公司费用报销管理制度.doc

公司费用报销管理制度一、目的为规范公司费用报销流程，加强公司的财务管理工作。严控费用成本，统一各部门的报销程序及规定，并提高财务工作效率及管理水平。根据国家相关法规的规定及公司现有各项管理制度，并结合本公司的实际情况特制定完善本制度。二、报销时间及时效性为反映当月实际利润，当月发生的费用，尽量在当月取得发票，并在当月入账。出差费用报销，经办人须在出差回公司后一周内填制好单据及时递交财务核销。如遇特殊情况不能及时报销的须书面说明，经相关负责人签字另行处理。对无故拖延报账时间及跨月的，财务可不予受理。三、发票要求及填制费用报销单要求（一）发票要求：发票是入账的合法依据，报销时必须使用税务局发行的真发票，假发票、收据等其他凭据不能作为入账依据。发票抬头必须是公司全称，如：深圳市宝胜志远科技有限公司，不允许抬头为“个人”或某员工姓名，飞机票、手机话费用发票除外。其余一律填写公司的全称，经办人无法确定票据抬头的，应及时向财务部相关人员咨询。对于开票信息不合规范的，一律退单处理。从公司、企业或其它营利性组织取得的发票，必须是税务部门监制，发票上须盖有收款单位的财务专用章或发票专用章。从行政机关、事业单位或其它非营利性组织取得的收款收据，必须带有财政部门或相关机构的收据监制章。费用报销必须以真实、合法、合理的原始票据为依据，对于不真实不合法的原始票据或与报销业务内容不相关的票据，财务采取退单处理。（二）费用报销单填制要求：报销要求：报销单据需按部门、项目、类别分别填写，收据与发票、车票必须分开填写，材料与差旅费分开填写报销单等。费用分类：资产类支出与费用类支出应分开报销，即同一张报销单中，不允许资产采购与费用同时报销。费用类别也应在费用报销单逻列清楚，用简短字写明用途。填制要求：填制费用报销单字迹工整、金额不得涂改，大小写金额必须一致相符，相关内容应填写完整。费用报销单必须用蓝、黑钢笔或签字笔书写，不可使用圆珠笔书写。用胶水粘贴附件，不得使用订书针、大头钉、回形针串别。不符合规定的，财务部门作退回处理。具体填写说明：在“报销部门”处填写所属的部门，如财务部、工程部等日期如实填写填单日期；“用途”栏此处填写现金支出的用途，按不同项目分别填列，简洁写明类别，在备注栏上可做详细说明。“金额”此处填写实际发生的金额；“合计”各项费用合计填写阿拉伯数字。“合计”此行上方如有空栏的，需划线注销；“金额大写”此处填写合计的大写金额，基报销金额为千位数时需在万字前画圈，圈内画叉，以此类推，若千位数有数值，而百位数为零时，需在百位数写零，如合计金额850.80元，在此行填写：拾 万U 仟 捌 佰 伍 拾 零 元 捌 角 零 分人民币大写字样：壹 贰 叁 肆 伍 陆 柒 捌 玖 拾单据及附件共多少张，张数填好，保证单据的完整性，费用报销单右下角的“报销人”处用正楷字签字；（三）票据粘贴规范：粘贴需要报销的原始单据。发票及相关附件粘贴在费用报销粘贴单上，用胶水粘贴，粘贴要求平整不要遮盖左边装订线，折齐、整平原始单据的边角，粘贴后不能超过费用报销单的范围，票据分类粘贴并正面朝上，粘贴时一定要从后往前贴，一张压一张（错开贴），保证每张原始单据都粘贴单上，直到贴完为止。票据粘贴顺序和报销单上所列项目顺序尽量保持一致，方便审核。1.深圳市内的公务，原则上只能乘坐公共交通工具，并实报实销，特殊情况需要乘坐出租车的，应报请领导审批同意，否则不可报销；2.职责经办人：负责费用单据的整理、粘贴、填写报销单。业务审核人：负责审核费用的真实性和必要性。财务审核人：（1）负责审核报销单据金额的正确性、填写的规范性、费用的时效性、发票的合法性。（2）负责受理后报销单据（包括收到银行传递的各种费用性付款单据）的传递审批及全程跟踪。（3）负责按照本规定对原始凭证进行审核，对不真实、不合法的原始凭证有权不予接受，并向负责人报告；对记载不准确、不完整的原始凭证予以退回，并要求按照本规定的要求更正、补充。（4）财务审核人：负责在各自授权的范围内审核费用的合法性、标准的合规性、报销依据的完整性，对异常费用提出审核意见。（5）会计：负责稽核出纳、财务审核人、审批人是否按规定执行。审批人：负责在授权的范围内签批单据。四、流程五、采购报销特殊规定5.1 采购报销须附：5.1.1 申购审批单：必须是经用料部门负责人和采购部负责人审核通过的。5.1.2正规票据及送货单：原则上货物采购都必须提供正规发票，及相应供货单位的送货清单。5.1.3入库单：所有货物都必须到仓库办理入库验收手续后，开具相应的入库单据。最后相关人员签名确认实收数量及品质（即采购员在交货人签名，仓库员在收货人答名，质检员在质量检查人签名）。5.1.4月结结算单或费用报销单：属于供应商月结的，由采购对账填请款单；属于现金采购的，由采购员填写费用报销单。5.1.5 供应商报价单等；六、责任追究6.1 对于费用报销未按规定时限执