大厦物业管理手册.doc

目录第一章 服务中心第一节 任务和岗位设置一、任务二、岗位设置第二节 岗位职责和工作要求一、岗位职责二、工作要求第三节 对客服务程序一、办理新用户迁入的工作程序二、办理用户电话开通、迁移或对调的程序三、办理大厦电话分机租用工作程序四、办理大厦出入证申请工作程序五、办理用户公司水牌制作工作程序六、办理用户大件物品放行工作程序七、用户室内装修管理工作规程八、办理外来施工单位施工人员出人证的工作程序九、办理临时出入证工作程序十、办理用户临时用电、动火和使用专用货梯申请工作程序十一、办理用户非办工时间加班工作程序十二、办理用户室内设施报修工作程序十三、办理用户信箱钥匙和楼层洗手间钥匙借用工作程序十四、办理用户破/换门锁申请工作程序十五、办理用户临时封门工作程序十六、办理统一收购废品服务工作程序十七、办理摩托车、自行车停车证工作程序十八、办理用户临时借用会议室工作规程十九、办理代派用户资料工作程序二十、办理业主/租户场地证明申请工作程序二十一、办理用户迁出大厦工作规程第四节 岗位工作考核细则第二章 管理部第一节 任务和岗位设置一、任务二、岗位设置第二节 岗位职责和工作要求一、岗位职责二、工作要求第三节 操作规程一、清洁卫生监督管理规程二、绿化监督管理操作规程三、公用设施管理操作规程四、装修单位管理操作规程五、用户投诉六、回访用户工作规程七、服务质量调查八、信报邮件管理操作规程九、雨伞借用管理操作规程十、手推车借用管理操作规程十一、虫鼠害防治管理规程第四节 内部管理制度一、岗位交接班管理二、办公物品管理三、钥匙管理四、巡更器管理第五节 岗位工作考核细则第三章 保安部第一节 任务和岗位设置一、任务二、岗位设置第二节 岗位职责第三节 内部管理规程一、值班工作管理规程二、交接班管理规程三、培训规程四、警棍佩带和使用规定五、对讲机使用规定六、闭路电视操作程序和规定第四节 安全保卫工作规程一、非办公时间出入管理二、送餐人员管理规定三、货物放行规定四、拾遗管理规定五、重大事件报告制度)第五节 消防工作手册一、临时动火、焊割作业安全管理规定二、装修施工场地消防安全规定三、消防工作制度四、定期消防安全检查制度五、消防教育培训制度六、灭火器管理规定七、消防中心工作守则八、消防演习程序九、消防报警信号处理程序十、初期火警处理程序十一、火灾紧急处理方案十二、失火事故调查程序第六节 停车场管理手册一、停车场管理守则二、停车场管理规程三、停车场收费管理规定四、停车场突发事件应变措施第七节 各岗位工作方法与技巧一、大堂岗二、巡楼岗三、广场岗四、入车道岗五、出车道岗六、车场收费岗七、商场岗八、消防中心岗第八节 岗位工作考核细则第四章 工程部第一节 任务和岗位设置一、任务二、工程部架构图第二节 岗位职责一、工程部各班组职责范围二、工程部各班组工作细则三、工程部各岗位工作职责第三节 内部管理规定一、值班规定二、交接班规程三、运行记录管理制度四、工程档案管理制度第四节 设备设施管理第一部分 总则一、承包商监督规定二、工程部巡检规定三、设备管理规定四、机房管理规定五、设备机房防火规定六、机房卫生管理规定第二部分 强电系统管理一、层间配电房管理制度二、转、停电通知用户工作规程三、停电、限电管理规程四、临时用电管理规程五、供配电运行安全操作规程六、供配电设备运行管理规程七、供配电设备维修保养规程八、电房倒闸操作制度九、工作票制度十、柴油发电机安全操作规程十一、柴油发电机运行管理规定十二、柴油发电机维修保养规定十三、供电突发性事故的应急措施十四、强电系统操作流程图十五、强电系统相关记录第三部分 弱电系统管理一、弱电系统管理规定二、弱电系统维修保养规程三、能源计费系统管理四、楼宇自控系统管理五、电脑网络管理六、程控交换机管理七、综合布线系统维修保养规程八、直线电话系统运行管理规定九、保安监视系统运行管理规定十、消防设备运行规定十一、紧急广播系统维修保养规程十二、消防排烟系统、正压送风机维修保养规程十三、防火卷闸维修保养规程十四、应急灯、疏散指示灯检查保养制度十五、弱电系统操作流程图十六、弱电系统相关记录第四部分 