（管理科学与工程专业论文）关于项目界面管理的研究.pdf

原创性声明 本人郑重声明：所呈交的学位论文，是本人在导师的指导下， 独立进行研究所取得的成果。除文中已经注明引用的内容外，本论 文不包含任何其他个人或集体已经发表或撰写过的科研成果。对本 文的研究作出重要贡献的个人和集体，均已在文中以明确方式标明。 本声明的法律责任由本人承担。 论文作者签名日期：! ! ! 竺重 关于学位论文使用授权的声明 本人完全了解山东大学有关保留、使用学位论文的规定，同意 学校保留或向国家有关部门或机构送交论文的复印件和电子版，允 许论文被查阅和借阅；本人授权山东大学可以将本学位论文的全部 或部分内容编入有关数据库进行检索，可以采用影印、缩印或其他 复制手段保存论文和汇编本学位论文。 ( 保密论文在解密后应遵守此规定) 论文作者签名：奁l 鸡盟导师签名： 期：塑生垫 山东大学硕士学位论文 摘要 本文基于系统工程学、组织行为学、项目管理等基本的原理和方法在详细 分析了项目特征的基础上，得出了项目是一个开放的社会系统的结论，指出缺乏 有效的项目界面管理导致项目效率低下乃至失败的重要原因，并提出了项目界面 管理的基本原则及其实现的有效途径，从而为项目管理研究和具体实践提供一些 新的思路和方法。 本文的主要内容分为五个部分： 第一部分是引论。本部分首先介绍了项目的现状，归纳了系统观点对项目管 理的影响，得出忽略界面管理是导致项目失败和效率低下的重要原因。然后分析 了项目界面的内涵及成因，并对项目界面管理的研究现状和项目界面管理的作用 进行了总结。 第二部分是项目界面系统的构成研究。本部分采用系统观点首先分析了构成 项目的主要子系统，在此基础上对项目界面系统的构成机制展开研究。由于构成 项目的子系统的交互作用方式基本相同，因而项目界面系统的结构也基本相同。 因此项目主要包括三套项目子系统：基于项目生命周期的子系统，基于项目管理 层次的子系统，基于项目利益相关者的子系统，这三套子系统的相互作用构成了 复杂的项目界面系统。项目界面系统当中的主导界面在项目具体实践过程中必须 加强管理。 第三部分分析了项目界面管理应当遵循的一般原则。本部分总结了前人的成 果，并加以创新，认为项目界面管理必须遵循以下基本原则：系统管理原则、审 查控制原则和全员参与原则。遵循这些原则可以帮助项目获得成功。 第四部分研究了实现有效项目界面管理的途径 确项目中责任的归属问题，从而避免项目子系统之 项目中的突发事件对于保证项目顺利实施，在规定 重要的。通过缔结项目利益相关者i f i j 的绩效契约， 然后辅以严格的项目范围控制、精确的w b $ 分解以 件管理可以成功地解决项目的界面问题。 项目界面管理的目的在于明 发生冲突。及时高效的解决 预算内按时完成项目是至关 在此基础上形成心理契约， 标准的沟通规范和全面的事。问的并及 山东大学硕上学位论文 第五部分论述了界面管理在项目中的实践应用。本部分以某大型软件实施项 目为例，说明了本文在项目界面管理方面的研究成果在该项目中的全面应用过程 和结果。实践证明本文的研究成果是科学合理并行之有效的。 第六部分为结论部分。本部分归纳了本文的主要创新点以及需要进一步研究 的课题。 随着项目管理在全世界范围内的不断推广，以及项目管理理论研究的不断深 入，人们越来越深刻地认识到系统思维和项目界面管理对于项目成功的重要性。 本文的研究不但可以给项目具体实践提供一种有益的思路，也可以为项目界面管 理的研究提供一点借鉴。 关键词：项目界面管理事件 山东大学硕士学位论文 a b s t r a c t b a s e d u p o ns y s t e m st h e o r y ，o r g a n i z a t i o n a lb e h a v i o r sa n dp r o j e c t m a n a g e m e n tt h e o r y ，t h i sp a p e rg i v eam i n u t ea n a l y z et ot h ec h a r a c t e r so f p r o j e c t ，a n dt h e nd r a war e s u l tt h a tp r o j e c ti sa no p e ns o c i a ls y s t e m ，p o i n t o u tt h a tl a c ko fi n t e r f a c em a n a g e m e n ti st h em o s ti m p o r t a n tr e a s o nt ot h e f a l s eo fp r o j e c t t h e nt h i sp a p e rp r o v i d e st h eb a s i cp r i n c i p l e sa n d m e t h o d s o fi n t e r f a c em a n a g e m e n t t h em a i nc o n t a i n so ft h i sp a p e rc a nb ei n t r o d u c e db r i e f l ya sf o l l o w s ： 1 i n t r o