任意销毁。金额的填写要符合下列规范：(1)小写金额的填写。阿拉伯数字应一个一个地写，不得连笔写。阿拉伯金额数字前面应写货币符号，货币符号与阿拉伯金额数字之间不得留有空白。凡阿拉伯数字前写有货币符号的，数字后面不再写“元”字。所有以元为单位的阿拉伯数字，除表示单价等情况外，一律填写到角分，无角分的应写“00”， 有角无分，分位应写“0”，不得用符号“”代替。(2)汉字大写金额数字，一律用正楷字或行书字体书写，不得任意编造简化字。大写金额数字满拾元而不足贰拾元的，应在“拾”字前加写“壹”字；大写金额数字到元或角为止的，在“元”或“角”字之后应写“整”字。(3)阿拉伯金额数字中间有“0”时，汉字大写金额要写“零”字。(4)凡填有大写和小写金额的原始凭证，大写和小写金额必须相符。介绍完原始凭证的填写，我们来考虑这样几个问题：1.在填制票据时，为什么大写金额要顶格书写？由学生讨论并回答。教师总结：在填制票据时，大写金额要顶格书写，主要是防止人为改动数据。如壹仟伍百元整，如果留有空格，可能被改为叁万壹仟伍百元整，从而影响会计信息的可靠性。2.在填制票据时，为什么小写金额合计数前要加￥？由学生讨论并回答。教师总结：在填制票据时，小写金额合计数前要加￥，主要是防止人为改动数据。如13500.00，如果留有空格，可能被改为513500.00，从而影响会计信息的可靠性。3.如果原始单据填写错误，应当如何处理？由学生讨论并回答。教师总结：填写原始单据要字迹清晰，易于辨认，大小写金额填写要符合规定，发生差错要按规定方法更正。涉及现金、银行存款收付的原始凭证，如发票、收据、支票等，都有连续编号，应按编号连续使用，这类凭证如有填写错误，应予作废重填，并在填错的凭证上加盖“作废”戳记，与存根一起保存，不得任意销毁。三、原始凭证的审核对原始凭证的审核主要是对其真实性、完整性、合法性的审核。1. 真实性审核真实性审核内容主要包括： (1)经济业务的双方当事单位和当事人是真实的； (2)经济业务发生的时间、地点和填制凭证的日期必须是真实的； (3)经济业务的内容必须是真实的；(4)经济业务的数量、金额必须是真实的。如购货业务，要标明所购货物的重量、长度、体积、个数、单价、金额，经质检人员检验合格出具证明，由保管员验收在入库单上签字，方能证明数量真实。2. 完整性审核完整性审核包括原始凭证应具备的基本要素完整和手续齐全。(1)要素完整。即原始凭证应具备的基本要素不可缺少。如发票上应有的财务公章、税务专用章、各联的用途、发票编号等。 (2)手续齐全。包括业务双方经办人是否签名或签章。需经领导签名批准的原始凭证应有领导人的亲笔签名。对手续不全的原始凭证应退回补办手续。3. 合法性审核合法性审核包括对凭证合法性的审核和对经济事项的审核。 (1)凭证合法性的审核。如自制原始凭证必须有经办单位负责人或指定人员的签名或盖章，对外开出的原始凭证必须加盖单位公章或发票专用章、财务专用章等。(2)经济事项的审核。审核经济业务的内容是否符合法规、制度、政策、计划和合同的规定，支出是否符合财务制度等。第二：记帐凭证的填制和审核一、记账凭证的填制P138（一）记账凭证的基本要素记账凭证必须具备的基本要素包括： 1.填制单位名称和记账凭证的名称； 2.填制凭证日期； 3.凭证编号； 4.经济业务内容摘要； 5.会计科目的名称和金额； 6.所附原始凭证的张数； 7.记账备注，即已登记账簿的金额，应在“记账”栏内打“”号或签章； 8.填制凭证人员、稽核人员、记账人员、会计主管人员等签章。（二）记账凭证的填制要求各种记账凭证必须按规定及时、准确、完整地填制。基本要素填写要求如下:1. 日期的填写 现金收付记账凭证的日期以办理收付现金的日期填写；银行付款业务的记账凭证，一般以财会部门开出付款单据的日期或承付的日期填写；银行收款业务的记账凭证，一般按银行进账单或银行受理回执的戳记日期填写；月末结转的业务，按当月最后一天的日期填制。