机管系统管理一、安全用水、供水管理制度二、大厦节水、用水措施三、工程部停水、限水管理制度四、给排水设备(设施)操作规程五、给排水系统运行管理规定六、给排水系统维修保养规程七、水池水箱管理规程八、污水井管理规定九、化粪池管理规定十、水池清洗工作标准十一、给排水系统故障排除措施十二、给排水系统应急处理方案十三、擦窗机操作规程十四、蒸汽站及冷凝泵管理十五、机管系统操作流程图十六、机管系统相关记录第五部分 空调系统管理一、风机房管理规定二、空调系统检查巡视内容三、空调系统操作规程四、空调系统运行管理规定五、空调系统维修保养规程六、中央空调系统应急处理方案七、空调系统操作流程图八、空调系统相关记录第六部分 电梯管理一、电梯操作规程二、电动扶梯操作规程三、电梯运行管理规定四、电扶梯运行管理规定五、电梯设备维修管理制度六、电梯故障应急处理方案七、电梯系统操作流程图八、电梯系统相关记录第七部分 维修管理一、用户室内设备维修规程二、操作流程图第五节 岗位工作考核细则第五章 财务部第一节 任务和岗位设置一、任务二、岗位设置第二节 岗位职责第三节 管理制度一、经济合同管理规定二、会计档案管理规定三、会计电算化管理制度四、财务公开监督制度五、财务预算管理规定六、财务收支年度决算编报规定七、大厦储备金管理制度八、维修基金管理制度九、管理费收缴管理十、管理费支出管理规定十一、各种预收金、保证金管理规定十二、有偿服务收费管理规定十三、停车场财务管理十四、仓库材料电算化管理规定十五、借款规定第四节 操作程序第五节 岗位工作考核细则第六章 人事部第一节 任务和岗位设置一、任务二、岗位设置第二节 岗位职责第三节 管理制度第一部分 员工行为规范一、职业道德要求二、服务意识要求三、仪容仪表要求四、行为举止要求五、接听电话要求六、处理投诉第二部分 员工人职管理一、岗位招聘资格标准二、员工入职规程三员工签订劳动合同的有关规定四、操作流程图五、相关记录第三部分 员工调职、离职管理一、员工调岗管理规定二、员工待岗管理规定豆、员工离职管理四、操作流程图五、相关记录第四部分 员工考勤及请休假管理一、请休假制度二、各类假期待遇三、操作流程图四、相关记录第五部分 奖惩制度)一、奖惩制度二、操作流程图三、相关记录第六部分 员工福利管理一、医疗制度二、员工制服管理规定三、操作流程图四、相关记录第七部分 员工培训一、入职、上岗、在职培训规定二、员工报考业余大专班的规定三、关于员工外出培训的规定四、操作流程图五、相关记录第八部分 员工考核一、员工日常考核二、抽查考核三、员工年度考核四、操作流程图五、相关记录第九部分 仓库管理一、仓库管理制度二、仓库材料保管规定三、仓库防火安全规定四、材料领用、购买监督管理规定五、操作流程图六、相关记录第十部分 档案管理一、档案管理制度二、档案借阅制度三、相关记录第四节 岗位工作考核细则第一章 服务中心第一节 任务和岗位设置一、任务服务中心具有协调、沟通、公关、服务等职能，是管理公司对客服务的执行与反馈并提供多种直接服务的部门。管理公司的主要对客服务是通过服务中心的业务程序和服务环节来完成的，它是管理公司与用户之间的桥梁，是管理公司的窗口。服务中心的管理体系、工作程序、资料存档，及其员工的服务意识、职业道德、服务质量、操作技能、应变技巧，乃至仪表、言谈、举止等，对管理公司的形象和声誉都会产生影响。管理公司用户服务中心的主要服务内容有：提供大厦管理咨询服务；受理用户投诉；受理用户室内设施报修；办理用户迁入手续；办理用户搬离手续；办理用户室内装修及装修验收的申请手续；办理用户非办公时间加班手续；办理用户大件物品放行手续；办理大厦出入证（临时出入证、施工人员出入证等）；办理用户电话开通、迁移或对调手续；办理用户公司水牌的制作手续；办理用户临时用电、动火和货梯专用手续；办理用户临时租用会议室手续；办理摩托车、自行车停放手续；办理统一收购废品手续；办理用户破/换门锁申请手续；办理用户大门临时封板手续；办理大厦电话分机租用手续；办理代派用户资料手续。