d u c t i o no fp r o j e c ti n t e r f a c em a n a g e m e n t d u r i n gt h i sp a r t ，t h i sp a p e ri n t r o d u c et h es t a t u so fp r o j e c t ，p o i n t t ot h a ti g n o r i n gp r o j e c ti n t e r f a c em a n a g e m e n ti st h ep r i m a r yr e a s o no ft h e f a i l i n ga n di n e f f i c i e n c yo fp r o j e c t t h e nt h i sp a p e rc o n c l u d et h a tp r o j e c t i sa no p e ns o c i a ls y s t e m ，t h e r ew i l lb em a n yi n t e r f a c ep r o b l e mb e c a u s eo f i n n o v a t i o n ，e n v i r o n m e n tv a r i e t y ，s p e c i a l t y ，i n f o r m a t i o nl a g ，d i f f e r e n c e o fo b j e c t ，c u l t u r ec o n f l i c t s ot h ei n t e r f a c em a n a g e m e n ti sv e r yi m p o r t a n t 2 t h ek i n d so fp r o j e c ti n t e r f a c e s y s t e ms t a n d p o i n tr e p u t et h ea r c h it e c t u r eo fp r o j e c ti n t e r f a c es y s t e m i su n i f o r m c o m m o n l y ，p r o j e c ti n v o l v et h r e es e r i e ss u b s y s t e m s t h e yb a s e u p o np r o j e c t f e c y c l e ，p r o j e c tm a n a g e m e n t1 e v e sa n dp r o j e c ts t a k e h o l d e r s t h e s et h r e es e r i e ss u b s y s t e m sm a k eu po ft h r e es e r i e sp r o j e c ti n t e r f a c e s y s t e m t h e r ea r eo b j e c to fi n t e r f a c em a n a g e m e n t 3 t h ep r i n c i p l et h a tp r o j e c ti n t e r f a c em a n a g e m e n ts h o u l do b e y t h i sp a p e rs u m m a r i z e s m a n ylit e r a t u r e so fp r o j e c tm a n a g e m e n t ：c o n s i d e r i n t e r f a c em a n a g e m e n ts h o u l do b e ym a n yb a s i cp r i n o i p l e s f i r s t ，d u r i n gt h e p r o c e s so fp r o j e c t ，i n t e r f a c em a n a g e m e n tm u s tb a s eu p o ns y s t e mt h i n k i n g s e c o n d ，p r o j e c ti n t e r f a c em a n a g e m e n tn e e d ss t r i c ta u d i ta n dc o n t r 0 1 t h i r d ， a 1 1t h es t a k e h o l d e rm u s tt a k ep a r ti ni n t e r f a c em a n a g e m e n t i fy o uo b e y t h e s ep r i n c i p l e s ，y o up r o j e c tw il lb es u c c e s s f u l 1 4 t h ep a t ht or e a l i z ee f f i c i e n e yi n t e r f a c em a n a g e m e n t t h eo r d e ro fi n t e r f a c em a n a g