（档案学专业论文）电算化会计档案利用研究.pdf

1 论文独创性声明论文独创性声明 本人郑重声明 所提交的学位论文 是本人在导师的指导下 独立撰写完成的 除文中已经注明引用的内容外 本论文不含其他个 人或其他机构已经发表或撰写过的研究成果 也没有剽窃 抄袭等违 反学术道德规范的侵权行为 对本文的研究做出重要贡献的个人和集 体 均已在文中以明确方式标明 本人愿意承担由本声明而引起的法 律责任 研究生签名 日期 年 日 月 论文使用授权声明论文使用授权声明 本人完全了解广西民族大学有关保留 使用学位论文的规定 学校有权保留并向国家有关部门或机构送交学位论文的复印件和电 子文档 可以采用影印 缩印或其他复制手段保存 汇编学位论文 除在保密期内的保密论文外 允许学位论文被查阅和借阅 可以公布 包括刊登 论文的全部或部分内容 研究生签名 日期 年 日 月 导 师 签 名 日期 年 日 月 2 电算化会计档案利用研究 电算化会计档案利用研究 摘 要 摘 要 电算化会计档案利用既是档案的重要组成部分 也是企业发展的 重要信息资源 它不仅能完整地呈现出企业组织发展的历史画面 而 且能为管理当局的会计预测 决策 控制提供依据 电算化会计档案 利用工作的重要性毋庸置疑 但却未得到有应有的重视 其主要原因 在于电算化会计档案信息资源的开发利用工作受到来自多方面因素 的影响 其中有积极因素也有消极因素 如何趋利避害 只有合理开 发和科学利用电算化会计档案信息资源 才能为企业 为社会的发展 和进步创造出经济和社会效益 因此 随着高新技术的发展以及人们 对会计信息需求的增加 要使我国的电算化会计档案利用工作能够健 康的发展 还必须从理论上和实践上进行认真的探讨 从真正意义上 体现电算化会计档案在现代经济时代的作用 全文的逻辑思路是以电算化环境下会计档案利用为主题 从问题 出发 运用理论分析方法 从电算化环境下企业管理对会计档案信息 的需求入手 阐述了新形势下会计档案利用的必要性和可能性 指出 电算化会计档案利用是档案管理利用的重要组成部分 分析了当前电 算化会计档案利用中存在的问题和主要的影响因素 进而寻找出电算 化会计档案开发和利用的新思路和新途径 以求实现在现代信息技术 条件下电算化会计档案的开发利用工作得以进一步拓展和进步的目 标 关键词 关键词 电算化会计 会计档案 利用 3 research on utilization of computer based accounting archives abstract utilization of computer based accounting archives is one of the important parts of the archives which provide various resources for the enterprises development for example computer based accounting archives not only portray the whole history of the organization but also provide managers important principles on how to forecast make strategic decisions and control it is urgent to utilize the computer based accounting archives but people still can t recognize how important it is first this research will analyze how the utilization of computer based accounting archives is influenced by various factors including positive and negative factors second this research will work on how to pursuit positive factors and shirk negative factors in order to make much progress for the organization and society by utilizing the computer based accounting archives scientifically third with the development of new technology and the increasing demand for accounting information it is necessary to discuss the computer based accounting archives theoretically and practically in order to keep the utilization of computer based accounting archives in track and make it useful for economics the article researches