工作分析流程.ppt

刘晨2010 12 第二章工作分析流程 主要内容 工作分析的实施流程工作分析信息收集的基本方法 工作分析流程 准备阶段 建立项目小组 1 各单位首先建立工作分析的项目小组2 项目小组的组成及分工 一人 由本单位高层经理担任 一人 由本单位管理部门主管担任 若干人 各部门主管指定一人 项目组长 项目执行组长 组员 组员 组员 项目小组的分工 组长 负责本单位工作分析的各项支持 执行组长 负责编写并执行本小组工作分析的工作计划 督导项目小组组员工作 组员 收集各项资料 调查问卷的下发与回收 工作分析对象的联络及确认工作 资料回收后的汇总工作 职位说明书的编写工作 组织学习确定计划 各单位在接到通知后 须在3日内组建工作分析项目小组 并由执行组长组织所有组员学习 工作分析实施办法 注意 此期要求各部门主管共同参加学习 第4日执行组长制定本小组工作计划 分配工作任务 工作分析实施计划 工作分析的目的和意义工作分析所需收集的信息内容工作分析的组织形式与实施者工作分析实施的步骤 时间计划 活动安排 预算等 信息收集阶段 工作分析信息收集者信息来源的选择信息收集的方法 通用的工作分析收集方法 传统工业企业分析方法 现代工作分析方法 通用的工作分析的方法 调查问卷法访谈法观察法工作日志法主管人员分析法各种方法的优缺点 工作分析的直接结果 职位说明书 结果形成阶段 一份完整的职位说明书应该包括 该职位的基本情况 名称 职等职级 所属部门 编制等等 该职位存在的价值和目的是什么 对该职位的要求有哪些要素 如规划 组织 审核 创新等等 如何定义该任职者的责任和权力 该职位需要和外部有什么样的互动关系 该职位需要使用什么设备仪器 需要什么证照 该职位的工作环境和工作地点怎样 该职位的上下级汇报关系如何 服务的相互关系怎样 这份工作需要什么样的素质 技能和经验的人担任 职位说明书的内容 内容包括 基本情况 职位名称 职等 直接上级 直接下级等等本职工作直接工作责任决策责任工作关系任职资格相关信息 如工作地点与环境 仪器工具设备 职位名称的确定 参照本职位的工作 进行概括 或按照惯例 参照集团以往的称呼 例如 某单位管理课的课长称为 管理课长 财务部的成本会计成为 成本会计 人事部的中级事务员成为 人事中级事务员 直接工作责任 是指无论职位多高都要自己亲历亲为的工作或责任 这个职位为公司整体目标的完成承担了什么 要求 按照主次顺序逐条填写 用词要精确 不能模棱两可 不要官话套话 不能有猜测性的语言 每条工作或责任要说明发生频率 次 日 周 月 季 年 重要程度 和占全业务总量 最基层的工作也应该有10条左右 直接工作责任 要求 原则性的责任应该包括关键动词 管理范围 影响范围 在什么条件下进行以及要达成的目标 决策责任 该职位要做哪些决定 要对下属的哪些工作或活动负责 所做的决定产生什么影响 注意 只有主管填写决策责任 非主管不用填写 也就是说没有下级的职位不用填写 职位说明书格式 职位说明书格式 职位说明书格式 工作分析的原则 工作分析及撰写职位说明书的原则 客观真实 坚决实事求是 语言精确 杜绝模棱两可 表达简练 避免官话套话 内容全面 切勿以偏盖全 责任细化 不能泛泛笼统 精心细致 保证工作质量 职位说明书的注意事项 职位相同的多个岗位并用同一份职位说明书 职位说明书的内容是说明该职位而不是某个人的工作 职位说明书不应该包括个人的优点或缺点 临时项目小组不需撰写职位说明书 应用与反馈阶段 职务说明书的培训与使用职务说明书应用后的反馈与调整 工作分析审核 escii模式 可以删除吗 可以简化吗 可以合并吗 可以改良吗 可以创新吗 通用工作信息收集方法 访谈法 一 访谈准备阶段 图5 3 职位分析访谈准备阶段各项工作 职位分析访谈提纲示例 表5 11 职位分析访谈提纲示例 职位分析访谈提纲1 请您用一句话概括您的职位在本公司中存在的价值是什么 它要完成的主要的工作内容和要达成的目标 2 请问与您进行工作联系的主要人员有哪些 联系的主要方式是什么 3 您认为您的主要工作职责是什么 请至少列出8项职责 4 对于这些职责您是怎样完成的 在执行过程中碰到的主要困难和问题是什么 5 请您指出以上各项职责在工作总时间中所占的百分比重 请指出其中耗费时间最多的三项工作 6 请您指出您的以上工作职责中最为重要 对公司最有价值的工作是什么 7 组织所赋予您的最主要的权限有哪些 您认为这些权限有哪些是合适的 哪些需要重新界定 8 请您就以上工作职责 谈谈评价这些职责是否出色地完成的标准是什么 9 您认为在工作中您需要其他部门 其他职位为您提供哪些方面的配合 支持与服务 在这些方面 目前做得好的是什么 尚待改进的是什么 10 您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的学历和专业背景 