文书档案整理(卷)方法.ppt

机关文书档案 卷 整理方法 档案的概念 档案是指过去和现在的国家机构社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 一 机关文书档案的归档范围 一 归档范围1 本单位形成的文件材料 1 会议文件材料 指本单位党 政 工 团召开的代表 工作会 党组 党委 行政领导办公会 专业会办公会 专业会参加针对本单位主管业务的会议材料 2 正式文件 指本单位制发的 包括转发 合发 本单位上级的批复 下级的请示等 正式文件的签发稿 定稿 正本 重要文件的修改稿 3 较重要的材料 指本单位形成的 白头文件 如工作计划 总结 报告 规章 调查 统计 财务报表 交接手续 机构 人事 合同 协议 科学研究 刊物 出版物 外事活动中形成的材料 重要的人民来信来访 领导的指示 领导在公务活动形成的重要信件 电报 电话记录 从外单位带回的与本单位有关的文件材料 反映本单位 本行业 的历史沿革 大记事 年鉴 重要的剪报 荣誉证书 声像材料 实物等 2 上级单位的文件材料 1 需贯彻执行的会议主要文件材料 本单位主要业务的文件及非本单位主管业务的法规性文件 领导人 人民代表等视察 检查本单位的文件材料 含声像材料 2 代上级单位拟草并被采用的文件的最后草稿和印本 包括报纸 刊物转载的文件材料 3 同级单位和非隶属单位的文件材料 1 虽不是本单位主管业务但需贯彻执行的法规文件 2 对本单位检查的重要文件 3 重要的来往文件 4 下级单位的文件材料 1 下级单位报送的重要工作计划 总结 报告 典型材料 报表 预决算及法规性备案文件 2 直属单位报送的重要科技管理性文件材料 二 不归档范围1 本单位的文件材料 1 重份文件 2 无查考利用价值的事务性 临时性文件 3 未经会议讨论 未经领导审阅 签发的未生效文件 电报草稿 一般性文件的历次修改稿 重要法规性文件 定稿除外 铅印文件的各次校对稿 主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外 4 从正式文件 电报上摘录的供工作参阅的非证明材料 5 无特殊保存价值的信封 一般性表态 询问一般性问题 提出一般性建议或意见的人民来信 6 单位内部互相抄送的文件 材料 不应履行公文的行文 介绍信等 7 本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料 8 为参考目的从各方面收集的文件材料 2 上级单位的文件材料 1 上级单位任免 奖惩非本单位工作人员的文件 普发供参阅 不办的文件材料 2 上级单位发来供工作参考的抄件 3 上级单位征求意见未定稿 的文件 3 同级单位和非隶属单位的文件材料 1 参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料 2 非隶属单位抄送的不需要 贯彻执行和无查考价值的文件材料 3 非隶属单位抄送的不需要办理的文件材料 4 下级单位的文件材料 1 下级单位送来参阅的简报 情况反映 不抄报或不必备案 的文件材料 2 越级抄送的一般的 不需要办理的文件材料 3 下级单位抄报备案的一般性文件材料 二 归档文件整理的方法与步骤 1 收集 1 收集的方法 本单位收发文登记簿进行收集 对领导和有关人员外出参观 学习 开会带来的文件进行收集 2 收集重点 本单位自己制成的文件材料 上下级机 及其它机关与本机关主管业务和本机关有密切联系的文件材料 有关人员外出参加会议 参观学习带回来的文件 3 收集原则 所收集的文件材料必须是办理完毕 应作为文件档案保存的各种纸质文件材料 办理完毕 是指文件 的文书处理程序已经完成 而不论文件本身在实际工作中否还在发挥作用 比如 请示与批复 在批复发出或收到以后 在文书处理上就算是办理完毕 一份通知收到后经过相关人员传阅 也算是办理完毕 本单位的发文 文件印发 后也算办理完毕 所收集的文件材料必须做到齐全完整 2 分类分类就是指所有归档文件 按其来源 时间 内容和形式等方面的异同 分成若干层次和类别 