科技档案整理工作ppt-PowerPointPrese.ppt

1 科技档案工作 成都市档案局经科处姚敏华2010年6月 2 1 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 中华人民共和国国家质监局和国家标准化管委会于2008 11发布 2009年5月实施 2 企业档案工作规范 DA T42 2009 国家档案局2009年发布并实施 3 第一部分 科技文件管理第二部分 科技档案管理 4 第一部分科技文件管理 一 概述 一 科技文件材料的定义 科学技术档案案卷构成的一般要求 GB T11822 2008 中的定义 科学技术文件材料是记录和反映科学研究 生产运营 项目建设活动和设备仪器运行 维护及其管理工作的文字 图表 声像等不同形式文件材料的总称 1 来源 贯穿整个科技生产活动 包括相关的管理性文件 2 性质 科技生产活动中直接形成的 原始性 3 形式 文字 图表 声像各种类型的文件材料 载体形式包括纸质 光盘 录音录像带 照片及底片 缩微胶片 实物及其他 5 二 科学技术档案的定义国家机构 社会组织以及个人从事各项社会活动形成的 对国家 社会 本单位和个人具有保存价值的应当归档保存的科技文件 三 两者关系科技文件是科技档案的来源 科技文件经过归档 将一个科技项目完成或告一段落后 将所形成的经过鉴别整理后具有保存价值的科技文件 按照归档制度要求 移交给科技档案部门集中管理 就转变成了科技档案 6 二 科技文件的作用 1 科技文件是科技活动的依据 我们各项生产 科研 基建 管理都离不开它来作为依据 2 科技文件是组织生产和科技管理活动的 共同语言 3 科技文件是记录和传播科技思想的工具 大家通过其信息记录用来交流 阅读 使用 可以使这些科技思想迅速传播 从而提高科学技术水平 4 科技文件是科技档案的来源 科技文件的完整 准确及系统与否 直接关系到科技档案的建立与质量的高低 7 三 科技文件的基本特点 1 专业技术性 在不同的专业领域 因科技活动的工作对象 内容 工作程序不同 具体采用的技术标准 技术方法 技术手段不同 所以会产生不同技术内容 不同形式的科技文件 2 成套性 为了某种目的而独立开展的一项科技活动 都要经历发生 发展 结束的全过程 科技活动整个过程中各阶段产生形成的科技文件 必然是有内在有机联系的 密不可分的一个整体 3 渐全性 任何一个科技活动都不可能是最善最美的 随着新思想 新技术 新工艺的引入 都有一个不断完善 渐趋合理的过程 4 标准性 各专业领域都有相应的国家标准 行业标准 企业标准 对科技文件从形式到内容 设计与编制的方法 要求 文件的制成材料等进行了标准化 规范化的详细规定 8 四 科技文件的类型 一 图样材料图样是按国家规定的制图标准 绘制在一定载体平面上的表示物体 建筑物的形状 结构 大小或其他自然现象的几何图形 按产生领域可分为机械制造业的产品图样 建筑业的工程图样等 按绘制手段 制成材料和用途的不同 还可分为草图 原图 底图 复印图 空白图等 二 文字材料文字材料是用文字 数据及其它符号来表示和传递科技思想 记录科技活动及其成果的科技文件材料 如调查报告 说明书 任务书 计算书 概 预 决 算书 技术条件 科研报告和科研论文等 9 四 科技文件的类型 三 目录表格材料目录 表格材料是用表格形式填入文字和数字而成的一种科技文件材料 如明细表 汇总表 配套目录 设计文件更改通知单 设备开箱验收单等 四 声像材料指在设计 施工 生产 勘探 测绘 科技研究 自然观测等科技活动中形成的照片 影片 录音带 录像带等视听型文件材料 10 五 电子文件1 电子文件的定义电子文件是指在数字设备及环境中生成 以数码形式存储于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机等数字设备阅读 处理 并可在通信网络上传送的文件 电子文件归档与管理规范 B T18894 2002 2 电子文件的类型图像文件 I 图形文件 G 数据文件 D 文本文件 T 程序文件 P CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 