on utilization of computer based accounting archives starting from questions first this article will analyze the modern management of enterprise depending on computer based accounting archives as one of archives management computer based accounting archives are very important and necessary second this article 4 will discuss the existing problems with the use of computer based accounting archives and the major factors that influence the use of computer based accounting archives third this article will find a progressive solution to develop and utilize the computer based accounting archives under the circumstance of modern technology and knowledge keywords computer based accounting accounting archives utilization 8 引 言 引 言 电算化会计档案反映一个单位过去 现在与将来经济活动的发展情况与趋 势 在市场竞争日趋激烈的今天 电算化会计档案作为信息在企业竞争中显得非 常重要 它可以使企业决策者从市场经济的发展规律中制定出本企业当前的企业 行为规范 回避风险展望未来 但同时 新型高科技电子会计档案资料的出现 对电算化会计档案的开发利用也提出了新的要求 因此如何做好会计档案信息的 开发利用工作 是摆在我们面前的一个新的课题 值得我们认真地探讨与研究 1 1 论文写作的缘起与意义 1 1 论文写作的缘起与意义 随着信息化建设和计算机在会计领域的广泛应用 会计电算化成为会计工作 的发展方向 成为促进会计工作规范和现代化的重要手段 电算化会计档案除包 括传统概念上的会计档案外 还包括会计电算化过程中形成的纸质文件 电子文 件以及系统软件 决定了其具有比纸质会计档案更高的经济价值 更能适应单位 生产经营活动的发展 能为企事业单位的生产经营活动带来更大的经济利益 一 方面 数字化的会计信息经过简单的加工整理 可以通过信息网络传输 电子磁 盘等介质的传递等方式 实现会计信息的异地查询 检索 计算以及汇总统计等 提高生产经营效率 降低信息传递运输成本 促进生产经营的发展 另一方面 通过对历年会计数据的分析比较 可以为决策者提供更有效的决策依据 同时 通过总结历史 可以预见未来的变化情况及发展趋势 使决策者在遵循市场经济 规律的前提下 制定出适合自身发展状况的中长期经营战略 促进生产经营发展 因此 电算化会计档案是重要的经济资源 是管理者进行决策的重要参考资料 充分利用电算化会计档案将为单位的经营发展带来巨大的利益 但是 很多单位在会计档案的整理过程中 并没有认识到电算化会计档案的 特殊经济价值 反而将电算化会计档案作为纸质会计档案的补充部分予以保管 更谈不上对电算化会计档案的充分开发利用 同时 由于管理过程中对查阅 调 用档案的限制 致使一部分想利用会计档案的用户也被拒之门外 电算化会计档 案的功效没有得到充分的发挥 经济价值没有被开发利用 另一方面 电算化下 的电子会计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行 而且电算 化会计档案的使用和会计软件的版本密切相关 电算化会计档案必须在相应的软 件环境支持下使用 现代科学技术日新月异 计算机不断推陈出新 电脑操作系 统不断更新换代 财务管理和会计电算化应用软件也不断升级 这也为电算化会 计档案利用提出了更高的要求 会计电算化产生的会计档案的开发利用既是会计事业发展的一个新的研究 9 课题 也是档案事业发展的一个新的研究课题 但同时 电算化会计档案的开 发利用 是一项技术性要求较高 难度较大 极具挑战性的工作 很多工作尚处 于初级开发阶段 有待于进一步的发展完善 此项研究希望通过多渠道的探索 找出合理开发利用电算化会计档案的新途径和方法 使电算化会计档案信息能够 充分发挥作用 更好地发挥其经济效益 提高财务管理水平 促进单位的生产经 营发展 1 2 论文研究领域文献综述 论文研究领域文献综述 目前 西方对会计电算化研究主要集中于将会计电算化运用在企业的开发方 面 而对应用和管理方面的论述则很少 在 accounting information technology and business solutions hollander a s 1999 一书中 主要讲述 如何用创 造性的方法来对用户提供会计 信息技术和业务解决方案的服务以及理解现代会 计信息系统的目标 体系结构和开发方法 出版者序 1 对于会计电算化的 管理和实施 几乎没有涉及 而由 