行政会议管理流程.ppt

贵州台金农业技术开发有限责任公司 行政会议管理流程设计 二零一二年十一月 行政会议管理流程设计 流程设计的目的流程结构设计 行政会议管理流程设计目的 目的1 目的3 逐步实现企业管理的规范化 标准化和程序化 提高会务工作效率 提升会议效果 督办会议决议 保证会议决议的执行 目的2 会议各项工作安排妥当 职责分工明确 组织工作井然有序 确保会议开展顺利 流程结构设计 关键节点工作执行标准 行政会议管理流程结构 会议管理流程 流程执行工具 关键事项与考核指标 会议准备管理流程 会议开展管理流程 总流程 会议善后管理流程 关键节点工作执行标准 流程执行工具 关键事项与考核指标 关键节点执行标准 流程执行工具 流程执行工具 关键事项与考核指标 关键事项与考核指标 关键节点工作执行标准 子流程 会议管理流程与工作标准 会议管理流程图会议管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图 主办部门 行政部 拟定年度会议计划 相关职能部门 审批 行政部 审核 流程名称 会议管理流程 总经理 行政人事总监 编制月度会议计划 会议准备与开展 会后管理 文件传阅 审核 审核 审批 审批 开始 1 编制年度会议计划 发布 执行年度会议计划 2 审查 确认当月会议计划 3 编制会议实施方案 4 会议准备 5 会议通知 6 会场服务 会议签到 8 会议成果文件编制 9 文件发布 归档 7 会议善后 结束 接收通知并确认 10 总结评估与改进 编修部门 签发人 签发日期 审核 汇总月度会议内容 会议管理工作标准 拟订年度会议计划编制月度会议计划会议准备与开展会后管理 拟订年度会议计划 行政部需根据年度经营工作计划编制年度会议计划年度会议计划须经行政人事总监审核 总经理审批年度会议计划的内容包括会议主题 时间地点安排 主要议程 主要与会人员等行政部负责组织的各类会议包括总经理办公会 年会 动员会 研讨会 评审会 专题会 评比会 总结会 汇报会等 编制月度会议计划 行政部根据年度会议计划 相关部门或领导的会议计划调整 各部门临时会议申请等 确定当月会议内容行政部将当月会议内容报主管领导签字后 编制当月会议计划当月会议计划应包括当月会议列表 会议主题名称 时间地点安排 议程 与会人员 主持人等行政部对各项会议编制会议实施方案 并报主管领导审批会议实施方案内容包括会议名称 主题 议程 时间 地点 会议筹备计划 与会人员 主持人 会议费用等 会议准备与开展 行政部须至少在会议开始前 天通过邮件 电话等形式向与会人员发出会议通知并确认会议通知至少应包括会议名称 主题 议程 时间 地点 会议需注意事项等内容引导与会人员入席 及时统计到会人员数量安排专人采取适当有效的方式进行会议记录提供会场服务 维持会议纪律 会后管理 散会指引会场整理编制会议纪要及会议成果文件 经行政人事总监审核后报总经理审批会议成果文件须根据会议主题 会议记录等按实际情况编制将审批通过的会议成果文件进行发放 传阅行政部将会议记录 会议成果文件等资料进行编号 归档跟踪会议决议的执行 督办会后指令 评估会议效果总结会议组织经验 提高会议组织效率与质量 流程关键事项与考核说明 编制年度会议计划编制会议实施方案进行会议记录会场服务会议成果文件编制会议效果评估 编制年度会议计划年度会议计划编制及时率 目标值为100 年度会议计划编制规范性 目标为符合会议计划编制要求 各项计划内容完整 无重大错漏 编制会议实施方案会议实施方案编制及时率 目标值为100 会议实施方案编制规范性 目标为各项方案内容完整 无重大错漏 进行会议记录会议记录错漏次数 目标值为不超过 次 无重大错漏会议记录归担心 会议记录内容清晰 完整 易懂 符合企业文书编写要求 会场服务与会人员满意度评分 目标值为 分会议异常问题解决及时性 会议异常问题解决及时 有效 对会议议程无明显影响 会议成果文件编制会议成果文件编制一次性通过率 目标值为100 会议成果文件编制及时性 在会后 日内完成 会议效果评估会议效果评估及时率 目标值为100 会议效果评估准确度 目标为相关人员对评估结果无异议 会议准备管理流程与工作标准 会议准备管理流程图会议准备管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图 