二、岗位设置服务中心岗位设置如下：主任文员（前台）文员（前台）第二节 岗位职责和工作要求一、岗位职责（一）服务中心主任1.在总经理领导下，负责服务中心的工作。2.制定服务中心内部管理制度，监督、检查、指导服务中心员工工作，定期进行考核。3.制订服务中心员工的培训计划，定期开展业务培训。4.处理用户投诉，定期收集用户意见、建议，并反馈至各职能部门，必要时上报公司领导。5.负责办理用户搬入、迁出、公司水牌制作及室内装修报批、验收等手续。6.负责办理会议室出租和用户物品临时寄存等业务。7.负责审批用户非办公时间加班，货梯使用，物品放行和电话开通、迁移等的申请。8.每月根据大厦用户的变动情况，统计写字楼空置率。（二）服务中心文员1.在服务中心主任领导下，处理服务中心日常事务。2.负责用户档案的管理和文件传送工作。3.办理施工人员、送餐/外来人员及用户的大厦出人证。4.处理用户投诉，解答并记录用户提出的问题。5.受理用户室内设施报修。6.负责布置会场。二、工作要求1.前台办公桌面保持整洁，不得摆放个人物品。办公椅摆放整齐，离开时将办公椅推回办公台内。2.保持用户区域整洁，并及时补充缺少的免费取阅资料、阅览杂志、插笔、名片夹等。3.用户到访时马上起立，面带微笑，主动与用户打招呼。与用户交谈时应热情友好，仔细倾听，耐心解答。特殊情况处理后要做书面记录，投诉事项记录在用户投诉记录簿上。4.前台人员应相互协作，人员外出时要有其他人员补岗，前台不得无人当值。5.服务中心要保持安静，工作期间不得交头接耳、大声喧哗或打闹嬉戏，当值期间不得吃零食、看报纸或做其他与工作无关的事。6.电话铃响3声内必须接听，并说您好!服务中心。7.前台人员的形象要求：（1）提前5分钟到岗，在工衣统一位置佩戴员工证，精神饱满地投入工作。（2）仪容仪表端庄大方，女员工化淡妆，以亲切、自然、整洁的面貌面对客人。（3）不得在前台当众化妆、梳头等。（4）坐姿端正，不得托腮、趴台或做其他不雅动作。8.熟练掌握各项管理制度及对客服务程序。第三节 对客服务程序一、办理新用户迁入的工作程序服务中心负责协助用户办理迁入手续，以保证用户顺利人住。办理新用户人迁的工作程序主要包括：办理迁入手续、介绍日常服务、协助用户验收、处理用户资料、通知管理公司其他部门提供服务等。（一）确认新用户新用户提供以下证明，办理迁入手续。1.新业主（1）产权证；（2）产权属个人的，应提供身份证、联系电话（日阅、夜间）、通讯地址、签名模式、传真号码；（3）产权属公司的，应提供公司营业执照、法定代表人身份证、联系电话（日间、夜间）、传真号码、通讯地址。2.新租户（1）业主授权书；（2）租约复印件；（3）租户承诺书；（4）营业执照；（5）公司负责人/法定代表人身份证复印件；（6）用户室内大件物品放行协议书。（二）发给新用户资料1.新用户须知；2.用户手册；3.公司职员出入证登记表；4.公司水牌订购表；5.借匙申请表；6.关于确定防火责任人的通知；7.出租房屋治安管理许可证等文件及由业主填写的相关文件。（三）新用户交回资料1.业主授权书；2.租户承诺书；3.租约复印件；4.公司营业执照副本复印件；5.公司负责人/法定代表人身份证复印件（附签名模式及个人联系电话）；6.用户室内大件物品放行协议书（附签名模式）；7.用户资料；8.用户单位防火责任人名单；9.广州市出租屋主治安责任书及广州市租住人员治安责任书；10.出租房屋治安管理许可证审批表（属出租房屋范畴的）。（四）向新用户介绍管理公司的服务1.详细解释管理公司各项基本规章制度（包括：用户室内装修规定、大件物品放行规定、管理费收缴规定、非办公时间出入登记规定、加班办公规定、室内配置消防用具规定等）及各种表格（如物品放行条）的使用方法。2.