秘书工作实务论文.doc

浅析浅析现代秘书的人力资源开发现代秘书的人力资源开发 浅析现代秘书的人力资源开发浅析现代秘书的人力资源开发 .- - 1 1 - - 一、现代秘书人力资源开发可行性分析.- 3 - （一）进行现代秘书人力资源开发的必要性 .- 3 - （二）进行现代秘书人力资源开发的重要性 .- 4 - 二、现代秘书工作的职业现状.- 4 - （一）从技能性工作向智能性工作转化 .- 4 - （二）从常规内向思维向外向思维转化 .- 4 - （三）从事务性服务向信息化服务转化 .- 4 - （四）从被动辅佐职能向主动配合职能转化 .- 5 - 三、现代秘书的人力资源有效开发途径.- 5 - （一）协调秘书处理人际关系的培训开发 .- 5 - （二）调动秘书积极性的激励措施 .- 6 - 参考文献.- 7 - 浅析现代秘书的人力资源开发 王博 人力资源管理专业 东北农业大学 摘要： 我国企业秘书一职都存在着人力资源开发主体性角色地位的缺失。中国入世，国外观 念的冲击，企业管理现代化的趋向以及秘书工作本身的性质都决定了秘书对于企业人力资 源开发起着日益重要的作用。秘书这个角色极富挑战性，在信息化现代化发展的社会，人 力资源已成为 21 世纪的重中之重，秘书的人力资源开发当然也不可缺少。本文从三个方面 研究了现代秘书的人力资源开发，分别从进行现代秘书人力资源开发的可行性，研究现代 秘书的职业现状变化，最终得出如何进行现代秘书的人力资源开发。 关键词：现代秘书 人力资源开发 培训开发 激励措施 秘书是企业领导的参谋助手。秘书人员从工作上讲，既是“秀才” 、 “笔秆子” ，又要是 “万事通” 、 “全才” 。秘书工作的前提和基础是全面、准确、完整地领会上司意图。开发秘 书的潜能，是很多企业人力资源部一直在进行的工作，秘书在企业中发挥着不可替代的作 用，秘书的有效人力资源开发是我们一直探索的问题。 一、一、现代秘书人力资源开发可行性分析 （一）进行现代秘书人力资源开发的必要性 毛泽东同志曾说过:“武器是战争的重要因素,但不是决定因素,决定的因素是人不是物。 力量对比不但是军力和经济力的对比,而是人力和人心的对比。 ”这就从一个侧面说明了人 力资源开发的重要性。现代秘书的开发与管理对于整个企业的发展来说也是非常必要的。 从秘书工作的作用中我们可以看出： 第一，秘书工作的核心作用：枢纽。领导的决策要依靠秘书机构下达，大量的信息要 通过秘书机构审阅处理转达给上级裁决。第二，秘书工作的辅助作用：参谋。秘书参与决 策前信息资料收集，决策中方案的拟定；决策后方案的落实和反馈等。工作的辅助性本质 决定其在管理过程中只能起参谋助手的作用。要对秘书工作投入足够的重视，会对企业的 下一步工作有着很大的指导性。第三，秘书工作的指导作用：信息传递。秘书必须全面、 准确、及时收集信息并对获取的信息进行科学的分析加工和综合整理，提供给领导以作为 指导工作的参考，才能跟上时代发展的脚步。第四，秘书工作的沟通作用：协调。齐心协 力，再创佳绩。秘书要协调处理各方面的关系，使上下左右形成一个有机体，朝着决策目 标形成合力，这样才能提高工作效率。第五，秘书工作的代言作用：形象。秘书平时的联 系工作，洽谈业务，商办事情过程中与秘书接触所体现出来的工作作风和形象对一个企业 的形象有着很大的影响，进行秘书工作的开发事关公司形象大方向发展。 （二）进行现代秘书人力资源开发的重要性 秘书是领导的助手，这种特殊的地位，不仅要具有熟练地驾驭、处理公文的能力，而 且要熟悉与领导工作相关的方方面面，大到参加会议、出差、接待上级领导、调查研究、 与员工对话、与兄弟单位的礼尚往来，小到领导的吃住、家庭事务等。 从身份上讲，绝大多数秘书无官无位、无职无权，虽然身居幕后，但却是领导身边的 “常客” 。况且现代领导的知识能力水平不断提高，本身就是对秘书已有能力的一种的挑战。 