e m e n ti st od e f i n i t u d et h ea d s c r i p t i o no f r e s o u r c ea n dr e s p o n s i b i li t y ，t h ee m p h a s e so fi n t e r f a c em a n a g e m e n ti s t o s o l v et h ea d s c r i p t i o no fr e s p o n s i b i l i t yb r o u g h tb yo u t b u r s ta f f a i r i fw e c a ns o l v ea l lt h ei s s u ei nt i m e ，p r o j e c tw i l lf i n i s ho ns c h e d u l e t h i sp a p e r c o n s i d e rt h a tc o n c l u s i o np e r f o r m a n c ec o n t r a c ta n dp s y c h o l o g i c a lc o n t r a c t c o m b i n ew i t hs t r i c t r a n g ec o n t r o l ，e x a c t w b s ，n o r m a l c o m m u n i c a t i o n c r i t e f l o na n di s s u em a n a g e m e n tw i l lb es u c c e s s f u li ns o l v et h ei n t e r f a c e p r o b l e m 5 t h ea p p l i c a t i o no fi n t e r f a c em a n a g e m e n t t h i sp a p e rs e l e c t sat y p i c a ls o f t w a r ei m p l e m e n tp r o j e c tt ov e r if yt h e t h e o r e t i c a lr e s e a r c hr e s u l t so fi n t e r f a c em a n a g e m e n t t h er e s u l t sp r o v e t h a tt h et h e o r e t i c a l r e s e a r c hr e s u l t s d e r i v e d f r o mt h i s p a p e r a r e r e a s o n a b l ea n dp r a t t i c a l 6 t h er e s u l ta n dp r o b l e mf o rs t u d yi n f u t u r e t h i sp a r ts u mu pt h er e s u l to ft h i sp a p e ra n dp o i n to u tt h ep r o b l e m n e e dt o s t u d y i nf u t u r e w i t ht h es p r e a do fa p p l i c a t i o no fp r o j e c tm a n a g e m e n ta n dt h es t u d yo f t h ep r o j e c tm a n a g e m e n tt h e o r y ，t h ei m p o r t a n c eo fi n t e r f a c em a n a g e m e n t is m o r ea n dm o r ei ne v i d e n c e t h es t u d yo ft h i sp a p e rn o to n l yp r o v i d e san e w m e a s u r et o p r o j e c tm a n a g e m e n t ，b u t a l s og i v e se d if i c a t i o no fp r o j e c t m a n a g e m e n ts t u d y k e y w o r d s ：p r o j e c t ，i n t e r f a c em a n a g e m e n t ，i s s u e 4 !竺!竺!坚奎=苎兰翌：兰竺鉴兰 1 引论 自从2 0 世纪6 0 年代以来企业开始尝试按照项目的方式组织日常活动，取得 了很大成功。2 0 世纪8 0 年代以后项目管理开始风靡全世界，无论其应用领域还 是自身研究都取得了空前的发展。 在项目管理的工具和技术不断进步的同时，因结果偏离预期目标等原因被迫 中止的项目却越来越多。据k p m g 对1 4 0 0 余家组织的跟踪调查显示：超过3 0 的 项目以取消告终，半数以上的项目费用超过预算的1 9 0 ，工期超出原计划的2 2 0 。 这种现象在i t 行业尤其严重。