企事业档案管理中存在的共性问题.ppt

一 全宗卷二 企事业档案管理中存在的共性问题及改进的方法三 2006年度市直企业档案工作检查标准 诠释 一 全宗卷1 全宗全宗是一个独立的机关 组织或人物在社会活动中形成的档案整体 2 全宗的意义全宗是组成国家档案全宗的基本单位 档案必须按全宗整理 其主要意义如下 1 按全宗整理 符合档案工作必须维护党和国家历史真实面貌的要求 一个单位的全部档案能系统反映这个单位成立以来历年的活动情况 反映其职责 任务 工作发展 生产经营等情况 只有维护了每一个单位的历史真实面貌 才能从总体上维护党和国家的历史真实面貌 所以 一般说 同一单位的档案不能分散 不同单位的档案不能混淆 2 按全宗整理 能够紧密的保持文件之间的历史联系 因为按全宗整理 首先保持了文件在来源方面的联系 然后在分类 立卷 排列等各项整理工作中再保持内容 时间或形式方面的联系 3 按全宗整理 便于系统和历史地研究档案内容 发挥档案的凭证作用 4 按全宗整理 便于档案进馆后的各项业务工作的进行 全宗是档案馆管理档案的基本单位 收集 鉴定 保管 统计都必须以全宗为单位 总之 按全宗整理 是整理档案的科学方法 任何档案都必须按全宗整理 这称为全宗原则 3 立档单位及其构成条件立档单位是与全宗这一概念联系在一起 立档单位必须是具有法人地位的机关 社会组织 企事业单位和某些著名人物 它的全部档案可以构成一个全宗 构成立档单位的条件是一个机关 社会组织 企事业单位必须在行政上 财务上和组织人事上具有一定的独立性 具体条件是 1 可以独立行使职权或进行管理 并能以自己的名义对外行文 机关 团体 企事业单位必须是一个法人单位 而不是一个内部组织机构 2 是一个预算会计单位或是独立的经济核算单位 可以编造预算或财务计划 3 设有管理人事的机构和人员 并有一定的人事任免权 上述三个条件是互有联系的 一般说有第一条即有第二条 第三条 由于各种原因 有的单位不完全具备三个条件 则以第一条为主 4 全宗卷 在管理某一全宗过程中形成的 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷 5 全宗卷的作用 全宗卷是在管理档案过程中产生的档案 它记载了档案工作的基本情况 反映了立档单位和全宗的历史演变 是人们熟悉档案 做好档案管理工作的一种有效管理工具 每个单位档案室均应建立全宗卷 6 全宗卷的主要内容 1 档案收集 档案交接文书 移交目录 接收 征集记录 档案来源和价值说明等 档案交接文书 档案移交概况以及其他需要说明的问题各企事业单位涉及到的主要是档案交接登记表 档案交接登记表 档案工作指南 123页 日期 移交人签名接收人签名 2 档案整理 整理工作方案 分类方案 案卷目录说明 整理工作小结等 档案整理加工登记表全宗号 注 内容栏填写具体工作项目包括整理 鉴定 修复 缩微 扫描等 3 档案鉴定 鉴定小组成员名单 档案保管期限表 鉴定档案分析报告 销毁档案的请示与批复 销毁档案的清册等 4 档案保管 档案安全检查记录 报告 重点档案采取的特殊保护措施 档案的抢修与修复情况报告等 档案检查记录 档案工作指南 126页 注 检查时间是指检查的具体日期 一般每年检查一次 5 档案统计 档案收进 移出登记 案卷基本情况统计和重要的利用统计表等 全宗档案基本情况统计表全宗号 注 价值是指档案的保管级别 暂空 档案收进移出登记表 注 1 时间为收进 移出时间 2 方式是指接收 寄存 捐赠 购买 征集或转移 销毁等 3 来源或去向是指档案的形成者 移交者或在何处保管 4 内容摘要是指档案门类等 5 备注填写说明档案状况 附件等 6 档案利用 全宗指南 全宗介绍 开放利用和控制使用范围说明 档案汇编和公布出版情况及报批文件 档案产生社会效益或经济效益的典型事例等 档案利用效果登记表 档案工作指南 128页 7 档案管理新技术的应用 缩微复制和计算机辅助管理等情况的文字说明材料 7 全宗指南 全宗介绍 1 全宗指南要加封面封面格式如下 