所以秘书必须努力学习，树立超前意识、竞争观念，才能适应工作需要，打开局面，胜任 角色地位。 现代秘书人力资源开发不能仅仅停留在浅层次的行为调整和判断上,应该更注重调节秘 书的思想情感,开发秘书的潜能,充分发挥秘书人员的主观能动性和创造性,使秘书人力资源 因素得以充分发挥。 二、现代秘书工作的职业现状二、现代秘书工作的职业现状 A 管理模式书中将秘书应具备的修养定位为：没有权力欲。做事干练，能严守机 密。再次，熟练操作各种办公自动化设备，具有较强的文字处理能力。要主动热情、遵守 纪律、性格随和。在进行现代秘书的人力资源开发之前，一定要了解什么样的秘书是企业 需要的，随着时代发展，秘书在素质方面应该有什么样的提高。为适应新形势的发展需要, 现代秘书工作呈现以下现状，不断变化，不断转变: （一）从技能性工作向智能性工作转化 现代秘书处在一个崭新的信息时代,领导活动的日趋复杂化与科学化、领导者智能水平 的不断提高、秘书职能的不断强化和扩大,客观上都要求秘书的素质有一个新的突破。特别 是我国加入世贸组织后,大量的“三资”企业出现,它们有先进的管理机制和秘书工作机制, 所聘用的秘书是与我国传统意义上不同的新型秘书人才。现代秘书不再是以往的传统技能 型秘书,而是属于“智囊型”人物,是智能性的群体。 （二）从常规内向思维向外向思维转化 地域的扩大,既开阔了秘书工作的空间,又拓宽了现代秘书的视野。在市场经济体制下, 企业的一切工作,都必须围绕加入世贸组织后的市场需求这个轴心来运转，不仅要掌握企业 内部的生产经营过程及其各阶段的薄弱环节,更要将自身思维不断变化和拓展,把握市场动向,收 集有效信息,为领导及时把握市场形势提供最佳决策方案,从而发挥最好的参谋助手作用。 （三）从事务性服务向信息化服务转化 现代秘书对信息的运用能力,集中表现在为领导决策提供信息的及时性、准确性、完整 性、针对性和有效性上。秘书必须学会对信息进行筛选和分类,全面把握所获信息对领导决 策产生的影响。秘书人员同时还要在现有信息的基础上,对事物发展的理性判断。秘书获取、 选择和处理信息的目的是为了运用,秘书应在获取和处理信息的基础上,把自己的思想与见解 融入其中,并通过恰当渠道将这些信息传递给他人,与他人进行交流、共享的能力。 （四）从被动辅佐职能向主动配合职能转化 从管理系统看,领导始终处于主导地位,属于决策管理的中心，在管理活动中,我们可以 把管理工作视为主导系统,而秘书工作视为辅助系统,但是,在一般情况下,主导系统运行的成 败,在很大程度上是由辅助系统的运行效率来决定。所以从根本上说,秘书工作的效率决定了 秘书工作的重要性,秘书是被动辅佐还是主动配合,可看出秘书工作能力的强弱,是判断一个 秘书是否合格的标准也是衡量、检验和评价秘书人员综合素质高低的重要方面。 三、现代秘书的人力资源有效开发途径 （一）协调秘书处理人际关系的培训开发 首先，要实现从被动辅佐职能向主动配合职能转化，要在培训中让秘书人员学会处理 与领导的关系。让秘书真正的学会处理与领导的关系，学会首先,秘书工作紧紧围绕领导工 作而展开,领导工作涉及到哪里,秘书工作就要延伸到哪里，只有了解了领导的人生哲学、处 世态度、个性兴趣、工作方式、生活习惯、交际圈子等,才能与其配合工作,减少因不了解产 生的困扰。其次,秘书能参加领导层的各种会议并参与研究有关问题,可以提出解决问题的意 见和建议,但只有发言权,没有表决权,更没有决定权。第三,秘书处理任何问题,只能按领导的 意图和指示精神办理,不能超越自己的职权范围,背离领导的意图和指示精神自作主张、自行 其事。与领导意见相左时,秘书与领导争论时注意看准时机,要心平气和,设身处地,提出办法。 当自己发生错误,一定主动承认错误,争取领导的原谅。 其次，从事务性服务向信息化服务转化重点培训让秘书人员注意处理与同事的关系。 