销售内勤岗位职责制度.doc

销售内勤岗位职责制度 销售内勤部的工作是销售人员内外交流的桥梁是客户联系的纽带起着举足轻重的作用因此销售部门所有工作都要经过严格慎密的审核确保万无一失销售内勤的工作根据其岗位的特性主要分为以下内容： 一、销售助理工作职责 1、汇总编制业务人员年度、月度及每周工作总结督促业务人员市场开发及新客户开发情况并做成报表呈交总经理以便公司确立完善的销售管理制度制定资金回笼使用计划督促业务人员的应收账款；核实业务人员差旅费报销单、出差路线图、费用的明细监督其业务费用按规定使用 2、汇总业务人员每月的询价此次、出差天数呈报公司领导以使对业务人员进行考核 3、制定月度、季度、年度销售合同汇总对销售和单单合同执行情况进行跟踪、督促编制每个月、季、年度合同履行情况的统计表并归档装订将结果报销售经理根据需要合同执行情况可反馈给顾客 4、接、收、发、保管一切商务来电来函及文件定期为客户寄送产品宣传资料和邮件广告等对客户反馈的意见进行及时传递、处理做好客户资料的管理工作建立客户档案维护客户信息分析和整理客户长单信息以及库存情况和备货情况 5、按合同要求给制造商做好衔接工作； 6、根据合同编制应收账款明细并对应收帐款实施管理； 8、协助销售人员编写商务文档编制投标文件对合同规定内的文件如质检报告、合格证等相关文件的制作； 9、按要求进行市场信息及同行动态收集并每天提供信息简报每天整理销售经理和销售专员前一天送货单据的复核（货品、单价等）并上报销售经理 10、制定订电话销售计划掌握电话销售技巧积极开拓市场按时完成公司下达的销售任务；电话拜访客户发送产品资料 11、协助销售经理和销售人员输入、维护、汇总销售数据；每天追踪当天所负责客户的送货情况及时与调度联系并短信回复客户和汇报销售经理 12、根据公司的营销政策建立核算总账及明细账目按时登记明细账目；未开发票的合同建立发票预约机制做到发票开出已否心中有数有据可查； 13、根据公司营销管理制度准确有效开展业务人员销售费用的会计核算、管理、服务如出差费用的结算、报销、提成的核算等工作； a)每个月度对合同履行资金回笼业务费支出情况进行统计和上报； b)与财务人员做好发货、回款情况的对接； c)与本公司财务人员及客户单位做好对账业务工作 14、每月应收对账函100%完成； 15、每天对要到期客户向业务发短信息提醒超期应收款未收回的销售助理承担30%的责任 16、完成领导交代的其他任务 二、销售内勤工作职责 1、根据客户授信金额及授信期限按公司制订的当前销售价格表来执行销售价格开单 2、根据业务销售定单及业务提交缴款单及时录入电脑保证数据的准确性 3、根据销售定单及客户分切订单与仓库调度、分切车间沟通安排送货及分切以便及时向销售部及客户反馈信息 4、及时处理客户反馈意见及时解决客户的客诉问题做好售后服务 5、每天出货品销售汇总表确保内容数据准确 6、对时间有一定的管理能力（客户的开票时间等） 7、对存根单据的装订及管理 8、完成领导临时交办的其他任务 9、与生产部门密切沟通从合同的定制、执行、完成、发货跟踪并进行记录做到销售合同有据可查 10、建立客户档案管理体系包括联系人、合同明细等 11、与物流部门密切沟通了解产品发货情况 三、采购助理工作职责 1、按公司采购流程下单、签合同、发货的跟进随时与工厂保持联系了解货物生产周期及到货时间并于每周出“采购进货情况表”（含已订未发及在途货物）确保货物不断货、不积压 2、对公司各类货物的品名、规格、件装、令包、用途及产地随时掌握货物库存情况并定期向上级汇报与公司相同或类似产品的“最新市场价格信息报表”全面收集市场信息做货品进、销建议 3、货物到库、入库、仓库库存量的及时性准确性及时将货源信息反馈到销售部 4、根据仓库货物验收情况如有不合格货物立即上级领导汇报并马上与厂家联系协商书面处理方案并书面通知财务扣款并负责客诉处理从接到客诉处理不超过10天保证无供应、业务或财务抱怨或投诉 