需要什么样的工作经验 类型和时间长度 在外语和计算机方面有什么要求 您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些能力 11 您认为要出色地完成以上各项职责需要具备哪些专业知识和技能 您认为要出色地完成以上各项职责需要什么样的个性品质 12 请问您工作中自主决策的机会有多大 工作中是否经常加班 工作繁忙是否具有很大的不均衡性 工作中是否要求精力高度集中 工作负荷有多大 职位分析访谈记录表 提纲示例 一 访谈记录表 观察法 观察提纲 续上页 现场观察记录中应注意问题 附表 某操作职位 职位分析观察表 工作日志法 前言姓名 职位名称 首先 感谢您在繁忙的工作中抽出时间参与本次职位分析活动 本次职位分析的主要目的是确定此岗位新的任职者的培训需求 您填写的工作日志将帮助我们全面界定此岗位的主要职责 在接下来的一个月里 请在您完整的工作日内 每隔半小时如实记录前面半小时的工作内容 若任务连续不可间断 在任务完成后请立即填写 请于本月末将填写的工作日志交至公司人力资源部 当您在填写过程中遇到困难时 请及时与我们联系 电话 再次感谢您的支持与合作 公司职位分析项目组 前言 示例 工作日志法 业务员工作日志5月29日工作开始时间8 30工作结束时间17 30 工作日志统计汇总表说明 本表是某公司财务主管三天内工作日志的统计结果 共计156项工作活动 定量结构化问卷非结构化问卷 问卷调查法 非结构化职位分析调查问卷示例 职位分析调查问卷 部分内容 职位分析又叫工作分析或岗位分析 是人力资源管理乃至整个企业管理的基石 是一项专业性很强的技术 职位分析的根本目的在于完整地收集一项工作的所有信息 客观地确认工作活动的内容 性质 所承担的责任 工作环境和任职资格 感谢您在紧张而繁忙的工作中抽空填写本调查表 您填写的完整性和真实性对我们进行职位分析非常重要 因此请留意每个项目后的说明和示例 尽量列举 并可将内容较多的部分写在表格之外 甚至附页说明 如果职位没有此项内容则可以跳过 尤为重要的是 身兼数职的人员必须将多个职位的职责分开来 最好用不同的颜色标明 在每一部分都分开填写 有不清楚的地方可向职位分析项目组问询 填表日期 2002年6月10日前交至人力资源部 处一职位基本情况 二本职位设置的目的 填写说明 这一栏目的主要目的是用一个简短的 具有高度概括性的语句来揭示一个职位在一个组织中存在的目的和作用 具体填写格式为 工作依据 工作内容 工作成果 工作依据 填写格式 根据 工作内容 填写格式 动词 工作对象 其中动词的使用需经过仔细提炼 确保准确概括本职位在工作中发挥的作用 动词的选择参见后附 参考动词表 示例 工作成果 填写格式 主要描述工作达到的目的例如 某公司办事处系统部客户经理职位设置的目的是 根据公司有关客户服务的规章制度和公司战略发展需要 拓展本系统客户关系 确保本系统销售目标的完成和客户关系的提升 请你填写你的工作目的 三工作职责 请尽量列出本职位的职责 并按照其重要性加以排序 1 重要性排序 是指按照每项工作对于达成本职位目标的重要程度将全部职责排出顺序 最重要的排在第一 其次排第二 依此类推 注意 投入时间多的工作不一定重要 2 工作职责书写格式 动词 工作对象 工作需达到的目标其中动词的选择需根据工作实际情况仔细斟酌 请参考附件 参考动词库 3 时间比重 请你大致计算某一工作职责占你全部工作时间中的百分比之后填写 注意各项工作职责的百分比之和为100 4 任多个职位的人员请注意分别开来 将两个或多个职位分开书写 并予以标明 5 以下是某公司办事处系统部客户经理的填写的内容 请将其作为参考 请你填写你的工作职责 填写空格不够时 可以另附表格 四填写下面的图表 以表明本职位在整个组织中所处的层级 1 此格填写你的二级上级职位名称 2 此格填写你的直接上级的职位名称 3 本行中 有灰色底纹的方格填写你的职位 其余方格填写与你有同一个直接上级的其余职位名称 4 本行填写你的直接下级职位名称以及各职位现有员工数量 请你在上图中直接填写 注 根据所担任的职位在整个组织中的位置填写空框 尤其要注意填写清上下级职位名称 此部分可以参照公司已有的组织结构图 身兼数职者 如管理者代表 要特别在图上标明 或者自己画出结构图 本职位 七任职资格 一 学历 工作经验替代表 二 专业培训 说明 其中培训方式选择为 在职培训 离岗半天以内 长期脱产培训 离岗半月以上 短期集中培训 离岗一天 半月 三 工作技能 请划 选择完成工作必须具备的技能 四 能力与素质 请选择完成工作必须具备的能力与素质 八 职业通道 九 备注 再次感谢您的支持和合作 附 参考动词表 略 结课作业 题目 关于某公司某 类 职位的工作分析内容 1 任选两种通用工作分析方法 调查问卷法