档案的保管与保护（PPT81页).ppt

档案的保管与保护 业务二科郝辉 第一节档案保管与保护工作的含义 任务和要求 一 档案管理与保护工作的含义1 档案的保管含义档案的保管是指根据档案的成分和状况所采取的存放和安全防护措施 2 档案保管工作的内容 1 档案的库房管理 即对库房内档案科学管理的日常工作 2 档案流动过程中的保护 即档案在各个管理环节中的一般的安全保护 3 保护档案的技术措施 二 档案保管与保护工作的任务 一 档案保管工作的任务1 建立和维护档案的存放秩序2 防止档案的损坏3 维护档案的完整与安全 二 档案保护工作的任务 三 档案保管与保护工作的要求 一 档案保管工作的要求1 账物相等2 突出重点 兼顾一般3 处理好档案保管工作与其他业务环节的关系 处理好 管 与 用 的关系 档案保护工作的要求 1 满足不同载体档案材料的特殊保管要求 确保其安全 延长其寿命2 以防为主 防治结合 采取有效措施 预防档案损毁 一旦档案受损 要及时进行妥善治理 第二节档案的保管 一 档案保管工作的条件 一 档案库房1 要有足够的使用面积2 屋顶 墙壁要具有隔热 防潮 防雨雪浸漏的性能 在楼层安排上应避免 顶天立地 即尽可能不用底层和最高层做库房 3 库房门窗应密封 牢固耐火 具有防强光和防风沙的功能4 档案库房要远离易燃 易爆场所和腐蚀性气源5 在交通条件方面 即要方便利用 又要便于必要时档案的疏散搬迁 二 库房设备 1 温湿度监控调节装置2 库房防火防盗监控装置3 空调调备4 吸湿 加湿 设备5 库房空气净化装置 三 档案装具1 档案箱2 档案架 四 档案包装材料1 卷皮2 卷盒3 包装纸 二 库房的管理 一 档案库房管理的任务1 档案存放位置与排列顺序管理2 库房温湿度的调节与卫生保洁3 档案进出库房的控制4 库房的安全保卫 二 编号和排架 1 档案库房的编号2 档案架 柜 的排列和编号 1 整齐 2 空间适度 3 避光通风 4 统一编号 三 档案实体的保管 1 档案排架的原则和要求 1 便于管理 便于档案的存取 便于档案保管人员熟悉所保管的档案 2 相对稳定 一旦档案按一定的秩序排列 就不要随便变动 这不仅是为了避免减少档案的磨损 而且对管理人员熟悉和掌握馆藏情况也是有必要的 3 要有益于档案的保密和保护 2 档案排列的方法 1 按全宗顺序号排列 它对库房空间和全宗实体的安排比较方便 2 全宗分类排列法 它对全宗的系统管理和全宗的信息控制较为有利 3 在我国 通常采用按全宗群排列的方法 即保持全宗完整的情况下 安排所有全宗存放位置的时候 尽量将同一时期同一系统相同性质的全宗放在一起 以保持全宗与全宗之间的联系 3 存放方式 1 竖放 其优点是存取档案比较方便 2 平放 其优点是有利于保护档案 缺点是不便于存取 4 档案存放位置索引 1 以全宗及其各类的档案为单位 指出它们的存放地点 2 以库房 架柜为单位 指出它们存放了哪些档案 档案存放位置索引 一 档案存放位置索引 二 5 档案代理卡 又称代卷卡 6 全宗卷 1 全宗卷的内容 在收集档案工作中产生的文件材料 即移交和接受全宗的文据 在档案管理工作中形成的文件材料 即立档单位和全宗的历史考证 全宗整理工作方案 立卷说明等 在档案鉴定工作中形成的文件材料 即档案鉴定材料分析报告 档案销毁清册等 在档案保管 统计工作中形成的文件材料 即档案安全检查记录 档案数量与状况统计等 在档案提供利用工作中形成的文件材料 即全宗指南 机关组织沿革 档案利用的重要登记等 2 全宗卷的性质和特点 3 全宗卷的管理 四 档案的安全检查 1 档案的定期检查 是按规定时间对档案保管情况进行检查 具体时间可根据本部门的实际情况而定 2 档案的不定期检查一般在下列情况下进行 1 库房发生火灾 水灾之后 2 发现档案被盗或怀疑被盗时 3 发生虫害 霉烂 水浸等现象时 4 档案人员调动时 3 档案检查有普查 抽查和重要检查三种形式4 档案检查内容 1 档案数量是否准确 有无遗失 2 档案受损情况和数量 3 档案进出 存取登记是否准确 4 库房管理的各种制度的执行情况等 5 检查程序 1 组织检查小组 2 选定检查形式 3 确定检查对象 4 逐项实施检查 并作出记录 