（档案学专业论文）我国数字档案馆建设的优化策略研究.pdf

摘要 我国数字档案馆建设的优化策略研究 专业：档案学 硕士生：王彩虹 指导老师：陈永生教授 摘要 数字档案馆建设是我国档案信息化建设的一项内容，它是以“有序的信息空 间和开放的信息环境”为特征，并具有馆藏资源数字化、空间虚拟化、信息资源 共享化、信息检索便捷化、服务远程化等特点。它对于改善档案管理工作，提高 档案工作的地位有重要的意义。 但是数字档案馆的建设在档案信息资源建设、技术的利用以及社会环境方 面，都存在着许多的问题和不完备的地方，当前主要体现在对数字档案馆的概念 缺乏系统全面的认识，对档案信息资源数字化建设缺乏系统的组织和管理，档案 信息数据库的结构不统一，检索体系不健全，档案信息化人才素质不高等几个方 面。 本文根据当前数字档案建设中存在的问题，运用系统的方法，提出了数字档 案馆优化建设的具体优化原则，并从优化档案信息资源数字化的流程、提高档案 信息数据库的质量、完善档案网站建设、健全检索体系、统一标准化建设以及解 决经费问题等几个方面提出了数字档案馆建设的具体优化策略，从而使各个方面 达到有机的融合，以形成系统整体的合力，从理论和实践两个方面来保证我国数 字档案馆的建设的水平不断完善和提高。最后，通过优化建设，笔者对数字档案 馆的未来发展趋势做出了展望。 关键字：数字档案馆，档案信息资源，优化，数字化，策略 a b s t r a c t s t u d y o fo p t i m i z a t i o ns t r a t e g yf o rd i g i t a la r c h i v e s c o n s t r u c t i o ni no u r c o u n t r y m a j o r ：a r c h i v a ls c i e n c e n a m e ：w a n gc a i h o n g s u p e r v i s o r ：p r o f e s s o rc h e ny o n g s h e n g a b s t r a c t t h ec o n s t r u c t i o no fd i 西t a la r c h i v e si so o eo ft h ei s s u e so na r c h i v e s - d i g i t i z e d p r o c e s si no u rc o u n t r y , w h i c hi sf e a t u r e dw i t ho r d i n a li n f o r m a t i o ns p a c ea n do p e n i n f o r m a t i o ne n v i r o n m e n t i ta l s oh a s t h ec h a r a c t e r i s t i c so fd i g i t a l i z e da r c h i v e s r e s o u r c e ，v i s u a ls p a c e ，s h a r e da r c h i v e sr e s o u r c ei n f o r m a t i o n ，q u i c ki n f o r m a t i o n s e a r c h e sa n d1 0 n g d i s t a n c es e r v i c e i th e l p st oi m p r o v ea r c h i v em a n a g e m e n tw o r ka n d e n h a n c ea r c h i v ef u n c t i o nf o ro u rs o c i e t ym o d e r n i z a t i o nc o n s t r u c t i o n h o w e v e r , t h e r ea r em a n yp r o b l e m sa n dt r o u b l e si nt h ep r o c e s so fc o n s t r u c t i o no f d i g i t a la r c h i v e s ，s u c ha sa r c h i v e sr e s o u r c ci n f o r m a t i o nc o n s t r u c t i n g ，a p p l i c a t i o no f t e c h n o l o g ya n ds o c i e t ye n v i r o n m e n t p r e s e n t l y , 也e s ep r o b l e m sc a nb em a i n l y d e s c r i b e ds u c ha sf o l l o w s ：i n c o m p l e t ek n o w l e d g eo fc o n c e p to nd i g i t a la r c h i v e s ， i n c o m p l e t eo r g a n i z a t i o na n dm a n a g e m e n to fd i g i t a lc o n s t r u c t i o no