“1 另据s t a n d i s hg r o u p 对财富5 0 0 强企业的 i t 项目连续6 年的调查数据发现，只有2 6 的i t 项目完全成功，而2 8 的项目则 完全失败，其余4 6 的项目则超过了预算或工期。1 本文认为，拙劣的界面管理是导致项目失败和效率低下的重要原因。如 s o u d e r 的调查发现，当r & d 市场营销界面存在严重的管理问题时，6 8 的r & d 项 目将在商业化上完全失败，2 1 的项目将部分失败。3 因此必须加强项目界面管理。 1 1 项目界面的内涵及成因 系统观点认为项目是一个开放的社会系统，由一系列相关的子系统构成，项 目子系统在功能和作用上具有互补性，具有共同的目的( 项目的目标) ，项目实施 的过程中，项目子系统、项目大系统以及外界环境之间不断地进行着物质、能量 和信息的交换。 在项目具体实践和研究的发展历程中，系统思维方式对其产生了巨大的影响。 这些影响具体表现为：第一，系统观点的根本是要求将系统看作一个整体，这也 是项目管理的最基本的要求“；第二，系统思维认为项目应该经过严密的计划和 组织，并且有明确的目标，同时承认项目所处的环境是不断变化的，因此需要对 项目子系统及界面进行管理；第三个重要影响在于项目管理应该实施动态的控制， 即需要不断的信息反馈以及多层次的项目控制；最后一个重要影响电是最直观的， 就是很多系统工程的方法在项目管理中得到广泛的应用，例如系统分析、系统工 程、工作分解( w g s ) 、系统仿真等等。 本文提出的项目界面管理也正是从系统思想对项目管理的影响中转化来的。 e 山东大学硕士学位论文 1 1 _ l 项目界面的内涵 界面并不是管理领域专有的名词。从起源看，界面最早出现在工程技术领域， 而且由来已久。它主要是用来描述各种仪器、设备、部件及其他组件之间的接口， 也即各类组件结合在一起时的结合部分。界面这个概念较好的反映了两种物体之 间的结合状态，能够说明要素与要素之间的衔接关系以及相互作用，因此近年来 被引入了管理活动中。 从管理的角度来讲，界面的内涵和外延都得到了拓展。它既可以是不同职能 部门之间的联系状况，也可以是不同工序、流程之间的衔接状态甚至还可以描述 人与物之间的关系。管理界面已经超出了工程领域所致的物体结合部位的意义。 尽管它仍然是一种接口的描述，但已脱离了具体的、有形的物质表征的束缚，其 本质属性已抽象到包容社会和物质双重属性的范畴。具体而言，界面已被定义为 一种变数事物相互联结、相互作用状态的概念。这种联结可以是有形的也可以 是无形的，只要两者之间发生作用和联结，就可将他们的交互作用称为界面。8 1 界面可以表现为有形体，但是管理界面通常是无形的，也就是说，管理活动 中所涉及的界面问题，大多是看不见摸不着的。界面的无形性给人们的管理工作 带来了相当大的难度，使人们往往难以准确地认识和把握界面的根源及实质。 综上所述，我们将项目中的界面定义为：项目界面是项目相关单元之间的接 触方式和机制的总和，具体可以理解为项目子系统之间以及项目系统与外部环境 之间物质、信息和能量传导的介质、通道或载体。 l 1 2 项目界面的成因 事实上，人们在实际的项目管理活动中，很早就已注意到不同部门之间的协 调，并且常常为不同职能部门之间的矛盾和冲突而感到困惑。例如，营销部门和 产品开发设计部门之间常常在新产品选择上存在分歧，制造部门和原材料采购部 门也经常发生冲突，研发、市场和制造部门之间失调则更常见。所有这些现象， 都可归结为界面失调的问题，它们轻则导致效率低下，重则导致项目失败。在项 目实施的过程中，界面问题的表现多种多样，不仅有部门之间的，也有流程之间 的，因而其产生的缘由也颇为复杂。总的来看，主要有以下一些共性原因： 6 山东人学硕士学位论文 ( 1 ) 项目的创新性。项目最明显的特征是创新性，创新性意味着很多东西是 事先不知道的，因此不能通过计划来进行管理和控制，因此在项目实施的过程中 必然会出现很多的新情况。新情况的出现会打破项目系统原有的均衡，增加了系 统的熵值( 即紊乱度) ，如果不加以协调，系统将会崩溃，项目就会失败，而这种 协调是在多个子系统之间进行的。多个系统之间的交互作用就会产生界面问题。 ( 2 ) 环境的变化。知识经济时代最大的特征是环境瞬息万变。项目通常是跨 企业、跨行业的，因此对环境的变化更敏感，受环境的影响也就更频繁。很显然 外部系统( 社会经济) 环境的变化将导致系统地熵值增加、失去平衡。项目要随 着环境的变化做出调整，这种调整也会涉及到多个项目子系统，因而也会产生界 面问题。 ( 3 ) 专业化。专业化是导致整体工作分解的根源。自从福特将亚当斯密的 分工理论引人生产制造领域以后，企业管理中的专业化分工越来越细，许多统一 的工作被分解成为各种简单的活动。例如现在的许多产品就是不同工序的加工工 件组合而成。虽然专业化分工极大地提高了效率，但是由于不同专业之间存在的 交接、协调及组合活动，大量的界面问题也相伴而生。 ( 4 ) 信息粘滞。在企业的生产经营运作中，各种不同的信息流穿梭其中，尤 其是随着经济全球化趋势的加强，企业涉及的信息更加浩繁庞杂。各个部门、各 项职能以及各种流程之间都会产生和涉及大量不同的信息。