5 写出检查报告 6 对发现的问题妥善解决 三 档案保管制度 一 安全保密制度 二 档案进出库房的登记制度 三 清洁卫生制度 四 设备管理制度 五 库房管理人员的岗位责任制 六 库房档案的检查制度 第三节档案的保护 一 档案制成材料的耐久性 一 档案纸张材料的耐久性1 造纸原料 1 纤维素是葡萄糖脱水聚合而成的 其化学性质主要有 不溶于水 不溶于一般的有机溶剂 可以和水发生水解反应 变为水解纤维素 对酸或霉很敏感 在酸或霉存在的情况下 纤维素的水解加快 能与氧发生氧化反应 变成易碎的氧化纤维素 怕光 特别是紫外光 在无氧的情况下 光对纤维素的作用叫做光解作用 在有氧的情况下 光的作用更大 会发生光氧化反应 生成氧化纤维素 2 半纤维素和木质素的化学性质 半纤维素易溶于水 木质素具有一定的可塑性 不溶于水 木质素在常温下不溶于稀碱 稀酸 但在高温下 一定深度的酸或碱可使木质素溶解 木质素易氧化 尤其在光照下 氧化更快 氧化后变黄 发脆 2 纸张成分3 纸张耐性 二 档案字迹材料的耐久性 一是字迹色素成分是否耐久不褪 二是字迹色素与纸张结合是否牢固1 色素成分与档案字迹的耐久性 碳黑 颜料 染料2 色素与纸张的结合方式 结膜方式 吸收方式 粘膜方式3 字迹材料耐久性的评价 1 最耐久的 2 比较耐久的 3 不耐久的 4 几种常见的档案字迹材料 1 墨 墨汁 2 墨水 3 圆珠笔 4 油墨 5 复写纸 6 铅笔 7 印泥和印台油 8 底图线条材料 9 复印图的线条 三 声像档案制成材料的耐久性 1 机械录音档案 1 金属模版 2 塑料唱片 胶片档案的保存应注意 1 严格控制库房的温湿度 防止受潮 霉变 发粘 保存挎贝片的库房温度为14 24 相对湿度40 60 范围内 保存母片的库房温度为13 15 相对湿度在35 45 范围内 2 避免机械的碰撞与摩擦 用标准片盒装存 不同感光材料分别存放 不要用手触胶片表面 3 胶片档案在存放时 平片应立放 卷片应平放 不得压摞存放 并且不能让胶片承受任何外来压力 防止其在外力作用下相互粘连或发生变形 4 保存胶片的库房应洁净无尘 5 定期检查 3 磁记录档案 磁记录是一种信息存储技术 它是通过将声音 图像和数据变成电信号 用磁介质发生磁化后的剩磁来保存信息的 保存磁记录档案应注意 1 严格控制温湿度 磁带使用的温度不应超过50 保存的温度在14 24 之间 波动范围小于 2 相对湿度在45 60 之间 波动范围小于 5 2 防止受外磁场的作用 3 库房内要无尘 4 减少使用中的磨损程度 5 防光 6 定期转录 倒带 4 光盘 保存光盘应注意 1 控制温湿度 低温干燥 恒温恒湿的环境 最适合光盘的长期保存 综合考虑各组成物质的特点 光盘保存适宜的温度在14 24 之间 相对湿度在45 60 之间 温度变动范围为 2 湿度变动范围在 5 2 减少使用 3 保持库房洁净无尘 4 防止机械性的摩损 不用手触摸信息读取面 5 防治空气污染物 二 档案库房的保护技术 一 档案库房温湿度的控制与调节 1 温湿度的基本知识 1 温度 2 湿度绝对湿度与相对湿度的关系 1 在湿度不变时 绝对湿度越大 相对湿度也越大 它们是呈正比关系 2 在绝对湿度不变时 气温升高 相对湿度减少 反之 温度越低 相对湿度增大 它们呈反比关系 3 在相对湿度不变时 温度越高 绝对湿度越大 反之 温度越低 绝对湿度越小 它们呈正比关系 2 温度的测量 1 液体温度计在测量时应注意 在测量时 人体不要紧贴温度计 不要对着温度计急促呼吸 影响测量的准确 在读数时 眼睛的位置必须正确 眼睛应与正在读取点上的刻度线平行 2 双金属自记温度计 在测量时应注意 使用时仪器应水平放置 记录笔尖靠记录纸不宜过紧 以免由于摩擦力过大 使笔尖移动失灵 形成记录误差 3 湿度的测量 1 普通干湿球温度计在测量温度时应注意 普通干湿球温度计即不能放在不通风的死角 也不能放有靠近门窗的风外 最好放在百叶窗内 为得到准确的数据 要选用优质的纱布 并保持纱布的清洁 润湿纱布应用蒸馏水而不用硬水 如无条件用蒸馏水 也可用冷开水 2 通风干湿球温度 4 档案库房的温湿度标准 5 不适宜的温湿度对档案制成材料的影响 1 高温 