robert a leitch 和 k roscoe davis 编 写的 accounting information system prentice hall inc 1990 讨论的是如 何设计会计电算化环境下的业务流程 在讨论工资 账务 销售等子模块的数据 流 业务流的分析和设计时 也没有从一个管理者的角度加以论述 目前国内有关会计电算化方面的大量研究集中在模块的程序设计和软件的 开发 以及关于会计电算化人才培养 系统安全 内部控制的影响 对审计的影 响等方面 这大概是因为财政部门对会计人员有电算化上岗证的要求 导致这一 部分的市场需求旺盛 他们主要从整体层次分析问题 没有深入到基层也就是各 个模块去分析 从学术和专业角度来看 清华大学 1999 年出版的 管理信息系 统 从电算化的系统分析和设计角度 全面介绍了计算机软硬件知识 管理信息 系统 主要是电算化系统 各个模块的设计理念数据流 业务流 是一本电算化系 统设计人员的好教材 但该书仍然缺少针对当今管理过程所出现问题的分析 更 没有深入到电算化会计档案管理方面 目前我国档案利用研究方面的理论主要有 1993 年 9 月 南京大学出版社 出版了该校文献情报学系罗辉编著的 档案信息开发与利用 1996 年中国档案 出版社出版的刘国能等人编著的 档案利用学 2001 年 3 月 中国人民大学出 版社出版了刘耿生编著的 21 世纪档案学系列教材之一 档案开发与利用教程 还有 2004 年武汉大学出版社出版了颜海编著的 档案信息资源开发利用 但会 计档案利用这一问题 至今还没有一个系统的论著 更不用说是电算化会计档案 利用 目前我国对会计档案利用的研究只是初步阶段 在中国档案出版社出版 的王英玮编著的 会计档案管理的原理与应用 第十章也只是提及会计档案信息 的利用服务 对电算化会计档案没有专门的论述 还有 会计档案学 会计档 10 案管理概论 会计档案的原理与实务 等著作中都只对会计档案的利用进行简 单的介绍 在以往的研究当中 电算化会计档案多作为档案的一个部分 从档案管理理 论与实务的角度阐述会计档案的收集 归档 编研 保管等管理环节 而往往忽 视了它的会计信息资源的本质 缺乏从会计管理和信息资源管理的角度来审视 虽然有的学者也意识到了电算化会计档案所潜藏的经济价值 并且呼吁要大力加 强会计档案信息资源的开发 但受到传统观念和会计档案管理人员掌握信息技术 的制约 电算化会计档案信息资源的开发 始终停留在档案组织层面 这与企业 管理的现实需求之间存在巨大差距 1 3 论文研究的逻辑框架与创新点 1 3 论文研究的逻辑框架与创新点 一方面 在企业管理决策的过程中 企业电算化会计档案作为企业信息的一 个组成部分 对其利用是不可避免的 另一方面 电算化会计档案要成为可利用 的信息产品 需要对其进行组织 加工和生产 为此 笔者试图从分析电算化背 景下企业管理对会计档案信息的新需求入手 梳理当前电算化会计档案利用中存 在的问题和主要的影响因素 进而寻找出电算化会计档案信息资源开发和利用的 新思路和新途径 并以此为基础形成电算化会计档案信息资源利用体系 解决目 前存在的会计档案信息供求之间的矛盾 论文按照从分析问题出发 以解决问题 为重点的思路完成 档案管理与利用并不是个崭新的课题 新的形势下更需要在各个方面实现创 新 本文首先试图在研究内容领域上进行创新 即把档案学 会计学 计算机学 等领域的知识有机结合起来 拓展新的交叉研究范围 其次是在研究方法上进行 创新 在广泛采用理论研究方法的同时 加上笔者在实践工作和实地调研中获得 的一些成果 注重理论与实践相结合 使研究论题的社会实践性及效用性更强 11 2 电算化会计档案开发利用是档案的重要内容 2 电算化会计档案开发利用是档案的重要内容 电算化会计档案产生于管理经济的需要 它是机关 团体 企 事业单位及 个人在经济管理和经济建设活动中形成的经过整理 归档保存起来的 以备查考 的各种会计专业资料 它记录了经济活动中的各种信息 是所有档案中与经济建 设关系最为密切的一个部分 2 1 电算化会计档案的特点 2 1 电算化会计档案的特点 传统的会计档案是指会计凭证 会计账簿和会计报表等会计核算的专用 材料 是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据 2 这些资料具有严格的 数据平衡性 时序性和严肃性 不得随意篡改 而电算化会计档案有广义和狭义 之分 就广义而言是指存贮会计数据的各种凭证 账簿 报表和程序的软盘及其 它存贮介质 系统开发运行中编制的各种文档以及其它会计资料 同时辅之以打 印输出的各种纸质账簿 报表 凭证等 而狭义的电算化会计档案只包括前者 即保存在磁盘 可读写光盘 磁带等存贮介质上的会计档案 各级企 事业单位实行会计电算化以后 由于产生了许多依附于计算机磁性 介质上的记录与文件 财务人员的所有日常工作以及历年会计档案的查找利用 均可在计算机上完成 随之也使会计档案赋予了许多新的特点 笔者最近半年在 合肥多家单位进行实地调察并通过对安徽省政府政策咨询中心 安徽省政府研究 室网络中心 合肥华宏科技咨询有限公司以及合肥华宏置业有限公司等单位的电 算化会计工作进行实践 总结出电算化会计档案具有下列一些显著特点 2 1 1 电算化会计档案存储的范围比传统的会计档案更广 2 1 1 