na r c h i v e sr e s o u r c e ， i n c o m p a t i b l ed a t a b a s es t r u c t u r eo fa r c h i v e s ，i n c o m p l e t es e a r c h i n gs y s t e m ，l a c k i n go f c o m p e t e n tp e r s o n so nd i g i t a la r c h i v e sa n ds oo n a c c o r d i n gt ot h ec u r r e n tp r o b l e m si nt h ep r o c c s so fc o n s t r u c t i o no fd i g i t a l a r c h i v e s ，t h eo p t i m i z e dp r i n c i p l e so i lc o n s t r u c t i o no fd i g i t a la r c h i v e sa r ep u tf o r w a r d i nt l l i sp a p e r f u r t h e r m o r e ，也ed e t a i lo p t i m i z e ds t r a t e g i e sa r ed e s c r i b e da c c o r d i n gt o t h ef o l l o w i n ga s p e c t s ：t h ed i g i t a l i z e dp r o c e s so fo p t i m i z i n ga r c h i v e sr e s o u r c e ，t h e i m p r o v e m e n to fq u a l i t yo fa r c h i v ed a t a b a s e ，t h ea c c o m p l i s h m e n to fa r c h i v e sw e b s i t e ， c o m p l e t i n gs e a r c h e ss y s t e m ，t h ec o n s t r u c t i o no fs t a n d a r d ，t h es e t t l e m e n to fo u t l a y s a n ds oo n w i t ht h e s em e a s u r e m e n t s t h ei n v o l v e dw o r k sc a ni n t e r a c tw i t he a c h0 t h e r n i c e l ya n dt h ec o m b i n a t i o no fe a c hi nt h ew h o l es y s t e mc a nc o m ei n t ob e i n g s o ，t h e c o n s t r u c t i o nq u a l i t yc a nb ei m p r o v e da n da c c o m p l i s h e dt h e o r e t i c a l l ya n dp r a c t i c a l l y i nt h el a s tp a r t ，t h ef u t u r et r e n do fd e v e l o p m e n to fd i g i t a la r c h i v e si sb r o u g h tf o r w a r d a c c o r d i n gt ot h eo p t i m i z e dc o n s t r u c t i o n k e yw o r d s ：d i g i t a ta r c h i v e s ，a r c h i v e sr e s o u r c e ，o p t i m i z a t i o n ，d i g i t a l i z e ，s t r a t e g y 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 1 1 数字档案馆的含义 第1 章绪论 数字档案馆是一个新兴事物，但我们对它已经不陌生，因为国内外关于数字 档案馆的建设和研究正在不断的发展，下面笔者首先对数字档案馆的基本概念作 一些简单阐述。 1 1 1 数字档案馆的概念 数字档案馆是一个新的概念，目前还没有得到统一的认识，在本文中笔者所 讲的数字档案馆范围相当广泛，它含有广义和狭义的内容。笔者比较认同以下说 法：广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多 档案信息资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。 狭义的数字档案馆指其中的个体档案馆，其含义除了馆藏档案数字化的工作外， 还涉及档案信息的采集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、 统计等全过程，代表的是一种信息环境和基础设施的构建( 包括软、硬件系统的 设计和组织实体的建立) 。