由于秘书的特殊地位,要处理好与同事的关系,有许多难处。要传达领导的指示给同事,又要 反映同事的意见给领导。要获得同事的友谊较一般人要花更多的功夫。因为与同事愉快相 处是秘书人际关系中十分重要的环节,必须处理好。要了解同事,了解同事的家庭背景、人生 态度、专长、能力及个性兴趣等。与同事打成一片,与同事合作、对同事一视同仁,欣赏同事 的优点,关心同事,正确对待同事对自己的称赞、批评与妒忌。 最后，从常规内向思维向外向开放思维转化，也是培训开发的一个重点，掌握多方面 信息，开发处理与来访者的关系需要外向化思维的正确转化。所有来访者都必须受到热情 的接待,秘书必须有礼貌地对待他们,因为他们每个人对秘书所在单位的成功,都起着直接或 间接的作用。秘书的态度直接影响单位的声誉。欢迎来访者并记住对方的姓名,不管来访者 是谁,秘书都应该立即停下工作,抬起头来,向他微笑,以示欢迎仪式,并记录来访者的姓名、性 别、职业等。善于应付难以对付的来访者,对他们礼貌待客需要高度的自制力和意志力。把 握和记者谈话的分寸。前来光临的如果是记者,秘书要立即把他带到单位专管对外接待的部 门那儿或单位领导那里去。秘要满腔热忱地后接待记者,表现出乐意帮忙的意愿,但不要对事 情轻易表示赞成或反对,更不能未得到领导指示而提供内部情况。 （二）调动秘书积极性的激励措施 根据马斯洛的需要层次理论,每个人在不同时期和不同阶段都是处在不同的需要状况。 一个秘书如果工作积极性很高,可能会发挥出 80%90%的才能,反之,如果没有积极性和主动 性,就只可能发挥出其才能的 30%左右。 首先，采取外在激励。这是能满足人外在需要的激励。按性质来区分,又可分为物质性 激励和社会性激励两种。在中国现阶段的组织里,物质性激励因素是指由组织掌握分配的物 质性资源,如工资,奖金,住房以及其他各种福利待遇等; 企业可以组织建立科学、规范的管理 制度，其出发点和目标就是要充分“激活人” ，极大地调动全体员工的积极性和创造性。同 时可以采取内部晋升，向企业成员提供激励。晋升意味着工资和地位的上升、待遇的改善、 名誉的提高，以及进一步晋升或外部选择机会的增加等。社会性激励因素则是指能满足秘 书社会感情性需要的资源,包括友谊,信任,表扬,尊重,荣誉等。与物质性激励因素相比,社会性 激励因素更能满足秘书较高层次的需要。针对秘书人员，必须注意一定要以事实为依据， 与教育相结合。在实际应用中，注意这两种激励的结合，这样能起到更好的激励效果。 其次，进行内在激励。这是指能满足秘书内在性需要的激励。内在激励因素都是与秘 书所从事的工作本身有关的。工作本身蕴涵的激励因素很多。想使员工真正对公司产生归 属感，必须让他们在情感上对之产生依赖。荣誉激励是对工作业绩优良、职业道德高尚的 员工的表扬，授予各种光荣称号，颁发奖状、荣誉证书等以此来激发广大职员工作热情的 一种激励方式。由于此法是对员工贡献的公开承认，可以带给他们自信、归属感、对自己 生活的把握以及事业有成的感觉，因而会产生无穷的力量。另外，内在激励具体的措施可 分为两大类：一是感知性情感激励，感知性情感是指，当员工受到外部和机体内部等条件 的影响下所引起的情感。这种情感直接且收效明显，帮助员工排忧解难就属此类；二是理 智性情感激励，就是在感知性情感的基础上用一定的价值观把职工与企业联系起来，形成 对企业的一致愿景，使职工拥有持久的激励，自主管理就属此类。现代人力资源管理的实 践经验和研究表明，员工都有参与管理的要求和愿望，创造和提供一切机会让员工参与管 理是调动他们积极性的有效方法。内在激励是它的趣味性,即工作内容的丰富多彩变化多端 新颖独特饶有趣味,工作者感到乐在其中。内在激励是它的挑战性,如工作任务较高的要求, 促使秘书动脑筋想办法,同时使他们感觉受到信任,并担负着责任,觉得英雄有用武之地,从而 产生一种满足感成就感。增