电算化会计档案存储的范围比传统的会计档案更广 电算化会计档案比传统会计档案具有更广泛的内涵 电算化会计档案不仅 保留了传统意义上的会计信息内容 而且还包括会计电算化过程中形成的纸质文 件 电子文件以及系统软件 其中系统软件档案又可分文字材料与计算机软 件程序两部分 主要由下列内容组成 计算机硬件型号 存贮空间大小 外部 设备类型 计算机操作系统 或网络操作系统 型号 会计电算化软件系统的 编程语言 数据库系统类型 软件系统名称 版本号 与会计电算化软件系 统相配套的各说明书与使用手册 可见 会计电算化条件下 由于计算机技术的 应用和会计信息的数据化和程序化 会计档案的载体本身发生了巨大的变化 它 除了包括打印输出的记账凭证 会计账簿 会计报表外 还包括电算化会计系统 中的所有系统软件 会计软件程序及其全套文档资料 电算化会计档案存储的会 计信息的范围和领域得到了扩大 也拓展了会计档案工作的新领域 12 2 1 2 电算化会计档案需要一定的软硬件环境支持 2 1 2 电算化会计档案需要一定的软硬件环境支持 传统的会计档案由于多采用模拟方式记录和存储会计信息和数据 因此具有 直观可视性的特征 但是实行会计电算化以后 所有的会计核算业务都是通过计 算机来完成的 由于计算机是一种特殊的操作工具 财务人员首先需要掌握能被 计算机识读的程序文件 数据结构文件以及各种代码 然后才能借助计算机进行 会计核算 处理 由于这些程序文件 数据结构文件以及各种代码既是使电算化 会计信息系统能够运行的前提条件 又是保证电算化会计信息系统正常运转的故 障维护查询资料 因而这些资料虽然不是会计核算活动的产物 没有具体的数据 和表格 但是由于没有它们的支持 整个会计核算过程就无法进行 所以必须作 为电算化会计档案的特殊部分予以保存 所以 与传统会计档案相比 电算化会 计档案必须在特定的计算机硬件与软件系统环境中才能运行 而且电算化会计档 案的使用和会计软件的版本密切相关 电算化会计档案必须在相应的软件环境支 持下使用 电算化会计档案的系统依据性是这种新型会计档案的一个需要注意的 特点 现代科学技术日新月异 计算机不断推陈出新 电脑操作系统不断更新换 代 财务管理和会计电算化应用软件也不断升级 这说明会计档案也在不断技术 化 知识化和信息化 2 1 3 电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高 2 1 3 电算化条件下的会计档案管理的科学性要求更高 不论机关还是企事业单位 凡是实行独立经济核算的 都会形成会计档案 所形成的专业材料也是相同的 都是会计凭证 会计账簿和会计报表 每个单位 每天在处理会计各项业务事项时 都会产生会计材料 小单位每天几件 大单位 每天形成几十件甚至几百件 全年就会形成较多的会计凭证 具有广泛性 加之 电算化会计档案更有存贮价值 电算化会计档案通过计算机系统的运营使用起来 更方便 更快捷 更直观 而且通过计算机数据处理系统的处理也更容易产生一 些有决策参考价值的分析结果 可以为管理和决策提供较好的支持 在电算化条件下 要管理好会计档案信息 必须配备专兼职档案管理人员 有效控制会计档案信息源头质量 另外在利用会计档案时 要严格办理利用手段 实行电算化的时间越长 会计档案与财务软件的版本数就越多 需要科学地对不 同版本的软件和相应的档案进行科学的分类 存储 调用 档案应专人专室管理 应制定严格的会计电算化档案管理制度 如硬盘数据保管期限 软盘备份保管和 帐表打印输出后装订 保管等方面管理制度 因而 为了更有效地做好电算化会 计档案工作 必须根据电算化会计档案的特点 分别做好会计档案的收集 管理 与保存 调阅 移交 销毁等方面的工作 从电算化会计档案的收集工作来看 电算化会计档案的收集是指在一定的时间内 把计算机财务软件系统中的所有会 13 计数据备份到磁性介质或光盘上 从而形成脱离于原计算机系统的会计档案 财 务部门应把财务数据的备份文件储存好 以防计算机硬件系统损坏后能在最短的 时间内 在最小的损失下恢复原有的会计电算化系统 除了备份之外 还应收集 有关计算机硬件系统的型号 存储空间的大小 外部设备的配套类型 计算机操 作系统 网络操作系统以及汉字操作系统 财务软件的编程语言 数据库系统类 型 财务软件的系统名称 版本号 财务软件的销售与维护公司的名称 地址 电话与联系人等信息以及与会计电算化软件系统相配套的各种说明书及使用手 册 2 1 4 电算化会计档案的安全性完整性具有更高的要求 2 1 4 电算化会计档案的安全性完整性具有更高的要求 准确 真实和安全是会计档案的生命所在 是对会计工作提出的最基本的要 求 由于会计档案主要对财务收支进行价值量的记录和描述 反映经济活动的质 的变化 要求极准确的资料 会计档案是在会计核算过程中通过设置账户 复 式记账 填制和审核凭证 登记账簿 及编制会计报表等一系列专门方法 进行 连续 系统 完整的记录 计算 反映和监督而形成的 要求较强的严密性和准 确性 然而 在会计电算化条件下 由于会计数据被记录在磁盘或光盘等磁性介质 上 在技术上对电子数据非法修改可做到不留痕迹 若被修改 就很难辨别出经 济业务的 原貌 会计信息的真实性就难以保证 再者 电算化条件下 会计 数据高度集中在磁盘 光盘等磁性介质上 未经授权的人员出于私利和不正当的 目的有可能通过计算机和网络浏览全部数据文件 