它包括： 接收应归档的电子文件及其元数据，并对立档单位的电子文件工作流程 实施在线监督和控制，以及时获取电子文件，防止重要文件的流失： ，将现有馆藏档案数字化，实现数字化档案资源在网上的发布和传递； 支持对馆藏各种档案实体的自动化管理； 支持以网络连接行业、政府信息资源库及不同档案馆的数字化馆藏，能够 提供分散于不同地区的档案信息资源，实现档案信息资源共享； 组织对数据的有效访问和查询，使用户可以通过网络对数字化档案信息( 包 括目录、索引和全文) 进行查阅。 以“有序的信息空间和开放的信息环境”为特征的完整意义上的数字档案馆， 不是封闭的档案馆信息网络，丽是包含在办公自动化系统、计算机辅助设计和管 李国庆数字档案馆概论北京：中国档案出版社，2 0 0 3 ：1 0 中山大学硕士学位论文我胃数字档案馆建设的优化策略研究 理系统、公共信息数据管理系统等更为广阔的大系统中的组成部分。基于以上理 解，笔者认为，数字档案馆是在网络平台上构建的、以数字化的形式存储管理档 案信息并提供利用的运载查询体系。它不是一种物理存在的实体，而是利用网络 技术，将分布于不同机构的数字化档案信息资源，以网络化方式互相连接，提供 及时利用，实现档案信息资源共享。 数字档案馆不仅仅是馆藏档案的数字化，也不只是停留在整个档案工作业务 流程的计算机化，它是信息社会信息化的产物，是在数字化档案、网络化存取、 分布式管理等技术基础上建立起来的，代表了网络环境下档案信息资源的整体处 理模式，涉及到一系列技术标准制定、软硬件基础设施构建、应用系统开发、数 字资源建设、管理和利用等方面内容，是一个与软件工程、网络工程、计算机工 程、信息组织工程等有着密切联系的系统工程。 1 1 2 数字档案馆的特点 ( 1 ) 馆藏源数字化 数字档案馆将各种档案信息转化为二进制数字存储起来，采用数字方式进行 处理并通过网络传输。 ( 2 ) 空间虚拟化 数字档案馆是一个开放的信息系统，它可利用网络交流与分发信息，可进行 远程存取的信息服务。它超越了时空限制，其资源和服务不再仅仅是原来物理意 义上的馆藏资源，而是一个连接网络上所有信息资源的网络传递系统。用户可以 在任何时间任何地方利用自己的终端通过网络查询、检索和获取档案信息。 ( 3 ) 信息资源共享化 数字档案馆上网的档案信息，是可共享的信息资源。它拥有来自于世界各地 的各种档案信息资源，这些资源不为我有，却胜似我有。档案馆除充分开发、提供 利用自己的馆藏内资源外，还可充分利用馆藏外资源，满足用户日益增长的需求， 真正实现资源共享。 ( 4 ) 服务对象及需求扩大化 网络环境中的档案馆使其本身成为网络中的一员，成为资源共享的一部分。 数字档案馆与其他档案信息机构、用户之间的联系更加广泛和普遍，其用户范围 2 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 也突破本馆限制而遍布全球各地。用户范围扩大化也带来用户需求的扩大化，包 括用户需求信息类型更加多样化、内容更加广泛化。 ( 5 ) 传输网络化 数字档案馆时代，全球档案馆将会联结成为一个巨大的档案信息网络，形成 一个巨大的信息空间，档案信息在网络上被传输、检索和利用。众多的档案馆不 再是散布于世界各地的孤立个体，而是由相互联结的馆藏极其丰富、信息资源共 享的、使用更便捷、保存更安全的档案信息网络。 ( 6 ) 信息揭示多维化 信息是多维的，人们可以从多角度来描述信息特征。传统档案馆也是从多方 面来揭示信息的，但对多媒体的信息，如图像、声音信息的全面揭示就比较困难， 而数字档案馆表述多媒体信息特征的能力就要强得多，多角度地揭示数字化信息 是数字档案馆提高信息检索和利用效率的基础。 ( 7 ) 信息检索便捷化 数字档案馆依赖的是网络化的大环境，发挥的是计算机及网络所带来的巨大 优势，通过广泛的用户接口，直观易用的人机界面，为用户提供良好的检索功能。 ( 8 ) 服务远程化 网络缩短了距离，在数字档案馆时期，用户不必亲自到档案馆，即使坐在千里 之外的办公室或家里的终端前，也可对远程的数据库进行联机浏览、检索，实现档 案利用异地化、远程化。 1 1 3 数字档案馆的系统结构框架 根据数字档案馆的服务对象和范围，数字档案馆系统结构可分为三个层次： 档案馆内部网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理 隔离、形成三个相互独立的网络。如下图( 见下页) ： 3 中山大学硕士学位论文 我国数字档案馆建设的优化策略研究 数字档案馆组潮豳 圈1 - 1 数字档案馆网络结构图 ( 1 ) 支持内部服务的馆内网( i n t r a n c t ) 其功能如下： ，采集和预处理系统产生的数据进行加工组织和存储 ， 向馆内用户发布信息，并提供检索、演示等服务 ，支持馆内日常办公 ，向政府网和公共网提供需要的数据 4 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 ，进行网络、数据和用户的管理与维护 ( 2 ) 支持政府部门服务的政府专网( e x t r a n e t ) 其功能如下： 采集信息并送到采集与预处理系统 向政府专网用户提供信息服务 进行网络、数据和用户的管理维护 ( 3 ) 支持大众服务的公众网( i n t e r n e t ) 其功能如下： 采集信息并送到采集与预处理系统 ，向网络用户提供信息服务 进行网络、数据和用户的管理维护 1 1 4 数字档案馆建设的意义 ( 1 ) 使档案信息成为知识经济的基础信息资源组成部分，为现代化建设服务 在知识经济的时代，知识产生的收益在社会产值中占有很大比重。