构成有机体系的过程 分类包括 去掉不需归档的文件 划分年度 机构 问题 保管期限及文件归类 确定分类方法和编制分类方案 1 去掉不需不归档的文件在收齐当年所有文件的基础上 对这些文件进行第一次鉴定 要 或 不要 的工作 把需要归档的留下 不需归档的文件予以销毁 怎样判定 要 和 不要 其主要是按照 归档与不归档范围 中所列举的条款进行 一般是从以下几个方面给予判定 与本单位主管业务 人事无关的 和无查考利用价值的文件不要 重份文件不要 临时性的无查考利用价值的文件不要 不需本单位贯彻执行的文件不要等 2 划分年度 机构 问题 保管期限及文件归类 分年度 即年度分类法 就 是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类 即不同年度形成的文件材料要按年度具体分开 以文件的形成时间 落款时间 为准 如2009年形成的 2008年工作总结和2009年工作计划 应归入2008年度 2003年形成的2002 统计报表 干部 党员 名册 归档入2003年度 b 跨年度工作任务形成的系列归档文件应作为一个整体归入工作任务办结年度中 如2008年形成的 2009 2010年工作规划 应归入2008年度 某单位2007年立案 2008年结案的某信访案 件 其文件材料统一在结案年度归档 即归入2008年度 c 几份文件作为一件时 日期应以装订时排在最前面的文件日期为准 具体地说来文与复文为一件 以复文为准等 d 会议记录本以该本最后一次会议记录时间为准 e文件没有标注日期 需要分析该文件的内容 制成材料 格式 字体以及各种标识 通过对照等手段来考证和推断文件的准确日期或近似日期 并据此按年度合理归类 f 有些特殊部门的工作可按跨年度分类 如学校是以学年为单位进行工 作 形成的文件应按学年度分类 划分机构 问题 即机构 问题 分类法 a 按机构分类 就是根据文件形成及处理的承办科室 部门 对归档文件分类 也就是把文件按科室 部门 分开 如信息科形成或承办的文件放入信息科存档 若是办公室形成和承办的文件放入办公室存档等 b 按问题分类 就是按照文件内容所说明的问题对归档分类 即归档文件要按其本身内容涉及的不同问题分开 把相同内容 的同一问题集中归类在一起 划分保管期限 就是针对归档文件不同价值和留存年限 对归档文件进行保管期限上的划分 即不同保管期限的归档文件要分开 怎样划分归档文件的保管期限 一般可根据 保管期限表 的条款进行 对有些归档文件保管期限上拿不准的 应宁愿从长 而不能从短 文件归类 也就是在上所述的基础工作完成以后 把同一年度 同一机构 问题 同一保管期限的归档文件集中放在一起 确定分类方法和编制分类方案 年度 保管期限分类法 这种方法很适合小机关 年度保管期限例如 2003年 永久30年10年2004年 永久30年10年 年度 机构 问题 保管期限分类法 这种方法适合文件材料多的大单位 年度机构 问题 保管期限例如 2014年 办公室 永久30年10年信息科 永久30年10年业务科 永久30年10年 注意 分类方法和分类方案一旦确定后 应保持相对稳定 一般不应随意改变 组卷组卷 即组成案卷 它是档案整理的最基本环节 其实就是将一组的紧密联系的文件材料组合在一起 便于保管和利用 在确定某个问题的一组归档文件组成一卷之前 还必须对这组文件进行最后的检查调整 然后进行具体的系统整理组合 对归档文件检查调整的内容包括 应归档的文件是否收集齐全完整 归档文件是否属于本年度的立卷归档范围 每组文件是否保持文件之间的有机联系 反映了立卷的特征 确定归档文件的保管期限 检查每组文件的保管期限是否一致 检查每组文件数量是否适当 符合装订要求 卷内文件排列排列的顺序要遵循文件的形成 规律 保持文件之间的有机联系 即就是把相同内容或密切相关的文件集中排在一起 卷内归档文件排列顺序做到 正本在前 定稿在后 正文在前 附件在后 原件在前 复制件在后 转发文在前 被转发文在后 复文在前 来文在后 也就是批复在前 请示在 后 不同文字的文本 无特殊规定的 中文本在前 外文在后 或中文本在前 