全宗指南 年 全宗号 立档单位 编写时间 年 月 2 全宗指南编写要求 全宗指南基本结构一 组织机构沿革 一 立档单位成立 合并 更名 撤销情况 二 单位办公地址迁移情况 三 单位性质 隶属关系和职能 四 单位主要领导人任免职情况 五 内部机构设置及负责人任免职情况1 内部机构设置情况 机构名称 成立时间 撤销时间 2 内部机构负责人任免职情况 机构名称 职务 姓名 任职时间 离职时间 六 直属单位设置及负责人任免职情况1 直属单位设置情况 单位名称 成立时间 撤销时间 单位性质 2 直属单位负责人任免职情况 单位名称 姓名 职务 任职时间 离职时间 七 单位人员编制情况二 全宗内档案情况简介 一 各种门类 载体档案数量说明 二 检索工具编制情况说明 三 实行计算机管理情况说明 四 档案数字化情况说明 五 全宗档案状况说明 三 全宗内档案内容与成分介绍 按照单位档案分类逐一介绍 一 文书档案1 永久2 长期 二 照片档案 包括纸质照片和数码照片 三 音像档案 包括录音带 录像带 四 实物档案 五 其它档案四 全宗档案利用权限说明五 全宗指南编写时间六 全宗指南编写人员 3 示例 全宗指南 1987 2001年 全宗号 123立档单位 青岛市公用事业管理局编写时间 2002年6月 二 企事业档案管理中存在的一些共性问题及改进的方法 一 存在的问题通过近年来的考核 效能评估 发现许多单位在档案管理各个环节中存在着这样或那样的问题 这些问题主要集中在材料收集 档案整理 保管条件等几个方面 1 材料收集方面 许多单位材料齐全性存在问题 原因有以下几点 1 相关规章制度不健全不完善 比如没有 企业文件材料归档办法 企业档案工作岗位责任制 等涉及到材料收集方面的规章制度 导致收集工作处于无序状态 有的单位制定了 企业文件材料归档办法 企业档案工作岗位责任制 档案工作考核办法 等规章制度 但不切合单位的实际情况 对单位文件材料收集工作没有实际的指导意义 2 相关制度落实不到位 执行的力度不够 导致档案工作职责没有落到实处 2 档案整理方面 1 没有分类办法 2 有办法 但办法与实体分类不一致 3 保管条件方面 有些单位档案保管条件比较简陋 达不到档案安全保管的基本要求 二 改进的方法在材料收集方面 进一步完善相关规章制度 并制定切实可行的保障措施 和相关人员的年度考核 福利待遇挂钩 确保制度落实到位 在材料整理方面 制定切合单位实际情况的档案分类编号办法 并按照办法实行 材料整理时应按照有关要求进行 在档案保管方面 随着单位的发展 应逐步改善 1 材料收集方面 1 文件材料归档办法此办法旨在解决本单位文件材料的归档范围 确定本单位哪些材料有保存价值应该归档 分别应该由哪些部门负责收集 归档时间 归档手续 各单位应该予以重视 归档基本要求等问题 示例 文件材料归档办法第一条为规范本单位文件材料归档工作 丰富 完善本单位档案信息资源 依据有关规定 制定本办法 第二条本办法所称本单位文件材料 是指本单位在生产 经营和管理活动中形成的各种形式和载体的记录 第三条本单位各部门应当把文件材料的形成 积累 整理和归档工作 纳入本部门的职责范围 列入有关人员的岗位责任制 第四条各部门担负文件材料积累 整理和归档业务的人员应认真执行有关规定 确保文件材料的完整 准确 规范和及时归档 第五条档案部门应及时深入各部门了解 督促和指导有关人员做好文件材料的形成及应归档文件材料的积累 整理和归档工作 第六条文件材料归档的基本要求 一 归档文件的制作和书写材料应当有益于长久保存 不得使用圆珠笔 铅笔 纯兰墨水 红墨水 复写纸 热敏纸 二 归档文件材料应当完整 准确 签批手续完备 三 归档文件材料应当经部门或项目负责人审定 四 归档文件材料的整理应当系统 规范 五 音像材料 包括照片 录音 录像等 和实物要与文字说明一起归档 外文材料要与翻译材料一起归档 电子文件要与纸质文件一起归档 第七条文件材料的归档范围本单位各类文件材料的归档范围及保管期限见附件 第八条文件材料的归档时间 