5、应付账款记账与核对工作（合同、入库及进项发票三者间品名规格数量及价格一致）的及时性月末编制应付款对账表及与供应商核对工作保证于次月15日前将有供应商确认的对账函交主办会计并于每月25日前向出纳提交审批手续齐全的付款申请表由出纳安排付款 6、每月月底按时交应付款报表及对仓库进行定期盘点 7、每月对订单、合同及入库单等相关单据进行联号装订工作 8、完成领导临时交办的其他任务 销售内勤的工作是销售人员内外交流的桥梁,是客户联系的纽带,起着举足轻重的作用,销售内勤的工作根据其岗位的特性主要分为以下内容： 一、销售内勤作为销售部门的工作职责 1、汇总编制业务人员年度、月度及每周工作总结督促业务人员市场开发及新客户开发情况并做成报表呈交总经理以便公司确立完善的销售管理制度 2、负责销售人员的考勤依据公司营销管理制度准确有效统计业务人员当月销售业绩核算本月绩效工资及提成；审核销售人员差旅费报销单单据、出差路线图、费用的明细监督其业务费用按规定使用 2、制定月度、季度、年度销售合同汇总对合同执行情况进行跟踪、督促建立每个合同的合同履行一览表负责月度、季度、年度对合同履行资金回笼销售人员绩效考核、业务费支出情况进行统计将结果报总经理经理、销售经理财务审计部 4、接、发、处理、保管一切商务来电来函及文件对客户反馈的意见进行及时传递、处理建立用户档案 5、按合同要求同生产部及计划供应部做好衔接工作； 6、根据销售订单及合同编报销售五日报、月报、季报、年报并登记销售明细账月末和财务审计部做好对账工作 8、按照晨会部署记录销售人员确定的目标为销售人员做好辅助性的工作协助销售人员编写商务文档编制投标文件 9、根据每天销售人员的销售量制定详细的业务员销售业绩报表于每天下午5：00前以邮件方式报总经理及财务审计部 10、建立完善客户档案管理体系：包括联系人、合同明细等 10、根据订单及合同负责协调计划供应部组织发货发货前销售内勤要通知财务人员查询货款是否到帐款到发货货物发出后必须做好货物跟踪工作及时为客户提供货物信息并打电话通知客户 11、完成领导交给的其他任务 一、销售部副经理岗位职责 1、在总经理及主管副总的领导下直接开展工作； 2、统筹安排各销售内勤开展工作； 3、统计业务员的项目跟踪信息； 4、统筹安排方案下达给技术部、机器视觉部催收方案及核算报价给业务员； 5、合同签订前审核商务合同技术文件转发技术部进行审核； 6、生效合同质量评审及合同变管理 7、业务员业绩考核； 8、对于业务员的各种需求联络相关部门进行解决 二、销售内勤岗位职责 1、在销售部副经理的直接领导下开展工作； 2、负责各类方案的下达、核价；按照公司核定原材料价格及报价体系准确无误地核准方案 系统的报价及给业务员的指导价；若业务员在现场方案有局部改变需调整配置和价格的应及时与技术部和成套部联系按客户要求调整迅速响应 3、负责放射源的审批办理事宜；收到定量表联系单后及时与用户联系指导其办理 的流程邮寄用户所需的办理批件的相关资料并与用户保持联系了解其办理进程收到审批表后下达发货通知单并邮寄给定量表供应商对有特殊情况的反应给公司领导及时处理做好放射源档案管理工作 4、销售、市场两部人员的差旅费审核、报销及各类费用的申领； 5、办理客户技术咨询费用申领支付并与相关人员短信通知确认 6、合同章管理； 9、收集各大区业务员周报、月报、季报对产品问题下达售后服务部并及时发给总经理、副总； 10、向业务员下达各类公司通知； 11、协助公司客户接待工作订房订餐申请用车 12、对于业务员的各种需求联络相关部门进行解决 三、销售内勤岗位职责 1、在销售部副经理的直接领导下开展工作； 2、合同管理 收到新的合同问业务员催要合同电子版先看一下合同和我们做的方案是否有出入审核要点：1）根据报价看合同价格；2）看付款方式公司常规方式为3、6、1；3）交货期4）根据技术方案核对合同技术文件配置是否有删减5）其他可对照公司常规合同 