少数民族文本在后 文件处理单在前 正本在后 有的部门规定是正本在前 处理单在后 其具体是 同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间先后或文件的重要程度排列 把同一类里的案卷 先按问题分开 然后把重要的排在前面 一般的排在后面 同一个问题的 按级别由高到低的顺序排列 在同一年度同一问题同一保管期限的前提下 对不同事由 间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列 按事由的重要程度排列 按事由具有共同属性分别集中排列 会议 文件 统计报表 内部刊物等成套性文件可集中排列 4 编页号根据排列结果 对卷内文件有 图文的页面逐页编号 为案卷卷内每页文件编制页号 其目的是固定案卷内文件的顺序 便于确切统计案卷内文件的数量 有利于保护和查找利用 其方法是 卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号 采取阿拉 伯数字从 1 开始依次逐页标注 页号编写的位置 单面书写的文件材料在其右上角编写页号 双面书写的文件材料 正面在其右上角 背面在其左上角编写页号 5 编制卷内目录 样式附后 和备考表 卷内文件目录 卷内文件目录内容有 序号 文号 责任者 文件题名 日期 页号 备注 序号 卷内文件依其排列先后填写顺序号 文号 填写文件制发机关的发文字号 是由发文机关按发文次序编制的顺序号 一般由机 关代字 年度 顺序号组成 填写文号项时应照实抄录 代字 年度 顺序号都不能省略 否则将给查找和利用带来困难 责任者 填写制发文件的组织 单位 或个人 亦称文件的署名 用全称或规范简称填写 注意不能使用 本乡 本单位 等含义不明 难以判断的简称 联合发文时一般应将所有责任者照实抄录 责任者过多时可适当省略 但立档单位是责任者的必须抄录 以体现 以我为主 的精神 d 题名 题名即文件的标题 它是直接表达文件内容和中心 主题的文件特征 是了解归档文件内容的起点 实际工作中 利用者多以此为查找线索 档案工作人员也从题名入手进行查找 因此 题名是最重要的检索途径 完整的题名由责任者 问题 文种3部分组成 抄写时只抄录问题和文种即可 如果文件没有题名或题名含义不清 不能揭示或不能完全揭示文件内容的 应根据文件内容重新拟写或补充标题 并在新拟或补充标题之外加 号填写在目录中 e 日期 填写文件制发日期 文件的落款时间 即应以 8位阿拉伯数字标注年月日 如2005年3月21日 标注为 20050321 或2005 3 21f 页号 填写每份文件的首页号 最后一份文件填写起止页号 j 备注 对卷内文件变化作必要说明 目录打印一式四份 卷内文件备考表内容包括 本卷情况说明 立卷人 检查人 立卷时间 本卷情况说明 填写案卷内文件材料的件数 页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 具体包括卷内文件材料缺损 更改 补充 移出 销毁等情况 立卷人 完成立卷后 由立卷者签名 检查人 由案卷质量审核者签名 d 立卷时间 填写完成立卷日期 6 装订按卷内目录 文件材料 备考表的顺序排列后 三孔一线装订成卷 装订前的处理工作 拆除金属物 拆除金属物及其原因 归档文件上的金属物主要是订书钉 大头针 曲别针等 这些金属物易氧化 腐蚀 不拆除则会损害归档文件的纸张 影响归档文件的寿命 b 拆除金属物的工作具 拆除订书钉主要用起钉器 操作时要细心 不要将归档文件原件损坏 修裱破损文件 对归档文件上的破洞 破损 装订处有文字情况 分别采取相应的补 缺 托裱 接边等措施 复制褪变文件 折叠超幅面纸张 装订 用线绳装订案卷 采取三孔一线装订法 使文件材料左齐 下齐 装订位置在文件材料左侧中部 结头系在案 卷背面 装订力求不掉页 不压字 不妨碍阅读 7 拟定案卷标题 填写案卷封面案卷标题 即案卷题名 是对卷内文件材料的高度概括 拟定案卷标题内容要概括确切 文字上要简练通顺 标题字数一般以不超过50字为宜 标题 构一般由主要