向用户详细介绍管理公司日常提供的服务内容，包括：（1）免费清洁服务，如：每天一次室内清洁，每月一次室内大扫除，每季一次施药杀虫，每年一次洗地毯，每年两次清洗空调风机尘网等；（2）日常文件及大批量文件复印、传真服务；（3）提供便民工具、便民药品等；（4）手推车借用服务；（5）雨伞借用服务；（6）会议室租用；（7）代办公司水牌制作；（8）办理大厦出入证；（9）每年两次报刊征订；（10）代派报刊邮件服务；（11）健身中心：健身器械、健美操、乒乓球等；（12）代办废品收购；（13）投影仪租用；（14）代售文具、邮票、磁卡；（15）电话分机出租；（16）面包车出租。3.介绍新用户可享有的特惠服务，内容包括：（1）免费在大厦电子显示屏作为期两周的公司宣传，内容是：欢迎公司进驻室，祝业务蒸蒸日上!（2）免费一次室内大扫除服务；（3）免费专梯搬运办公家具；（4）免费清洗室内盘管风机尘网；（5）开业一周内免费提供一块设置于楼层电梯厅的告示牌，用户可在告示牌上张贴房号指引或开张启事等标语：（五）验收、入住（1）与工程部一起陪同用户到房间验收，将验收结果记录在用户室内设施检验记录表上；（2）用户确认电表读数、签收钥匙后，填写用户收楼登记表；（3）服务中心依照用户通知的办公时间，填写关于新用户迁入办公通知，发给管理公司各部门，按生效日期提供服务。（六）新用户资料的日常处理程序服务中心主任初审新用户交回的资料和文件，财务部输入电脑编号，服务中心文员将资料分派和存档。具体处理方法如下：1.业主授权书复印一份交管理部，原件存用户档案。2.租户承诺书/租约/营业执照复印件/公司负责人身份证复印件/公司职员表统一存用户档案。3.新用户资料存用户档案。4.用户单位防火责任人回执表根据回执内容填写消防局统一印刷的防火责任人任命书，盖管理公司公章后，复印一份存用户档案，原件交用户签收。5.用户室内大件物品放行协议书业主/租户签署后收回独立存档。6.公司水牌订购表复印一份交财务部作收费凭证，原件传真给制作商订制后存用户档案。7.公司职员出人证登记表登记表和办好的出入证复印件各复印一份交保安部存档。8.广州市出租屋主治安管理责任书一式两份，派出所及业主签署后各存一份，复印件分别由服务中心和保安部存用户档案。9.广州市租住人员治安责任书一式两份，业主与用户签署后各存一份，复印件分别由服务中心和保安部存用户档案。10.领出租屋治安管理许可证根据广州市区暂住人员租赁房屋治安管理规定（穗府1995年146号）要求，出租屋主暂住人员出租房屋时，必须向当地公安派出所申领出租房屋治安管理许可证审批表，管理公司在新用户入住时，将申领出租屋治安管理许可证审批表和一式三份治安责任书交业主/租户到有关部门办理，具体方法如下：（1）凡大厦用户（本市居民、在本市工商部门领执照的除外）均须填写申领出租房屋治安管理许可证，交管理公司加意见盖公章后，统一到派出所或广州市外商投资服务中心公安管理服务部办理。（2）管理公司服务中心根据用户资料，填写广州市出租屋治安管理情况登记表，复印两份，一份留服务中心存用户档案，另一份保安部存档，原件同该用户的治安责任书由保安部送街道派出所审批。11.关于配备灭火器材、自救面具的通知根据建设部、公安部建筑灭火器配置设计规范及广州市公安局关于配置自救面具的通知要求，用户迁入前须为其单元内配置一定数量的轻便灭火器和防毒自救面具。用户可自行购买或填写通知，委托管理公司代购。（七）操作流程图办理新用户迁入工作流程图（图1-1）（八）相关记录业主授权书租户承诺书用户室内设施检验记录表（表1-1）用户收楼登记表（ ）室用户资料（表1-2）用户室内大件物品放行协议书关于确定防火责任人的通知关于配备灭火器材、自救面具的通知新用户迁入办公通知业主授权书物业管理公司：我单位/本人 是大厦 室的业主，从 年 月 日起至 年 月 日止，将上述单元租给/授权 （用户单位名称）使用。在此期间，该使用单位直接向管理公司支付有关费用（如管理费、电费及 等），若该使用单位欠交上述费用时，我单位/本人将按业主公约规定负责缴清。我单位/本人通信地址：联系电话： 传真号码： 业主签名： （盖章）业主单位名称： （盖章）年 月 日租户承诺书管理公司：我单位/本人已租用大厦 室（业主为 ），租赁期由 年 月 日起至 年 月 日止。