档案的整理与保管.ppt

第六章档案的整理与保管 区分全宗 仅需了解立档单位形成的条件 全宗号 四位代码标示 同一全宗内的代码不能重复 一般按照进馆先后顺序进行排列 同时进馆的档案 则按照大小 相互关系和重要程度排列 全宗号 xls 档案的分类关键词 年度 组织机构 问题年度 按档案文件形成的自然年度归类 组织机构 按照负责办理的内部组织机构归类 问题 按照档案文件所涉及的问题进行分类 各种分类方法的适用范围 年度 简便易行 运用最广泛 一般适用于国家党政机关 组织机构界限不清 档案数量少的单位 跨年度档案文件的分类规则 机关收文 文件落款日期为2005年12月2日 收文日期为2006年1月1日 应该归入哪个年度 2006 归入收到日期 13种公文中的上行文归入文件签署日期 其他均按照相应机关的收文日期为准 机关内部文件 计划 预算类文件以内容涉及的年度为依据 跨年度的计划类文件归入开始年度 总结 统计类文件归入最后年度 对于无时间标记的档案 需分析内容 来源等再行确定可能的时间 按组织机构分类 按照档案形成的组织机构进行分类 简便易行 适用于分工明确 内部机构比较稳定的单位 涉及若干机构的档案文件 按规定归类 如果没有相关规定 则归入主办机构 按问题分类 适用于职能分工不明确 档案数量较小的小型单位 为了便于查找 需根据实际 合理设置具体的问题类别 在具体的档案分类工作中 常常将几种方法结合使用 2006年办公室开发部规划发展部2007年办公室开发部规划发展部 2007年综合类销售类研发类生产类2008年综合类销售类研发类生产类 档号的编制 档号是指反映和固定全宗案卷及其卷内文件的排列顺序的一组符号 用于确定其在档案实体系统中的位置 统计档案数量 清点档案等 常见档号 全宗号 案卷目录号 案卷号 件号 页 张 号 档号指代唯一的档案实体 不能随意更改 应该有适当的递增容量 简短明了 档号中的代码 档号的结构一般机关内部已先行确定 档案整理人员只需根据档案的特征 按照模板编制即可 档案的保管 物质条件 专门的封闭式的库房 设施齐全 防止意外事件 一般使用金属的密集架 必要的库房设备 温度 湿度测量仪器温度 14 20湿度 50 65 灯光设置 防盗措施 防虫剂 打扫卫生啦 档案库房和内置装具均需统一编号 库房编号 建筑号 层号 房间号 装具编号相对灵活 各装具井然有序的排列 摆放整齐 库房管理制度 doc 档案存放位置索引作用 反映档案存放的情况 便于档案存取 档案存放位置索引 doc代卷卡 功能类似于代书卡 调卷时放置 还卷时取出 全宗卷在管理全宗档案的活动中形成 是对全宗档案管理情况的反映 包括 档案收集 整理 鉴定 保管 统计 利用 计算机辅助管理的文字记录 了解基本涵义 全宗卷的编制 以全宗为单位整体 以卷内文件目录的形式呈现 说明全宗的基本情况 卷盒使用 表面 盒脊著录全宗号 名称 日期等 本书重点内容 三 四 五 六 已经完成 后期结合案例分析加以巩固 剩下章节只需了解即可 抽中了 案例分析 公司秘书谢娜在整理公司文书准备归档 他把文书按照不同文种加以分类 在每类中按时间排列 还把文件后的附件一一分离出来 单独装订 在每份文件上标上页号 文件左侧统一用订书机装订 最后把这些文件按照时间顺序依次装入档案盒中 填好档案 然后移交给档案室 结果档案室管理员何炅看了后直摇头 根据上述案例 请判断秘书在文书归档整理过程中有哪些不妥之处 答案要点 7 1 无需对文书进行文种的区分 因为文件在排列时只考虑事由 时间和重要程度等因素 2 附件一般不单独成件 而是和正本为 一件 3 取消立卷以后 文件归档不需要再编页号 4 用何种方式装订要考虑是否会破坏档案的原貌或能否长期保存 订书针对永久或长期保存的档案不太合适 因为容易锈蚀 5 文件排列时 首先要考虑事由因素 同一事由的应排在一起 同一事由内部按时间顺序或重要程度排列 不同事由间按时间顺序或重要程度排列 6 文件排列好后要加盖归档章 7 文件装盒前要考虑档案的分类方案 不同保管期限的档案不能装入同一盒中 档案收集要履行手续 填写A 登记卡片B 移交清单C 签收文簿D 分类目录 抽到了 案例分析 公司有一批保管期满的会计档案 按规定需要进行销毁 公司档案管理部门编制了销毁清册 管理部门负责人在清册上签字后 指定由一人于当天销毁 答案要点 2 1 档案管理部门需同会计部门共同审查和鉴定 编制销毁清册 由双方负责人签字确认 2 销毁时 应由档案部门和会计部门共同派人监销 销毁后 监销人应签字 并将监销情况报告给单位负责人 抽中了 不定项选择 下列关于撤销 合并机关档案的移交 说法正确的是 A 撤销机关的档案 可交由主管机关代管B 一个机关被分为多个机关 档案材料随之按照分散机关业务情况进行分散C 机关撤销 合并时 可将未处理完毕的文件材料交由新的机关处理D 机关内一个部门划归另外一个机关接收 部门档案材料可带入接受机关 判断正误 按年度进行档案分类时 一般文件以制发日期 落款标志日期 为准 T 档案移交过程中 与立档单位有关的资料和有关检索工具均要一并移交 需 A 一