声像档案管理(2).ppt

声像档案管理 一 声像档案的概定 1 定义 声像档案 audio visualarchives 是指国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片 包括底片 反转片 影片 正负片 唱片 录音带 录像带等不同材料为载体 以声像为主 并辅以文字说明的历史记录 它是全宗档案的重要组成部分 二 收集范围 1 反映单位概貌的声像材料 2 反映单位名称的照片 3 单位历届主要领导人的照片 4 上级领导机关授予单位或个人的奖状 奖旗 证书等的照片 5 单位召开的各类重要会议形成的主要声像材料 包括大会会场 主席台 主要领导讲话等场面 6 单位在涉外活动中形成的声像材料 7 单位领导 专家 学者在国内外重大活动中形成的声像材料 8 上级领导来本单位视察 检查工作形成的声像材料 9 单位重要工程建设 重大技术改造和技术引进中形成的主要声像材料 包括现场原貌 开工仪式 重要施工阶段 竣工仪式 试生产情况或工程全貌等 10 单位历年生产的主要产品照片 11 单位获国优 部优 省优产品的奖杯或证书等的声像材料 12 反映新技术 新工艺 新材料应用的声像材料 13 单位历年重要科研成果 科技发明等的声像材料 14 单位其它重要活动 重要事件或重大事故形成的声像材料 15 搜集来的其它具有保存价值的声像材料 三 归档整理要求 1 归档要求 1 保证真实 声像材料形成部门负责归档声像材料的收集 鉴定 整理和移交工作 归档的声像材料必须真实 对真伪有疑义的应采取必要措施进行鉴定 2 保持历史原貌和自然形成规律 归档的声像材料应进行价值鉴定 确认有保存价值的方可归档 归档的声像材料必须是原版 即经过视 音频处理编辑过的成品 原件 内容完整 图像清晰 数据准确 并附有详细的说明 3 保持一致 归档的照片档案应是照片 底片 说明齐全 底片与照片影像一致 对反映同一内容的若干张照片 应选择主要照片归档 录音 录像归档应保证与其目录和备考表内容保持一致 4 其他要求 任何部门或个人不得私自保存或据为己有 归档的录音 录像材料应当声音清晰 画面清楚 禁止使用劣质录音 录像材料作载体 声像材料可采取随时归档的办法 于形成后一个月内 由摄录者整理并编写文字说明后向档案部门移交 2 归档整理 1 原则声像档案的整理应遵循保持档案的有机联系 利于保管 便于利用的原则 2 保管期限 永久 30年 10年 永久 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的 记录领导人和著名人物参加与本单位有关的重大公务活动的 记录本单位组织或参加的重要活动 会议的 记录本单位及与本单位相关的重大事件 重大事故 重大自然灾害以及其他异常情况和现象的 30年 记录本单位非主要职能活动和常规工作的 记录以其他单位为主的与本单位相关的 10年 其他具有保存价值的 3 保管单位 张 册 盘照片档案保管单位 张录音 录像档案保管单位 册 盘声像档案转为电子档案保管单位 盘 一般一光盘对应一册 盘 声像档案 4 分类 编目 编号 分类由于声像档案记录的形式 载体不同 应按其形式分成照片sx1 录音sx2 录像sx3 光盘sx4 其他sx5五类 分别编目编号 排列 保管 不能混杂 编号视频 音频文件是以盘 盒 册为单位保管的 以时间为顺序 按 分类号 件号 编号 应在同一全宗 同一类别 在同一保管期限 同一年度下顺序编流水号 应按声像档案的内容编号 一盒 册 中存在多个不同内容的声像文件 应对每一个声像文件进行流水编号 并填写目录 编目 录音 录像 题名 简明概括 准确反映照片的基本内容 人物 时间 地点 事由等要素 拍摄时间 指拍摄内容发生的时间 由年月日构成 摄录人 指拍摄者 需在声像档案移交时 在移交单上签名 载体形式 包括磁带 磁盘 光盘 录影带等 播放时长 指拍摄内容的播放时间 播放设备 指用什么设备播放 互见号 指与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 5 存放保管声像档案要设置专用库房或装具 要能防盗 防火 防水 防日光及紫外线照射 