租赁期间，我单位/本人承诺遵守业主公约、用户手册及根据业主公约制定的所有大厦管理制度，并承诺从 年 月 日起，于每月15日前向管理公司缴纳所租单元的管理费、电费及其他有关费用。逾期交费，愿意支付滞纳金（1）。逾期不交费，同意管理公司依据业主公约，对上述物业采取暂停服务等措施。以下为我单位/本人资料：负责人姓名： 联系电话： 传真： 管理费单通讯地址： 租户签名盖章： 年 月 日表1-1 用户室内设施检验记录表序号： 室外 联络人及电话：检查日期年 月 日检查类别复原口收楼口审批口巡检口验收口检查项目检查结果整改意见备注消防电讯消防喇叭烟感器喷淋头通迅线路信息插座空调盘管风机出风口回风口鲜风口风管保温层温控器抽风口电动阀冷凝水管电气灯盘配电线路插座面板开关断路器地面插座光管接地线装饰大门天花及龙骨间隔屏风墙身幕墙结构窗帘电子门锁门铃墙纸地脚线玻璃水牌云石台地毯家具检查结果合格口不合格口检查人签名：用户签名确认部门意见注：不述检查由管理公司协助用户进行，对未检查部分或隐蔽工程管理公司将不予承担责任用户收楼登记表本人/我单位 （用户名称）为大厦 室的用户，于 年 月 日到大厦收楼，现确认如下：收到大门匙： 把；洗手间门匙：男洗手间 把，女洗手间 把；信箱匙： 把；密码钥匙： 把；密码锁密码： ；电表读数： ；其他： 。本人/我单位收到用户手册一份，并承诺遵守所述各项条款及规定。用户代表 管理公司代表签名盖章： 签名盖章： 年 月 日 年 月 日表1-2（ ）室用户资料业主名称： 租期： 年 月 日至 年 月 日用户名称中文：英文：公司总人数： 人法人代表姓名： 个人联系电话：国籍： 身份证号码：用户注册登记证件证件名称： 证件号码：驻大厦负责人姓名： 性别：个人联系电话： 非办公时间联系电话：单位性质中资口 外资口 中外合资口非办公时间紧急情况联络人（至少写2人）姓名： 联系电话：姓名： 联系电话：管理费联络人姓名： 办公电话：业主资料名称： 联系电话：地址：广州代理人： 联系电话：地址：公司职员姓名性别职位身份证号码填表日期： 年 月 日请随函附上贵单位的租赁合同复印件、营业执照副本复印件及公司负责人身份证复印件上述资料请详细填写（纸张不够可以另附），如有变更，请即致电管理公司（电话： ）用户室内大件物品放行协议书甲方（业主）： 乙方（租户）： 丙方（管理公司）： 甲、乙、丙三方就乙方大件物品搬出大厦一事达成如下协议：-1.租赁期间，乙方室内物品需甲方同意方可放行搬（带）出大厦的物品： 2.凭乙方书面申请可直接到管理公司办理放行搬（带）出大厦的物品： 3.乙方未按时缴纳当月管理费，丙方有权对乙方任何物品搬（带）出大厦不予放行。 附：一、大件物品放行模式，请选择四种方式中的一种：a.由负责人签名批准放行 b.盖公司印章放行c.由负责人签名或盖公司印章放行 d.既有负责人签名也须盖公司印章方可放行甲方放行模式： 甲方联系人及联系电话：乙方放行模式： 乙方联系人及联系电话：二、物品放行的具体签名或盖章样板为：甲方： 乙方：注：上述资料如有变更，请书面通知管理公司或重新签署此文件。关于确定防火责任人的通知各用户：为严格执行国家消防法规，保障大厦用户的生命财产安全，请贵单位确定防火责任人（应为贵单位常驻本大厦的负责人），并填写以下本单位防火责任人名单，加盖公章后送交管理公司服务中心。我公司将签发防火责任人任命书给贵单位，请贵单位防火责任人按照防火责任人职责贯彻落实各项消防工作。管理公司（盖章）用户单位防火责任人回执表房号单位名称防火责任人姓名紧急情况联系电话： 签名盖章： 年 月 日关于配备灭火器材、自救面具的通知 室 公司：根据国家建筑灭火器配置设计规范（建设部、公安部1991年8月1日颁布施行）及广州市公安局关于配置自救面具的通知（穗公十二发字第09号）的要求，凡在高层建筑内工作的单位、商场（含仓库）都必须配置一定数量的轻便灭火器材和防烟防毒自救面具。