会计电算化账务处理子系统.ppt

第四章总账子系统 基本账务处理 主要内容 一 总账子系统的数据流程 一 总账子系统的数据流程图 第一节账务处理系统概述 二 主要数据库文件1 临时凭证库文件 存放未记账的所有记账凭证 2 正式凭证库文件 存放已未记账的所有记账凭证 3 科目汇总库文件 存放各科目的八大金额数据 4 银行账库文件 存放企业发生的所有银行类业务 5 对账单库文件 存放单位发生的所有银行业务 二 总账子系统的功能结构 一 总账子系统的功能结构图 二 各功能模块的主要作用系统设置 建立账务处理系统核算规则和基础数据凭证处理 账务处理系统日常会计数据的重要入口记账结账 账务处理系统内部会计数据处理的核心账证输出 账务处理系统为用户提供信息的出口辅助核算 实现会计核算软件向管理软件的过渡系统服务 维护账务处理系统数据的安全和完整 三 通用总账子系统的操作过程 一 总账子系统的操作过程 二 总账子系统操作过程说明1 新建核算单位2 账套初始设置3 编制记账凭证4 审核记账凭证5 记账6 账证输出7 自动转账8 自动结转汇兑损益9 自动结转期间损益10 试算平衡与对账11 结账12 辅助账务处理 操作流程图 一 账套管理 一 账套的概念账套是指核算单位所建立的一套独立完整的账簿体系 账套设置过程如下图所示 第二节总账子系统初始设置 一 账套管理 二 设置账套参数1 账套代码2 账套名称3 帐套路径4 启用日期5 会计期间6 编码规则7 记账本位币8 会计主管 一 账套管理 三 账套管理1 建立账套2 修改账套3 备份数据4 删除账套5 恢复数据6 清理异常任务7 数据检测 二 操作员管理 一 注册操作员 二 设置口令 三 设置与更改权限 四 注销操作员 三 建立会计科目 一 会计科目的主要参数1 科目代码 科目代码必须是数字码 而且不能重复 一级科目代码必须按财政部的规定来输入 科目代码必须按建账时的编码规则进行全码编制 2 科目助记码 长度小于等于4位 字母码 可以重复 可以输入 可以不输入3 科目中文名称 同级会计科目的名称不能重复 只需输入本级科目的名称 一级科目的名称要按财政部规定输入 4 科目类型 资产 负债 共同 权益 成本 损益5 账页格式 金额式 外币金额式 数量金额式 数量外币式6 科目性质 余额方向 借方 支出 贷方 收入 7 辅助账类 部门 个人往来 客户往来 供应商往来 项目 二 建立会计科目的内容1 新增科目 科目升级 2 复制科目 单个 成批 3 修改科目 要求 4 删除科目 要求 5 输出科目 查询科目 三 建立会计科目应注意的问题1 应减少 或防止 科目升级 设置子科目 2 合理设置 往来账 和 银行账 科目3 多栏式账只是一种账簿输出格式4 辅助账类必须设置在末级科目上5 外币代码应合理设置 四 科目初始数据装入 一 科目初始数据的装入方法1 一般会计科目初始数据的装入方法2 辅助核算科目初始数据的装入方法3 科目初始数据的装入内容 二 科目初始数据的试算平衡1 试算平衡的原理和内容 1 复式记账 有借必有贷 借贷必相等 2 会计恒等式 资产 负债 所有者权益 2 科目初始数据的试算平衡 1 期初借方余额合计 期初贷方余额合计 2 各期借方发生额合计 各期贷方发生额合计 五 凭证类型设置 一 记账凭证的分类1 收款 付款和转账凭证2 现金 银行和转账凭证3 现收 现付 银收 银付和转账凭证4 通用记账凭证5 自定义 五 凭证类型设置 二 凭证类型设置1 类型字2 类型名称3 限制条件4 限制科目 1001 1002 