由于解决问题所需的 信息分布在相关的不同部门、职能或流程之中，加之不同的职能部门一般都对自 身领域的信息( 尤其是技术知识信息) 较为了解和关注，缺乏对其他领域信息的了 解愿望和冲动。这就势必导致信息传输中的粘滞现象发生，即各种不同的信息常 常滞留于其自身的信息源周围，严重地甚至引起信息传输通道受阻。 ( 5 ) 目标差异。不同的职能部门、流程之间的目标追求方面的差异也是导致 界面问题的一个重要原因。当一项企业总体任务被分解到工作性质不同的职能部 门之后，这些任务在完成时间、运作方式、资源分配等方面均会对不同的职能、 部门、流程产生不同的要求，这就使得各个职能组织都倾向于从自己的角度来考 虑并处理问题，忽略了其他职能部门或流程的作用和配合，因而互相之间的冲突 时有发生，界面衔接不顺畅。 7 山东大学颂士学位论文 ( 6 ) 文化冲突。近年来，管理中涉及的文化因素越来越多，文化的作用也越 来越重要。不少企业问题都与文化因素有关，有的甚至因为文化方面的冲突而使 企业发展受阻，尤其是在高科技时代背景下，企业间和企业内的文化冲突已成为 各部门整合时产生界面问题的一个重要来源。处理文化摩擦也成为企业管理中的 一项曰益重要的任务。 随着项目规模的增加，冲突日渐频繁，界面管理的必要性也随之增加。 1 2 项目界面管理的作用及其研究现状 界面管理水平的高低对于项目成败至关重要，因此，近年来很多中外学者已 经开始关注项目的界面问题并取得了一系列的研究成果。 1 2 1 项目界面管理的作用 ( 1 ) 界面管理是项目组织运行的润滑剂。界面管理是项目管理的一个重要方 面，而且是一个被项目管理理论和专家们长期忽视，但项目从业人员却无法回避 的重要方面。许多项目管理的问题，焦点往往集中在界面管理上，从这个意义上 说，项目经理能否处理好界面层次上的管理问题，是项目能否顺利实施的关键。 ( 2 ) 界面管理是项目组织设计和关键人事安排的重要影响因素。项目组织的 设计有两个相互矛盾的要求，一是提高专业化水平，二是尽量减少界面关系。对 于项目来讲，提高自身专业化水平就必须加强项目相关各方的合作，增加人员、 物资和信息的交流。这种增加必然会导致项目界面的复杂度，增加界面管理的难 度。正因如此，协调能力成为项目经理必备的重要能力，同时协调能力直接影响 项目界面管理的水平。”1 ( 3 ) 界面管理是当代经济社会发展特点对项目管理提出的要求。界面管理之 所以在最近几年受到西方管理学界、企业界的高度关注，是因为世界经济一体化、 信息技术等人类历史进步趋势导致经济形态发生本质性变革，即知识经济的出现。 在企业社会中，管理结构的扁平化、学习型组织等现象的出现，使管理视点从垂 直问题转向了横向问题。很显然，横向就意味着有很多界面问题需要处理，而且 在相当长的时间内，界面管理理论还有待于深化。 ( 4 ) 实施界面管理的目的是耍明确责任。项目实施的过程中，由于众多的人 员和组织参与，责任无法区分，造成项目事件过程中的“扯皮”现象，使很多项 r 、 山乐大学坝上学位论义 目工期一拖再拖。事先没有明确的责任，尤其是不能带来利益的责任是项目利益 相关各方都不愿意承担的，实施项目界面管理的目的就是明确区分责任。 l ，2 2 项目界面管理研究现状 现代项目管理的发展经历的半个多世纪，而对于界面管理的研究是近几年的 事情，而且这方面的研究成果非常地少。只有p e t e rw g m o r r i s 在管理项 目界面一文中比较全面地介绍了项目界面管理。”1 皮特认为项目是一个开放的 社会系统，项目有许多相互作用的子系统构成，这些子系统之间的相互作用以及 项目与外部环境的交互作用构成了项目的界面系统。皮特详细地论述了系统观点 对项目管理的影响，并总结了项目界面管理的一些原则，但是没有对项目界面管 理的具体方法展开研究。其后西方学者在这些方面的研究就没有再取得突破性的 研究。另外，很多中国学者也开始关注项目界面，但是其研究基本局限于分析项 目实践过程中界面的成因以及需要管理的界面，创新性的成果较少。总之，现有 的研究成果没有提供项目实践过程中界面管理的具体方法。 1 3 本文研究的目的、路径及内容框架 项目是一个复杂的大系统，多年来中外学者从不同的角度进行了大量的研究 工作，并取得了丰硕的成果。本文从系统的角度出发，对项目界面管理进行研究。 由于项目界面管理是一个较新的而且非常复杂的课题，本文的研究只能涉及其中 一部分。 1 3 i 本文的研究目的 本文研究的主要目的是，针对项目系统的特点从界面角度来对项目进行思考 和研究，并在对传统项目管理方式和技术的整合的基础上提出科学的项目界面管 理体系，从而为进一步改善项目管理现状提供一些方法和思路。 本文认为，项目管理发展到今天，的确产生了许多非常有效的方法，同时系 统的思维方式在项目管理的研究中已经得到认可，然而却没有很好的融入到项目 实践活动中。大量的研究都集中于具体的技术问题和工具上，而忽视了项目的系 统特征。 系统的观点认为项目是一个开放的社会系统，项目由大量的子系统构成，子 系统之间相互作用形成界面。界面是项目子系统之间相互作用的方式和机制，是 一9 山东大学硕士学位论文 项目问题频发的地方，是项目成功的关键所在。项目主要包括哪些子系统、子系 统相互作用构成了哪些界面、如何对界面进行管理等等问题无不亟待解决。