复制 伪造 销毁一些重要的 会计数据 会计信息的完整性 安全性也因此受到挑战 由于这种通过计算机技 术手段实施的信息篡改 修改复制 伪造 销毁等违法行为具有很强的隐蔽性和 社会危害性 相对手工会计系统而言 发现利用计算机舞弊和违法的难度更大 但所造成的危害和损失更大 加之 电算化会计档案又受载体的质量 存放环境 存储信息的有效期等条件的影响 因此 在保密性和安全性等方面对电算化会计 档案的要求都比传统的会计档案要求要高 2 2 电算化会计档案开发利用的必要性和可能性 2 2 电算化会计档案开发利用的必要性和可能性 电算化会计档案通过整理有着与传统意义上的会计档案所无法比拟的优势 利用电算化会计档案 不仅可以大大提高利用会计档案的效率 还可以利用电算 化会计档案的数据设计出有利于管理与决策的数学模型 建立一整套比较完善的 决策支持系统 电算化会计档案信息的潜在利用价值 只有通过利用实践这一中 介环节 才能得以实现 因此 电算化会计档案利用服务工作 实质上就是为电 算化会计档案的利用者找到所需的有关电算化会计档案信息 为具有某种潜在价 14 值的电算化会计档案找到有关的利用者的活动 2 2 1 电算化会计档案利用的必要性 2 2 1 电算化会计档案利用的必要性 电算化会计档案是国家机关 企事业单位及其他社会组织经济信息的核心 它可以为各单位连续 系统 全面 综合地了解本单位经济管理情况 并为各单 位的经济决策提供重要依据 所谓电算化会计档案利用工作 就是在会计电算化 环境下会计档案信息的管理和控制人员 根据有关利用者的利用需要 按规定以 一定的方式向利用者提供相关的会计档案信息的活动过程 由于电算化会计档案信息的内容涉及到各个单位的经济管理情况 企业经营 情况等 所以只有合理合法地开展利用服务工作 才能较好地发挥电算化会计档 案的积极作用 实现会计档案的价值 电算化会计档案利用的必要性 主要表现在以下四个方面 2 2 1 1 是实现单位预算管理目标的重要途径 2 2 1 1 是实现单位预算管理目标的重要途径 预算管理已经成为企事业单位生产经营 财务管理的重要的技术手段 通过 对电算化会计档案信息的加工整理 可以总结往年的收入 支出情况 据以进一 步调整预算开支 保证预算编制的准确性 完整性和先进性 控制预算经费开支 保证预算编制收入实现 促进单位的生产经营管理 保证经营目标的实现 2 2 1 2 是保证会计基本职能实现的重要措施 2 2 1 2 是保证会计基本职能实现的重要措施 通过对电算化会计档案的开发利用 不但可以为企事业单位的生产经营发展 提供有用的经济信息 同时也可以促进单位财务管理工作的发展 一方面 方便 快捷的查询功能可以减少财务人员翻阅纸质档案的劳累 提高工作效率 其次 网上对账等功能的实现 降低了财务人员查询工作压力 减少了外出对账的旅途 劳累 另外 通过总结可以发现以往财务管理 账务核算或账簿设置等方面的缺 陷或不足 促进财务管理工作的发展 2 2 1 3 是检验会计档案信息质量的重要尺度 2 2 1 3 是检验会计档案信息质量的重要尺度 会计档案信息的质量主要体现在相关性 及时性和明确性等方面 通过电算 化会计档案的开发利用 使趋势预测法 比率分析法等先进管理方法的广泛应用 成为可能 会计工作是讲求实效的 它要求会计档案信息的服务部门或人员 能够做到及时收集有关的会计信息 及时地加工会计信息 及时地传递会计信 息 5 通过开展电算化会计档案利用服务 我们还可以检验所保存档案的会计 记录是否清晰明了 是否便于利用者理解和使用 根据预测 分析公式的要求对 历史会计档案信息进行加工整理 可以对未来的经营发展趋势加以预测 控制 并可以根据经营管理目标的要求 对其中的生产经营要素进行相应的调整 保持 单位生产经营的正确发展方向 保证经营管理目标的实现 2 2 1 4 是发现电算化会计档案管理漏洞的试金石 2 2 1 4 是发现电算化会计档案管理漏洞的试金石 电算化会计档案的管理质量如何 存在哪些需要改进的地方 可以通过电算 15 化会计档案信息的利用工作加以检验 一般而言 通过有效地开展会计档案信息 的利用工作 我们可以发现前端控制工作中的疏漏之处 可以发现会计档案在集 中方面所存在的完整性 准确性等方面存在的问题 可以发现会计档案保管期限 划分方面的不合理之处 可以找出整理 统计 保管 检索等项工作环节中存在 的弊端 从而有助于我们有针对性地改变现行的管理制度 措施 规范 标准及 有关的工作计划安排 实践是检验真理的唯一标准 电算化会计档案的利用实践 为我们提供了发现问题和矛盾的试金石 同时也为我们提供了打开会计信息知识 宝库的钥匙 2 2 2 电算化会计档案利用的可能性 2 2 2 1 信息技术的广泛应用 2 2 2 电算化会计档案利用的可能性 2 2 2 1 信息技术的广泛应用 当前 信息化浪潮席卷全球 我们已经迈入了信息时代的高速公路 以电子 技术 互联网技术 计算机技术等信息技术为代表的高新技术的应用和推广 极 大地丰富了人们的知识层面 信息的时效性越来越强 知识更新的周期越来越短 人们越来越认识到 信息技术给企业带来的变化以及信息技术的推动作用都将影 响着电算化会计档案工作的发展 电算化会计档案信息化必然包含着信息技术的 应用 否则会计的信息化无从谈起 信息化过程中的电算化会计档案信息管理需 