2. 摘要的填写 填写的摘要，一要真实准确，其内容与经济业务的内容和所附原始凭证的内容相符；二要简明扼要，书写整齐清洁。3. 会计科目的填写 会计科目的填写应填写会计科目的全称或会计科目的名称和编号，不得简写或只填会计科目的编号而不填名称。需填明细科目的，应在“明细科目”栏填写明细科目的名称。4. 金额的填写 记账凭证的金额必须与原始凭证的金额相符。在记账凭证的“合计”行填列合计金额;阿拉伯数字的填写要规范；在合计数字前应填写货币符号，不是合计数字前不应填写货币符号。一笔经济业务因涉及会计科目较多，需填写多张记账凭证的，只在最末一张记账凭证的“合计”行填写合计金额。 5.记账凭证附件张数的计算记账凭证一般附有原始凭证。附件张数的计算方法有两种:一种是按构成记账凭证金额的原始凭证(或原始凭证汇总表)计算张数，如转账业务的原始凭证张数计算。二是以所附原始凭证的自然张数为准，即凡与经济业务内容相关的每一张凭证，都作为记账凭证的附件。凡属收付款业务的，原始凭证张数计算均以自然张数为准。但对差旅费、市内交通费、医疗费等报销单据，可贴在一张纸上，作为一张原始凭证(报销清单)附件。附件张数应用阿拉伯数字填写。对简单的摊提转账业务，可以在摘要栏注明计算依据，而不经过分摊或计算的属于纯结转性业务的记账凭证可不附原始凭证。 当一张或几张原始凭证涉及几张记账凭证时，可将原始凭证附在一张主要的记账凭证后面，在摘要栏说明“本凭证附件包括号记账凭证业务”字样，在其他记账凭证上注明“原始凭证在号记账凭证后面”字样。6.会计分录的填制 不同类型的经济业务不得填制在一张记账凭证中，也不得对同类经济业务采取大汇总的办法填制记账凭证。转账凭证和通用记账凭证应按先“借”后“贷”的顺序填列。不得填制“有借无贷”或“有贷无借”的会计分录。7.记账凭证的编号 会计人员应及时对记账凭证予以编号。记账凭证无论是全部作为一类编号，还是按收、付、转编号，均应按月从“1”开始顺序编号，不得跳号、重号。业务量大的单位，可使用“记账凭证编号销号单”，在装订凭证时应将销号单放在记账凭证汇总表之后，使记账凭证的编号、张数一目了然，以便查考。一组会计分录使用两张以上记账凭证，应按顺序用“带分数”编列分号，两张凭证之间不要填写“过次页”、“承前页”。例如，第8号会计事项有三张记账凭证，编号分别为8 1/3号、8 2/3号、8 3/3号。8.签名或盖章 记账凭证上规定有关人员的签名或盖章，应全部签章齐全，以明确责任。财会人员较少的单位，在收、付记账凭证上，至少应有两人(会计和出纳)签章。一张记账凭证涉及几个会计记账的，凡记账的会计均应在“记账”签章处签章。会计主管对未审阅过的记账凭证，可以不签章，但仍应对其合法性、准确性负责，收、付款记账凭证还应由出纳人员签章。9.对空行的要求 记账凭证不准跳行或留有余行。填制完毕的记账凭证如有空行的，应在金额栏划一斜线或“S”形线注销。划线应从金额栏最后一笔金额数字下面的空行划到合计数行的上面一行，并注意斜线或“S”形线两端都不能划到有金额数字的行次上。10.填写要求填制记账凭证可用蓝黑墨水或碳素墨水;金额按规定需用红字表示的，数字可用红色墨水，但不准以“负数”表示。下列两种情况，金额可用红色墨水填写(即红字记账凭证)：(1)记账后发现记账凭证有错误，需采用红字更正法的; (2)会计核算制度规定采用红字填制记账凭证的特定会计业务。收款凭证是根据货币资金收入业务的原始凭证编制的记账凭证。付款凭证是根据货币资金付出业务的原始凭证编制的记账凭证。它们既是登记现金日记账、银行存款日记账的依据，也是出纳人员收付款项的依据。这里，要指出的是，对于从银行提取现金或将现金存入银行的业务，一般只编制付款凭证，以免重复。转账凭证是对于不涉及货币资金收支的经济业务根据原始凭证或原始凭证汇总表所编制的记账凭证。