了解 项目界面系统的构成、运行机制、管理方式对项目管理是十分重要的。它将为揭 示项目的系统特征、项目责任的划分、项目突发事件的管理提供理论依据，从而 为项目管理提供新的思路。 由于目前项目界面管理方面的研究成果十分匮乏，一般仅限于界面的概念和 分类，而没有给出系统的管理方法，因此，本文的研究也有一定的开创意义“ 1 3 2 本文的研究路径及内容框架 本文将采用系统理论探索与实证相结合的研究方法，具体研究路径和内容框 架如图卜2 所示。 理论研究 1部分 图卜2 本文研究的系统框架图 在理论研究阶段，本文从系统的角度入手，探索了项目界面问题产生的根源。 本文论述了总结了系统思维对项目管理的影响和要求，从而得出了项目界面管理 必须采用系统的思维方式，为全文奠定了理论基础。在此基础上，本文对界面的 本质内涵和成因进行了分析，提出了界面管理对项目管理中有重要作用，具体表 现为：界面管理是项目组织运行的润滑剂；界面管理是项目组织设计、关键人事 安排的重要影响因素；界面管理是当代经济社会发展特点对项目管理提出的要求， 实施界面管理的目的是明确项目责任。 1 0 究 研分证部 实 1 l _ 山东= 学硕j ：学位论文 在项目界面系统的构成方面，本文从项目生命周期、项目管理层次、项目利 益相关者三个角度出发，提出了基于项目生命周期、基于项目管理层次、基于项 目利益相关者的三套界面系统，对项目系统中的复杂的界面进行了归纳和分类。 在项目界面管理的般原则方面，本文结合前人的一些研究成果，总结出项 目界面管理应当遵循的一些基本原则。这些原则为界面的清洗性原则、范围可控 性原则、计划的协调性原则、控制的层次性原则。这些原则虽然不是项目界面管 理的具体方法，但是却是在项目实践过程中应当遵循的，他们对项目的成功有积 极的意义。 在项目界面管理的途径方面，本文认为应当在组织方面寻求变革，从而寻求 内部利益相关者之间的和谐。结合近年来项目管理领域新提出的契约式项目组织， 本文认为缔结项目利益相关者之间的契约关系，将基于权利的驱动转变为基于契 约的驱动，可以很好的解决项目利益相关者以及项目管理层次间的界面问题。另 外传统的系统工具w b s 以及项目沟通管理、项目范围管理技术、事件管理都帮助 项目的界面管理达到一个较高的水平。 在实践验证方面，本文以某大型软件实施项目为例，说明了本文在项目界面 管理方面的研究成果在该项目的全面应用过程和结果。实践证明，本文的研究成 果是科学合理并行之有效的。 山东大学顾士学位论文 2 项目界面系统构成研究 按照系统观点，项目是一个开放的社会系统，该系统的每一个组成部分之间 都存在着交互作用。项目界面是项目相关单元之间的接触方式和机制的总和。研 究项目界面系统的构成是实践项目界面管理的基础。 系统观点认为构成项目的子系统的交互作用方式基本相同，因而项目界面系 统的结构也基本相同。无论是一次演出、一项援助计划、一次选举或者一个大型 投资项目，基本都遵循相同的项目系统结构模式。在任何一种项目中都会包含三 套项目子系统：基于项目生命周期的子系统、基于项目管理层次的子系统和基于 项目利益相关者的子系统。这三套项目子系统交互作用，从而形成了复杂的项目 界面系统。 2 1 基于项目生命周期的界面分析 2 1 1 项目生命周期 每一个项目从开始到结束都会经过相似的发展阶段，准确了解这些阶段，有 利于管理层次更好的控制企业的资源，实现既定的目标。项目经历的这些阶段就 称之为项目生命周期。项目阶段根据项目和行业的不同，其生命周期的阶段划分 也各有不同( 如表2 - 1 所示) 。州 表2 - 1 项目生命周期阶段的定义 山东大学硕上学位论文 现代项目管理实践和研究的过程中，通常采用系统的观点将项目的生命周期 概括为四个阶段( 如图2 一l 所示) ： 项目立项 可行性研究 战略 详细设计 成本计划 时间计划 计划实施 反馈 控制 项目结束 成果移交 后期维护 图2 - i 项目生命周期的各个阶段 ( 1 ) 概念阶段，也称作项目定义阶段。在这个阶段，通常要对项目进行简要 的描述，并为项目制定高水平的总体计划。在这阶段还要对项目做一个前期的 大致成本估算，并形成一个所要设计的工作的整体描述。项目工作通常是通过一 个工作分解结构( w b s ) 来确定的，在第一阶段的结尾通常有一个“干不干”的决 定。 ( 2 ) 设计阶段。该阶段在有些类型的项目中也称为开发阶段。在这一阶段， 项目组制定出更为详细的项目计划，并给出更准确的成本估算和更为详细的w b s 。 从另一个角度来看，本阶段的工作是要确定备选方案，并进行选优。设计阶段的 工作对于项目的成败至关重要，这在软件开发项目中尤为明显。实践表明，设计 阶段所占用的时间越多，项目的后期实施将越顺利。项目的设计工作通常也不能 孤立进行，应当让业主、项目实施人员尽可能多的参与设计。 ( 3 ) 实施阶段。实施阶段通常是项目花费时间和成本最高的阶段，该阶段主 要是实现前一阶段确定的计划。该阶段与前两段有明显的区别：首先，概念阶段 与设计阶段是有机性的和演进性的，而实施阶段是高度机械性的。该阶段的目的 不是开发新技术和设计方案，而是尽可能有效的实施设计阶段确定的计划；其次， 在组织上有很大的差别，人员有很大的扩充；第三，该阶段的重要工作是要进行 控制，及时发现项目实施过程中出现的偏差，并纠正偏差。 