库房温度过高 会促使字迹材料及声像档案的影像分解 也会使耐热性差的复写纸 圆珠笔等字迹发生油渗扩散现象 还会促进氧气和其他有害气体对纸影响的破坏而造成微斑 高温会有利于档案有害生物的生长与繁殖 据研究分析 害虫生长最适宜的温度为22 32 霉菌生长最适宜的温度为20 35 各种微生物在最适宜生长温度的范围内 温度升高10 生长速度可加快1 2位 高温会加快档案纸张材料中各种有害化学杂质对纸和纤维的破坏作用 2 潮湿 库房潮湿会加速档案纸张材料纤维素的水解 潮湿会使耐久较差的纯蓝墨水 红墨水等字迹褪色 库房潮温有利于档案有害生物的生长繁殖 库房潮湿还有加快空气中有害气体 灰尘等对档案制成材料的损毁作用 3 低温 4 低湿 6 如何调节库房温湿度 1 密封 2 通风 3 降温 4 减湿 二 档案保护的具体措施 1 护光 1 光对档案制成材料的破坏作用 2 防光的措施 库房的窗子要少 东西向不宜设窗 适当减少窗户的面积 改进窗户的结构 减少档案利用过程中光的辐射强度与作用时间 如减少复印次数 避免档案原件损伤严重 使用档案柜 箱 袋等保存均能在一定程度上起到避光作用 当库内不需采光时将门窗关闭 2 防污染与灰尘 1 有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏作用 有害气体与灰尘对档案制成材料的破坏作用 灰尘对档案的破坏作用 2 防有害气体与灰尘的措施 正确选择档案库房的地址 档案库房要密封 绿化植被对环境的保护有积极作用 净化与过滤 做好库房的清洁卫生工作 档案工作人员进入库房要换工作服和拖鞋 3 防虫 1 损害档案的生物对档案制成材料的破坏作用 危害档案的微生物对档案制成材料的破坏作用 档案害虫对档案制成材料的破坏 2 防损害档案的生物措施 对损坏档案的微生物的防治 对档案害虫的防治4 防鼠5 防火6 防各种自然灾害 三 档案的修复和复制技术 一 档案修复工作的基本原则1 以最大限度地延长档案寿命为指导思想2 要尽量保持档案的历史原貌3 使用修复方法要经过试验 确有把握时 再着手对档案进行修复 二 修复前的准备工作 三 档案的修复技术 1 档案字迹和纸张的加固 1 胶粘剂喷涂法 2 加膜法2 档案的去污 1 溶剂去污法 2 氧化剂去污法 3 胶片档案去污 3 档案的去酸 1 湿法去酸 2 破性有机溶剂去酸法 3 干法去酸4 档案的修裱 1 揭档案砖 2 补缺 3 托补 5 档案的复制技术 1 重氮型晒图技术是复制技术图纸的主要方法 2 静电复印技术是电摄影方法的一种 3 缩微摄影技术是利用摄影的方法将档案文献缩小记录在摄微品上 4 磁性录音录像复制技术通过声 光 电 磁在一定条件下相互转换的原理 记录下人们各种活动的声音和形象是目前较为先进的方法之一 档案利用工作第一节档案利用工作的概念 一 档案利用工作的含义档案利用工作 亦称 档案利用服务 档案提供利用 是档案部门通过一定的方式与方法 直接提供档案 为利用者服务的一项业务工作 二 档案利用工作的指导思想 一 全面为档案用户服务 二 及时地为档案用户服务 三 准确为档案用户服务 四 有效地为档案用户服务 三 档案利用工作的意义和要求 一 提供利用是档案工作的根本目的 二 利用工作是对整个档案工作的发展有决定性影响 档案利用工作的基本要求 一 明确服务方向 端正服务态度 二 熟悉档案 了解需要1 全面熟悉 重点研究2 先熟悉形成档案单位的历史和档案保管 收存情况 后熟悉档案的具体内容3 结合收集 整理 鉴定 保管 统计 特别是编制的检索工具和参考资料等工作 熟悉档案的内容与成份及存放地点 三 正确处理利用和保密的关系 四 正确处理利用工作与基础工作的关系 五 注意被动服务与主动服务并举 六 注重掌握档案利用效果 第二节档案利用的途径与方式 档案利用的途径 是指档案馆室满足档案用户需求基本形式档案利用方法 就是档案部门为达到迅速 准确 全面 及时地满足档案用户需要之目的 所采取的各种服务方式 程序和手段 档案利用方式 主要有以下十种 一 开设阅览室 一 阅览室的设置需兼顾优质服务和严于管理两个方面 二 为了维护阅览室秩序和档案的安全 阅览室应建立必要的规章制度 三 