而知识经 济的运作条件就是计算机网络支持的基础信息资源。数字档案馆为此所提供的信 息应当是重要的、丰富的，而且其中的档案信息是不可替代的。 ( 2 ) 档案信息支持决策、管理、政务的公开，为提高国力服务 决策的及时正确、管理措施的得当、政务的公开等要靠信息的完整、可靠和 快速的综合分析能力来保证。数字档案馆满足这些要求，由于数字档案馆与政府 办公系统有着密不可分的关系，所以支持决策有着天然的优势，可以发挥更为重 要的作用。 ( 3 ) 有助于实现资源共享 在数字档案馆的网络环镜下，信息传递和收集快速而便捷，用户足不出户就 能在网上检索和获取所需的各种档案信息，充分实现了档案资源的共享。 ( 4 ) 改善档案管理工作，提供档案工作的社会地位 数字档案馆的建设，将促进与之相关的计算机技术、通讯技术、网络技术和 多媒体技术等高新技术在档案领域的广泛运用，从而将会促进档案管理理论、档 案管理技术和方法的变革。同时，将通过最大限度的档案信息资源的有效利用和 5 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 共享，发挥档案信息的增值作用，实现档案事业的跨越式发展。 1 2 数字档案馆优化建设的研究状况 1 2 1 国外数字档案馆建设优化研究及建设情况 国际上，最早研究数字档案馆的学者之一是m a r g a r t h e d s t r o m ，他于1 9 9 4 年1 月在第二届国际人文学者与技术大会上专门提交了名为电子档案馆：网络 环境的集成与利用论文，对数字档案馆进行了专门研究。此外，美国学者d a v i d b e a r m a n 在第1 3 届国际档案大会上所作的题为虚拟档案馆的报告，也属于 国际档案界早期的“数字档案馆”理论研究，其中还专门论述了“元数据标准” 在数字档案馆中的应用。1 9 9 6 年的国际档案大会把对虚拟档案馆和网络档案馆 的研究作为了大会的主要议题之一。 与数字图书馆的发展相类似，对数字档案馆的认识也经历了电子档案馆阶 段，狭义上的电子档案馆是档案馆自动化管理到数字档案馆的一个过渡阶段，并 具有了数字档案馆许多方面的特征。实际上，档案界在2 0 世纪的6 0 年代初， 国外一些档案工作者在计算机专业人员的帮助下，已经开始利用计算机管理档 案；7 0 年代，档案计算机管理在欧美一些发达国家有较大的发展，主要是进行 档案目录的自动编辑出版，到9 0 年代中期以前主要局限于档案管理的自动化管 理。因此，事实上早期利用计算机管理档案的档案馆已经在不同程度上经历了电 子档案馆，例如，作者廖凯在国际上i 0 0 家数字档案馆的分析与研究中提到： “较早( 1 9 9 2 年) 出现的杰斐逊数字档案馆( j e f f e r s o nd i g i t a l a r c i l i v e ) ，由美国 维吉尼亚大学图书馆负责设计，它主要收藏了记载杰斐逊总统历史活动的文本信 息。该档案馆将馆藏档案按内容和时间进行了分类，拥有独立的检索系统，用户 可以用关键词进行检索，是一个小型的、初级形态的电子档案馆。而1 9 9 6 年出 现的因特网档案馆( i n t e m e ta r c h i v e ) ，由美国因特网档案机构设计建造，其所 收藏的数字档案已不仅局限于文本信息，而且囊括了与美国历史有关的文本、图 像、音频、视频和多媒体数据，是一个大型的、综合性的数字档案馆。”9 上述 段荣婷我雷数字档案馆的研究与建设中国档案，2 0 0 2 ，4 ：2 4 - 2 5 廖凯国际上1 0 0 家数字档案馆的分析与研究北京档案，2 0 0 4 ，8 ：4 0 6 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 文章中提到的“杰斐逊数字档案馆( j e f f e r s o n d i g i t a l a r c h i v e ) ”和“因特网档案 馆( i n t e m e ta r c h i v e ) ”其实属于数字档案馆的初级形态电子档案馆阶段， 不是真正意义上的数字档案馆。 到了2 0 世纪9 0 年代末期，随着对数字档案馆研究和认识的深入，特别是美 国国家档案馆发现其收集的电子文件种类日益丰富，除了文本文件、数据库文件 之外，还有电子邮件、地理空间数据、数字影像等结构复杂的数据，数字档案的 种类和管理难度日益增加，公众也迫切希望能够通过在线方式获取国家档案馆的 数字档案，这些促使美国国家档案与文件管理局决定自2 0 0 0 年起建立一个自动 化程度很高的集成系统，在实现数字资源提供利用的同时，管理、维护各种类型 的电子文件，保证真实、完整和长期可读。2 0 0 2 年6 月1 8 日，美国数字档案馆 新馆建筑在华盛顿破土动工，标志着美国国家数字档案馆实体开始建设，数字档 案馆建设已经进入新的阶段。 2 0 0 0 年7 月1 3 日欧洲部长委员会通过了一个关于确定欧洲档案利用政策的 议案，旨在促进对公共档案馆、公共和多媒体部门所存信息的开发利用。