GB T17678 1 1999 11 五 科技文件的整理 一 科技文件整理的含义及内容科技文件的整理就是在档案部门监督 指导下 由科技人员将科技活动中所积累的科技文件进行必要的补充和清理 并按科技档案管理制度要求进行初步系统化和编目的工作过程 也就是我们通常所谓的预立卷的概念 二 科技文件系统整理的一般程序1 科技文件鉴别工作2 案卷组织3 卷内科技文件的排列4 案卷编目5 案卷装订 12 1 科技文件鉴别工作 1 文件属性鉴别 A 科技文件与政务文件的区分主要通过三个原则 内容原则 这是最主要 最重要的原则 主要看该份文件内容 而不是文件标题 是否反映本单位的科技活动 整体原则 主要从完整性 成套性来加以考虑 科技活动的管理性文件 职能原则 对于介于两者之间较难判断的文件 科技性质的单位划入科技文件 反之亦然 13 B 科技文件与科技资料的区分科技文件是本单位在现行科技活动中直接形成的原始记录 具有凭证依据和信息查考作用 而科技资料是为了科技活动的参考目的而收集交流或购买来的材料 不具有现实依据作用和历史查考 凭证作用 只有参考 借鉴作用 14 2 文件质量鉴别A完整性鉴别在一套科技文件中 不能缺项 不能缺少一个组成部分 在一份科技文件内 不能缺张少页 B准确性鉴别一是科技文件应当同它所记载和反映的科技对象或科技过程相一致 二是同一个项目的科技文件内容上应当一致 签署内容要完备 符合要求 C外观形式质量鉴别 科技文件的字迹 线条是否清楚 制成材料是否有利于长期保存 特殊科技文件使用的载体材料及记录形式是否符合有关的标准 规定 要求等 15 3 科技文件价值鉴定与密级划分A鉴定科技文件是否具有保存价值 从而确定归档范围 B应归档的科技文件 鉴定其保存价值的大小 确定保管期限 保管期限划分为 永久 30年和10年 企业档案工作规范 DA T42 2009 C科技文件的密级划分为 绝密 机密和秘密 16 介绍几种主要科技文件的归档范围 这是根据主要科技活动来进行划分的 1 科研项目文件的归档范围2 基建项目文件的归档范围3 产品生产文件归档范围4 设备仪器文件归档范围 17 介绍几种主要科技文件的归档范围 这是根据主要科技活动来进行划分的 1 科研项目文件的归档范围 1 科研准备阶段 包括科研课题审批文件 任务书 委托书 开题报告 技术考察及调研报告 方案论证 课题研究和协议书 合同等文件 2 研究实验阶段 各种载体的重要原始记录 各种检验分析报告 实验报告 计算材料 专利申请的有关材料 设计文件 图纸 关键工艺文件 重要的来往技术文件等 3 总结鉴定验收阶段 课题鉴定申请书 工作总结 科研报告 论文 专著 参加人员名单 技术鉴定材料 科研投资情况 决算材料等 4 成果和奖励申报阶段 推广应用方案 总结 扩大生产的设计文件 工艺文件 生产定型鉴定文件 转让合同 用户反馈意见等 18 介绍几种主要科技文件的归档范围 2 基建项目文件的归档范围 1 可行性研究 任务书 项目建议书 项目选址意见书 可行性研究报告 项目评估 论证文件 环境预测 环境影响报告书和批复 设计 计划任务书 报批文件等 2 设计基础文件 工程地质 水文 勘察设计 勘察报告 地质图 勘察记录 重要土 岩样及说明 水文 气象 地震等其它设计基础资料 3 设计文件 总体规划设计 方案设计 初步设计及其报批文件 技术设计 施工图设计 技术秘密材料 专利文件 工程设计计算书 关键技术试验 设计评价 鉴定及审批 19 介绍几种主要科技文件的归档范围 4 项目管理文件 征地 移民文件 计划 投资 统计 管理文件 招标投标 承发包合同协议 专项申请 批复文件 5 施工文件 建筑施工文件 设备及管线安装施工文件 电气 仪表安装施工文件 6 监理文件 施工监理文件 资料 设备采购 监造工作监理资料 监理工作声像材料 7 工艺设备文件 工艺说明 规程 技术总结 产品检验 包装 工装图 检测记录 设备 材料采购 招投标文件 合同 出厂质量合格证明 设备 材料装箱单 开箱记录 工具单 备品备件单 设备图纸 使用说明书 零部件目录 设备测绘 验收记录及索赔文件 