（三）记账凭证的审核编制会计凭证的人员自己必须认真审核，同时会计部门应建立相互复核或专人复核记账凭证的制度。记账凭证审核的主要内容是：1.审核记账凭证是否附有原始凭证，记账凭证所反映的经济业务的内容是否与所附原始凭证的内容相符。2.审核应借、应贷的会计科目和金额是否正确，账户的对应关系是否正确。3.审核填制手续是否完备，项目填写是否完整，有关人员签章是否齐全等。接下来我们来了解会计凭证是如何传递的。三、会计凭证的传递与保管（一）、会计凭证的传递会计凭证的传递，是指会计凭证从取得或填制到审核、办理业务手续、整理、记账直至装订、归档保管为止的传递程序。会计凭证传递的组织包括如下内容:1.规定会计凭证的传递程序经济业务发生后由谁负责填制这种凭证，交给谁接办该项业务。如果会计凭证是一式数联，则应为每一联规定用途和传递路线。各单位要根据本单位机构的设置，人员岗位分工情况和经营管理的需要，结合岗位责任制，具体规定会计凭证的传递程序。传递程序既要严密完备，又要简便易行，防止传递层次过多，延误时间，影响及时登账。2.规定会计凭证传递的时间要考虑有关部门和人员办理经济业务的各项手续对时间的合理需要。既要防止凭证积压，又要避免时间过紧，完成任务匆忙。3.规定会计凭证传递过程中的交接签收制度各单位应设立传递凭证登记簿，可登记制证或接办日期，凭证种类和名称、编号、张数、经办人签章、交接时间、接办人签章等。会计人员对业务部门提交的原始凭证进行审核确认无误后，编制记账凭证，然后交稽核人员审核。审核后，属于转账凭证交记账人员记账；属于收付款凭证，先交出纳人员办理收付款事宜，登记现金日记账和银行存款日记账，然后交记账人员记账；需交会计主管审批的，记账前应履行审批手续。出纳人员一般不得填制记账凭证，只有一些零星的现金收付业务等可由出纳人员直接审核后，办理收付款手续，并填制记账凭证。（二）、会计凭证的保管 会计凭证是重要的经济档案和历史资料，这就要求制订严密的保管制度，既要保证会计凭证的安全，又要保证日后查找会计凭证迅速准确。会计凭证的保管有如下一些要求： 1.各种会计凭证登记完毕后，应按照分类和编号顺序保管，每月记账完毕，将本月各种记账凭证连同所附原始凭证装订成册。原始凭证长宽度超过记账凭证的，要折叠成小于记账凭证的长宽度，折叠时要注意装订的位置，防止将原始凭证装订得不能翻阅。装订处两面均要贴封签，并由装订人员和会计主管人员共同加盖骑缝章。为便于查找，在凭证的背脊上或包角处标明年、月、册号、凭证种类、起讫号等。2.对单独装订保管的原始凭证，封面上应注明记账凭证日期、编号、种类，同时在记账凭证上标明“附件另订”和原始凭证名称及编号。 3.会计凭证要按档案管理的有关规定，交档案部门集中管理。其保管期及销毁手续，必须严格执行会计制度的有关规定。会计凭证的保管期限如下：原始凭证、记账凭证和汇总凭证保管十五年，其中涉及外事的永久保管；银行存款余额调节表保管三年。 4.对于重要的空白原始凭证，如支票、发票、收据等，应指定专人保管，建立收、发(领)、销(销号)制度，并按每种票据设立票据登记簿加以记载，防止丢失、冒领。第二部分 账簿的设置、登记一、账簿的设置原则和基本内容（一）设置原则：按国家统一制度和会计业务的需要设置必要的会计账簿。包括：总账、明细账、日记账和其他辅助性账簿。1、全面、系统地核算和监督2、实际需要，节约人力物力3、格式设计力求简明实用（二）基本内容 封面 写明账簿的名称 总账 明细账及日记账等 扉页 P153 账簿启用表及账户目录 帐页 帐页的格式不止一种，但都包括账户名称、日期栏、凭证种类及号数栏、摘要栏、金额栏及余额识别栏、总页次和分户页次 同学们手里的教材也有封面、扉页和书页 它们都有什么样的作用 联系会计帐簿，作用一样吗？ 二、日记账的设置和登记日记账分为普通日记账、特种日记账。