于1 9 9 8 年1 2 月启动2 0 0 1 年3 月完成的欧洲虚拟档案馆项目就是在这个背景下提出 的。该项目的合作者决定把重点放在公共档案馆保存的照片资料上，采用新技术 来开放和提供安特卫普和伦敦这两个欧洲城市的照片档案，并为今后更方便地利 用其他照片档案馆藏建立一个框架。欧洲虚拟档案馆其目的是解决诸如版权保 护、开放利用、语言差异以及数字图像的价格和支付政策等关键性问题，提供技 术、内容、利用等问题的解决方案：数字文件的质量和长期保护的技术标准；著 录标准和元数据问题；为利用和长期的可供利用性创造条件。有关数字化技术指 南的全部报告已刊登在欧洲虚拟档案馆网站w w w e v a e 1 1 o r g 上。 1 2 2 国内数字档案馆建设及优化研究情况 ( 1 ) 我国数字档案馆建设现状 目前，我国有关方面也正在积极筹备和启动数字档案馆建设项目，数字档案 馆的问题己引起了国家档案局领导层的重视。2 0 0 1 年2 月，国家档案局专门邀 请了“国家数字图书馆工程”领导小组组长孙承鉴同志介绍“国家数字图书馆工 程”研究与建设情况，以借鉴其经验。同时，国家档案局确定深圳档案馆为“数 7 主坐查堂堡主兰垒堡苎墨星墼兰塑塞堕壁堡塑垡些苎堕塑壅 字化档案馆系统”工程的第一个试点馆。此外，超星数字图书馆已推出了“国家 档案文献库”全文档案的数据库，其中收藏了中央档案馆、中国第一历史档案馆、 中国第二历史档案馆的馆藏重要的全文档案文献。内容包括自明清至1 9 9 5 年期 间中国明清史档案文献、民国史档案文献、中国革命史档案文献三个历史时期最 有权威性全文档案1 5 0 多万页。 1 9 9 9 年，青岛市档案馆提出建设数字档案馆的设想，并列入青岛市信息 化建设和信息产业发展“十五”规划，同时，国家档案局也将其列为全国档案 信息化建设的试点城市之一。2 0 0 1 年项目建设正式开始，经过两年多的建设， 2 0 0 3 年8 月2 0 日正式向社会开通，青岛市数字档案馆已搭建起包括网络传输平 台、信息采集平台、存储管理平台、操作应用平台等多种软硬件设备体系；形成 了包括5 5 0 万条信息的档案目录数据库，7 0 万页档案信息全文数据库，1 6 万张 照片档案数据库，2 0 0 0 多张光盘3 万多分钟多媒体数据库。开发完成了包括数 字档案信息采集、存储管理、传输利用3 大部分计1 4 个子系统的档案信息数字 化管理平台。青岛市数字档案馆的正式启用，标志着青岛的档案信息化建设已达 到较高水平，实现了档案管理与办公自动化的有效连接，提高了档案信息的处理 效率和管理水平，通过传统档案的数字化，实现了档案的电子备份，大大提高了 档案信息的安全性。 2 0 0 2 年1 2 月8 日，国家档案局在深圳召开“档案信息化建设现场演示会”， 深圳市档案局向与会代表成功地演示了深圳数字档案馆应用系统的各项主要功 能，标志着“深圳数字档案馆系统工程建设”项目已经取得了阶段性成果。该项 目历经两年的努力，对数字档案馆的基本理论、框架结构、基础设施、应用技术 和实现模式的研究、开发，都取得了长足的进展。 中国经济时报2 0 0 2 年1 2 月9 日报道：“国家档案局局长、中央档案馆馆长 毛福民8 日在深圳透露，我国正在部分中心城市建设一批示范性数字档案馆，开 展公众网上查询档案信息服务，以满足数字化时代社会各界人士对档案服务日趋 提高的要求。根据全国档案信息化建设实施纲要的要求，到“十五”末，我国应用 计算机管理档案的普及率，在东部地区省级机关档案部门将达到9 0 ，县以上各 级国家档案馆将达7 0 ；中西部地区省级机关档案部门达8 0 ，县以上各级国 家档案馆达5 0 。” 8 中山大学硕士学位论文 我国数字档案馆建设的优化策略研究 天滓开发区电子政务系统工程重要组成部分开发区数字化档案管理 工程于2 0 0 2 年8 月启动。它是我国北方首个档案数字化工程。该项目建成后， 将从根本上改变传统档案管理模式，使开发区所有档案信息都可以在同一电子平 台上处理，电子政务产生的大量电子文件也可以经过整理编辑，作为档案信息归 档，进行合理开发和利用。以该工程建设为核心的开发区档案馆已被列为国家档 案局中央档案馆数字档案馆建设试点。 2 0 0 3 年1 1 月5 日杭州市档案局与杭州信雅达公司正式签约合作，共同构建 一个基于网络的现代化网上数字档案馆。网上档案馆的建成，有效改善杭州市存 在的信息孤岛问题，实现信息资源共享，提升政府决策和公众服务能力，今后政 府工作人员和百姓足不出户就可以在网上方便快捷地查询到各种档案资料。杭 州市网上档案馆是国家档案局建设示范数字档案馆试点工程之一。据介绍，该项 目也是国家档案局国家数字化信息基础工程目前为止建设目标最高的，包括档案 的数字化、档案的管理、档案的利用、档案的发布四个方面，最终要实现档案的 广泛利用。整个项目工程共分为三期，总共投入1 3 0 0 多万元，目前一期工程已 经开始实施。 2 0 0 4 年1 2 月2 1 日，我国第一个企业数字档案馆江苏省电力公司数字档案 在南京通过了专家的验收。该馆把分散于全省各地的所属各单位的不同载体、不 同类别的档案信息资源，以数字形式采集、存储。江苏省电力公司员工可用带身 份识别系统的电子卡通过局域网，在自己的使用权限内从数字档案馆中查阅相关 的档案信息，用于服务于生产、建设和经营等工作。