设备安装调试 测定数据 性能鉴定 20 介绍几种主要科技文件的归档范围 8 科研项目 开题报告 任务书 批准书 协议书 委托书 合同 研究方案 计划 调查研究报告 试验记录 图表 照片 实验分析 计算 整理数据 实验装置及特殊设备图纸 工艺技术规范说明书 实验装置操作规程 安全措施 事故分析 阶段报告 科研报告 技术鉴定 成果申报 鉴定 审批及成果推广应用材料 考察报告 重要课题研究报告 9 涉外文件 询价 报价 投标文件 合同 合同附件 谈判协议 议定书 谈判记录 谈判过程中外商提交的材料 出国考察及收集来的有关材料 国外各设计阶段文件及设计联络文件 各设计阶段审查议定书 技术问题来往函电 国外设备的随机文件 商业发票 保险单证明 设备开箱检验记录 商检 海关及索赔文件 国外设备 材料的防腐 保护措施 外国技术人员现场提供的文件材料 21 介绍几种主要科技文件的归档范围 10 生产技术准备 试生产文件 技术准备计划 开停车方案 设备试车 验收 运转 维护记录 试生产产品质量鉴定报告 安全操作规程 事故分析报告 技术培训材料 产品技术参数 性能 图纸 工业卫生 劳动保护材料 环保 消防运行检测记录 11 财务 器材管理文件 财务计划及执行 年度计划及执行 年度投资统计 工程概算 预算 标底 合同价 决算 审计及说明 主要材料消耗 器材管理 交付使用的固定资产 流动资产 无形资产 递延资产清册 22 12 竣工验收文件 项目竣工验收报告 工程设计总结 工程施工总结 工程监理总结 项目质量评审文件 工程现场声像文件 工程审计文件 决算报告 环境保护 劳动安全卫生 消防 人防 规划 档案等验收审批文件 竣工验收会议决议文件 验收证书及验收委员会名册 签字 验收备案文件 项目评优报奖申报材料 批准文件及证书 23 介绍几种主要科技文件的归档范围 3 产品生产文件归档范围 1 产品开发研制报告 可行性分析报告 计划任务书等 2 产品设计过程中的各种零件 部件图 标准图 产品的说明书 合格证 各种明细表 3 产品的试验报告 质量分析 标准化审查报告 产品研制总结 产品鉴定书等 4 工艺 工装图样 工艺规程和标准 工艺卡片和技术文件等 5 原材料检验 产品生产过程和生产调试工作中形成的各种文件等 24 介绍几种主要科技文件的归档范围 4 设备仪器文件归档范围 1 购置设备的申请 批复 协议及合同等 2 自制设备仪器的各种装配图 零部件图和技术文件 外购设备的随机文件等 3 设备仪器安装 调试和验收过程中形成的各种技术性 凭证性文件材料 4 设备仪器的操作规程 设备运行 维修 保养 重大事故的记录等 5 设备的改进 改装和技术革新的文件 6 设备报废申请 鉴定及审批的文件材料等 25 二 科技文件整理的一般程序 2 案卷组织案卷是由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位 把归档文件 按照组卷的原则和要求 科学技术档案案卷构成的一般要求 组合成保管单位的过程称为组卷 或称立卷 案卷的基本形式主要有卷 册 袋 盒等 26 二 科技文件整理的一般程序 3 卷内科技文件的排列这项工作主要是保持和正确反映科技文件之间的有机联系 便于日后的管理和查找利用 4 案卷编目案卷编目 是以案卷为对象 通过一定的形式固定案卷系统整理成果 提示案卷内科技文件内容与成分的工作编页号 填制卷内科技文件目录 填写备考表 填制案卷封面 填写脊背标签5 案卷的装订案卷可采用订装和散装两种形式 27 三 科技文件的整理方法 1 普通科技文件的整理2 底图的整理3 照片与底片的整理4 盒式录音录像文件的整理5 电子文件的整理 28 1 普通科技文件的整理主要是对文字材料 图样材料和目录 表格材料的整理 1 组卷 组卷原则组卷要遵循科技文件材料的形成规律 保持卷内科技文件的有机联系和案卷的成套 系统 便于档案的保管和利用 组卷要求A 案卷内科技文件应齐全 完整 签章手续齐备 B 案卷内科技文件的载体和书写印制材料应符合档案保护要求 不符合档案保管要求的科技文件制成材料 有热敏纸 铅笔 红墨水 纯蓝墨水 复写纸等书写的字迹 29 