据贵单位新迁人的办公场地面积结构及使用性质，需配备器材标准如下：2kg手提式二氧化碳灭火器 支，单价175元/支3kg手提式二氧化碳灭火器 支，单价217元/支zl型（azl-15h）防烟防毒面具 个，单价205元/个注：以上消防器材的价格均为市消防局器材门市部报价。一、灭火器材的购买配置方法：1.自行到广州市文明路49号（广州市消防局器材门市部）购买。2.可委托我公司代购（单价与消防局器材门市部相同）。二、各公司配置的灭火器材应放在办公室内显眼易取位置，并指定有专人管理，保持其整洁完好。三、如贵单位需委托购买，请即到我公司服务中心交费（请交付现金），由服务中心给贵单位开出收据，待购回后，我公司将把消防器材连同发票一起送至贵单位。管理公司（盖章）年 月 月新用户迁入办公通知由：服务中心 致：管理公司各部门 部： 室 于公司是 年 月 日起正式开始办公，请各部门从 月 日 时开始提供服务。特此通知。服务中心主任签名： 年 月 日（九）样本资料某物业管理公司用户档案管理规程：1.用户档案的管理工作由服务中心文员负责。2.服务中心文员每天将当天的用户资料、往来文件按房号整理归档。3.大厦用户资料按房号一户一档建立，以楼层为序，统一存放在客户资料文件柜内。4.用户档案内存放现有用户资料，迁出用户资料装订后另存于行政部文件柜内。5.每个用户档案的排列顺序为：按日期顺序，最新的文件摆在最前面。具体排列方式如下：（1）用户来函、复函。（2）非办公时间加班申请。（3）公司水牌制作申请。（4）电话开通通知单（电话开通通知单；电话分机租用申请表等）。（5）室内安全及物品放行（关于下班后锁好房门的通知；用户室内物品放行协议书；大门封板申请；破锁申请等）。（6）租户资料（业主授权书；租户承诺书；用户资料；租赁合同复印件：营业执照副本复印件；公司负责人身份证复印件；关于配备灭火器材、自救面具的通知；防火责任人任命书；关于确定防火责任人的通知；用户收楼登记表；用户室内设施检验记录表）。（7）装修资料（用户室内装修申请；大门密码锁安装批准书；用户室内设施日常巡检记录；用户室内装修整改通知书；用户室内装修竣工验收申请；货梯使用申请表；临时出人证办证表等）。（8）业主资料（业主资料作为永久性文件保存于用户档案内。收楼证明书；业主身份证复印件或营业执照副本复印件等）。（9）用户迁出（用户变动通知；用户迁出通知；业主同意租户搬离通知书；安检资料；迁出用户调查问卷等）。（10）其他资料。6.用户档案的标签须与档案内现用户的公司名称吻合。7.服务中心文员每月根据业主、租户的联系途径及联系人等变更情况，及时更新档案内用户资料。二、办理用户电话开通、迁移或对调的程序大厦用户开通直线电话，将大厦外直线电话迁入大厦或在大厦内部进行电话迁移、对调，需要到服务中心办理手续。（一）办理用户电话开通的程序1.用户向业主办理购买或租用直线电话手续。2.用户凭业主开出的开通电话通知到管理公司服务中心办理直线电话开通手续。3.服务中心在开通电话通知上签批意见后，转交工程部核实并安排开通。4.电话开通后，用户在通知上签字确认。5.用户如需安装分机，须先向电信局办理报装手续，经电信部门审批后方可安装。6.用户如需安装小总机、集团电话，须先向电信局办理用户交换机使用许可证。（二）用户办理电话迁移或对调的程序1.电话之间的迁移或对调，须电话户主双方出具同意对调或迁移的证明文件。2.电话从a室迁移至b室，用户应先向管理公司服务中心提交电话迁移申请函，如电话所有权属业主，必须由业主出具批准电话迁移的同意书。3.电话迁移或对调后，用户在申请函上签字确认。电话开通、迁移或对调工作完成后，用户签字确认，工程部将资料原件交回服务中心存档。（三）操作流程图办理用户电话开通、迁移、对调工作流程图（图1-2）（四）相关记录开通电话通知开通电话通知管理公司：大厦 楼 室 公司租用/购买我公司直线电话线/线位 条，电话号码为： 、 、 、 、 。