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档案管理培训 克拉玛依魔鬼城旅游开发有限责任公司 2015 1 26 第一章你知道什么是档案吗 一 从结绳记事到电子文档 一 档案的起源 1 结绳记事 中国自古就有结绳记事的记载 二 多种多样的档案形式 陶文档案 产生时间 新石器时代晚期 距今5000年左右特点 记录在陶器上的记事符号 甲骨档案 产生时间 商周时期 距今3000多年 特点 记载内容翔实 保存完整 已达到一定水平 金石档案 产生时间 始于商代特点 是铸刻在金属鼎器上的一种铭文 也称钟鼎文 古人称铜为金 所以又称为金文 坚固耐久 但比较笨重 简牍档案 产生时间 商周特点 书写在竹片或木板上 缣帛档案 产生时间 几乎与简牍档案同时产生 特点 轻便 便于传递 但造价昂贵 纸质档案 产生时间 汉代特点 书写方便 便于传递和保存 造价低廉 现代载体档案 产生时间 近现代以来特点 存储容量大 所需空间小 便于长期保存 邓小平 王震1986年在桂林游览漓江 三 档案名称的演变与沿革 最早 典 和 册 周代 中 商周 简 牍 简策 简牍 简书 帛书 竹帛 等 汉唐 文案 案牍 二 走出概念认识的误区 误区一 图书 报刊 资料就是档案原始记录性是区别档案与图书 报刊 资料的依据 误区之二 文件 档案文件是档案的基础 档案是文件的精华 文件转化为档案必须具备三个条件 1 办理完毕的文件才归入档案2 对日后工作有参考利用价值的文件3 按一定规律集中保存的文件最终才能成为档案 档案的定义 档案是处理完毕 具有参考价值的 集中保存起来的历史记录 档案法上的定义第一章 总则 第二条 本法所称的档案 是指过去和现在的国家机构 社会组织以及个人从事政治 军事 经济 科学 技术 文化 宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字 图表 声像等不同形式的历史记录 三 档案就是废纸一张吗 1 档案的基本作用凭证作用参考作用 明内阁大学士邱濬 今世赖之以知古 后世赖之以知今者也 明实录 郭沫若 题赠档案馆 前事不忘后事师 自来坟典萃先知 犹龙柱下窥藏史 呼凤舆前听诵诗 国步何由探轨迹 民情从以识端倪 上林春讯人间满 剪出红梅花万枝 2 档案的主要作用机关工作的查考凭据生产建设的参考依据政治斗争的必要工具科学研究的可靠资料宣传教育的生动素材档案能够以其内容 涵义和外形特征如实地说明历史上的某些事实 作为证实国家 集体和个人正当利益的书面文件 3 档案发挥作用的规律性档案对机关的作用和社会作用的双重性档案机密性的递减律档案科学文化作用的递增律实现档案价值的条件A 受社会发展水平的限制B 受公众对档案认识水平的限制C 受档案管理水平的限制 四 档案工作的内容和性质 1 内容六环节之说 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用 八环节之说 收集 整理 鉴定 保管 统计 提供利用 检索 编研2 性质档案工作是一项管理性的工作A 档案工作是专门负责管理档案的一项业务工作B 是某种管理工作的组成部分C 是专门管理档案的科学性工作档案工作是一项服务性的工作档案工作是一项政治性的工作 第二章迈出坚实的第一步 做好档案的收集工作 一 平日做个有心人 做好文书立卷工作 一 立卷对文书工作和档案工作的意义1 保持文件之间的历史联系 便于查找利用2 保护文件的完整与安全 便是保管 二 科学立卷的方法 好的立卷方法要满足两种基本要求保持文件之间的联系便于保管和利用 1 按问题特征立卷问题特征 指的是文件内容所反映的事件 人物 事物 问题或工作性质 所谓按问题特征立卷 就是将反映同一事件 人物 事物 问题 工作性质的文件组合在一起立卷 特点 保持文件之间的历史联系 反映出一个问题处理的全貌 便于查找 例如 关于撤销 经理职务的文件材料 同一人物关于购买 设备的文件材料 同一事物关于评定工资问题的文件材料 