组卷方法A 针对具体项目的管理性科技文件应放入所针对的项目文件中 按阶段或分年度组卷 B 科研课题 产品 建设项目 设备仪器方面的科技文件应按其项目 结构 阶段或台 套 等分别组卷 C 成册 成套的科技文件宜保持其原有形态 这里指不破坏原来的保管单位 30 D 通用图 标准图可放入相应一项目文件中或单独组卷 其他涉及这些通用图 标准图的项目 应在卷内备考表中注明并标注通用图 标准图的图号和档号 注意 同一建筑物 构筑物重复的标准图 通用图可不编入竣工图中 但应在图纸目录中列出图号 指明该图所在位置并在编制说明中注明 不同建筑物 构筑物应分别编制 DA T28 2002 31 组卷方法 E底图以张或套为保管单位进行整理 F产品局部或零部件变更 建设项目和设备仪器在维修维护中所形成的科技文件 宜采取插卷方式放入原案卷中 亦可单独组卷排列在原案卷之后 并在原案卷的备考表中以予说明和标注 产品更新换代或更换零部件 保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在原案卷之后 G产品升级换代 建设项目后评估 改扩建或重建设形成的科技文件应单独组卷排列 32 常用组卷方法介绍A 产品设备文件 可按其反映不同部件 结构 系统分别组卷B 基建科技文件 可按建筑 结构 电气 水暖 通风等不同专业分别组卷 C 科研文件 可按准备阶段 研究实验阶段 总结鉴定阶段等不同阶段 分别组卷 33 2 案卷和卷内文件的排列 案卷的排列A 科研类案卷按课题可行性研究立项 方案论证 研究实验 总结鉴定 成果和知识产权申报 推广应用等阶段排列 B 产品类案卷按产品设计 含初步设计 基础设计 技术设计 工艺 工装 制造 定型等工作程序 或按其产品系列 结构等排列 C 建设项目类案卷按项目前期 项目设计 项目施工 项目监理 项目竣工 项目验收及项目后评估等阶段排列 D 设备仪器类案卷按设备仪器立项审批 外购设备仪器开箱验收 自制设备仪器的设计 制造 验收 设备仪器安装调试 随机文件材料 设备运行 设备维护等排列 34 注意 几个成册的组成一卷时按前面要求排列 成册材料与零散文件 包括图纸 组成一卷时 成册材料放在后面 一些管理性文件 有的一份文件对应几个问题或项目 排列时可放在其中一卷 其它涉及的案卷可存复制件 在卷内目录备注栏中注明原件档号 或直接在备考表中注明文件存放档号 对一些引进的设备工艺装置 其报关材料原则应与设备档案一起保管 分开保管的应分别注明对应档号 35 卷内文件的排列A 文字材料的排列 按重要程度排列 按时间顺序排列 按逻辑关系排列 如来文和复文 则复文在前 来文在后 正本和原稿 则正本在前 原稿在后 如果有译文的外文资料 一般要求译文在前 原文在后 没有译文的外文资料 一般要求翻译标题 36 B 图样材料的排列 有图样目录的图纸 可以按图样目录的顺序进行排列 没有图样目录的图纸 可以按总体与局部的关系顺序排列 机械产品图纸可以总图 组件图 部件图 分部件图 零件图的顺序排列 基建工程图纸可以按总平面图 系统图 平面图等顺序排列 C 图文混合材料的排列案卷内既有图样 又有文字材料 一般要求文字材料在前 图样材料在后 37 3 案卷编目主要内容有 文件页号编写 案卷封面 案卷脊背 卷内目录 卷内备考表 案卷目录编制 2008年新修订的 科技档案案卷构成的一般要求 与2000年版的原标准相比 结构上增加了 案卷目录编制 内容上进行了一些变动 强调案卷内以件为单位编写页号 已有页号的可不再编 案卷封面删除了档案馆号 案卷脊背取消了色标 卷内目录将页号改为页数 增加了档号 备考表增加了档号 互见号下移 提出备考表可直接印制在卷盒内底面 38 A 页号编写 案卷内科技文件以件为单位编写页号 以有效内容的页面为一页 强调了案卷内以件为单位编写页号 已有页号的文件可不再重新编写页号 卷内目录和卷内备考表不编页号 B 案卷封面编制 案卷封面应印制在卷盒正表面 亦可采用内封面形式 规格 A4型 297mm 210mm 39 40 案卷题名 应简明 准确提示卷内科技文件的内容 主要包括产品 科研课题 建设项目 设备仪器名称或代字 