公文排版及写作指导培训讲座PPT.ppt

公文排版及写作 讲师 1 第一节公文概述第二节公文排版第三节公文写法 2 第一节行政公文概述 一 含义 行政公文是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书 是依法行政和进行公务活动的基础 3 二 种类 根据 国家行政机关公文处理办法 可划分为十三种 命令 令 决定 公告 通告 通知 通报 议案 报告 请示 批复 意见 函 会议纪要 4 命令 令 适用于依照有关法律公布行政法规和规章 宣布施行重大强制性行政措施 嘉奖有关单位及人员 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 奖惩有关单位及人员 变更或者撤消下级机关不适当的决定事项 公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项 通告 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项 通知 适用于批转下级机关的公文 转发上级机关和不相隶属的机关的公文 传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项 任免人员 5 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或者情况 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 报告 适用于向上级机关汇报工作 反映情况 答复上级机关的询问 请示 适用于向上级机关请求指示 批准 批复 适用于答复下级机关的请示事项 意见 适用于对重要问题提出见解和处理办法 函 适用于不相隶属机关之间商洽工作 询问和答复问题 请求批准和答复审批事项 会议纪要 适用于记载 传达会议情况和议定事项 6 按行文关系和行文方向分类 上行文 下级机关向所属上级机关呈送的公文 主要有报告 请示等 下行文 上级机关向下级机关送发的公文 主要有命令 决定 指示 批复等 平行文 向同级机关或不相隶属的机关送交的公文 主要有函等 按具体职能分 指挥性公文报请性公文知照性公文建议性公文商洽性公文实录性公文 按紧急程度分 特急急件 按保密级分 绝密机密秘密 公文的类型及分类方法 7 返回 第二节公文的排版 一 公文的格式 一 红头 函头 二 发文字号 三 正文红头示例 四 版记红头附件二 公文的用纸和印装规格 8 一 红头 函头 红头文件 单位标识即人们通常所称的 红头 又称文件版头 单位标识由单位全称和 文件 二字组成 返回例如 9 二 1 发文字号 发文字号简称文号 又称文件编号 是单位同一年度文件排列的顺序号 由单位代字 年份 发文序号组成 位于单位标识下采用五号字体空两行 用3号仿宋字体 居中排布 用六角 括号 序号不编虚位 即1不编为001 不加 第 字 发文字号下4mm处印一条与版心同宽的红色反线 例如 10 二 2 发文字号 若是以部门名义则字号相应的进行更改统一用简称 例如 返回 11 三 正文 文件的主体部分又称行文部分 有文件标题 主送部门 正文 附件 成文日期 发文部门 单位印章等要素 1 标题2 主送部门3 主体4 附件5 成文日期返回 12 1 标题 完整的文件标题一般由发文单位名称 事由和文种组成 又称为文件标题的三要素 另外 通过介词结构 关于 的 将制发文单位名称 事由和文种这三要素连接起来成为一个句子 文件标题位于红色反线下空两行 可一行或多行居中排布 用2号黑体字 例如 返回 13 2 主送部门 主送部门指文件主要受理部门 是负有文件处理责任的受文部门 文件一般应当标明主送部门 书写时在标题下面空l行 左侧顶格 使用主送部门全称或规范化简称 如主送机关名称过多而使公文眉首不能显示正文时 应将主送机关名称移至版记中主题词之下 抄送之上 标识方法同抄送 但若在主送位置体现的部门 则在版记中不用再重复体现 返回 14 3 主体 文件正文在主送机关名称下一行 每自然段左空2字 回行顶格 数字 年份不能回行 采用3号仿宋字体 段落28磅 在一份比较复杂的文件中 正文一般包括开头 主体 结尾三个部分 15 返回 4 附件 附件是附在主件之后 对公文内容起说明和补充作用的文字材料 主要包括随文转发 报送的文件 随文颁发的规章 制度 以及文件中的报表 统计数字 人员名单等等 在正文下空1行左空2字 用3号仿宋体字标识 附件 后标全角冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 如 附件 1 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第l行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 公文在落款处不署发文机关名称 只标识成文日期 返回 16 5 1 成文日期 成文日期以领导签发的日期为准 成文日期需要完整写出年 月 日 而且必须用汉字书写 其中 零 写作 成文日期右空4字 距正文间隔至少一行 单位印章是文件生效的标识 单位文件经校对无误 但不在日期上方书写单位名称 以端正 居中 下压成文时间为标准 例 17 5 2 成文日期 是公文形成与生效的时间标识 如何确定公文成文日期 签发的公文以负责人签发的日期为准联合行文以最后签发机关负责人签发日期为准会议通过的公文以会议通过的日期为准需上级机关或立法机关批准的以批准日期为准电报发出的公文以发出的日期为准一般公文以印发日期为准返回 18 四 1 版记 1 主题词 主题词 用3号黑体字 居左顶格标识 后标全角冒号 词目用3号小标宋体字 词目之间空2字 主题词由 类别词 类属词 发文形式组成 2 抄送机关公文如有抄送机关 在主题词下1行 左空1字 用3号仿宋体字标识 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 根据发文部门的名义来决定抄送词 上级对下级 下发 平级 抄送 下级对上级 上报 抄送等 19 四 2 版记 3 印发机关和印发日期位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占1行位置 用3号仿宋体字 印发机关左空1字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 4 版记中的反线版记中各要素之下均加一条黑色反线 宽度同版心 5 版记的位置版记应置于公文最后一面 版记的最后一个要素置于最后一行 20 21 返回 二 公文的用纸和印装规格 一 公文用纸规格公文用纸一般采用国际标准a4型纸 即210mm 297mm 二 排印一律从左而右横排 横写 少数民族按其习惯书写和排印 横排的公文在左侧装订 每页22行 每行28个字返回 22 第三节公文的写法 公文写作的一般顺序 领导布置任务 确定写作主题选择恰当的文种用合适的方式表现出来语言的使用 23 公文的结构方式具有程式化的特点 形成了 五个要素 三个部分 的结构模式 五个要素 依据 公文制作的原由 背景 政策 理论 法规等 目的 公文达到什么意图 文种承启语 以文种为动词的过渡性语言 事项 公文的具体内容 是公文的重点 要求 提出希望 要求 三个部分 前言 主体 结尾 24 依据 目的 文种承启语 事项 要求 25 公文正文基本内容结构模块能否隐去 得遵循四个原则 一是利于突出主旨的原则 二是适应文种特点的原则 三是服从内容表达需要的原则 四是简明精练的原则 提出问题 分析问题 解决问题 26 27 一些公文写作时特别需要注意的事项 一 请示 一文一事只有一个主送机关不能越级请示请