看有什么不同 新合同收到预付款后进行项目编号建立合同档案下合同联系单给财务、工程及生产调度将合同复印一份（商务价格去掉）复印件连同合同联系单交生产调度处将技术合同电子版传给工程部合同联系单中信息要准确、详尽客户有其他要求的在备注中注明合同联系单签收联需各部门签字 合同概况登记到20xx项目表中合同原件、电子版存档预付款未到但先执行的合同要经过老板签字同意合同进度要心中有数对特批的合同项目多留个心眼做进一步的跟踪 交货期确认提货款催收：及时将备货情况告诉业务员提前半个月打电话给业务员货客户询问是否按期提货把信息反馈给调度交货期到前一周与业务员或客户联系催提货款发传真函给客户提货款到后到款后通知业务员及生产调度下发货通知单给生产部客户要求货到人到的情况及时反馈给工程部生产调度反馈具体发货日期将司机电话号码姓名车牌预计到达时间通知业务员并告诉客户 对提货款未到但需要先行提货的客户要先跟业务员联系确认后经老板签字同意后下发货通知单给生产调度货到后积极跟催货到款情况 合同更改：合同执行过程中客户提出修改涉及增加或减少供货内容的需列出清单给老板审批后进行相应更改 将合同原件与配置清单电子版进行核对确认最终采购价及最低成交价登记到20xx项目表中 处理其他合同相关事宜 3、货款管理 货款：分清每一笔到款的性质及时通知到相应业务员填写到款通知单并将款项登记到20xx清欠表中尾款单独登记客户要求开具收据的财务部开出后由我部与客户联系确认后用邮政EMS寄出收到客户承兑汇票有问题的（骑缝章不清、背书有问题等）需及时跟客户联系调换承兑或协助出具证明 涉及到退回多余货款的需填写领（付）款凭证向老板说明清楚情况老板签字同意后方可到财务办理退回多余货款部分需向客户提出要求开具收据收据收到后交财务部 对项目和货款情况进行整理和筛选根据合同进度统计需要催款的项目反馈给各个业务员方便进行催款需要市场部内勤协助发函或对账单时市场部内勤及时和对方联系发函 授权：工程部反应客户端跳出授权问题先暂授权3个月然后及时跟客户或相应业务员联系催收货款必要时做好对账单发给客户待相应款项结清后授权时间再做相应调整尾款结清的项目授权可更改为无限期 开票：根据合同约定每月提交客户开票信息给财务开具增值税发票针对款未到90%要求开全额发票的客户跟业务员确认同意之后提交开票申请交由老板申批同意后将开票资料及申请单提交财务 每月初将上个月的合同（项目汇总表）、到款详情汇总报表提交相关领导 四、销售内勤岗位职责 1、方案的下达、跟踪收回及发送 首先通过邮件、业务员电话或公司传真等方式接收方案要求第二根据此方案的缓急程度及之前下达的方案数量确定方案要求完成的时间第三将方案下达到技术部找相关人员签收第四方案的催回根据业务员需求到技术部去催回相关方案然后将方案交给核价人员报价或者直接发给业务员 2、投标文件的准备 收到投标邀请拿到投标资料后根据投标要求先下方案然后看是否要应邀回复或者办理投标保证金等等方案报价收回后开始做商务标书然后准备相关的资信证明及业绩最后统一整理完发给业务员或者寄给对方单位 3、样品检测 公司传统行业、新行业的所有样品检测首先接收样品然后安排时间下样品检测单子给总师办日期到了以后去总师办催回然后做好相关登记工作同时将样品检测结果发给业务员 3、公司业绩整理并及时更新根据需要做好给分类业绩的整理 4、协助处理部门临时事务 一、内勤人员直接由销售部门经理领导必须遵守公司的一切规章制度并严格执行； 二、负责接待所有来公司业务考察及洽谈业务的客户并做到礼貌待人；为客户提供相关宣传资料并积极向客户做公司产品介绍； 三、负责做好客户来电及外勤人员信息反馈记录建立销售台帐、应收帐款、回收帐款明细帐成品明细帐、业务人员费用借支明细帐及个人销售明细帐； 四、及时准确地为公司经销商外勤人员提供投标文件； 五、负责评审合同的任务下达开出任务通知单根据完成任务的时间予以跟踪；并负责将客户的反馈意见及相关的技术要求和技术变更及时以