号 结构 阶段名称 文件类型名称等 立卷单位 应填写负责组卷的部门或单位 起止日期 应填写案卷内科技文件形成的最早和最晚时间 年 月 日 年应填写四位数 保管期限 应填写组卷时依照有关规定划定的保管期限 密级 应填写卷内科技文件的最高密级 41 档号 由全宗号 分类号 或项目代号或目录号 案卷号组成 全宗号 需向档案馆移交的档案 其全宗号由负责接收的档案馆给定 单位根据本单位产权变化自行设定 也有为方便对二级单位的管理而设定 分类号 应根据对本单位档案分类方案设定的类别号确定 项目代号 由所反映的产品 课题 项目 设备仪器等的型号 代字或代号确定 目录号 应填写目录编号 案卷号 应填写科技档案按一定顺序排列后的流水后 42 C 案卷脊背编制直接印制在卷盒侧面内容 保管期限 档号 案卷题名案卷脊背项目可根据需要选择填写 43 44 D 卷内目录编制主要内容 序号 文件编号 责任者 文件题名 日期 页数 备注 档号 45 46 D 卷内目录编制 卷内目录应排列在卷内文件首页之前 序号 应依次标注卷内文件排列顺序 文件编号 应填写文件文号或型号或图号或代字 代号 没有编号的不填 日期 应填写文件形成的时间 年 月 日 责任者 应填写文件形成者或第一责任者 47 D 卷内目录编制 文件题名 应填写文件全称 文件没有题名的 应由立卷人根据文件内容拟写题名 没有名称的要加标题 用 标明 页数 应填写每件文件的总页数 强调了以件为单位 原标准是填写页号 备注 可根据实际填写需要注明的情况 档号 参见前面案卷封面编制 48 E 卷内备考表的编制 主要内容 档号 互见号 说明 立卷人 检查人 卷内备考表可直接印制在卷盒内底面 新增内容 49 50 E 卷内备考表编制 说明 应标明案卷内全部文件总件数 总页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题 立卷人 应由立卷责任者签名 检查人 应由案卷质量审核者签名 互见号 应填写反映同一内容不同载体档案的档号 并注明载体类型 互见号可以同时填写几种载体的档号 51 F 案卷目录编制 这部分 案卷目录编制 是 科学技术档案案卷构成的一般要求 2008版中新增内容 主要内容 序号 档号 案卷题名 总页数 保管期限 备注 可以根据实际需要制作总目录 分类目录 专题目录 52 F 案卷目录编制 53 F 案卷目录编制 序号 应填写登录案卷的流水顺序号 总页数 应填写案卷内全部文件的页数之和 备注 可根据管理需要填写案卷的密级 互见号或存放位置等信息 54 G 案卷装订 案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订 以件为单位装订的应在每件首页空白处加盖档号章 案卷内超出卷盒幅面的科技文件应叠装 图纸折叠方法见GB T10609 3 图样折叠后标题栏露在右下角 破损的科技文件应修复 装订方式没有统一 不装订的要每件右上角加盖档号章 超出卷盒幅面的折叠 幅面不足的不一定要托裱 尊重成册成套的装订方式 55 关于整卷装订页号问题 零散文件装订为一卷 可编通号 多件装订为一卷 可每件加盖档号章 也可编通号 56 57 H 卷盒 表格规格及其制成材料 卷盒外表面规格为310mm 220mm 脊背厚度可根据需要设定 表格规格为297mm 210mm卷盒宜采用220g以上的单层无酸牛皮纸板双裱压制 表格宜采用70g以上白色书写纸制作 58 2 底图的整理 底图的编号主要有分类编号和隶属编号两种形式 分类编号的底图归档后 一般按分类排架的方式保管存放 隶属编号的底图归档后 按底图表达内容的结构关系分成若干相对独立的保管单位保管存放 底图的质量审查 组合 排列及编目工作与前述的产品文件 基建文件的组卷方法基本一致 底图不能折叠 只能平放或卷放 59 3 照片与底片的整理 照片档案一般包括底片 照片和说明三部分 照片档案的整理应遵循有利于保持照片档案的有机联系 有利于保管 有利于利用的原则 照片档案的底片 照片应分开存放 说明 要标注好照片的编号 照片背景信息 活动内容 重要人物全称 职务 位次 拍摄者 拍摄时间等 