要以现代信息技术和信息技术条件下构建的硬件设施作为其存在基础 将信息技 术应用于会计档案信息的传递 处理 开发 利用 2 2 2 2 经济增长方式的变化 2 2 2 2 经济增长方式的变化 当前 经济增长方式从粗放转向集约 经济的发展将企业的会计档案信息开 发能力提升为决定其生死存亡 成败兴衰的关键因素 根据信息流进行企业重整 成为企业决策的基本手段 在国内外竞争的巨大压力下 企业越来越重视对现有 会计档案信息的收集和利用 通过挖掘 分析和整合会计电算化档案信息 我们 将发现许多曾被忽视或未被正确认识的数据关系和现象 从而帮助企业管理者做 出更加科学的决策 2 2 2 3 企业对信息需求的增加 2 2 2 3 企业对信息需求的增加 开发利用电算化会计档案信息是企业生存发展的需要 也是会计档案工作的 重要内容 与信息化环境下的企业电算化会计档案工作相比 传统的企业会计档 案信息需求一直疲软 这样企业会计档案信息开发工作经常处于被动 蛰伏状态 难以有较大的发展 随着市场经济体制的建立 企业会计档案信息逐渐进入信息 市场 现代企业对信息需求的增加 为企业会计档案工作开辟了新领域 增加了 新职能 为企业电算化会计档案工作的发展注入了生机和活力 科学管理和深入 开发会计档案信息资源将成为电算化会计档案工作新的生长点 因此 我们要认 清形势 把握时机 将企业会计电算化档案信息开发工作放到重要的地位并纳入 16 企业信息化建设之中 要彻底抛弃在计划经济体制下形成的 等 靠 要 的思 想 树立与社会主义市场经济相适应的信息观 竞争观 市场观 2 2 2 4 现代市场经济的新要求 2 2 2 4 现代市场经济的新要求 社会主义市场经济要求建立 产权清晰 权责明确 政企公开 管理科学的 现代企业制度 转变政府管理经济的职能 建立以间接手段为主的完善的宏观 调控体系 因此 社会主义市场经济的建立 为电算化会计档案工作增添了大 量新的内涵 而努力开发电算化会计档案资源 是为市场经济和各类用户服务的 前提 随着社会主义市场经济的发展 对电算化会计档案信息的开发利用提出了 新的要求 即与市场经济相适应 并考虑用电算化会计档案信息通过生产经营带 来的经济效益作为衡量会计档案信息价值的标准 同时更加重视电算化会计档案 信息的时效性 准确性和多用途性 实现电算化会计档案信息的社会化和商品化 推动会计档案事业的发展 也能更及时 准确地为市场经济服务 长期以来 我国的会计档案信息一直作为保密文件按规定传递 从来不向社 会公开 这种状况严重制约了企业理财的顺利开展 和各种经济形式 经济成份 的发展 在我国建立社会主义市场经济的现实条件下 这种状况极需改变 电算 化会计档案信息作为一种社会资源 是社会共同的财富 我们必须在积极主动为 国民经济宏观调控服务的同时 大力为社会服务 努力提高电算化会计档案信息 的社会化程度 2 3 电算化会计档案利用的内容 2 3 电算化会计档案利用的内容 传统意义上的会计档案按照财政部的规定 分别有着 1o 50 年的生命期 在这一生命期中 可随时供各类财会人员 财税检查人员 会计师事务所的调阅 会计电算化后 随之而产生的会计机读档案则有着传统会计档案所无法比拟的优 势 从微观上看 可利用历年的机读档案对某一企业进行历史经济资料的比较 与分析 从而制定出本企业经营与决策方案 从宏观上看可得出某一行业过去 现在与将来的发展情况与趋势 使企业的决策者从市场经济的发展规律中制定出 本企业当前的企业行为规范 回避风险 展望未来 2 3 1 电算化会计档案的基础利用 2 3 1 电算化会计档案的基础利用 从企业会计档案的利用范围来看 主要有外部利用和内部利用 2 3 1 1 单位外部利用 2 3 1 1 单位外部利用 为政府监管部门提供检查的参考依据 政府监管部门主要包括上级主管 部门 工商机关 税务机关 国有资产管理部门 证监会等机构 为了实现外部 监管职能 这些政府监管部门的检查是十分必要的 他们大多实行定期的专项检 查和考核 如上级主管部门主要关注下属企业一定时期的生产总值 获利情况 税务机关着重考察历年的纳税情况 对上市公司 证监会还要考察其近几年的盈 17 亏状况 偿债能力 会计报表的真实性问题 主要管理人员的变动情况等 在此 过程中电算化会计档案的利用率是极高的 通过不同侧面 不同角度查考企业以 往的会计档案资料 评价被审查单位经济业务是否合法 会计处理是否真实 公 允 是否依法纳税 从而形成客观的评价 为研究经济 财政 会计历史和发展提供可靠的史料 电算化会计档案 是机关团体和企事业单位经济活动的历史记录 反映了一定时期的党和国家的财 政 经济政策 记载着有关经济业务的数据和事实 在研究经济 财政或会计工 作的历史与发展时 电算化会计档案能够提供丰富的原始材料 比如资产增长的 历程 股权的变更 债务率的升降 工资水平的变化 实现利税的统计等等 同 时 通过电算化会计档案的积累 还可以为机关团体 企事业单位编写大事记 开展历史研究等 提供经济活动的素材和原始记录 也是企业进行自我评价途径 也是进行对外宣传提高知名度的手段 为经济普查提供数据依据 很久以来 会计界很多学者就认为 会统不 分家 对于经济组织 会计和统计是紧密相连的 我国今年进行的广大范围的 经济普查 很多资料就是来源于会计档案 这同时也给了我们一个启示 即可以 市场为基础 建立一个由政府主导的会计档案信息中心 