一 本单位各职能部门形成的管理性文件材料 一般应在办理完毕后的第二年上半年归档 二 工业企业产品 非工业企业业务项目 科研课题 基建项目文件材料在项目结束后三个月内归档 时间长的项目可分阶段 分单项归档 三 外购设备仪器或引进项目的文件资料在开箱验收或接收后先登记 等安装调试完后 随即与安装调试中形成的文件材料一起归档 四 负责人和职工外出参加公务活动形成的文件材料应在公务活动结束后即时交有关人员归档 五 会计文件材料在会计年度终了后归档 由本单位财务会计部门保管一至三年 向档案部门 办公室 移交 六 下列文件材料应随时归档 1 没有及时归档的零散文件材料 2 应归档的非纸质载体材料 指音像 实物等特殊载体 3 其它临时活动中形成的文件材料 第九条归档文件材料的整理参照青岛市 归档文件整理规程 文件级 进行 第十条应归档的文件材料一般归档一份 重要的和使用频繁的文件材料可根据需要确定归档分数 第十一条文件材料归档时 由承办部门填写归档材料移交清单 交接双方 指承办部门和档案部门 根据文件材料移交清单清点 核对无误后 在 档案交接登记表 上签字 移交清单由交接双方各保留一份 附件 文件材料归档范围及档案保管期限表 附件 文件材料归档范围及档案保管期限表管理类 2 需要加强收集的材料a 管理类除收发文以外 加强收集以下材料 计划总结 各种报表 党 团 主要经济指标年报等 各种会议记录纪要 包括党 政 职代会 团代会 三会等 大事记 年鉴 本单位编辑的简报 出版物样本与定稿 外事工作的材料 包括请示 批复 来往函电 谈判记录 考察资料与报告等 党员名册 职工名册 审计方面的材料 达标认证的材料 呈报 审批材料及证书 信用方面的材料 各种宣传方面的材料 反映本企业活动的报刊 广播稿及广告宣传等 企业管理标准规定 有关合同及协议 指行政合同 采购合同 销售合同 商务合同 不包括项目的合同 工商行政管理方面的材料 关系介绍信及存根 党 团 行政等 工资转移证 党 团 工会会费收据 信访材料 法律与公证事务中形成的材料 违纪案件的材料 立案报告 调查依据 审查结论 处理意见等 劳动人事方面 招聘 用工 劳动合同等 学术论文 考察报告 专题总结 调研材料 b 会计类除报告 帐簿 凭证外 加强以下材料的收集 工资表 清产核资 资产评估方面的材料 税务方面的材料 生产财务和成本核算 固定资产的新增 报废 调拨材料 固定资产卡片 会计档案销毁清册 银行余额调节表 银行对账单等 c 基建类加强设备 音像方面的材料收集d 产品类除鉴定证书以外 加强以下方面材料的收集 样机试制计划 样机试制工艺流程 试制工艺文件和工艺装备文件 样机试制运行记录 样机试制过程纪要 设计文件补充及更改材料 设计文件更改记录 样机试制总结报告 样机试验计划 样机试验方案 样机试验所需仪器与设备清单 样机试验分项目记录 样机试验中形成的原始数据与原始材料 样机试验分项小结 样机试验总结报告 试验鉴定大纲 试验规程 样机鉴定验收书 样机生产考验记录 样机生产考验总结报告 设计定型后的成套设计文件 研究总结报告 设计定型 工作报告 工艺方案 工艺规程 管理用工艺文件 生产定型 设计文件 工装设备文件 设计文件与工艺文件的补充更改文件和更改通知单 鉴定大纲 立项建议书 计划任务书 技术研究和技术工作报告 技术性能测试报告 用户意见 经济效益分析 试验资料及资料归档证明 保密级别建议 推广应用建议 财务决算证明 产品说明书 查新报告 国内外技术对比分析报告 标准化审查报告及依据标准 销售技术服务阶段形成的材料 e 设备类除开箱材料之外 注意收集考察决策 安装调试 维护 修 改造方面的材料 设备购置计划申请书 设备购置计划投资预算书 设备购置技术经济论证材料 设备购置批准书 设备购置协议书 订货合同 设备安装任务书 设备安装工艺工程 设备精度检查记录 试车记录 设备性能检查与运转情况纪录 设备安装调试验收单 设备安装验收移交单 设备运转 检修记录 设备运行交接记录 设备事故报告 设备性能安全 精度检查记录 