底片编号 全宗号 分类号 保管期限代码 张号照片编号 格式一 全宗号 分类号 保管期限代码 册号 张号格式二 全宗号 分类号 保管期限代码 张号若采用格式二 可选用照片 底片分别编号法或合一编号法 影像相符的照片 底片编号相同 60 4 盒式录音录像文件的整理 分类编号 在分类方案的基础上 按时间 专题 阶段 工序等特征 对录音 录像带排序 编制出档号 全宗号 分类号 项目代号或目录号 顺序号 盒 盘 61 5 电子文件的整理 电子文件的整理有两个国家标准 电子文件归档与管理规范 倾向于文书文件的整理 参照标准是 归档文件整理规则 CAD电子文件光盘存储 归档与档案管理要求 倾向于科技文件的整理 标准中还有光盘盘号的编写方法 全宗号 档案类目号 项目代号 电子文件类别代码 光盘序号 如遇到一个光盘中存储一种以上类别的电子文件时 应将所包含的类别都分别填写上 62 第二部分科技档案管理 63 科技档案是具有保存价值的科技文件材料经过归档转化而来的历史记录 这既是科技档案与科技文件材料的区别 也是科技档案与文书档案的区别 归档是科技文件转化为科技档案的途径和标志 科技文件在经过前面所述的预立卷后 就进入了归档环节 转化为科技档案 64 科技档案业务管理包括科技档案的收集 整理 保管 鉴定 统计 开发利用六个方面的工作 收集 整理 保管 鉴定 统称为科技档案工作的基础业务 其目的是维护科技档案的完整 准确 系统 安全 为科技档案的开发利用创造条件 开发利用 是科技档案工作的根本目的 它依赖于基础业务工作 并检验其工作质量 统计 工作是一种监督手段 对其它各环节工作进行信息反馈 65 科技档案工作的基本原则 统一领导 分级管理科技档案 维护科技档案的完整 准确 系统 安全 实现科技档案的有利利用 这里的统一领导 分级管理既是对整个国家科技档案管理工作的要求 也是对基层单位科技档案管理工作的要求 对基层的要求体现在 五个统一 统一机构 统一管理 统一人员 统一制度 统一领导 66 目录 一 科技档案的收集工作二 科技档案的整理工作1 科技档案分类方法2 科技档案分类方案3 科技档案的系统排列与档号编制三 科技档案的保管工作四 科技档案的鉴定工作五 科技档案的统计工作六 科技档案信息开发利用工作 67 一 科技档案收集工作 科技档案收集 就是按照一定的原则和方法 将科技活动中形成的各种具有保存价值的科技档案材料集中到科技档案管理部门实行集中统一管理的一项业务工作 收集工作是科技档案管理的第一个环节 要保证科技档案的齐全 完整 就必须把好收集工作这一关口 这就要求我们从档案业务规范管理上多下功夫 1 学习宣传贯彻 档案法 及有关的法规 标准 提高全员档案意识 增强归档的自觉性 2 建立健全科技文件归档制度 将归档责任落实到具体部门和人员 68 3 抓住科技 生产活动的关键环节 加强收集工作 比如产品档案要抓住设计定型 生产定型或小批试制阶段 基建档案要抓住项目立项 设计 施工及工程竣工验收阶段 设备档案要抓住设备开箱验收 安装调试运行 维修改造等环节 科研档案要抓住年度总结 成果鉴定等环节 4 建立 三纳入 四同步 三把关 四参加 制度并认真执行 三纳入 把科技文件材料的形成 积累 整理 归档纳入领导议事日程 纳入科技工作程序 计划 纳入有关部门有关人员的职责范围 69 四同步是布置任务同步 检查进度同步 总结鉴定验收同步 考核奖惩同步 四参加是科技档案部门应该参加工程竣工验收 设备开箱 科研成果鉴定验收 产品定型会 三把关把好鉴定验收关 上报成果关 业务考核关 做好收集工作的几个结合 接收归档与现场收集相结合 随时收集和集中收集相结合 对内收集和对外收集相结合 收集工作同计划管理相结合 对集体收集和对个人收集相结合 70 二 科技档案整理工作 科技档案整理工作就是按照一定的原则和方法 对科技档案进行系统整理和科学编目 实现科技档案系统化并揭示科技档案内容和成分的一项业务工作 其工作内容主要包括两个方面 系统整理和科学编目 系统整理主要包括分类 组卷 排列 编制档号等工作 科学编目主要包括编制案卷总目录 分类目录 卷内文件目录等 71 1 科技档案的分类方法 