主办部门 行政部 拟定月度会议计划 相关职能部门 审批 行政部 审核 流程名称 会议管理流程 总经理 行政人事总监 编制会议实施方案 会议通知 会场准备及安排 开始 1 拟定月度会议计划 发布 执行月度会议计划 5 会议通知 4 编制会议实施方案 3 编制会议预算 6 会场布置 8 会议记录与会场服务安排 确认与会人员名单 结束 确定会议名称 主题 主持人等 7 文件 用品准备 编修部门 签发人 签发日期 会议准备工作检查与指示 准备工作检查与完善 2 拟定与会人员 时间地点 议程 9 会议准备工作完善 督导 支持 审核 审批 配合 协助 配合 协助 接收通知并确认 会议准备管理流程图 会议准备管理工作标准 拟定月度会议计划编制会议实施方案会议通知会场准备及安排准备工作检查与完善 拟定月度会议计划 行政部根据年度会议计划 相关部门或领导的会议计划调整 各部门临时会议申请等 确定月度会议计划月度会议计划应包括当月会议列表 主题名称 时间地点安排 议程 与会人员 主持人等 编制会议实施方案 根据会议内容及权限条件 大致确定与会人员 估计人员数量根据年度会议计划 本次会议主题 与会人员数量等 确定会议时间与会议地点根据会议主题 与会责任部门 会议主持人等确定会议议程根据会议议程 时间地点安排 与会人员数量 需准备资料物品等 编制会议预算会议预算需符合年度总体的会议预算要求 并尽量明细化根据已确定的会议名称与主题 主持人 与会人员 时间地点 议程 预算等 编制会议实施方案会议实施方案须经主管领导审核 并根据领导的指示与意见进行修改完善 会议通知 行政部应尽早进行会议通知 会议通知的方式包括电话 电子邮件 邮寄信函 内部网站 张贴宣传栏等 行政部可以根据会议的性质选择其中一种或多种通知方式通知内容包括会议地点 时间 与会人员 会议主题及议程等 通知中还应提示与会人员尽早给予准确答复 会场准备及安排 会场布置主要包括会场空间安排 会议座位安排以及会议设备调配等会场空间安排应便于与会人员进出和流动 使整个会场格局紧凑和谐会议座位安排应考虑会议的目的 如单向沟通会议 双方沟通会议 多方沟通会议三者的座位安排应有所不同会议过程所需用品 文件资料应提前准备准备工作要细致周到 做到登记 以便统一管理 准备工作检查与完善 会议准备工作就绪之后 行政人事总监及行政部进行会前检查审核 以防出现重大工作疏漏检查内容包括会场布置 会议议程安排及准备等大中型会议筹备过程中要进行多次检查 会议准备工作执行工具 会议计划调整申请表临时会议申请表月度会议计划会议实施方案会议议程安排表会议预算表会议管理制度会议通知单 文件编制规范会议用品列表会议过程所需文件会场管理工作流程会议记录模板会议准备工作报告会议准备工作检查表会议准备工作改进意见 流程关键事项 编制会议实施方案会议通知会场布置会议资料准备会议准备工作检查 流程考核指标与目标值 会议实施方案编制及时率 目标值为100 会议实施方案编制规范性 目标位各项内容完整 无重大错漏会议通知及时率 目标值为100 会议通知准确度 通知内容准确 无缺漏会场座位安排合理性 座位安排符合会议性质和沟通模式特点与会人员对会场布置的满意度 目标值为 分会议资料准备完整度 会议所需各类资料准备齐全 无缺漏会议资料准备及时率 目标值为100 会议准备工作检查及时性 在规定的时限内完成会议准备工作的检查 工作指示明确 改善意见合理可行会议准备工作检查时实效性 会议准备工作无疏漏 会议顺利进行 会议开展管理流程与工作标准 会议开展管理流程图会议开展管理工作标准流程关键事项与考核说明 主办部门 行政部 会前准备检查 与会人员 行政部 流程名称 会议开展管理流程 与会高层领导 签到入场 会议开场 会场过程管理与记录 开始 1 会议准备工作检查 发放会议文件资料 3 引导入场 入座 7 协助会议开展 9 会议过程记录 说明会议主题 宣读会议议程 结束 安排摄影 摄像 8 临时 异常事件处理 编修部门 签发人 签发日期 会议结束管理 2 安排签到 10 引导散会离场 6 会议秩序维持 签到 4 会议开场 发言 讨论 会议开展管理流程图 会议主持人 入场 入座 领导发言 5 主持会议各项议程 会议过程监督 会议善后 宣布会议结束 离开会场 离开会场 会议开展管理工作标准 会签准备检查签到入场会议开场会议过程管理与记录会议结束管理 