山东大学硕i 学位论文 ( 4 ) 收尾阶段。这是项目的最后一个阶段，但并不是最不重要的阶段。该阶 段与上一阶段常常重叠。这个阶段的完成意味着项目结束并在定意义上获得成 功，项目组就此解散，当然有些项目会涉及到一些维护工作。这个阶段的工作主 要包括：为最终验收做准备、向客户交付最终产品、项目总结等等。一般来讲该 阶段持续的时间比较短，然而在很多不成功的i t 项目这个阶段会被无限延长。 2 1 2 基于项目生命周期的界面 项目生命周期的各个阶段之间具有非常重要的联系。可行性阶段的管理工作 是高度“战略性的”，该阶段做出的决定对于投资企业今后的健康发展具有决定性 的作用。设计阶段的管理工作具有高度“战术性”，这个阶段主要对已经确定要实 施的项目进行具体的设计工作，设定合适的方案作为第三个阶段实施的基础。第 三个阶段的管理工作则更具体，属于现场控制层面，它要求项目尽可能准确高效 率的按照第二阶段制定的详细计划实施。第四个阶段相对更复杂一些，它的管理 工作具有前三个阶段都有的特征，要求采用复合式的管理。 在项目的生命周期的四个阶段之间有三个比较明显的分界点： 从概念阶段到设计阶段：“干”的决定 从设计阶段到实旖阶段 从实施阶段到收尾阶段 项目在这些变化点的两侧有明显的不同，这些不同主要体现在：任务、规模、 技术、变化的范围和速度等，这些差异导致了项目作业方式、人员行为蛆及管理 和指导的需求不同。这些不同就要求项目从业人员在项目不同的阶段要实施的管 理也要明显区别。 ， 项目四个阶段构成四个子系统，这四个子系统之间相互作用，形成了多个界 面。显然这些界面是由于项目发展过程中产生的活动之间的交互作用产生的，是 项目发展过程的函数，故称之为项目生命周期界面或动态界面。 生命周期予系统( 或活动子系统) 之间的动界面对项目管理极为重要。首先 因为它在所有项目的生命周期的某些阶段具有持续重要性，其次，上一子系统( 如 设计) 对其后的各子系统( 如实施) 在管理上起着决定作用。动态的相互关系需 1 4 要谨慎处理，对早期系统的小失误如果不加以注意，那么就会像滚雪球一样在项 目中成为大的错误。 边界通常位于技术、区域、时间和组织的间断点。在项目周期中的主要间断 点，如：项目四个阶段之间的间断点以及项目各阶段主要子系统( 制造、检查、 供货、仓储、销售等) 之间的间断点，构成了主要的动界面。这也称之为自然间 断点，将它们作为项目界面管理的检查点可以很好的控制项目。 在项目实施的过程中，主要的动界面实际上是以下述方式使用的：项目可行 性报告、项目前期技术设计报告、“生产”合同，以及验收报告等等。而检查点、 概算完成报告、月进度报告等都是为了控制而设计的。所以不一定是自然的间断 点才可以作为检查点。它们都以自己的方式通过项目管理做出反应，从而跨越动 态界面来控制项目要素。 基于项目生命周期的界面问题在项目实践过程中会时常发生。项目生命周期 界面问题一般包括：项目定义不完整、项目不能按时到达里程碑、不切实际的进 度安排、在项目实施阶段依然对目标不明确等。项目生命周期带来的直接后果就 是项目延期以及成本增加。 2 2 基于项目管理层次的界面分析 世界上任何一件事情( 包括项目) 的成功都需要依靠组织管理作为其根本保 证，古今中外，概莫能外。所以在一般的管理的职能中，组织管理是四大管理职 能之一。由于项目组织所具有的开放性、临时性和团队性等特征，使得项目组织 管理工作比日常运营组织管理工作更为复杂和具有更高的要求。 2 2 1 项目管理的三个层次 从美国的社会学家塔尔科特帕尔森( t a l c o t tp a r s o n s ) 时代起，人们就将 管理活动明确的区分为三个层次：技术战术层次( 层次1 1 1 ) ；中间管理层( 层次 i i ) ，战略管理层( 层次i ) 。帕尔森指出在每一个管理出色的企业里，这三个管 理层次都发挥着至关重要的作用：技术战术层次( 层次i i i ) 设计和负责制造产品； 中间管理层( 层次i i ) 协调制造工作；而战略管理层( 层次i ) 将企业与更为广 阔的社会系统联系在一起。同样，在所有项目的管理过程当中，这三个层次都起 山东人学坝十学位论文 着极为重要的作用( 当然，在一些非常小的项目中这些层次区分的可能不是很明 显) 。 区分层次i i 和i 是至关重要的，因为这体现了项目与外部世界是有本质区别 的( 如图2 2 所示) 。而层次i i , i i i 所处理的基本上都是人们熟知的项目日常活动， 如：设计、实施、订货等，层次i i i 提供技术输入，层次i i 提供项目与外部世界的 缓冲以及对如何防止外部危险提供指导，但它并不是为了将项目与外部世界隔离， 也没有任何项目能与外部世界隔离。层次i 提供项目与外部环境的协调，这种协 调活动通常会涉及到项目发起人、业主、政府机构、社会团体、项目经理等角色。 图2 2 项目管理的三个层次 资料来源：p e t e rw g m o r r i s m a n a g i n gp r o j e c ti n t e r f a c e s k e yp o i n tf o r p r o j e c ts u c c e s s j p r o j e c tm a n a g e m e n th a n d b o o k 北京经济学院出版 社，1 9 8 9 ，5 项目管理活动的三个不同层次的工作，对于许多项目都是相似的，因而趋于 一个模式。 