设备故障修理停车记录 设备送修转交单 设备修理完工通知单 设备二级保养记录 设备大修理完工报告及质量检查记录 设备改进方案 改造计划 设备改造过程中形成的技术文件和原始记录 设备改造验收材料 设备报废申请书 设备报废鉴定与审批材料 设备报废处理转交单 设备信息反馈意见书等f 科研类选题建议书 有关本选题的综合评述材料 研究方案 任务通知书 技术说明书 任务协议书 任务计划书 课题实验设计方案 课题实验设计 实验记录 观察记录 计算材料 分析整理材料 实验工作总结 调查考察材料 合理化建议 扩大实验方案 设计文件 工艺文件 工艺装备文件 现场测试数据 试验详细记录 更改与补充文件 变更通知单 各个单项的测试与试验报告 扩大试验的鉴定材料 扩大试验总结报告 科研成果总结报告 学术论文 科研成果鉴定申请报告 技术鉴定证书 鉴定委员会总结材料 鉴定委员会评审原始记录 成果推广现场试验方案 成果推广现场形成的有关材料 成果推广技术服务有关材料 成果推广回访报告 成果推广总结报告g实物类加强废止印鉴等的收集 2 文件材料整理方面 1 分类编号办法一般单位至少应该有管理类 实物类 会计类 照片类 音像类 示例 档案分类编号办法第一条为科学地管理本单位档案 促进档案信息资源的利用与交流 制定本办法 第二条档案分类 一 档案一级类目的设置设置管理档案 产品档案 科研档案 基建档案 设备档案 会计档案 照片档案 实物档案 音像档案九大类 二 档案二级及二级以下类目的设置1 管理档案二级类目按年度 文件材料形成年度 设置 三级类目按保管期限设置 2 会计档案二级类目按其种类设置 财务报告 会计帐簿 会计凭证 其它 设置 会计帐簿 会计凭证 其它的下位类目 即三级类目 按年度设置 3 产品档案二级类目按产品系列 或种类 设置 三级类目按产品型号设置 如果本单位产品比较单一 产品档案二级类目可以按产品型号设置 4 科研档案二级类目按课题性质设置 三级类目按课题设置 项目少不需要设置三级类目的 其二级类目可直接按课题设置 5 基建档案二级类目按性质 或用途 设置 三级类目按建筑项目设置 6 设备档案 设备档案的基本分类方法是型号分类法 根据生产组织形式和设备类型的不同 设备档案具体的分类主要有两种方法 第一种性质 型号分类法 第一种性质 型号分类法 第二种工序 型号分类法 第二种工序 型号分类法 注 复杂的设备如此 设备档案二级类目按性质 或工序 设置 三级类目按设备型号设置 如果本单位设备简单 可以二级类目按设备型号设置 7 照片档案按照 青岛市照片归档与管理规范 青档字 2005 14号 执行8 实物档案实物档案二级类目按实物种类设置 9 音像档案音像档案二级类目按音像种类设置 第三条档号编制档号由类目号 件号组成 一 类目号的编制1 一级类目采用大写汉语拼音字母编写 即GL 管理 KJ 会计 CP 产品 KY 科研 JJ 基建 SB 设备 SW 实物 YX 音像 2 二级及二级以下类目 管理类二级类目为年度号 会计类 音像类 实物类二级类目采用阿拉伯数字编写 管理类的三级类目位保管期限号 永久为 1 长期为 2 短期为 3 会计帐簿 会计凭证 其它的下位类目 即三级类目 为年度号 二 件号的编制1 各类档案件号的编写按照最低一级分类类目编写案件顺序号 2 阿拉伯数字编写的类目层次中间用间隔号 隔离 3 类目号与件号中间用间隔号 隔开 第四条档号示意 一 GL2003 1 12003年永久性的管理类档案第1件GL2003 2 12003年长期的管理类档案第1件GL2003 3 12003年短期的管理类档案第1件 二 KJ1 6财务报告第6件 历史以来 KJ2 2003 82003年账簿第8件KJ3 2003 162003年会计凭证第16件KJ4 2003 12003年会计类其它材料第1件 三 CP1 1 1 系列 型号产品第1件CP1 1 126 系列 型号产品第126件CP2 1 1 系列 型号产品第1件CP2 1 26 系列 型号产品第26件CP2 2 1 