科技档案分类是根据科技档案的性质 内容 特点及相互联系 将科技档案划分成一定类别 从而使全部科技档案形成一个具有一定从属关系和平行关系的等级体系的工作 科技档案分类 通常包括两个方面 编制科技档案分类方案 或分类表 具体科技档案案卷或文件的归类 72 科技档案分类方法 2009年国家档案局发布的 企业档案工作规范 DA T42 2009 确立了企业档案工作原则 组织和制度要求 给出了企业档案业务工作 档案信息化建设 档案工作设施设备配置等方面的方法和技术指南 该标准适用于大中型工业企业 其他类型的企业及事业单位可参照使用 该标准大家可在成都市档案局馆网站的 政策法规 栏中下载 该标准对一个单位的全部档案分类设置了十个一级类目 即经营管理类 生产管理类 行政管理类 党群管理类 产品生产类 科研开发类 项目建设类 设备仪器类 会计业务类 职工管理类 73 主要类型科技档案分类法 1 产品 设备仪器类的二级及以下类目按产品和设备仪器种类或型号设置 2 科研类的二级及二级以下类目按课题性质或课题设置 3 项目建设类的二级及二级以下类目按工程性质或建筑项目设置 4 设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 74 1 产品档案的二级类目设置A 按产品种类设置二级类目一般是指企业产品的品种多 又是同一品种系列化生产 产品型号多 这类企业的产品档案二级类目就按产品种类来设置 如规模较大的汽车制造厂 机床厂 钢铁公司等 汽车有卡车 客车 轿车 机床有车床 铣床 磨床 钢材有线材 板材 而每一种类下又有各种不同的规格型号 这些企业产品档案二级类目先按产品种类设置 然后再按产品型号设置三级类目即可 如需设置四级类目 可按其产品结构或产品研究生产阶段来设置 75 4产品1货车2客车3轿车1125型货车2135型货车3145型货车 76 B 按产品型号设置二级类目一是指企业产品型号单一 产品没有形成系列 二是企业生产品种单一 但产品型号较多 如电视机厂 卷烟厂等 其产品种类较为单一 产品从其性质 形式 生产过程 用途等基本相同 但产品规格型号较多 这些企业产品档案二级类目就可直接设置到产品型号 如需设置三级类目 可按产品主要结构或研制与生产阶段设置 77 2 科研类档案二级及二级以下类目设置参考 遵循两条基本要求 一是在分类类目设置中 在企业实际允许下尽可能的减少类目层次 二是对于每一个科研课题要包含从课题立项 研究准备 研究试验 总结鉴定 成果报奖与成果应用 推广的全过程 A 课题分类法一般企业的科研档案分类只设置到课题 不再设置三级类目 B 专业 课题分类法对于规模较大的科研课题 其研究时间过程较长 也可按课题研制时间阶段或工作程序分设三级类目 在具体设置上 可按 科学技术研究课题档案管理规范 要求执行 78 7科研1水稻2小麦3大豆1抛栽2育种3施肥 79 3 项目建设档案二级及二级以下类目设置参考 应遵循两条原则 一是分类类目层次要尽量减少 二是每个单项工程内要包含从工程立项 勘探测绘 设计 施工 监理 竣工验收和工程创优的全过程 大型企业可按照工程项目性质设置二级类目 按每个单项工程设置三级类目 一般不再设置下一层次类目 大型工程项目可再区分子项工程或工程施工阶段 也可区分工程结构设置四级类目 按建筑项目设置的企业 一般工程项目在按单项工程设置二级类目后 可以不再设置三级类目 对于规模较大的单项工程 其投资规模大 建筑面积多 建筑结构复杂 施工周期较长 也可分别按子项工程或工程结构 施工阶段设置三级类目 80 3 项目建设档案二级及二级以下类目设置参考 A 按工程项目设置 工程项目 是指按建设工程性质或用途进行划分的某一类建筑工程 如生产性工程项目 生活工程项目 B 按建筑项目设置 建筑工程 则是指具体的单项工程 如某一个加工车间 某一个影剧院等 81 6基建1厂区综合2生产建筑3办公室生活建筑1铸工车间2金工车间3机修车间 82 4 设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 依据三条原则 第一 设备仪器档案二级以下类目层次要尽力减少 