会议准备检查 会议开始前一天与当天 应进行最后的准备工作检查 确保会议顺利进行会议准备工作检查的内容包括会场布置情况 会议文件资料及用品准备情况 会议各类事项人员与工作安排情况等重大会议需要进行彩排 并进行多次检查 工作执行标准 签到入场 行政部应事先根据确定的与会人员名单编制与会人员签到表与会人员签到一般安排在会场入口处 由1 2名工作人员承担签到引导工作与会人员签到会 会场人员引导其入场入座 并为其倒好茶水会议对与会人员作为有具体安排的 会场人员应正确引导与会人员入座 会议开场 会场主持人进行开场发言 感谢与会人员的参与 说明会议主题与会议议程 并请领导讲话会议开场时可请与会人员进行自我介绍或开展破冰游戏 以活跃会场气氛 会议过程管理与记录 会议主持人根据事先制定的会议议程 主持开展各项议题会议议程的内容包括会议内容 讨论事项 讨论目的 时间 地点 大约时长 需要发言的人员和内容要求等行政部会场人员负责维持会议现场的秩序 端正会风会议纪律包括不接电话 不大声喧哗 不交头接耳 不打瞌睡 不做与会议无关的杂事 不随意走动 保持清洁卫生 不打断发言人的发言等会议中 会场人员须进行内外联系 负责传递信息工作 并注意会议内容的保密及时备好会议期间所需用品 如笔墨 纸张 茶水等保证会场照明和扩声工作正常 协助会场摄影留念等对于会议中发生的意想不到的临时变动 会场人员应及时进行应对视具体情况向领导请示 并针对领导的指示采取应急措施 进行妥善处理由专人负责会议记录 会议记录要求准确 真是 清楚 完整 能够客观地反映会议的内容和进程会议记录内容包括会议时间 地点 出席人员 主持人分 议程 发言 讨论 争议 决议和决定 会议结束管理 会议结束后 会场人员须及时引导与会人员有秩序地离开会场 并提醒与会人员注意携带个人物品 不要遗留在会场在送别与会人员时 会场人员应热情有礼 流程关键事项与考核说明 与会人员签到会议纪律与秩序维持会场服务会议临时 异常事件处理会议记录会议出入场引导 流程考核指标与目标值 签到表正确度 签到表出错次数为0签到引导工作规范性 签到引导及时 明确 与会人员签到无误与会人员违反会议纪律 目标值为0此会议纪律的宣传度 宣传工作及时 到位 效果明显与会人员满意度 目标值为 分会场服务不周造成会议终端的次数 目标值为0次临时 异常事件处理及时率 目标值为100 临时 异常事件处理正确率 目标值为100 会议记录完整度 会议进程中各项事项均记录完整会议记录准确度 会议记录真实 清晰 明了会议出入场引导投诉率 目标值为0会场出入场引导工作规范性 目标为会场人员严格执行企业员工礼仪规范 与会人员出入场秩序良好 会议善后管理流程与工作标准 会议善后管理流程图会议善后管理工作标准流程关键事项与考核说明 会议管理流程图 主办部门 行政部 拟定月度会议计划 相关职能部门 审批 行政部 审核 流程名称 会议善后管理流程 总经理 行政人事总监 编制会议实施方案 会议通知 会场准备及安排 开始 引导与会人员安全退场与送别 1 清扫 整理会场 3 会议文件发布 精神传达 完善会议纪要 决议 简报 2 编制会议纪要 决议 简报 评估会议决议的执行情况 6 改进会务工作 4 督办会议决议 结束 确定会议名称 主题 主持人等 5 会议实施工作评估总结 编修部门 签发人 签发日期 准备工作检查与完善 整理会议记录 审核 审批 配合 协助 传阅会议文件 会议善后管理流程图 学习会议精神 执行会议决议 会议善后管理工作标准 会场善后处理行政部应及时拆除临时性布置 清点设备及用具 恢复桌椅原样 清扫会场 归还设备用品及会场钥匙等行政部根据之前确认的清退文件目录将会议文件收回报关与会人员个人遗留物品 公布事务招领通知执行工具会议设备用品列表会议文件资料目录失物招领通知 编制会议文件行政部在整理会议记录的基础上编制会议纪要 对会议的基本情况和主要精神进行概括和提炼根据会议成果编制会议决议 报主管领导审批 会议决议的编制须严格按照企业文书编写格式和规范进行会议简报要真实地反映会议情况 简报的文字要简练 篇幅要短小 重点报道会议的重要问题执行工具会议纪要会议决议会议简报 会议善后管理工作标准 会议文件发布与督办会议文件经权限审批人审批后形成正式文件印发 并向 权限知情人 发布决议事项通知传达会议精神 会议精神的传达方式有组织传阅会议文件 制作宣