同一问题关于宣传工件的文件材料 同一性质工作 注意 有些文件是不适合 不便于按问题特征立卷的例如 一次会议的文件 不能按问题拆开 插入其他有关这个问题的发件中去 2 按时间特征立卷时间特征 指文件内容针对的时间和文件形成的时间所谓按时间特征立卷 就是将属于同一时间 如同一年度或同一季度 同一月份 或上半年 下半年等 的文件集中立卷 特点 可以反映出企业不同时期的工作特点 便于查找企业在不同发展阶段的工作面貌 例如 魔鬼城公司2014年上半年会议记录魔鬼城公司2014年第一季度旅游人数情况统计表 按时间特征立卷的几种情况 1 一般文件放在写成年立卷 如果是年末起草 在次年初批准 通过和发出的 可放在批准 通过的年度立卷 2 年度计划 总结 报表 预算 决算等时间针对性很强的文件 一般放在所针对的年度立卷 跨年度的或多年计划 放在开始的年度立卷 跨年度或多年的总结 放在最后的年度立卷 3 总结和计划放在一的文件 应视文件内容的主次和中心来定 如 2001年工作总结与2002年的工作要点 4 经过跨年度办理完毕的文件 可放在处理的主要年度或放在办结的一年立卷 5 为某项工作或某次会议收集的在关材料 不按文件原来的写成年度或内容针对年度立卷 而应放在使用年度 二 归档 档案工作的起点 1 归档 文书部门或业务部门将文件整理立卷后 按照规定的时间移交给档案室集中保管 2 归档范围 1 需要立卷归档的文件材料凡是本单位在工作活动中形成的 经过办理完毕的 具有查考利用价值的收发文件 电报 会议文件 内部文件 电话记录 会议记录 以及编制的图表 簿册 有关的照片等文件和材料 均需立卷归档保存 2 不需要立卷归档的文件材料重份文件无查证利用价值的事务性 临时性文件仅供参考 参阅 征求意见 不需要办理的文件未经领导审批或会议讨论通过的未定稿文件 未生效文件一般文件的历次修改稿 3 归档时间 第二年上半年4 案卷整理案卷整理的具体内容 1 调整立卷检查卷内文件成分检查卷内文件联系检查卷内文件保存价值检查卷内文件数量注意 一个案卷一般200页左右为宜 一般不能少于40页 2 拟定案卷标题A 案卷标题应具备的条件文字上简练通顺 概括准确 避免过于抽象或堆砌文件标题基本结构力求完整 合乎语法 标点正确 B 案卷标题的结构 地区 作者 通讯者 时间 地区 问题 名称 3 卷内文件的排列 编号排列方法 可按时间 问题 地区 作者 通讯者 名称 重要程度 人名的姓氏笔画或拼音字母的顺序等 编号 用阿拉伯数字编写张号编号的位置 左侧装订的案卷可编在右上角 编号后 发现有编错 编漏 编重页时 补救的办法 如 第12页后编漏一页跳到14页 可将第12页改为12 13页 在备考表中注明第12 13页为一页 如第12页重编 可改为第12 1 第12 2 页 在备考表中注明第12页共两页 4 填写卷内目录与备考表卷内目录的项目有 顺序号作者发文号文件标题文件日期所在张号备注 卷内文件目录式样 卷内文件目录 卷内备考表 5 填写案卷封皮与装订A 案卷封皮项目的填写机构名称 全称 案卷标题卷内文件张数年度日期保管期限全宗号 目录号 案卷号B 案卷的装订 第三章档案的整理工作 一 认识一个全新的朋友 全宗 1 什么是全宗 所谓全宗 就是一个独立机关 团体 企事业单位或著名人物在社会活动中形成的档案有机整体 2 全宗构成者的条件全宗构成者又叫立档单位 构成立档单位的条件有三条 一是能够独立行使职权 能够以自己的名义对外行文 二是能够独立核算财物 是一个独立的会计单位 自己可以编制并确定经费预算或财务计划 三是具有一定的人事任免权 设有人事管理机构或专门人员 全宗和案卷 文件的关系 第四章档案的保管工作 保管工作的任务 一 防止档案的损毁1 人为损毁的原因政治 经济原因档案工作人员的素质因素档案的管理和利用2 自然损毁的原因内因 档案本身 即制成材料的变化外因 档案所处的环境和保管档案的条件 二 延长档案的寿命 三 维护档案的安全保证档案的物质安全保证档案的信息安全 二 保管工作的内容 一 