通过这个中心对会计数 据进行汇集和整理 实现更大范围的利用 为企业进行资产评估提供重要参考资料 首先 电算化会计档案为资产评 估提供了必要的前提和依据 电算化会计档案真实地记录了企业各种经济和社会 活动情况 评估人员可据它来检查企业计划 生产经营等各方面情况 审查企业 销售额 利润率 成本等 资产评估中利用的会计报表 是评估报告书的主要依 据和重要内容之一 其次 电算化会计档案可保证资产评估的科学性 据电算化 会计档案所反映的评估资产的特点性能 尚可使用的年限 未来获得能力 市场 供求状况等来制定评估方案 可对评估工作做出科学的计划安排 选择适当的标 准 确定合理的评估方法 对评估资产进行科学的评定和估算 再次 正确使用 已有的电算化会计档案 可大大提高评估效率和质量 最大限度地节省评估工作 中人 财 物的消耗 其他外部信息使用者的利用 在企业筹资活动中 电算化会计档案还发 挥借鉴企业以往财务状况 经营成果 营运效率和信誉状况的作用 为投资方做 出客观判断提供依据 随着厂务公开的实行 职工越来越关心企业的经营状况 也需要电算化会计档案提供更详实的历史可比数据 2 3 1 2 单位内部利用 2 3 1 2 单位内部利用 财务预算 财务预算是企业全面预算的一部分 它是基于销售预算 产 品成本预算而编制的全面的现金预算和报表预算 预算首先要立足过去 参考企 业以往的生产能力 经营效率 市场占有情况 风险抵御能力 筹资能力和稳定 18 性等条件 并结合现实 才能制定出合理的财务预算 这里 对于分析历年预算 资料和实际资料并对其进行对比 才能得出各项目预算的稳定性和可靠性 以及 当期预算的可操作性 财务分析需要的资料是多方面的 不仅要收集各种核算资 料 还要收集有关的计划 定额 标准等资料 不仅要收集有关的数据资料 还 要收集财务政策 股票发行等有关决议 纪要 报告 备查簿等文字资料 尤其 在运用对比分析 趋势分析等技术方法时 必须以相关的历史信息为参照 才能 恰当地评价当期的财务状况 成本控制 成本控制是运用以成本会计为主的各种方法 制定成本限额 实行例外管理的一种活动 成本控制的先决条件是一套合理的标准成本系统 标 准成本的制定不能过于理想化 以免缺乏可操作性和激励性 也不能过于僵化 缺乏弹性和可比性 因此 必须借鉴以往历史数据 综合分析企业过去的成本发 生情况和历史变动趋势 制定合理的标准成本 此外 在成本的差异性分析中也 应注意与历史数据的对比 以检测例外管理是否奏效 为下一步控制提供依据 监督劳动的作用 企业的生产经营必须是有序 有效的活动 混乱无效 的经济生产活动是企业管理不善的体现 因此 优秀的企业不仅注重生产 而且 注重监督 会计监督已成为现代企业经营管理实践中必不可少的一项业务活动 电算化会计档案作为经济领域活动的产物 它监督经济领域的犯罪活动和反对不 正之风 如会计凭证 它既是记录经济业务 明确经济责任的依据 又是登记账 簿 编制报表的依据 由于每一项经济业务和财务收支 都要由经办业务的部 门和有关人员办理凭证手续 对经济业务的合法性和真实性负责 以便于实行经 营管理的责任制 所以通过电算化会计档案原始凭证可以查明各项经济业务 是否符合有关政策 制度 计划和预算的规定 有无铺张浪费和损坏社会主义财 产的行为 从而严肃财经纪律 防止违法乱纪的现象发生 维护国家经济秩序的 稳定正常发展 其他利用 会计档案最重要作用是其凭证价值作用 它是历史的鉴证 利用会计档案维护企业权益 扩大企业影响 谋求经济利益的案例数不胜数 例 如 随着经营机制的改革 北京九龙大厦工业公司下属 5 个公司分别于 1998 年 调整重组为海淀区四博连通用机械新技术公司 海淀区双青农工商公司 海淀区 兴工业农工商公司 海淀区兴海农工商公司 在企业改革调整中 财产如何 划分是最突出的问题 很容易引起矛盾与扯皮现象的发生 1998 年 8 月 四季 青乡政府资产经营办公室在详细分析了九龙广厦工业公司的固定资产明细账后 顺利完成了对这 5 个公司的财产划分工作 有原始的固定资产会计档案作为凭 证 划分工作进行得有理有据 5 个公司均没有异议 避免了经济纠纷的产生 19 2 3 2 电算化会计档案的深入利用 2 3 2 电算化会计档案的深入利用 电算化会计档案的深入利用主要表现在以下几个方面 2 3 2 1 建立客户信用档案提供客观依据 2 3 2 1 建立客户信用档案提供客观依据 企业信用档案的来源主要有两方面 一是社会中介机构 银行 社会审计单 位的资信评估 二是与企业业务往来过程中形成的客户信记载情况 如未偿债务 的清单 按时付款的记录 逾期付款的记载等 前者可以说是一个社会系统工程 后者则是企业获得客户信用信息最直观的途径 企业可以通过某一时期内在不损 害双方经济利益的前提下 以较为严格的信用条件与客户往来 建立一个信用考 核期 待通过考核再适当放宽条件 并建立长期商业关系 但同时也应进行后续 的跟踪记载 包括交易金额 按时付款记录 逾期付款记录 结算方式等 对于 重要客户还要及时关注其财务变动状况并做出相应记载和判断 为今后信用决策 提供依据 2 3 2 2 为企业财务预测 决策提供依据 2 3 2 2 为企业财务预测 决策提供依据 有人认为 电算化会计档案作为历史记录具有滞后性 而真正对财务决策有 用的信息往往具有前瞻性 或者说企业财务决策所需信息往往不是电算化会计档 