现已办理租用/购买手续，请贵公司从 年 月 日起开通以上电话线/线位。业主公司/业主盖章： 年 月 日三、办理大厦电话分机租用工作程序大厦用户可以到服务中心，向管理公司申请租用电话分机。（一）租用电话分机对象电话分机只提供本大厦用户使用。申请人必须持工商局批准的有效营业执照，执照名称要与管理公司存档的资料名称相符；申请人必须具备一贯准时的缴费记录。（二）收费标准1.保证金：2.租金：按电信局的收费标准计收。3.话费：按电信局的收费标准计收。（三）付款方式电话分机费用显示在每月管理费付款通知单上，上月1日至上月末使用的电话费在每月15日前缴纳，逾期未缴按每天万分之五计收滞纳金。（四）电话分机开通用户缴齐费用（保证金）后，服务中心通知工程部办理开通手续。用户室内有线位，应于1个工作日内完成开通工作；室内无线位，由工程部出报价单敷设线位，用户缴费后2个工作日内完成开通工作。（五）电话分机退租服务中心通知工程部停机并计算末期话费，用户交齐电话分机费用后，由财务部安排退款。（六）操作流程图办理电话分机租用工作流程图（图l-3）办理电话分机制工作流程图（图1-4）（七）相关记录内线电话租用申请表（表1-3）暂停电话分机申请退电话分机保证金通知书表1-3 内线电话租用申请表房号公司名称联系人联系电话公司盖章申请使用时间电话号码下列资料由管理公司填写管理公司意见保证金（人民币）元整凭证号收款人备注工程部：请于 起开通 室分机，号码为1 2 3 4 5 6 7 用户联系人： 联系电话： 完工情况： 用户签收日期： 工程部经办人： 暂停电话分机申请管理公司：我公司为 室 单元之业主/租户，由于 原因，申请从 月 日起暂停 条电话分机，号码为 ，并办理退回电话分机保证金手续。现随函附上以上电话分机保证金收据复印件。联系人： 联系电话： 公司盖章及负责人签名： 备注：原则上管理公司停机的执行时间定为收文起1个工作日内。 （以下由管理公司填写）工程部：请于 起暂停上述分机，并将电话末期费用抄报服务中心。服务中心主管签名： 工程部跟办情况： 退电话分机保证金通知书 室 公司：应贵公司来函要求，我公司已于 月 日暂停贵公气租用的 部电话分机。经核查，停机前电话费为 。请携带原保证金收据及经办人证件原件到我公司财务部办理退电话分机保证金及结算电话费手续。管理公司盖章： 年 月 日四、办理大厦出入证申请工作程序管理公司对大厦实行封闭式管理。为方便用户在非办公时间进出大厦，管理公司服务中心为每家人住公司的员工办理大厦出入证。（一）工作程序1.用户填写大厦出入证登记表，加盖申请单位公章，递交持证人小一寸相片2张及身份证复印件。服务中心根据用户填写的大厦出入证登记表办证、发证。2.大厦出入证登记表、大厦出入证及身份证复印件贴照片后由服务中心复印存用户档案，大厦出入证登记表原件交保安部。（二）操作流程图办理用户大厦出人证工作流程图（图1-5）（三）相关记录大厦出入证登记表（表1-4）表1-4大厦出人证登记表公司房号公司名称联系人联系电话办证人姓名性别职位身份证号码出入证编号签收人签收日期以下由管理公司填写批准意见经审核，同意上述 人办证共 个注：1.办证人须交身份证复印件1份及小一寸相片2张到管理公司服务中心办理申请手续。2.申请单位应尽快为人职员工办理大厦出人证，及时将离职员工的大厦出入证交回管理公司。若搬离大厦须将所有员工的出入证交回管理公司。3.大厦用户在非办公时间出人大厦时，应向保安员出示大厦出入证，办理登记手续。4.若申请单位的客人需在非办公时间出入大厦，应凭身份证到大厦保安岗办理出入登记手续（每次出入大厦均须登记）。五、办理用户公司水牌制作工作程序为保证大厦整洁的外观，管理公司按标准尺寸统一制作用户公司的水牌、招牌。（一）工作程序1.用户到管理公司服务中心填写公司水牌申请表，加盖公章，并出示营业执照副本或外国企业常驻代表机构登记证、社团法人登记证等政府部门核发的有效证件。2.服务中心核对申请表上所报公司名称、地址是否与用户出示的有效证件上的注册登记相符。