战略管理层( 层次i ) ，在得到成功所必须的资源和条件后，主要涉及到项目 的商业可行性及可能性。此层次的主要工作范围为： 确定令人满意的项目界限( 包括技术内容、费用及进度要求) 为项目的实施和维护筹备资源 1 6 山东人学硕l 学位论文 为项目确定适当的组织结构 疏通与外部团体如政府、社会团体、新闻媒体等的关系 确保项目实施过程中有熟练的技术人员 确保整个企业通过实施项目是有利可图的，并且可以获得足够的资金 技术战术层次( 层次i i i ) 及中间管理层( 层次i i ) 的工作是完成由高级管理 所设计和规划的任务，主要的功能包括： 实现项目的目标落实项目的计划，产生一系列的项目成果 创立实施项目所需要的组织包括正式的组织结构、合同关系、信息 流通系统和控制程序，以及非正式的工作关系及交流模式。 把来自外部环境的干扰减至最少例如：获取项目实施过程中必须的 资源，与职能部门以及其他项目进行谈判，与高层经理进行必要的沟通。 为项目顺利实施提供必要的基础设施( 设备、运输工具、通讯设施、办 公设施等) 2 2 2 基于项目管理层次的界面 项目管理的不同层次形成了许多子系统，子系统之间的相互作用就形成了界 面。这些界面主要包括： ( 1 ) 人员界面 任何包含两个人或两个人以上的组织都无可避免的会存在人员界面，这种现 象在知识型组织中尤为明显。组织尤其是团队需要所有参与者的合作，合作就会 产生相互作用，而这种相互作用就构成了人员界面。无论何时，在同一项目中合 作的任意两个人之间都有潜在的冲突。如果发生冲突的两个人属于同一部门，尽 管项目经理的权力是有限的，但是它可以通过该部门的有关人员来解决出现的问 题。如果发生冲突的人不属于同一部门，项目经理就发现自己需要担当仲裁的角 色，如果不能调解，同时没有办法使冲突各方的上司协助解决，项目经理只能让 一方或双方都离开项目组。项目人员界面虽然是最简单的组织界面，但是如果涉 及的人分属于不同的职能经理时也会变得非常复杂。 ( 2 ) 组织界面 组织界面是所有界面中最复杂的一种。首先不同组织内部的人员之间会产生 许多人员界面；其次每个组织都有独特的目标、组织结构、管理方式、企业文化。 这些目标通常是不一致的，组织结构也是不相同的，管理方式及企业文化也常常 有很大的差异。这些差异给组织之间的沟通带来很大的障碍。最明显的例子就是： 这些差异会使得组织之问使用不同的行业术语。这些行业术语常常会造成误解， 并且让其他的组织感到难以接受，因而在界面上就常常出现问题。由于相关的组 织之间日常工作中需要经常沟通，所以这类界面产生的冲突要比纯粹的管理界面 多。纯粹的管理界面通常只有在对项目有重要影响的决策和行为发生的时候才会 出现问题。组织界面也常常涉及到许多外部组织，例如客户、承包商等。 在项目具体实践过程中，以上两种界面都会产生非常严重的问题。而当人员 界面和组织界面互相交织在一起时( 称作管理界面) 就会产生尤为复杂的问题。 管理界面具有人员界面的特征，因为组织包含着大量的人，例如项目经理与纯粹 的职能经理的界面就具有人员界面的一些特征；同时，管理界面也具有组织界面 的特征，因为有不同的经理领导的组织的目的和追求通常是相互冲突的。 常规的组织图( 例如：直线制、矩阵式) 与现实世界使用的组织之间具有很 大的区别。常规的直线制组织图，或矩阵式组织结构图，非常清楚的显示了许多 管理界面，例如上下级界面、项目管理员工关系界面。然而，现实的项目还有 还多非常重要的界面( 如图2 3 所示) ：项目经理职能经理界面、项目经理高层 经理界面、职能经理职能经理界面，甚至还会有项目经理项目经理界面。 人员人员界面 图2 - 3 矩阵式组织结构中的项目界面 最重要的界面是项目经理以及对项目提供支持的职能经理之间的界面。由于 项目经理和职能经理本质上是处于相同的汇报层次，他们对资源的占有和使用权 - l8 - 山东大学硕士学位论文 力是相互制衡的，因此难免形成一种对立的关系。 项目经理与上层经理之间的界面非常重要，因为高层经理为项目经理分配资 源权力和责任。项目经理必须从高层经理那里获得真正的、绝对的支持，同时应 该能够与高层经理进行迅速、有效的沟通。 不同职能经理之间的界面也可能对项目产生很大的影响，因为项目经理通常 不太注意它，也很难及时了解职能经理界面上的问题，更没有权力对这个界面进 行协调管理，因而，一旦问题出现，可能会给项目带来很大影响，而且通常会让 项目经理会束手无策。加强对项目管理层次界面的管理将有助于从企业内部获取 项目必须的资源，从而使项目得以顺利实旆。 在项目具体实践过程中，项目的生命周期与管理层次密切相关，然而在每个 阶段，每个层次的参与程度是不同的。在概念阶段，战略管理层和项目团队( 层 次i 及i i ) 必须从技术以及商业利益方面做出关于“干与不干”的明确决定。如 果在概念阶段做出了干的决定，那么接下来就会进入设计阶段。这个阶段的工作 主要集中在层次i i 和i h 。在接下来的实施阶段，项目的设计更加详细，此时项目 管理( 层次i i ) 及全体技术人员的( 层次i