案 但事实上 电算化会计档案是完整地记录了企业生产 经营 投资 筹资等 活动的全过程 储存了大量的经济业务信息 财务决策中所做的对未来的预测在 很大程度上是依赖于对这些历史数据的分析 企业通过分析电算化会计档案数 据 可以了解企业资本结构是否合理 如筹资决策中销售百分比法的运用 资产 和负债中哪些项目与销售额存在稳定关系 销售额的增长受哪些因素影响 这种 增长是否稳定 这些问题都要通过对历史数据的分析得出结论 在此基础上才能 做出符合企业财务目标的预测和决策 这是企业得以长期生存和发展的根本保 证 因为企业经营水平的高低并不在于是否有能力筹集所需的资金 而主要表现 为对其掌握的资金能否予以充分而有效的运用 这也是企业是否有争取收入的较 强能力 是否具有良好发展前景的重要标志 因此 企业只有充分运用电算化会 计档案参与企业的生产经营 才能对生产活动和成本消耗进行有效控制 才能取 得最优决策和投资方向 才能管好用好企业的资金 帮助各级管理人员预测企业 发展前景 确定最佳的经营方案 才能取得最大的经济效益 企业才能在夹缝中 获得生存 在竞争中得到发展 2 3 2 3 为企业国际化战略服务 2 3 2 3 为企业国际化战略服务 企业按市场化运作后 特别是加入 wto 后 面临的是一个更为开放的市场 自然会遇到前所未有的新问题和新情况 尤其是世界范围内的兼并收购 跨国经 营 战略规划 绩效考核等 为电算化会计档案的管理和利用提出了新的要求 网络的迅速发展使远程报账 远程查账 远程审计成为现实 相应地也促进了电 20 算化会计档案的在线管理 为电算化会计档案的综合利用提供了条件 2 3 2 4 倾销与反倾销争议中会计档案信息的提供 2 3 2 4 倾销与反倾销争议中会计档案信息的提供 近年来 我国企业受到反倾销调查的案件时有发生 因不能及时提供完整的 应诉材料而败诉的企业也不胜枚举 由此造成的经济损失更是惊人 企业反倾销 调查是涉及企业各个方面的全方位的调查 内容很多 比较复杂 包括公司的组 织结构 财务制度 出口和国内销售的详细交易记录 实际生产成本等 尤其在 现场核查阶段 调查人员不光看公司的报表 还要深入到每一个生产环节 每一 道生产工序 每一个工人每天的生产记录 每一张财务票据 每一种产品的成本 计算 此外 核查人员还会随时提出各种问题 参加应诉的人员必须明确分工 及时提供所需材料 这就必须要有完整 齐全 详实的电算化会计档案资料作保 证 确保核查人员得到可靠的数据和资料 确保最终裁定的税率能得到预期的目 标 21 3 电算化会计档案利用存在问题及影响因素 3 电算化会计档案利用存在问题及影响因素 电算化会计档案开发利用的重要性毋庸置疑 在这方面会计部门已经做了不 少工作 而且也取得了一定的成绩 但在某些方面还存在着差距 其主要原因在 于电算化会计档案的开发利用工作受到来自多方面因素的影响 其中有积极因素 也有消极因索 如何趋利避害 积极开发电算化会计档案为企业 为社会提供利 用是会计档案工作的重要内容 3 1 电算化会计档案利用存在的主要问题 3 1 电算化会计档案利用存在的主要问题 电算化会计档案作为一种经济档案 是重要的经济资源 是管理者进行决策 的重要参考资料 对单位日后用于分析经济情况 调控经济发展 总结经验教训 具有不可替代的作用 但是许多单位对其经济价值没有足够的重视 认识不充分 很少利用电算化会计档案来检查或反思以往的经济管理活动 更不会用来指导今 后的工作 一定程度上造成了经济资源的巨大浪费 主要表现在 3 1 1 对电算化会计档案资源利用缺乏客观认识 3 1 1 对电算化会计档案资源利用缺乏客观认识 在市场竞争日趋激烈的今天 电算化会计档案作为各单位经济发展的重要参 考资料 对促进单位发展 给单位带来巨大利益具有重大作用 电算化会计档案 涵盖的是过去一定时期的经济信息 由于会计核算的承继性和连续性 它对当前 的会计核算有不可替代的作用 对未来的财务预测和会计管理有着信息支持的作 用 此外 电算化会计档案所具有的功能 凭证功能 也为企业在经济纠纷或 反倾销应诉中挽回或降低损失发挥着举足轻重作用 但是目前许多单位管理人员 对电算化会计档案认识不到位 认为会计档案只是过期 船票 除了外部审计 和行政检查以外 无法为企业带来任何经济效益 这种短期 片面的认识造成了 会计档案管理内容不全 有的企事业单位会计电算化由于开展的时间还不长 电 算化对他们来说仍是一个新兴事物 无论是档案管理部门还是档案形成部门 尚 没有适应电算化条件下档案管理的新环境与新要求 对会计档案的认识仍局限于 传统习惯思维上的会计档案观念 没有与现代财务的发展予以紧密的链接 对 电算化会计档案的组成内容不甚清楚 缺乏对电算化会计档案的管理经验 造成 存有会计数据 会计软件的磁盘介质会计档案和其他会计文档资料不能及时归 档 致使会计档案既不完整也不安全 有的单位只重视对资金的管理使用 而对电算化会计档案资源的管理和利用却没有引起足够的重视 很少利用电算化 会计档案来检查和反思以往的经济管理活动 一定程度上造成单位电算化会计档 案资源的浪费 22 3 1 2 过分强调保密 3 1 2 过分强调保密 在手工会计中 许多会计资料分散保存在企业各个责任部门 但在会计电算 化中 会计数据全部都高度集中于电子数据处理部门 如没有必要的防范措施 未经批准的人有可能通过计算机和网络来浏览全部