着重研究特种日记账的设置和登记方法。现金、银行存款日记账根据收付款记账凭证序时、逐笔、顺序登记，每日终了应结出本日余额。在这一部分的学习中，还要注意不同格式日记账的登记方法。（一）特种日记账的设置与登记1、现金日记账的格式和登记方法出纳人员根据现金收款凭证、现金付款凭证和银行存款付款凭证，按发生的先后顺序，逐日逐笔登记的账簿。一般采用三栏式，指收、付、余三栏本日余额=昨日余额+本日收入金额合计-本日付出金额合计余额结出后，由出纳员盘点现金实有额，核对账实是否相符，如果账实不符，应查明原因。做到日清月结，月末结出现金收支合计数和余额。实物展示 练习P171 1-3笔登记方法：注意现金支票号码栏P1542、银行存款日记账的设置与登记与现金日记账基本相同但结算凭证栏，结算凭证种类可简写为现支、转支、信汇、现存、委收等定期与银行对账单核对实物展示 练习P171 二、1-3笔多栏式日记帐需要根据企业的业务特点设置多个借方科目栏和多个贷方科目栏，使得现金日记帐的格式与登记过于繁琐，加之其提供的分类汇总信息作用并不显著，因此，实务中较少采用。普通日记账：西方国家使用，是根据单位各种经济业务取得的原始凭证，按先后顺序直接以会计分录的形式进行登记的账簿。也称“分录簿”。登记日记帐应注意的问题 注意记帐凭证上的会计帐户名称 注意记帐的时间与凭证的时间一致 注意记帐的凭证号码与凭证的编号一致 注意记帐的金额及其方向 每出现一个收付款业务（记帐凭证），就要及时登记一次日记帐 日记帐帐簿的每一行应及时结出余额 日记帐必须做到：日清月结三、分类账簿的设置和登记 会计电算化的软件中不再有总帐和明细帐的严格区分手工方式下的分类帐登记总分类帐的登记：根据记帐凭证或汇总记帐凭证逐笔或定期汇总登记 明细分类帐的登记：根据记帐凭证或有关原始凭证逐笔登记 。 这样的登记方法叫平行登记法 （一）总分类账的设置与登记1、总分类账簿简称“总账”，是按一级账户设置的（总分类科目）2、一本总账基本上包括了一个单位的所有一级账户3、总账一般采用订本式4、总账一般采用三栏式5、总账的登记根据采用的记账程序的不同而有所不同（p168）可根据记账凭证、汇总记账凭证、科目汇总表等进行登记。具体将在第七章中详细讲解。6、实物展示（二）、明细分类账簿的设置和登记1、明细账按照二级账户或明细账户开设账户 以客户名称为科目名称债权、债务类帐户 以产品名称为科目名称销售收入、销售成本类 以材料名称为科目名称物资采购、原材料 以车间为科目名称制造费用 以具体项目为科目名称生产成本、期间费用、应交税金等2、明细账一般采用活页账簿3、账页格式有三栏式、数量金额式和多栏式、横线登记式4、三栏式适用于只需进行金额核算的明细账户，如应收应付款等往来科目、待摊费用、预提费用等数量金额式的适用于既需进行金额核算又需进行实物数量核算的明细账户，如原材料、库存商品、物资采购等多栏式的适用于需要在一张账页内按有关明细科目分设若干个专栏，集中在一张账页上反映某一总账账户所属明细分类账户的详细资料的账簿。一般使用通用的账页。主要是收入类、费用类科目使用，如：主营业务收入、营业外收入及生产成本、制造费用、财务费用、管理费用等。注意：用红字登记减少数P1595、明细账的登记方法： 记账凭证记载单项经济业务的，依据记账凭证登记 记账凭证记载多项经济业务的，依据记账凭证和原始凭证登记 各项财产明细账，如固定资产、库存商品等明细账必须根据原始凭证登记。6、实物展示四、备查账簿的设置与登记 没有固定的格式，根据实际需要来设置。五、 会计账簿登记与使用规则（2课时） 教材P161-166账簿启用规则(一)账簿的启用规则为了明确记账责任和便于日后审查，保证账簿记录的合法性，在启用账簿时，要注意账簿启用规则。逐项填写清楚。P161 练习P153账簿交接时注明交接日期、交接人员姓名，并签名盖章。