阅览室工作人员需要良好的工作作风和扎实的业务基本功 四 认真做好开架阅览 开架阅览的基本要求 1 可供阅览的是科技档案副本2 开架的科技是非密的或密级较低的3 提供专门的开架阅览场所4 编写开架部分科技档案的检索工具 注明存放位置 并在每个阅览架上编制 科技档案检索图表 以不使利用者盲目寻找5 有资格进入开架阅览室的本单位本部门有关人员 可在其间自由阅览 二 档案外借档案外借是指按照一定的制度和手续 将档案携出档案馆或档案室外阅览 使用三 制发档案复制本根据档案原件制发各种复制本 是档案馆室开展利用工作的一种重要方式 四 出具档案证明 1 档案证明 是指档案馆室向申请询问 核查某种事实在本馆室所藏档案中有关记载的利用者出具的书面证明材料2 出具档案证明 是很严肃的工作 档案馆室只有在机关 团体和个人的正式申请下才能进行这项工作 而且对申请的审查和证明的拟写 都必须认真对待 五 提供咨询服务 这种服务形式是档案馆室工作人员以档案为依据 以自己所掌握的业务知识和专业技术知识为基础 对查询者提出的问题进行解答 或指导利用者获得有关某一方面档案的线索 利用工作做活后 档案馆室会接到各种情况的咨询业务 有一般性咨询 也有专门性咨询 有事实性咨询 也有知识性咨询 有专题研究性咨询 也有信息性咨询 档案咨询服务具有以下五个步骤 一 接受用户咨询 二 分析用户咨询 三 查找档案材料 四 答复咨询 五 建立咨询档案 六 印发档案目录 档案目录是联系档案用户和档案馆室档案内容的桥梁 档案用户只有借助于一定的档案目录信息 才能顺利实现其利用的需要 档案部门印发 出版 交流档案目录是一种有效提高馆室档案利用率的服务方式 七 网上查询 1 档案信息上网是指档案馆室将有关工作信息等和公开利用的档案内容上局域网 城域或上广域网 用户只要按照有关要求或程序 点击鼠标 就可以查阅所需档案 档案工作等方面的信息2 档案信息通过网站上网主要包括以下四方面内容 1 档案工作信息 2 档案机构信息 3 档案资源信息 4 档案利用服务信息 第三节常见档案参考资料的编写方法 一 大事记 一 大事记的种类1 记载一个机关在一定时期内重要活动的机关大事记2 记载国家或一个地区在一定时期内重大事件的国家或地区大事记3 按照一定专题记载国家或一定地区 一个机关在一定时期某一方面重大事件的专题大事记4 记载重要人物一生重要活动的个人生平大事记 二 大事记的体例和结构 1 题名 即大事记的标题2 编辑说明 有的称为前言或编者的话 是对大事记编写情况的说明3 序言 介绍大事记记述对象的概况 如有关机构的组织沿革 基本职能等4 目录 也称目次 是帮助读者查找大事记条目的线索5 正文 这是大事记的主体部分6 标语和注释7 附录 三 大事记的编写要求 1 观点正确 用材真实2 大事突出 要事不漏 小事不要3 系统条理 简明扼要4 大事记叙一般不加评述 观点寓于条文之中5 收集材料尽量广泛 所用材料要经过严格挑选 去粗取精 去伪存真6 材料来源一般注明出处7 建立大事记录制度 二 组织机构沿革 1 组织机构沿革是系统记载一个机关 企业 地区或专业系统的体制 组织机构和人员编制变革情况的一种编材料2 其主体结构的体例通常有两种一种是以时期为主线 先将材料分成若干阶段 然后在每个时期下面再分别叙述其内容 另一种是以题目为主线 先将材料按其叙述的内容分成若干题目 然后在每个题目下面再逐年或逐阶段叙述 三 全宗指南 1 全宗指南 是以文章的叙述形式介绍和提示档案馆室所保存的某一个全宗档案内容和成分及其利用价值的一种材料 又称全宗介绍 是一种书本或检索工具 2 内容 一 立档单位和全宗的历史情况 二 全宗内档案内容和成分的介绍 三 全宗指南的辅助材料 四 统计数字汇集 基础数字汇集 1 统计数字汇集 就是反映一个机关 企业 地区 系统或某一方面基本情况的一种数字材料2 统计数字汇集的内容 综合性 专题性 五 专题概要 1 专题概要是以文章叙述的形式 简要地说明和反映某一方面工作 生产或其他社会现象和自然现象的产生 发展变化的一种参考资料 2 编写专题概要的基本要求是 内容全面 材料详实 叙中有议 评价得当 叙述准确 文字朴实 文图结合 不拘一格 六 会议简介 1 会议简介是简明