它实现了馆藏资源数字化、 档案信息结构标准化、信息利用全员化和档案管理自动化。 另外，有部分省、市、县、区也建立了数字档案馆，如杭州市萧山区数字档 案馆己投入运行。，青岛市崂山区建成“区数字档案馆”，并通过了验收和鉴定。 另外还有省市也正在建设和准备建设数字档案馆，如广东省佛山市档案馆计划用 两年时间建成数字档案馆。，在2 0 0 3 年1 2 月2 日广东省机电设备招标中心中山 业务部发布了中山市数字档案馆管理软件系统招标公告，广东省中山市也开展了 数字档案馆的建设。 h t t p ：w w w b j i n f o b a n k c o m l i r i s b i n t e x t d l l ? d b = h k & n o = 1 7 7 2 7 5 3 & c s = 7 7 5 4 1 6 8 & s t r = 数字档案馆 h t t p ：w w w a r c h i v e s 璐捌o n h t t p ：d a d a o n e f f p h p d a d a o t e m p _ n e w s p h p ? a r t i c l e l d = 1 3 8 8 0 9 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化蘸略研究 ( 2 ) 我国数字档案馆优化建设的研究情况 2 0 0 2 年6 月1 8 日，中国人民大学档案学院在中国人民大学逸夫国际会议中 心召开了“数字时代的信息库数字档案馆专题研讨会”。大会的主要议题 是：数字档案馆的构建战略，数字档案馆与数字图书馆比较研究，数字档案馆数 据库建设，数字档案馆技术支持，数字档案馆建设案例分析。与会专家就数字档 案馆的功能定位、建构模式、发展战略以及关键技术支持等问题展开了热烈而深 入的探讨，并对数字档案馆的建设最终达成了一定的共识。 2 0 0 2 年1 0 月召开的“中国档案学会第六次全国档案学术讨论会”，一些专 家学者也提交了关于我国数字档案馆建设的研究论文，推动了我国数字档案馆的 建设的发展。 中国档案出版社出版的数字档案馆概论一书作为深圳数字档案馆建设的 成果已经正式出版，在本书中系统的论述了数字档案馆建设的有关理论，比较系 统的阐述了数字档案馆建设的五大方面的内容，其中包括基础设施建设、数字档 案资源建设、应用系统建设、标准规范建设和人才队伍建设，对以后的数字档案 馆建设具有指导意义。 目前有关数字档案馆建设的文章是比较多，中国人民大学于丽娟老师的再 论数字档案馆一文论述了数字档案建设理论，是我国数字档案馆建设初期的文 章，文章内容论述了在与数字图书馆相互对比的情况下，在综合国内外数字档案 馆建设、电子文件管理经验的基础上，提出了数字档案馆的概念、理论和建设中 的一些值得探讨和实践的问题：数字档案馆的两层含义，数字档案馆建设的全面 性、开放性等。潘连根教授在浙江档案上发表过关于数字档案馆建设研究的 一系列文章，对数字档案馆的基本概念、特征、功能、组织形式及核心技术等进 行了系统的阐述，对我国数字档案馆的建设有一定的理论指导意义。 南京大学蒋楠同学的硕士论文中国数字档案馆现状和发展概论从起源、 现状和未来发展态势这样的纵向脉络来揭示中国数字档案馆的发展历程，并且从 宏观的联合数字档案馆和微观的个体数字档案馆两个层面对数字档案馆的存在 基础、建设方法、技术系统、组织模式、管理方式及社会环境的关系等问题进行 探讨，以促进数字档案馆理论的深化和实践的发展。该论文中提到的“联合数字 档案馆”和“微观数字档案馆”实际就是指目前所讲的广义上的数字档案馆和狭 1 0 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 义上的数字档案馆，本文是从总体系统的角度来研究数字档案馆，内容比较宏观、 笼统和概括。 武汉大学吕元智同学的硕士论文数字档案馆信息资源建设管理研究在借 鉴他人研究成果和建设经验的基础上，从管理的角度对数字档案馆信息资源建设 问题作了一个较为全面的研究。 辽宁大学张文娟同学的硕士论文论数字档案馆全方位地探讨中国数字档 案馆发展的思路，借鉴相关行业及国外建设的经验，从而推动中国数字档案馆建 设，使档案馆尽快适应时代发展的需要，解决档案馆是信息”孤岛”的问题。 从目前对数字档案馆的研究情况来看，是处于一种比较积极的态势。但是许 多文章都是停留在理论研究的阶段，而且有些文章交叉重复内容较多，缺乏新颖 性和创新性，特别是对我国数字档案馆的建设优化策略缺少系统的研究，具有宏 观理论指导的并在实施中运用的实施方案比较少。所以在信息技术日益发展的今 天，探索适合我国国情的数字档案馆建设策略，解决目前研究和建设相对落后的 状况是十分必要的。 1 3 我国数字档案馆建设存在问题及优化 1 3 1 我国数字档案馆建设中存在的问题 如上文所述，国内外数字档案馆的建设刚刚起步，所以论述有关数字档案馆 优化建设的文章比较少，大多数文章都是集中介绍数字档案馆建设的情况。但是 目前我国的数字档案馆建设已经具有了一定的规模和模式，而且数字档案馆作为 我国档案信息化建设的具体实施内容，已经是档案馆的发展方向，在档案界已经 形成共识，方向是非常明确的。数字档案馆的建设不论从技术开发上还是档案信 息资源建设以及社会环境上，在建设初期都会存在着许多的问题和不完备的地 方，需要有一个不断的完善和发展的过程。