常用凭证类型一览表 五 凭证类型设置 三 凭证类型设置应注意的问题1 至少设置一种凭证类型2 最好设置凭证类型控制科目3 设置 机制凭证 类型4 不能随意修改和删除凭证类型 六 结算方式设置 七 外汇汇率设置 一 外币代码 符合国际统一标准 二 外币名称 与外币代码一一对应 三 记账汇率 期初汇率 四 结账汇率 调整汇率 五 外币折算方式1 直接汇率 本位币 外币 汇率 2 间接汇率 本位币 外币 汇率 八 自动分录定义 一 自动分录的主要参数1 分录号2 凭证类型3 使用时间 日常 期末 4 结账顺序号5 摘要 科目 借贷方向6 金额来源公式 常用自动分录 九 非法对应科目设置非法对应科目是指 企业会计制度 中不允许出现的借贷对应关系的会计科目 注意问题 1 不要将正确的分录定义为非法对应科目 2 最好设置一对一的非法对应科目 3 非法对应科目一般只对应以及会计科目 一 记账凭证处理 一 凭证处理的数据流程 二 记账凭证输入的内容1 凭证号 类型 序号 2 凭证日期 制单日期 3 附件 所附原始单据的张数 4 摘要 经济业务的简要说明 5 会计科目 编码 名称 助记码 参照 6 金额 借方 贷方 7 辅助信息项目 部门 往来 项目等 三 凭证保存处理过程1 删除无用行2 凭证保存前检查3 保存凭证结果 四 凭证审核 审核 出纳 主管签字 审核方式 1 动态审核 屏幕审核 2 静态审核 打印审核 五 凭证修改1 无痕迹 修改 1 直接修改 2 消审修改 无痕迹 修改未记账凭证 有痕迹 修改已记账凭证 2 有痕迹 修改 1 红冲修改 2 补充凭证 六 凭证删除要求 只能删除未审核未记账的凭证1 对需要删除的凭证作 作废 标记2 删除已作废的凭证3 整理凭证断号 二 记账 一 记账的功能1 转移凭证功能2 传递数据功能3 更新数据功能 二 记账的种类1 正式记账2 恢复记账 反记账 三 正式记账的方式1 实时记账 不需审核签字 2 成批记账 需要审核签字 四 正式记账的要求1 专人负责记账2 检查期初数据试算平衡3 每月可以多次记账4 不能跨月记账5 自动保护记账前的数据 三 账证输出 一 账簿输出原理 二 账簿输出的主要内容1 总账2 明细账3 日记账4 多栏账 三 账簿输出的形式1 显示输出2 打印输出 会计档案 四 记账凭证的输出1 未记账凭证输出2 已记账凭证输出3 作废 凭证输出4 错误 凭证输出 会计档案 一 期末自动转账 一 常见的期末转账业务1 费用分摊2 费用计提3 成本结转4 税金计算5 损益结转 二 期末自动转账的原理1 内部转账 账务系统内部 2 外部转账 其他系统转入 第四节期末处理 二 期末结转汇兑损益 一 结汇科目 外币金额式 科目 二 期末自动结汇的初始设置1 设置外币及其记账汇率2 建立外币核算科目3 建立汇兑损益转入科目 三 期末自动结汇的原理1 输入期末调整 结账 汇率2 确定期末自动结转汇兑损益3 自动计算汇兑损益4 机制结汇凭证 三 期末结转期间损益 一 期末专门结转期间损益的初始设置1 建立损益类会计科目2 建立期间损益转入科目3 定义期末自动结转期间损益 四 期末试算平衡与对账 一 期末试算平衡所有科目本月借发生额合计 所有科目本月贷发生额合计所有科目月累计借发生额合计 所有科目月累计贷发生额合计所有科目本月初借余额合计 所有科目本月初贷余额合计所有科目本月末借余额合计 所有科目本月末贷余额合计资产 成本 负债 权益 损益 或资产 负债 权益 五 期末结账 一 结账的功能1 自动结转月末余额到下月初2 结束当月日常账务处