系列 型号产品第1件CP2 2 56 系列 型号产品第56件 四 KY1 1 1 性质 课题第1件KY1 1 22 性质 课题第22件 五 JJ1 1 1 性质 项目第1件JJ1 1 1266 性质 项目第1266件 六 SB1 1 1 性质 型号设备第1件SB1 1 12 性质 型号设备第12件 七 实物档案SW1 6证书类第6件SW2 8奖状类第8件SW3 2锦旗类第2件 八 音像档案YX1 1录音带第1盘YX1 26录音带第26盘YX2 1录像带第1盘YX2 22录像带第22盘 第五条本单位档案分类大纲 第6条档案排架本单位档案按大类分别排架 一 管理类的档案首先按年度排列 在各年度内 按保管期限永久 长期 短期先后排列 在同一保管期限内 按件号顺序排列 二 会计档案按财务报告 账簿 凭证 其它分别排架 在各个二级类目中分别按年度顺序排架 三 音像档案按载体种类分别排架 四 实物档案按实物种类分别排架 2 整理中需要注意的一些方面 a 会议记录要求用 会议记录纸 进行记录 一次会议作为一 件 按件整理的 件 在填写 录入 题名 时 需要根据会议主要内容拟写题名 以笔记本记录的可一本一件 如果笔记本跨年度 归在最后一年 但不提倡 b 关系介绍信一般一人 介绍信和存根 一件 单独存根 可多人一件 最多20人 但需托裱 c 请示与批复各作为一件 在同一年度的保管期限要一致 实体尽可能排在一起 请示与批复不在同一年度 保管期限不一致 调整时坚持期限从长原则 年度不调整 d 档案交接登记表 移交清单和销毁清册归全宗卷e 所有证书 如达标认证 权属等证书 整理随着实物档案证书类进行 有关目录备注互见号 f 年度审计报告 针对年度财务报表的 归管理类 g 照片号加保管期限h 内容紧密的材料实体尽可能排在一起 比如一次会议的材料 达标认证的材料 违纪案件的材料等 三 市直企业年检标准 一 进一步完善档案工作业务规范 8分 内容与要求 重点完善 文件材料归档办法 及 档案分类编号办法 要求 文件材料归档办法 范围 对单位文件材料的收集有实际指导意义 要求 档案分类编号办法 与单位档案实体分类一致检查方法 各单位应于6月底前将本单位的 文件材料归档办法 范围 报市档案局 档案分类编号办法 年检时现场检查检查标准 切合实际得满分 否则酌情扣分 未报送 文件材料归档办法 范围 的此项不得分 报送晚于要求时间的此项得分不超过4分 二 完成2005年度文件材料的归档整理工作 30分 1 2005年度形成的归档文件材料达到齐全完整的要求 20分 检查方法 抽查10项内容的档案检查标准 齐全完整得满分 否则按比例扣分 2 档案整理符合青岛市 归档文件整理规程 文件级 要求 10分 检查方法 抽查2005年度形成的归档文件 抽查范围涉及各类 且总抽查率不低于已归档文件的5 检查标准 符合要求得满分 否则按比例扣分 三 开展重点项目档案管理工作 5分 内容与要求 按照青档字 2002 91号的要求 做好相关重点项目的监督 指导和服务工作检查方法 听取情况介绍并检查对相关重点项目监督 指导和服务证明材料检查标准 符合要求得满分 否则按比例扣分 无重点项目则该项自然得分 四 建立全宗卷 5分 内容与要求 根据 档案工作指南 要求建立档案全宗卷检查方法 按照有关要求检查企业档案全宗卷检查标准 全宗卷应由七部分组成 每缺少1部分扣0 7分 没有全宗卷则不得分 五 加强对下属单位的监督指导 14分 1 8月底前完成对下属企业的年度检查并制发检查情况通报 6分 要求检查通报8月底前报市档案局备案 检查方法 检查各单位对下属企业年度检查情况的通报 并抽查 个单位以确认检查情况检查标准 有通报且符合事实得满分 有通报但与实际情况有出入酌情扣分 虽检查但无通报得2分 没检查不得分 2 做好3年内对所有下属企业档案管理效能评估一次的计划 并按计划逐年实施 每年评估结果 评估报告应于当年8月底前报市档案局备案 7分 未按要求备案的 既使进行了评估也不得分 检查方法 市档案局将参与各单位对一个