相符者即可受理申请，如不相符将资料退回用户。3.制作水牌的材料大堂水牌：镜面不锈钢金属磁条楼层水牌：进口铝合金金属条公司招牌：底面透明玻璃，图案采用爱思高彩色pvc即时贴4.财务部按收费标准收费，每家用户每款只限做一块。5.服务中心将收款后的申请表复印一份交财务部，并传真给制作商订制，原件存档。6.制作商在5个工作日内交回做好的水牌。服务中心核对水牌后通知管理部安挂。7.水牌将于缴费后7个工作日内挂出。（二）操作流程图用户办理公司水牌制作工作流程图（图1-6）（三）相关记录公司水牌申请表公司水牌申请表公司房号： 用户名称： 联系人及电话： 1.水牌名称： 中文名称： 英文名称： 2.制作水牌类别：（打选择）口大堂水牌 口楼层水牌 口公司招牌3.公司招牌式样：（请注明字体及颜色，若需在公司招牌上附有公司标志，请/附上有关标志资料）公司签名（盖章）： 年 月 日注：1.水牌收费如下：大堂水牌元；楼层水牌元；公司招牌元。每家用户一般只允许订造大堂水牌、楼层水牌及公司招牌各一块：2.办理水牌申请时须出示营业执照副本或外国企业常驻代表机构登记证、社团法人登记证等政府部门核发的有效证件，且所报公司名称、地址必须与营业执照副本或有效证明的注册登记名称相符；3.请将水牌内容书写在打印表上，字体要端正清晰，名称要准确；4.请填妥表后连同订造水牌费用到管理公司服务中心缴费：5.为保持大厦的统一形象，未征得管理公司的同意，用户不得擅自选料制作或拆除水牌。六、办理用户大件物品放行工作程序为保障大厦业主和租户的财产安全，用户在迁入大厦时须与业主、管理公司三方签订用户室内大件物品放行协议书。当用户需要搬出大件物品时，应到服务中心办理物品放行手续。（一）用户大件物品放行手续的办理程序1.填写物品放行条，办理用户所在公司审批手续。2.经办人须持本人身份证原件和物品放行条到服务中心办理放行手续。3.服务中心核对申请单位当月管理费缴纳情况和用户放行模式，由服务中心主任签批，并加盖业务专用章。物品放行条复印一份服务中心存档，原件交用户搬出物品时给管理员（保安员）查收。（二）用户物品放行规程1.用户个人带出便携物品（个人便携物品指个人单手携带、非手推车装载的物品），一般不需持公司证明或管理公司的放行条。2.用户的公司产品需经常性运出大厦，须持有物品放行条（必须是管理公司核准后的用户公司指定的物品放行模式）。3.用户室内大件物品的放行（1）办公时间用户室内物品的放行大件物品的定义：指用户室内的办公家具（如大班台、大班椅、办公台、办公椅、文员椅、保险柜、沙发、茶几、文件柜、电脑台、餐台、衣柜等）和办公电器（如电脑、传真机、复印机、电视机、音响、复印机、饮水机、投影仪、扫描仪等）。用户搬出大件物品，须持身份证到管理公司服务中心填写物品放行条，若用户已交付当月及前期管理费且用户公司已盖章同意物品搬出，服务中心复印经办人身份证后可签批放行。（2）非办公时间用户室内物品的放行1）欠缴管理费的用户，在非办公时间室内的一切大件物品不得运出大厦。2）没有欠费的用户，在非办公时间必须持有管理公司的物品放行条方可运出室内大件办公物品（数量在4件以上）。3）没有欠费的用户，非办公时间内可持加盖其公司印章和指定负责人签名的公司放行条或公司证明连同经办人身份证原件，运出少批量的办公物品（数量在4件以下）。（3）用户迁出大厦时室内物品的放行如用户迁离，须提前3个工作日办理迁出手续，交清搬出前应缴管理费、电费等，填写物品放行条交服务中心审批后放行。用户大件物品应从统一出人口运出大厦。当值管理员（保安员）负责校对用户实际运出物品与物品放行条的内容是否相符，相符则予以放行。如不相符，用户须到服务中心补办手续。管理员（保安员）在物品放行条放行条一栏内签名，并收回物品放行条交管理部统一存档。（三）操作流程图办理用户物品放行工作流程图（图1-7）（四）相关记录物品放行条（表1-5）表1-5 物品放行条公司房号公司名称姓 名证件名称证件号码联系电话申请搬出日期带出物品种类及数量1829310411512613