必不可少的存档设备1 档案库房 1 档案库房建筑的原则适用经济美观 2 档案库房的类型综合档案库专门档案库档案资料库 2 档案装具直式和横式文件柜 3 档案包装材料卷皮卷盒包装纸 二 档案库房管理 三 档案信息安全 1 控制纸质档案的使用提高档案安全防范意识确定档案的使用权限建立健全借阅制度 外借文件登记卡 2 控制缩微品档案的使用3 控制电子档案的使用必须采取各种措施控制电子档案的使用 保存一份档案外借卡片或外借文件登记卡 在上面记录借出日期 材料内容 借者姓名和归还日期 安全保管电子档案 第五章档案的检索 一 了解检索系统档案检索 是对档案信息进行系统存贮和根据需要查找的工件 一 检索工具的基本功能两个基本功能 存贮 将文件和案卷的外形和内容特征著录下来 按照一定的顺序和方法加以排列 使档案信息集中起来的过程 查找 向利用者提供一定的查找线索和手段 在存贮的档案信息中找出利用者所需要的档案材料的过程 二 检索工具的作用 桥梁 作用查找作用 第七章e时代新型档案 一 电子档案 电子档案与纸质档案的不同电子档案是以代码形式记录于磁带 磁盘 光盘等载体 依赖计算机系统存取并可在通信网络上传输的文件 存贮量的变化信息的独立性操作方便传递快捷 实现资源共享存贮空间小具有多种表现形式复制时不容易丢失信息 电子档案的缺点对设备的依赖性非直读性信息不安全性 易修改性使用技术与载体的不稳定性 电子档案的管理体系集中统一管理电子档案的问题纸质文件和电子文件双套归档问题实行文件 档案一体化管理电子档案的归档归档模式目前对电子文件的归档还是实行电子文件 纸质文件双套归档 即 双套制 归档范围 归档时间管理性文件在第二年上半年归档 技术性文件在项目完成后归档 归档要求齐全完整真实有效整理 编辑 划分保管期限统一规定载体形式 质量要求防病毒编制说明 电子档案的保管载体的物理保护严格控制温湿度温度为15 25 相对温度为40 60 最佳环境温度为18 相对湿度为40 净化外部环境防磁防震正确排放与使用 减少机械损伤定期进行检测与拷贝 信息的安全维护采用备份和镜像技术 防止文件信息的丢失加密技术访问控制防治病毒安装补丁程序 用以弥补程序缺陷 电子档案的利用电子档案利用的特点不再受 孤本 限制 可实现共享具有良好的利用性 重复利用不会留下老化的痕迹电子档案的利用可采用交互式可进行信息加工电子档案提供利用的方法 提供物质载体的拷贝利用网络传输电子档案通过计算机直接提供利用 二 声像档案 录音 录像档案录音 录像档案的特点存贮性直感性真实性易复制性录音 录像档案的归档录好的磁带在向档案室归档时 盒内应装有登记表 录音 录像过程中形成的文字材料 如报告 文稿 演讲稿 解说词等 要注意收集 应与录音 录像档案一同整理 分别保存 照片档案 照片档案的特点形意结合 形象鲜明时间感 空间感强烈形式多样 内容丰富保管要求高 照片的整理方法 分类按年代 问题进行分类组卷按重要程度和时间顺序组成案卷卷内目录填写的项目有照片号或底片号 照片题名 拍摄时间等案卷排列按年代 类别 重要程度排列 文字说明的编写方法与要求包含六个要素 字数不超过200字 第八章人事档案 一 人事档案概述 一 人事档案的含义及正副本制度1 人事档案是国家机构和社会组织在人事管理活动中直接产生的 反映个人经历 德才能绩 工作表现的 以个人为单位集中保存起来以备查的历史记录 主要包括 干部档案 工人档案 学生档案 军人档案 2 人事档案的正副本制度人事档案的正本 由全面地反映一个人的历史和现实情况的全部人事档案材料构成 人事档案的副本 由反映一个主要情况的材料构成 副本内容的材料 通常是由正本中的履历材料 鉴定材料 考核材料 学历材料 审查结论材料 处分决定 任免材料 工资级别等主要材料的重复件或复制件构成 二 人事档案的特点 1 人事档案以单个人为一宗整理立卷2 内容具有动态性3 随着人员的主管单位变动而变动4 具有较强的机密性 三 人事档案的作用1 用人治事的重要依据2 研究人事宏观管理的信息源3 编史修志的史