启用订本式账簿，不得跳页、缺号；活页式按实际使用的账页顺序编号及目录，定期装订成册。账簿的登记规则登记的依据是？“”表示？红色墨水表示什么？细节演示（包括常见的错误情况）画一张三栏式账页P162 二、逐条讲解三、错账的更正方法提问：发生记账错误时，可以不进行更正么？账簿上可以用橡皮、修正液进行修改么？错账更正方法的种类。适用的范围。更正的步骤。错帐的类型 记帐凭证有误，已登帐 数字大记小 补充登记法 数字小记大 红字更正法 分录错误 红字更正法 记帐凭证无误，登帐错误 划线更正法 (一)划线更正法记账凭证正确，登账时发生文字或数字错误。1、错误的，居中用一单红线划去，表示注销。注：将整笔数字划去；划去的字迹清晰可辨，以备考查。2、在红线的上方写上正确的文字或数字。3、记账人员在更正处盖章，以示负责。如：报销差旅费 1573.00 过账时错为:报账差旅费 1537.00(二)红字更正法记账账凭证错误而使账簿登记发生错误,采用红字冲销原凭证,以更正账簿记录的一种方法.分为:1、全部冲销法：记账凭证中的科目错误或记账方向错误，并已过账，应采用红字更正法全部冲销。填写一张与原错误记账凭证内容相同的红字记账凭证，且金额以红色数字表示，并在摘要栏内注明“注销某年某月某日第*号凭证”，并根据它登记忆账簿，冲销错误记录。用兰字填写一张正确的记账凭证，在摘要栏注明“订正某年某月某日第*号凭证”，并根据它登记账簿，更正错误记录。如：预提长期借款利息借：财务费用 5000.00 贷:预提费用 5000.00借:财务费用 -5000.00 贷:预提费用 -5000.00借:财务费用 5000.00 贷:长期借款 5000.002、部分冲销法：记账凭证中的科目、记账方向都没有错误，只是所记金额比应记金额多记并已过账，应采用经字更正法进行部分冲销。填写一张红字凭证，借贷会计科目与原错误凭证一样，金额为多计数，且金额以红色数字表示，摘要栏注明“冲销某年某月某日第*号凭证多记金额”。如：结转本月已售产品成本50000.00，凭证误写为500000.00借：主营业务成本 500000.00 贷：库存商品 500000.00借:主营业务成本 -450000.00 贷:库存商品 -450000.00(三)补充登记法记账凭证中的科目及方向都有没有错,只是所记金额比应记金额小,并已过账，应采用补充登记法进行更正。将少记金额填写一张科目与方向与原记账凭证相同的记账凭证，墒要栏注明“补记某年某月某日第*号凭证少记金额“，并据以登记入账，补记少记金额。如：购买原财料2000元，运费100元，以银行存款支付。借：物资采购 2000 贷：银行存款 2000补记：借：物资采购： 100 贷：银行存款：100结转：借：原材料 2000 贷：物资采购 2000补记：借：原材料 100 贷：物资采购 100六、对账和结账（30分钟） 教材P166-169为了保证会计记录的正确性，就有必要进行对账。一、对账对账的要点：什么叫对账 核对账簿记录 P166对账的目的何在？ 保证账簿记录正确对账的内容有哪些？ 将账簿记录的数字与库存实物、货币资金、有价证券、往来单位或者个人等进行核对。企业在什么时候对账？定期 每年至少一次，年终结账前要核对哪些账？(一) 账证核对账：总分类账，明细分类账，现金和银行存款日记账证：记账凭证，原始凭证一般在日常工作中进行 核对账簿记录与原始凭证、记账凭证的时间、凭证字号、内容、金额是否一致，记账方向是否相符。(二) 账账核对 不同会计账簿记录是否相符1账簿之间有哪些平衡关系？账账核对的内容： 总账有关账户的金额，总账与明细账，总账与日记账、会计部门的财产物资明细账与账产物资保管部门和使用部门的明细账。(三) 账实核对 将在第八章财产清查中详细讲解账：财产物资的账面余额实：实存数额账实核对的内容有现金日记账账面余额与现金实际库存数核对，银行存款日记账