那么，在目前我国数字档案馆建设的 过程中，存在着哪些问题和不利于数字档案馆建设的因素呢? 笔者认为目前主要 有下几个方面： ( 1 ) 对数字档案馆认识上存在着误区，对数字档案馆的概念缺乏系统全面的认 识，对档案信息资源数字化建设缺乏系统的组织和管理 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 目前在数字档案馆建设过程中，存在着几种认识上的误区，一种是认为数字 档案馆等同于档案馆的数字化：这种观点认为只要将档案馆的馆藏转换成计算机 可以识别和处理的数字化信息，然后搬到网上，就是数字档案馆了。档案信息资 源的数字化建设是数字档案馆建设的核心和基础，这种以偏概全的弊端严重影响 了数字档案馆的建设和人们对数字档案馆的正确认识。这将导致的后果是档案馆 花费了巨大的精力和时间在扫描、转换、压缩等简单的事务性工作中，却忽视了 整个系统的整合。 还有人认为数字档案馆建设所面临的只是技术问题，这种观点认为只有技术 是在数字档案馆建设中是主要的因素，只要有了“信息高速公路”，数字档案馆 就指日可待了，从而非常偏向技术的研究和开发。另外有些人认为数字档案馆完 全替代传统档案馆、数字档案馆是数字图书馆的翻版等一些片面的观点和认识， 这些观点都是没有全面把握数字档案馆的系统概念。 ( 2 ) 档案信息资源数字化的组织与管理不够统一、规范 与传统档案馆比较，数字档案馆的信息资源库更加丰富多彩，不仅涵盖原来 的档案信息资源，其信息采集将进一步扩大到现行文件、资料、各行业专业数据 库、社会公众服务信息、网上相关信息、数字图书馆信息等，其载体形式包括语 音、视频、图形、图像等更为广阔的领域，是一个以档案信息为核心内容的社会 综合信息资源库。在现阶段数字档案馆的信息资源来源主要包括三个方面的内 容：传统档案馆的馆藏，各立档单位的档案文件材料，具有档案性质的行业的专 题信息资源库。但是长期以来，我国的档案信息资源数字化的系统的组织和管理 没有具体标准遵循，而且档案信息资源数据库的结构不统一，数据不规范，给实 现资源共享带来很大的困难。很多档案馆内部档案办公自动化系统在设计时，没 有档案工作者参与，或者因档案工作者缺乏相关知识无法参与，使得电子文件从 生成到归档存在着不少问题。 另外在数字档案馆的建设过程中，传统馆藏数量是比较多的，馆藏纸质档案 的数字化转换工作是数字档案馆档案信息资源建设的主要内容。根据目前的档案 利用者需求的实际情况和档案信息化建设的进程，要对所有的纸质档案进行数字 化建设，那么数字化的任务是颇为艰巨的，在加上数字化需要技术、设备、人力、 资金的保证。目前我们还没有能力开展大规模的数字化工作，只能根据现有的基 1 2 中山大学硕士学位论文我冒数字档案馆建设的优化策略研究 础和水平对部分档案实现数字化，逐步推进此项工作，从这个角度来理解要建成 真正意义上的数字档案馆对大多数档案馆来说还仅仅是一个目标。 ( 3 ) 档案信息数据库的结构不统一、数据不规范、质量不高 档案信息数据库是数字档案馆的物质基础，是向利用者提供服务的档案信息 资源主体，也是档案信息资源数字化的重要途径，而目前档案信息数据库的建设 与数字档案馆的要求差距悬殊，主要表现在以下几个方面： 一、档案信息数据库数量不少，但权威性、高质量、大容量的屈指可数， 且存在诸如规范化和标准化程度低、标引与检索点选取没有严格的质量控制、各 自为政、分别基于不同的系统等问题，这些低水平的档案信息数据库在本馆或小 范围内或许能够使用，一旦上网联机在全球范围内调用，它们的缺陷立即会显露 出来，仅异构计算机系统的互联和数据库的统一规范就会出现很多麻烦，甚至会 严重到无法上网交换而成为废库。 二、档案信息数据库在类型上比较单一，档案信息目录数据库属多，其他全 文型、多媒体档案信息数据库偏少，而档案信息目录数据库只能给利用者检索提 供帮助，不能满足利用者获取档案信息的要求。 三、档案信息数据库的质量不是很高，查全率和查准率没有达到利用者的要 求，从而影响档案信息资源的网络共享。一直以来，档案馆或数据库开发商们由 于缺乏统一的管理机构，在数据库建设的标准化和规范化方面处于比较混乱的状 态，数据库管理系统的检索系统、检索软件和操作系统多种多样，数据库的格式、 字段不一；数据的标引、分编、检索点选取没有统一的标准和严格的质量控制， 由此而造成的结果是数据库的兼容性和互用性差，原始数据处理不完备、不准确、 不规范、不统一，从而严重地影响了档案信息数据库的利用。 四、档案数据库整体建设的水平较低，缺乏对数据建库建设的宏观管理，没 有制定出我国数据库的整个发展规划，导致目前重复建库和盲目建库。从质量上， 因标准化的意识差，各自为政，自搞一套，造成数据库可靠性、系统性、完整性 较差，严重制约了库与库之问的交流。 ( 4 ) 数字档案馆网站建设不够成熟 随着档案信息化建设的推进及计算机技术与网络技术的发展，数字档案馆的 建设逐步的在进行推广。目前许多的档案馆大多数在i n t e m e t 上有了自己的网页， 1 3 中山太学硕士学位论文 我国数字档案馆建设的优化策略研究 并建立了相关的后台数据库作为支持。在档案馆的主页面上，一般向用户介绍档 案馆的内部体系、馆藏特色、服务功能、历史沿革乃至使用导向。