第二 单台设备仪器要包含其从购置 开箱安装 调试 运行 维护 大修到设备仪器移交或报废的全过程 第三 生产程序连续性强的发电 石化等企业 其设备仪器档案与基建档案很难截然区分 一般遵循一条常规的划分原则 即凡是大型或特大型的设备装置 其基础土建部分一般都归入基建档案类 设备主体以及运转维护过程都属于设备仪器档案类 设备仪器档案分类一般不设置四级类目 83 4 设备仪器档案二级及二级以下类目设置参考 A 按设备仪器种类即按设备仪器性能 用途等相近性设置二级类目 B 按设备仪器型号即按同一设备仪器型号或单台设备仪器设置二级类目 设备仪器种类 数量较多的大中型企业可分别按生产设备 辅助生产设备 动力设备 一般设备设置二级类目 可以再按设备仪器型号设置三级类目 一般企业可直接按设备仪器型号 单台设备仪器 设置二级类目 不再设置三级类目 一些生产过程连续性的企业 如发电企业 化肥企业 石油化工企业 炼油企业等 其一套生产装置一般都包含有若干数量的设备仪器 可以视为一个较为独立的组合体 可以按照生产装置来设置二级类目 也可再按设备仪器型号设置三级类目 84 7设备1生产设备2辅助生产设备3一般设备1车床2铣床3刨床 85 2 科技档案分类方案 科技档案分类方案又称为分类大纲 是指用文字 符号揭示科技档案类别划分 排列及类目关系并指导科技档案分类工作的依据性文件 应依据单位管理职能 结合档案形成特点制定 并应保持相对稳定性和可扩充性 分类方案应附有分类说明 分类方案一般包含题名 编制说明 类目表 分类号 题名是指科技档案分类方案的名称 如 成都市 集团公司档案分类试行规则 编制说明是用以介绍分类方案的基本内容 特征 适用范围 使用方法及编制原则和目的等的说明性文字 86 类目表是指根据分类规则按照一定的分类方法划分出来的全部类目所组成的有秩序 有层次的科学体系 常用排列方式有 树状排列 线型排列 图表排列 等 分类号通常由标识符号的类型和符号的标记制度共同决定 标识符号主要有纯数码型 纯字母型和混合型 我省推荐用纯数码型 标记制度主要有顺序制 层累制 又称十进制 和混合制 书上介绍了八分制 双位制 一般企业在类目设置时 基本大类用 十进制 二级类目采用 八分制 三级及以下类目采用 双位制 不同类级之间用 间隔 对于类目层次设置不多时 各类之间也可不用间隔号 实际操作中 很多单位各级类目统一采用 十进制 已能满足 87 3 科技档案的系统排列与档号编制 1 科技档案的系统排列科技档案常用的排架方法是按大类分项目排列 即先按产品类 科研类 基建类 设备仪器类顺序排开 每个大类内按单个项目 一个产品 一个课题 一项工程 一台设备仪器 顺序排列 科技档案实体的类别排列秩序应与分类方案类目体系中类目秩序相一致 具体类别内科技档案的排列标准应保持一致 成套的科技档案应集中在一起排列 不同载体类型的科技档案通常应分别排列等 88 2 科技档案档号的编制A 科技档案档号通常采用 全宗号 分类号 案卷号 结构形式 如 02 B 1 2 001 中02为全宗号 表示某集团公司的一个子公司 B 1 2为分类号 即 一级类目号 主项目代号 子项目代号 其中B表示该公司工程项目类档案 1表示 小区项目 2表示该项目二期农迁房工程 001为案卷号 即为该工程第1盒 89 90 B 一些行业对档号的编制有明确规定 如省交通厅对档号的编制要求为 全宗号 大类号 属类号 项目代号 立卷单位代号 小类号 案卷顺序号如 24 GL51 12 A1 6 3 24 为全宗号 由省交通厅统一给定 GL5 为公路类中的公路工程类 1 为道路类 12 为项目代号 A1 为合同段代码 6 为监理文件 3 为A1段监理文件的第3卷 91 三 科技档案保管工作 科技档案保管工作 就是按照集中统管原则 采用科学的保护技术和保管方法 维护科技档案的完整 准确 系统 安全 最大限度延长科技档案寿命的工作 保管工作的内容主要包括 排架 分类排架 保护 防火 防盗 防温 防湿 防尘 防光 防有害气体 防虫等 检查 修复 更改补充的监督协助等 科技档案保管工作的基本任务是 保护科技档案安全 尽可能延长其寿命 为利用提供良好