防污染 防有害生物 防震 防潮 配备温 湿度调节等设施 并要保持清洁 对长期保存且不常用的录音带 录像带 每隔半年重绕一次 照片 底片 光盘和磁盘每年检查一次 发现有变质 损坏迹象的要及时修补和复制 四 照片档案管理规范 照片档案管理规范 是2003年5月1日由国家档案局制定 经国家质量监督检验检疫总局发布实施的 规范 是根据我国照片档案管理的现状和需求 结合国际标准和相关国家标准 行业标准在1992年 规范 的基础上进行的修订 一 照片档案的定义 照片档案指国家机构 社会组织或个人在社会活动中直接形成的以静止摄影影像为主要反映方式的有保存价值的历史记录 一般包括 底片 照片和说明三部分 二 照片档案的收集 收集范围 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的照片 领导人和著名人物参加与本单位 本地区有关的重大公务活动的照片 本单位组织或参加的重要外事活动的照片 记录本单位 本地区重大事件 重大事故 重大自然灾害以及其他异常情况和现象的照片 2 记录本地区地理概貌 城乡建设 重点工程 名胜古迹 自然风光以及民间风俗和著名人物的照片 3 其他具有保存价值的照片 2 收集要求3 收集时间 三 照片档案的整理 1 基本要求 1 整理原则应遵循有利于保持照片档案的有机联系 有利于提供利用的原则 照片档案的照片和底片应分开存放 2 保管期限和密级按照片 底片的价值划定的存留年限分为 永久 30年 10年 保管期限的具体划分按 国家档案局关于机关档案保管期限的规定 执行 整理方法 1 照片的分类在全宗内按 保管期限 年度 问题进行分类 跨年度且不可分的照片 可按 保管期限 问题 年度进行分类 2 照片的排列在分类方案的最低一级目录内 按问题结合时间 重要程度等进行排列 为方便提供利用 排列和入册时应充分考虑不同保密等级照片的定位 3 照片的编号照片号是固定和反映每张照片在全宗内分类与排列顺序的一组字符代码 格式包括 格式一 全宗号 保管期限代码 册号 张号格式二 全宗号 保管期限代码 张号 册号 在某一保管期限内照片册的排列从 1 开始顺序编号 张号 编号格式一中照片在册内从 1 开始顺序编号 格式二中照片在某一保管期限内顺序编号 例如 16 Y 2 8 格式一 16 Y 8 格式二 如 sx1 1 8音像档案照片 含底片 案卷号张号 16 Y 2 15 4 照片说明的填写 题名 应简明概括 准确反映照片的基本内容 人物 时间 地点 事由等要素尽可能齐全 照片号 底片号 参见号 与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 格式 档案种类档号示例1 文书档案0113 2 18示例2 科技档案G J 21 单张照片说明 时间 用8位阿拉伯数字表示 第1 4位表示年 第5 6位表示月 第7 8位表示日 摄影者 一般填写个人 必要时可加写单位 文字说明 事由 时间 地点 人物 背景 摄影者等要素 六要素 照片归属权不属于本单位的 应注明照片版权 来源等 5 照片的入册按照分类 排列顺序即照片号顺序将照片入册 6 册内备考表的填写情况说明 填写册内照片缺损 补充 移出 销毁等情况 7 照片册的填写与排列照片册的封面印制 照片册 字样 照片册册脊的项目包括 全宗号 保管期限 册号 起止张号 8 大幅照片的整理要求 大幅照片的放置 大幅照片的说明 题名 国家防汛抗旱指挥部2008年第一次会议全体会议2008年4月20日在北京召开 照片号 16 Y 2 8至16 Y 2 11 底片号 16 Y 8 参见号 文书档案2008 5 Y 12 时间 2008年4月20日 摄影者 张三 文字说明 2008年4月20日 国家防汛抗旱总指挥部2008年第一次全体会议 在北京召开 中共中央政治局委员 国务院副总理 国家防汛抗旱总指挥部总指挥回良玉主持 国家防汛抗旱总指挥部 国家水利部 国家气象局等有关部门同志参加 16 Y 2 8 3 底片的整理 1 底片的编号格式 全宗号 保管期限代码 张号 2 底片号的登录 3 底片袋的标注 4 底片入册 5 册内备考表的填写 6 底片册的填写与