建档工作事项.doc

建立大学生信用档案工作事项建立大学生信用档案工作事项为了更好地协助各学校在教育厅规定的时间内顺利完成大学生信用档案建设工作，确保各项工作落到实处，有关建立大学生信用档案的具体工作事项，提请学校配合完成。 1、 建档前的准备工作1、按学生基本信息表提供学校组织架构树信息及所有在校学生（毕业班学生除外）的基本信息； 表格内容包括学校、院系、班级、姓名、身份证号、学号、学历、专业名称、入学时间与毕业时间； 学校、院系、班级、专业名称，须使用全称，请勿使用简称或缩写。2、按学校信息表提供包括学校名称、学校代码、学校Logo、学校所在地的基本信息； 学校名称必须是全称，请勿使用简称或缩写； 学校Logo一般为“校徽+学校名称”样式，由学校提供最大尺寸图片，最好是源文件； 二、相关工作事项1、学校联络人根据以下三个文件，向分管学生工作的校领导汇报教育厅文件精神与建档工作内容； 关于开展第二批普通高校开展诚信档案建设的通知湘学助 关于开展建立大学生信用档案的通知湘教通【2012】226号 关于做好建立大学生信用档案工作的通知湘学助【2013】39号2、在校级领导的协调下，促进成立建档专项工作小组，以协调学校各个部门之间的工作； 工作小组由涉及学生信用信息的相关部门组成，主要包括资助中心、学生处、教务处、校团委、财务处、保卫处、各学院等； 召开建档工作协调会议，会上确定责任部门与责任领导。 3、湘诚信用服务中心区域负责人与学校建档责任人商定学生建档工作计划与具体实施时间安排表； 学校建档通知可参照高校建档通知（样本）4、学校建档责任人拟定“开展建立学生信用档案工作通知”，向各二级学院、部处、单位下发； 学校建档通知可参照高校建档通知（样本）5、学校建档责任人拟定“建立学生信用档案工作培训会议通知”，负责召集相关与会人员并提供培训场所，湘诚信用服务中心派出培训讲师负责内容培训； 培训对象：建档工作相关人员，包括专职辅导员、学院干事等; 培训会内容：布置数据采集工作及时间安排，讲解数据采集流程及注意事项；用文档形式发放至相关经办老师、各学院辅导员；通过学院辅导员向学生发放宣传单页； 培训场所要求：具备投影仪、电脑、话筒等多媒体条件；6、学校建档责任人协调学校相关部门，批量提供学校数据库现有记录； 主要是学习成绩、学期评语、学费缴纳记录、助学贷款记录、境内外交流、违规违纪记录等6项内容； 采集时，筛选出学校现有数据库中与档案对应的信息，统一导出，保存文件使用湘诚信用服务中心提供的标准数据表格；7、学校向每位学生发放“档案信息采集软件”，采集学生档案补充信息； 软件采集学生个人资料、教育经历、工作经历、项目经验、培训经历、社团经历、奖励荣誉、证书证件、学术论文、论著专著、发明专利等11项内容； 学生录入信息前签署学生信用档案服务协议； 软件生成的电子表汇总至建档责任部门，统一移交湘诚信用服务中心；8、学校建档责任部门牵头在校内开展建档宣传； 在校内主要干道、教学楼等显著位置，悬挂宣传标语条幅； 在教学楼、学生饭堂、学生宿舍楼等公共场所，张贴宣传海报等。9、学校配合湘诚信用服务中心扫描学生的证书证件； 湘诚信用服务中心派工作组进驻学校，把学生信用档案中涉及的证明材料或证书证件，扫描为电子证书； 学校按照各学院学生分布情况，拟定一份证书扫描时间安排表下发各学院；10、学校配合湘诚信用服务中心对错漏信息进行更正和补充。12、档案建立以后，学生登录学生信用服务网激活信用档案,激活时间由教育厅统一