在数据库中， 它们对档案实体采用现代数字技术进行具体描述，并辅以影像背景、语言文字和 音乐等方式对其进行抽象呈现，当用户需要这方面的资源时，可以通过i n t e m e t 浏览器或是档案馆内的用户终端直接访问、调用，而且在具体实施过程中，不同 级别的用户可能会被人为地设置不同的访问权限。 但是，从目前笔者在互联网上的调查来看，许多省、市、县、区的档案馆基 本上都建立了自己的网站，而专门的数字档案馆网站则很少，像已经建成并在运 行的青岛市数字档案馆，其数字档案馆发布档案信息对外窗口是通过青岛档案信 息网来实现的，而深圳市数字档案馆站点也是借助于深圳档案窗口来发布信息 的。所以这种情况的存在会给档案的利用者带来一些认识上的误区，即建立了档 案网站就实现了数字档案馆，所以，有人就认为数字档案馆仅限于此，给档案馆 作个基于w e b 形式的页面，就对外称是数字档案馆。这是很多国内档案馆在“数 字化”建设上的通病，既没有强大的后台数据库，又没有交互式使用功能。不管 有没有馆藏的数字档案，不管具不具备把馆藏档案数字化的条件，先把“w w w 的帽子戴上再说。这种现象在某种程度上影响了数字档案馆的正常发展。 ( 5 ) 检索系统不够健全 数字档案馆在理论上比实践要发展先进，但实际中的数字档案馆检索系统的 建还不能达到利用者的需求，纵观目前正在建设的情况来看，都或多或少地存在 一些局限：一，从资源角度分析，都存在两个档案馆，一个是拥有档案资源的实 体档案馆，一个是提供网上档案信息的数字档案馆，利用者利用数字档案馆的界 面查询档案信息时并不能获得非数字化的印刷型档案，这部分档案必须由传统档 案馆的业务部门来提供；二，档案信息检索项目少，检索路径不够合理，不能满 足档案利用者的检索需求。三，检全、检准率都很难令利用者满意，主要是档案 信息数字化工作跟不上，著录用语不规范，质量较低，标引内容难以准确的反映 每份档案文件的原貌。 ( 6 ) 建设经费问题 数字档案馆在建设初期是高投入的项目，一般建设数字档案馆的费用主要由 1 4 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 几个部分组成，即硬件费用、软件费用和管理费用。硬件费用是指购置各种专业 设备和环境改造所需的资金。由于现行的档案馆保管的主体是纸制档案，保管设 施、提供利用的形式和阅览场所都是以此为中心设计的，不能满足数字信息的保 管和提供利用的要求，需进行一整套包括信息转换系统如计算机、扫描仪，电子 档案保管系统如防磁、防尘专用设备，支持数字信息传输系统及网络传送的通讯 线路等各种基础网络设备交换机、路由器、防火墙系统、高速m o d e n 、服务 器、客户机p c 等设施的购置和建设，还有适应数字档案阅览的电子阅览室的 建设。软件费用是指保障数字档案馆正常运行的技术开发和软件购置费用。将现 有的馆藏档案转化成数字档案，除必要的硬件设施还必须有相应的技术支持，如 购置、开发一定数量的应用软件，数据库建设，需要“订购”网上档案信息( 主 要是各种档案信息数据库的租用费) 的费用。管理费用是指需要投入系统的维护 费、技术人员和管理人员培训费等。所有这一切都需要充足的资金来保障才能得 以实现，缺少资金保障，数字档案馆的建设和发展将受到很大程度的制约。 据了解，广东省深圳市档案局在数字档案馆建设试点中，用于信息化基础设 施的资金投入约为5 0 0 万元人民币；山东省青岛市在数字档案馆建设中，“市财 政分两次拨付我馆数字档案馆工程专项资金4 0 0 余万元”。青岛市崂山区建 设数字档案馆项目，投资了8 0 万元，青岛开发区投资近百万全面启动数字档案 馆建设9 。数字档案馆建设的巨大费用，对于本来就经费紧张的档案部门来说是 有相当难度的，而对于中西部不发达的地区，建设数字档案馆在相当长时期内是 难以进行的。 但同时我们应该看到靠国家的财政预算来建设数字档案馆，从某个方面讲， 这会可能产生不利的影响：其一，公共资金虽然可以完成在各个领域内全面投入， 但资金却无法在很快的时间内得至4 收益；其二，政府以其垄断和权威地位而言， 容易侵犯知识产权而不获追究。所以说经费困难问题在长期内将是影响数字档案 馆建设的一个比较关键、比较重要的问题。 ( 7 ) 数字档案馆建设管理人员素质不高 数字档案馆的特点决定了要配备高素质的人才，人才是数字档案馆的关键， 但是由于历史原因，档案管理人员的素质远远不能满足数字档案馆的建设与 青岛市档案馆数字档案馆建设的构想与实践中国档案，2 0 0 3 ，3 ：1 5 h t t p ：f f q d d a g o v c n f r a m e j s p ? p a g e n a m e = b r o w s e i n f o h r o o t i d = n u l l & i d = 1 8 0 4 8 9 4 1 5 中山大学硕士学位论文我国数字档案馆建设的优化策略研究 发展。档案管理人员自身的知识结构不合理，缺乏计算机技术、信息技术等相关 知识，外语知识和法律基础知识比较差，而且有些档案部门甚至没有配备专门的 档案管理人员，这目前数字档案馆的建设面临的又一难题。 1 3 2 数字档案馆建设的优化 近年来，我国的档案管理现代化取得了显著成绩，信息化的进度也明显提高， 国家档案局已把档案信息化建设作为“十五”期间的一项战略任务确定下来，全 国档案事业发展“十五”计划明确提出，在全国档案事业第十五年发展计划期 间，要坚持依靠科教振兴档案事业的方针，